淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化

譚國英

摘 要：伴隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案管理工作越來越得到人們的關(guān)注。檔案是信息的承載者，而檔案管理主要是對這些信息進(jìn)行管理，如今檔案管理已經(jīng)成為社會各個(gè)基本單元的重要部門之一，主要是做好內(nèi)部資料的管理。隨著社會檔案管理形式的多樣化、多元化，對檔案管理工作提出了更高的要求，這就需要對檔案管理的整個(gè)過程進(jìn)行規(guī)范化。在當(dāng)前的社會背景下，檔案管理工作的規(guī)范化已經(jīng)成為了相關(guān)部門需要思考的一個(gè)方面。在實(shí)際檔案管理過程中還是存在一些制約因素，影響到了檔案管理的正常發(fā)揮。文章主要針對當(dāng)前我國檔案管理過程中容易出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，并提出新形勢下檔案管理規(guī)范化的相關(guān)內(nèi)容，進(jìn)一步提高檔案管理的質(zhì)量，促進(jìn)我國檔案管理工作的順利開展，同時(shí)也能夠給相關(guān)人士提供一定的借鑒性。

關(guān)鍵詞：新形勢；檔案管理工作；規(guī)范化

管理工作包含很多方面，其中檔案管理是最為重要的部分之一，通過檔案能夠向人們展現(xiàn)出更加真實(shí)的事物和信息，幫助人們做好基礎(chǔ)信息整合工作，能夠直接反映出基本情況，成為人們參考的重要指標(biāo)，也能成為企事業(yè)單位制定自身發(fā)展的重要參考。正是因?yàn)闄n案管理工作具有這些重要意義，所以就需要做好檔案管理工作的規(guī)范化，幫助提升檔案管理的效率，提高檔案管理的質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理的發(fā)展。

1 新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化要解決的問題

通過大量的檔案管理實(shí)踐可以發(fā)現(xiàn)，在實(shí)際的檔案管理過程中存在很多規(guī)范性問題，這些問題的產(chǎn)生直接影響到檔案管理的效果，使得檔案管理的作用難以發(fā)揮出來。下面我們就提出一些經(jīng)常出現(xiàn)的規(guī)范性問題。

1.1 不具備足夠的參考理念

由于過去人們對檔案管理工作并不重視，使得當(dāng)前沒有足夠的檔案管理理念作為參考，這就導(dǎo)致檔案管理工作難以實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，工作效率也難以得到保障。最近幾年，我國相繼出臺了很多關(guān)于檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，但是由于檔案管理是一種多層次多角度的管理過程，所以沒有一個(gè)專門的法規(guī)能夠規(guī)范檔案管理中的所有內(nèi)容。在這樣的大背景下，當(dāng)前的檔案管理機(jī)制就顯得過于單一，沒有從多個(gè)角度去規(guī)范檔案管理工作。在具體的檔案管理過程中，不論是哪種檔案管理方式都沒有相應(yīng)的規(guī)范作為參考，造成檔案管理工作缺乏規(guī)范性，對管理人員的行為沒有約束力，在實(shí)際管理的過程中容易出現(xiàn)各種問題，所以應(yīng)該盡可能地準(zhǔn)備充足的參考理念。

1.2 沒有足夠重視檔案管理工作

在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，檔案管理工作長期處于管理的次要層面，在這樣的背景下，由于得到的重視度不夠，這就導(dǎo)致在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，沒有形成一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的管理規(guī)范，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)了雜亂無章的管理狀態(tài)。例如，某單位在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，并沒有將各種的檔案管理手續(xù)完全的整合在一起，存在著很多的檔案登記表上沒有本人簽名的情況，嚴(yán)重的影響到了檔案管理工作的規(guī)范性。甚至有的登記表上連該具備的公章都沒有。產(chǎn)生諸如此類問題的根本原因就在于檔案管理工作人員沒有仔細(xì)審查就把相關(guān)的檔案管理資料入庫，嚴(yán)重阻礙了檔案管理規(guī)范性的提升。

1.3 沒有采用先進(jìn)的檔案管理方法

截至目前為止，在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，沒有充分的意識到先進(jìn)的管理方法在進(jìn)行檔案管理工作的過程中發(fā)揮的重要作用，依然采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，這就導(dǎo)致檔案管理工作效率難以得到有效的提升。隨著擴(kuò)招運(yùn)動的日益發(fā)展，社保局檔案管理所要管理的檔案數(shù)目會大幅度增長，在這樣的背景下，檔案管理的工作效率難以得到充分的保證。

1.4 檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)水平亟需提升

檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接關(guān)系到整個(gè)檔案管理工作是否具有科學(xué)性和規(guī)范性，所以作為相關(guān)單位必須加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)水平。在具體的檔案管理過程中，檔案管理人員綜合素質(zhì)水平不高，勢必會造成檔案管理工作難以有效開展，經(jīng)常會出現(xiàn)檔案收錄不全，資料整理不完善等問題，給檔案使用者造成不便。檔案管理人員素質(zhì)的提升已經(jīng)成為了當(dāng)前檔案管理規(guī)范化的重要方面，使檔案管理工作的作用能夠最大化的發(fā)揮出來。

2 新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化途徑探析

上文中提出了當(dāng)前檔案管理工作中出現(xiàn)的一些規(guī)范性問題，這些問題必須引起相關(guān)人士的關(guān)注，并分析產(chǎn)生這些問題的原因進(jìn)而提出相應(yīng)的解決途徑，進(jìn)而提升檔案管理工作的規(guī)范性。

2.1 完善檔案管理工作法律法規(guī)

檔案管理工作需要在相關(guān)的法律法規(guī)指導(dǎo)下開展，上文提到的檔案管理工作規(guī)范化中存在的不足，大部分都是因?yàn)闆]有完善的檔案管理工作法律法規(guī)作為約束，所以必須不斷建立和完善檔案管理工作的法律法規(guī)，使檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)有法可依。檔案管理工作法律法規(guī)的制定和完善主要是由當(dāng)?shù)卣块T來牽頭完成的，并隨著外部環(huán)境的變化不斷地做出調(diào)整，提升檔案管理工作的效率和規(guī)范性。

2.2 給予檔案管理工作足夠的重視與投入

在完善相關(guān)法律法規(guī)的前提下還應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理工作的重視程度，保障給予檔案管理工作足夠的信息數(shù)據(jù)，進(jìn)而提升檔案管理工作的規(guī)范性。通過不斷擴(kuò)大檔案管理工作的范圍，使檔案能夠更加真實(shí)詳細(xì)地反映出信息的真實(shí)情況，突出信息的核心重點(diǎn)。在具體的檔案管理過程中，根據(jù)整合的相關(guān)數(shù)據(jù)資料，提取出最為有用的信息，發(fā)揮出檔案管理的作用。作為檔案管理人員可以從多個(gè)角度優(yōu)化檔案和管理工作內(nèi)容，能夠讓檔案體現(xiàn)出真實(shí)性，為使用者提供可靠的數(shù)據(jù)，發(fā)揮出檔案管理工作的積極作用。相關(guān)單位還應(yīng)該投入更多的檔案管理設(shè)備，提高檔案管理人員的工作效率。

2.3 加強(qiáng)檔案管理工作人員的專業(yè)技能培訓(xùn)工作

建立一支專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍是當(dāng)前檔案管理工作規(guī)范化的重要內(nèi)容。在檔案管理規(guī)范化的過程中需要根據(jù)實(shí)際情況對檔案管理人員進(jìn)行技能培訓(xùn)，提升檔案人員的專業(yè)素質(zhì)以及道德水平。定期或不定期地組織檔案管理人員學(xué)習(xí)最新的管理方式方法，對新引進(jìn)的先進(jìn)檔案管理設(shè)備仔細(xì)認(rèn)真地了解并掌握實(shí)際的操作方法。聘請專業(yè)的檔案管理人員，提升檔案管理的科學(xué)性。

2.4 充分利用先進(jìn)的信息科學(xué)技術(shù)

應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)能夠有效地解決檔案管理工作中的不足。通過總結(jié)過去檔案管理工作中的不足，結(jié)合現(xiàn)代的檔案管理技術(shù)并采用最新型的檔案管理系統(tǒng)，能夠有效地提高檔案管理效率。使用現(xiàn)代信息技術(shù)能夠?qū)n案信息實(shí)現(xiàn)數(shù)字化處理，并把檔案資料轉(zhuǎn)化成電子數(shù)據(jù)，不僅保證了檔案的安全性，同時(shí)也方便使用者隨時(shí)調(diào)取需要的檔案信息。信息技術(shù)在檔案管理規(guī)范化中的使用是目前以及未來的發(fā)展趨勢。

3 結(jié)束語

總而言之，檔案管理工作對于社會的進(jìn)步以及經(jīng)濟(jì)的發(fā)展具有十分重要的作用。我們必須深刻地認(rèn)識到檔案管理規(guī)范化的重要性，不斷提出更高的規(guī)范要求，有針對性地改善檔案管理工作中的不足，不斷優(yōu)化檔案管理方式，創(chuàng)新檔案管理手段，進(jìn)一步提高檔案管理的效率。

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