檔案數(shù)字化建設(shè)中若干問(wèn)題的研究

翟玉芳

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案數(shù)字化已經(jīng)成為各個(gè)行業(yè)、單位組織檔案建設(shè)的重要任務(wù)。但是檔案管理朝著智能化、自動(dòng)化發(fā)展的過(guò)程中，檔案信息資源變得越來(lái)越復(fù)雜，檔案信息管理面臨著很多新的問(wèn)題。本文主要通過(guò)分析檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問(wèn)題，探討改進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的具體措施，旨在為我國(guó)各個(gè)行業(yè)的檔案數(shù)字化建設(shè)和管理提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案 數(shù)字化 存在問(wèn)題 措施

在信息技術(shù)不斷發(fā)展的基礎(chǔ)上，檔案信息的建設(shè)和管理逐漸實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。數(shù)字化管理系統(tǒng)在檔案信息管理中的應(yīng)用，很大程度上提高了檔案信息管理建設(shè)的質(zhì)量和效率。但是在檔案信息化的背景下仍然存在很多的問(wèn)題制約著檔案信息管理建設(shè)的效率提高，所以急需采取有效的措施改進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)。文章就檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問(wèn)題展開(kāi)分析，探討如何改進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)。

一、檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問(wèn)題

（一）傳統(tǒng)檔案建設(shè)理念的束縛

在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制不斷發(fā)展的背景下，我國(guó)各行業(yè)檔案的建設(shè)必須兼顧整體性，承擔(dān)一定的社會(huì)責(zé)任，認(rèn)清自身檔案管理發(fā)展與社會(huì)外部因素之間的關(guān)系，促使檔案信息化建設(shè)與社會(huì)發(fā)展的總體方向保持高度的一致性。但是從檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀來(lái)看，我國(guó)檔案建設(shè)具有一定的滯后性，難以與社會(huì)的發(fā)展保持同步。

（二）沒(méi)有健全的檔案管理制度

檔案信息化管理和運(yùn)用比較混亂，主要表現(xiàn)在內(nèi)部檔案信息難以保持協(xié)調(diào)穩(wěn)定狀態(tài)?，F(xiàn)在我國(guó)大部分組織單位沒(méi)有明確的檔案管理制度，只是將重點(diǎn)放在檔案建設(shè)的表面工作上，真正能夠用于研究應(yīng)用的檔案信息少之又少，所以導(dǎo)致現(xiàn)在很多檔案失去了其本身的意義和價(jià)值。

（三）數(shù)字化建設(shè)的軟硬件設(shè)備準(zhǔn)備不充分

提高檔案信息化管理的質(zhì)量和效率，先進(jìn)的軟硬件設(shè)備必不可少，但是現(xiàn)階段我國(guó)很多單位組織的硬件設(shè)備陳舊，軟件信息管理功能也不夠完善，整個(gè)硬件和軟件系統(tǒng)都處于比較落后的一個(gè)狀態(tài)。

（四）檔案信息管理人員的綜合素質(zhì)不高

檔案數(shù)字化管理和建設(shè)中對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平技能和素質(zhì)提出了較高的要求，但是我國(guó)很多單位的檔案信息管理人員并不具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，沒(méi)有系統(tǒng)化的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的處理能力，并且檔案管理人員的素質(zhì)不高，缺乏復(fù)合型信息化檔案管理人才。

二、改進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的具體措施

（一）強(qiáng)化檔案管理者的數(shù)字化意識(shí)

檔案數(shù)字化能夠有效的解決檔案管理建設(shè)工作與互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)之間的矛盾，但是檔案數(shù)字化建設(shè)是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，也是檔案管理者與現(xiàn)代檔案信息管理客體之間不斷磨合的一個(gè)過(guò)程。所以需要強(qiáng)化檔案管理者的數(shù)字化意識(shí)，大力的宣傳檔案數(shù)字化管理理念，引起社會(huì)各行業(yè)單位的高度重視。

（二）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

綜合素質(zhì)包括檔案管理人員的管理意識(shí)和專(zhuān)業(yè)能力，所以要培養(yǎng)檔案數(shù)字化管理的復(fù)合型人才。首先要對(duì)管理者的責(zé)任心進(jìn)行激化，對(duì)單位檔案管理人員進(jìn)行思想政治教育，促使檔案管理人員在參與工作實(shí)踐的過(guò)程中樹(shù)立正確的人生觀和價(jià)值觀，有效增強(qiáng)其愛(ài)崗敬業(yè)的精神。其次要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)的定期培訓(xùn)，提高其專(zhuān)業(yè)技術(shù)技能，及時(shí)的掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)技巧，提高檔案數(shù)字化管理建設(shè)服務(wù)能力。最后檔案管理人員要利用現(xiàn)代化檔案管理的技術(shù)和手段，推進(jìn)檔案管理工作的系統(tǒng)化和規(guī)范化。

（三）建立完善的檔案數(shù)字化建設(shè)制度

首先，檔案數(shù)字化制度制定的時(shí)候，要對(duì)單位內(nèi)部的實(shí)際發(fā)展情況進(jìn)行分析，對(duì)國(guó)家的相關(guān)檔案管理法規(guī)進(jìn)行仔細(xì)的研究，保證制定的檔案管理制度既能符合單位具體發(fā)展的需求，也能規(guī)范于國(guó)家的檔案管理法規(guī)。其次，要嚴(yán)格落實(shí)實(shí)施制定的檔案數(shù)字化管理制度，盡快解決內(nèi)部檔案數(shù)字化管理的混亂狀態(tài)。最后，在檔案管理制度的基礎(chǔ)上設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理崗位，并有效的落實(shí)責(zé)任問(wèn)責(zé)制度。

（四）提高檔案數(shù)字化整理的技術(shù)手段

檔案歸檔整理的前提是對(duì)檔案信息進(jìn)行安全的保存，數(shù)字化檔案信息一般是存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，所以要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的防火墻設(shè)置，防止病毒感染，確保檔案信息存儲(chǔ)位置的安全性。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案管理朝著智能化、自動(dòng)化和數(shù)字化的方向發(fā)展，雖然很大程度上提高了檔案信息管理建設(shè)的質(zhì)量和效率，但是檔案信息資源變得越來(lái)越復(fù)雜，檔案數(shù)字化建設(shè)中的問(wèn)題尤為突出。所以單位組織需要強(qiáng)化檔案管理者的數(shù)字化意識(shí)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，建立完善的檔案數(shù)字化建設(shè)制度，提高檔案數(shù)字化整理的技術(shù)手段，不斷的改進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，促使檔案數(shù)字化管理、建設(shè)工作水平的不斷提高。

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