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    淺議云南高職院校檔案工作水平達標

    2017-05-22 16:44:19余璐
    科技視界 2017年4期
    關鍵詞:檔案工作云南高職院校

    余璐

    【摘 要】長期以來,云南高職院校檔案工作未得到重視,資源配備不足,檔案管理水平落后,一定程度上滯緩了云南檔案事業(yè)的整體發(fā)展。筆者試從云南高職院校檔案工作水平達標分析入手,以期為提升云南高職院校檔案工作水平,助推云南檔案事業(yè)發(fā)展提供一些思路。

    【關鍵詞】云南;高職院校;檔案工作;達標

    2016年1月1日,云南省教育廳實施《云南省高等學校檔案工作水平評定辦法(試行)》,要求檔案工作未取得任何等級的高校,在5年內(nèi)達到省二級以上標準。云南高職院校作為云南高校重要組成部分,也成為云南高校檔案工作水平達標的對象。

    1 云南高職院校檔案工作水平達標的重要意義

    1.1 云南高職院校檔案工作的重要性

    云南高職院校檔案是云南高職院校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄,是云南高職院校寶貴的精神財富,珍貴的歷史文化遺產(chǎn),真實記載著云南高職院校各個歷史階段的活動面貌,對高職院校追溯歷史、審視當下、展望未來奠定最為堅實的文化基礎,提供最為充實可靠的信息庫。云南高職院校檔案工作是云南高職院校檔案的動態(tài)呈現(xiàn),它將高職院校檔案的信息資源進行收集、整合,為高職院校開展各項工作提供依據(jù)憑證,發(fā)揮參考咨詢作用,更是保護和繼承高職院校歷史文化的重要途徑。

    1.2 云南高職院校檔案工作水平達標的重要性

    云南高職院校檔案工作是云南高職院校重要的基礎性工作,而高職院校檔案功能的實現(xiàn),依賴于高職院校檔案工作水平的高低?!对颇鲜「叩葘W校檔案工作水平評定辦法(試行)》的出臺,正好為云南高職院校改善與提升檔案工作水平提供了標準,通過自評與專家評審,能夠促使高職院校意識到檔案及檔案工作的重要性和緊迫性,全面知曉學校檔案及檔案工作現(xiàn)狀,對照標準,自覺、主動地查找檔案工作中機構建設、基礎業(yè)務、制度建設、人才隊伍建設、信息化建設等存在的不足,逐條、逐項整改,改善檔案工作條件,加大檔案實體與信息保護力度,提高檔案管理和服務水平,留存高職院校文化記憶,推動云南省高校檔案事業(yè)的發(fā)展與內(nèi)涵建設。

    2 云南高職院校檔案工作水平達標的現(xiàn)狀

    2.1 云南高職院校檔案工作水平達標研究現(xiàn)狀

    在中國知網(wǎng),選擇“高校 檔案 達標”為檢索詞,共找出9條記錄;選擇“學校 檔案 達標”共找出5條記錄,選擇“高職 檔案 達標”共找出2條記錄。其中2011-2014年共9篇,2001-2010年共3篇,1993年共1篇。從數(shù)量上看,目前研究學校檔案工作水平達標文獻量的很少。從內(nèi)容上看,主要有綜合研究高校檔案工作水平達標,高校人事檔案工作水平達標,中等學校檔案工作水平達標。高職院校檔案達標2014年發(fā)表的《高職院校檔案達標工作思考——以四川建筑職業(yè)技術學院為例》。此外,四川省早在2010年出臺了《關于四川省高等學校檔案規(guī)范化管理認定工作有關事項的通知》,要求三年內(nèi),四川省高校檔案規(guī)范化管理認定基本完成。2015年廣東省出臺《廣東省高等學校檔案工作水平評定標準》,而云南省在2016年才出臺了《云南省高等學校檔案工作水平評定辦法(試行)》。由此可見,云南高職院校檔案工作水平達標仍處于滯后階段,相關研究文獻年代跨度大,數(shù)量少,內(nèi)容關聯(lián)度低。

    2.2 云南高職院校檔案工作水平達標的現(xiàn)狀

    目前檔案及檔案工作的重要性并沒有引起云南高職院校的高度重視,檔案工作現(xiàn)狀并不樂觀。云南許多高職院校設有綜合檔案室,作為保存和提供利用學院檔案的專門機構,但實際并沒有非常有效地開展檔案工作,檔案工作缺乏系統(tǒng)性、規(guī)范性、穩(wěn)定性。主要表現(xiàn)為檔案收集不齊全、不完整,許多檔案沒有辦理移交手續(xù)或沒有規(guī)范整理就入庫保存;閱覽室、辦公室以及檔案庫房未做到三室分開,檔案庫房“八防”工作不到位,存在安全隱患,檔案實體與信息安全缺乏有力保障;沒有建立相應的檢索系統(tǒng),無法實現(xiàn)手工檢索和計算機檢索,檢索費時、費力、費人,檔案查找效率非常低;檔案制度不健全,不結合學校實際情況,存在制度照抄照搬現(xiàn)象;工作流程不規(guī)范,隨意性、變動性大,導致檔案亂借或忘記歸還后無法查找檔案下落的現(xiàn)象;檔案工作人員缺乏檔案意識,流動性強,缺少專業(yè)知識和專業(yè)技能的學習培訓,業(yè)務水平不高;文檔一體化、檔案數(shù)字化程度不高,檔案開放利用效率低,檔案利用效果也不盡人意。云南高職院校檔案工作無論是在機構設置、資源配置還是制度建設、基礎業(yè)務上,都遠遠落后于發(fā)達地區(qū)高職院校,與云南本科高校相比,也存在一定程度的差距。因此,云南高職院校要在五年內(nèi)按照《云南省高等學校檔案工作水平評定辦法(試行)》達到二級標準,還需要一段漫長而艱辛的路要走。

    3 云南高職院校檔案工作水平達標的思考

    同時還加入了“特色與創(chuàng)新”項目,可以引導、鼓勵云南高職院校在檔案工作中主動創(chuàng)新,突出特色。

    3.1 對照標準,完成達標任務

    《云南省高等學校檔案工作水平評定辦法(試行)》要求,高等學校檔案工作未取得任何等級的,學校應當加強整改,在5年內(nèi)達到省二級以上標準。因此,云南高職院校首先應該做的就是對照《云南省高等學校檔案工作水平評定標準》中的考核內(nèi)容,進行自評評分,摸清學校當前檔案工作是否已經(jīng)達到省二級標準,還是離省二級標準還有很大的差距。尤其是離省二級標準還存在很大差距的云南高職院校,要仔細對照評定標準的各項指標,列出需要整改的指標,確定整改目標,制定整改計劃,在五年時間內(nèi),達到省二級標準。

    3.2 立足長遠,著手未來升級

    云南高職院校開展檔案工作的目的不光光是為了達標,更重要的目的是為了留存高職院校珍貴的文化記憶,為高職院校未來發(fā)展提供寶貴的信息資源。因此,云南高職院校在達到省二級標準之后,應該主動思考學校未來檔案工作的發(fā)展,真正地將檔案工作納入學校的整體規(guī)劃,重點做到:增強檔案意識,加強檔案網(wǎng)站建設,辦好檔案展覽,做好檔案宣傳教育工作;加大檔案信息資源開發(fā)力度,提高檔案匯編成果質(zhì)量,為云南高職院校文化建設提供可靠資料;加強文檔一體化建設,優(yōu)化辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng),提高檔案移交效率;繼續(xù)做好檔案數(shù)字化建設,充分利用信息化技術,增強檔案保存和利用的安全系數(shù)等。檔案工作的開展不是為了完成任務,而是為了服務社會,云南高職院校要立足長遠,讓檔案工作能夠真正地可持續(xù)發(fā)展。

    3.3 創(chuàng)新思路,突出本校特色

    《云南省高等學校檔案工作水平評定標準》中,除了工作條件、業(yè)務建設、信息化建設三個硬性評定項目外,特別加入了“特色與創(chuàng)新”項目,由引導、鼓勵云南高校在檔案工作中主動創(chuàng)新,突出特色。云南高職院校以職業(yè)教育為主,每一個高職院校在辦學模式、專業(yè)建設、教學形式以及科研方向都有屬于本校自己的特色之處,帶有鮮明的職業(yè)特點。因此,云南高職院校在特色與創(chuàng)新方面,有很大的發(fā)展空間,具體可在管理、服務、開發(fā)、共享方面創(chuàng)新思路,突出特色:要具有前瞻性,創(chuàng)新管理思路,更新管理方法,提高檔案管理效率;結合學校辦學特色、重點專業(yè)、服務對象,開發(fā)檔案信息資源,編研檔案成果,研發(fā)能夠體現(xiàn)學校特色的文化產(chǎn)品,弘揚云南高職院校特色文化;利用信息化手段,在處理好公開與保密關系的基礎上,開放與共享檔案資源,推動云南高職院校社會服務能力的提升。

    【參考文獻】

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    [3]劉家國,夏紅兵.以檔案達標為抓手 實現(xiàn)檔案目標管理——以四川烹專檔案管理為例[J].四川烹飪高等專科學校學報,2011(03):63-64.

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    [8]我們是怎樣做好檔案工作達標升極的[J].四川檔案,1995(03):33-34.

    [9]楊連國.淺談檔案管理達標升級的利弊得失與對策[J].云南檔案,1995(03):20-21.

    [責任編輯:朱麗娜]

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