淺議云南高職院校檔案工作水平達標

余璐

【摘 要】長期以來，云南高職院校檔案工作未得到重視，資源配備不足，檔案管理水平落后，一定程度上滯緩了云南檔案事業(yè)的整體發(fā)展。筆者試從云南高職院校檔案工作水平達標分析入手，以期為提升云南高職院校檔案工作水平，助推云南檔案事業(yè)發(fā)展提供一些思路。

【關鍵詞】云南；高職院校；檔案工作；達標

2016年1月1日，云南省教育廳實施《云南省高等學校檔案工作水平評定辦法（試行）》，要求檔案工作未取得任何等級的高校，在5年內(nèi)達到省二級以上標準。云南高職院校作為云南高校重要組成部分，也成為云南高校檔案工作水平達標的對象。

1 云南高職院校檔案工作水平達標的重要意義

1.1 云南高職院校檔案工作的重要性

云南高職院校檔案是云南高職院校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄，是云南高職院校寶貴的精神財富，珍貴的歷史文化遺產(chǎn)，真實記載著云南高職院校各個歷史階段的活動面貌，對高職院校追溯歷史、審視當下、展望未來奠定最為堅實的文化基礎，提供最為充實可靠的信息庫。云南高職院校檔案工作是云南高職院校檔案的動態(tài)呈現(xiàn)，它將高職院校檔案的信息資源進行收集、整合，為高職院校開展各項工作提供依據(jù)憑證，發(fā)揮參考咨詢作用，更是保護和繼承高職院校歷史文化的重要途徑。

1.2 云南高職院校檔案工作水平達標的重要性

云南高職院校檔案工作是云南高職院校重要的基礎性工作，而高職院校檔案功能的實現(xiàn)，依賴于高職院校檔案工作水平的高低?！对颇鲜「叩葘W校檔案工作水平評定辦法（試行）》的出臺，正好為云南高職院校改善與提升檔案工作水平提供了標準，通過自評與專家評審，能夠促使高職院校意識到檔案及檔案工作的重要性和緊迫性，全面知曉學校檔案及檔案工作現(xiàn)狀，對照標準，自覺、主動地查找檔案工作中機構建設、基礎業(yè)務、制度建設、人才隊伍建設、信息化建設等存在的不足，逐條、逐項整改，改善檔案工作條件，加大檔案實體與信息保護力度，提高檔案管理和服務水平，留存高職院校文化記憶，推動云南省高校檔案事業(yè)的發(fā)展與內(nèi)涵建設。

2 云南高職院校檔案工作水平達標的現(xiàn)狀

2.1 云南高職院校檔案工作水平達標研究現(xiàn)狀

在中國知網(wǎng)，選擇“高校 檔案 達標”為檢索詞，共找出9條記錄；選擇“學校 檔案 達標”共找出5條記錄，選擇“高職 檔案 達標”共找出2條記錄。其中2011-2014年共9篇，2001-2010年共3篇，1993年共1篇。從數(shù)量上看，目前研究學校檔案工作水平達標文獻量的很少。從內(nèi)容上看，主要有綜合研究高校檔案工作水平達標，高校人事檔案工作水平達標，中等學校檔案工作水平達標。高職院校檔案達標2014年發(fā)表的《高職院校檔案達標工作思考——以四川建筑職業(yè)技術學院為例》。此外，四川省早在2010年出臺了《關于四川省高等學校檔案規(guī)范化管理認定工作有關事項的通知》，要求三年內(nèi)，四川省高校檔案規(guī)范化管理認定基本完成。2015年廣東省出臺《廣東省高等學校檔案工作水平評定標準》，而云南省在2016年才出臺了《云南省高等學校檔案工作水平評定辦法（試行）》。由此可見，云南高職院校檔案工作水平達標仍處于滯后階段，相關研究文獻年代跨度大，數(shù)量少，內(nèi)容關聯(lián)度低。

2.2 云南高職院校檔案工作水平達標的現(xiàn)狀

目前檔案及檔案工作的重要性并沒有引起云南高職院校的高度重視，檔案工作現(xiàn)狀并不樂觀。云南許多高職院校設有綜合檔案室，作為保存和提供利用學院檔案的專門機構，但實際并沒有非常有效地開展檔案工作，檔案工作缺乏系統(tǒng)性、規(guī)范性、穩(wěn)定性。主要表現(xiàn)為檔案收集不齊全、不完整，許多檔案沒有辦理移交手續(xù)或沒有規(guī)范整理就入庫保存；閱覽室、辦公室以及檔案庫房未做到三室分開，檔案庫房“八防”工作不到位，存在安全隱患，檔案實體與信息安全缺乏有力保障；沒有建立相應的檢索系統(tǒng)，無法實現(xiàn)手工檢索和計算機檢索，檢索費時、費力、費人，檔案查找效率非常低；檔案制度不健全，不結合學校實際情況，存在制度照抄照搬現(xiàn)象；工作流程不規(guī)范，隨意性、變動性大，導致檔案亂借或忘記歸還后無法查找檔案下落的現(xiàn)象；檔案工作人員缺乏檔案意識，流動性強，缺少專業(yè)知識和專業(yè)技能的學習培訓，業(yè)務水平不高；文檔一體化、檔案數(shù)字化程度不高，檔案開放利用效率低，檔案利用效果也不盡人意。云南高職院校檔案工作無論是在機構設置、資源配置還是制度建設、基礎業(yè)務上，都遠遠落后于發(fā)達地區(qū)高職院校，與云南本科高校相比，也存在一定程度的差距。因此，云南高職院校要在五年內(nèi)按照《云南省高等學校檔案工作水平評定辦法（試行）》達到二級標準，還需要一段漫長而艱辛的路要走。

3 云南高職院校檔案工作水平達標的思考

同時還加入了“特色與創(chuàng)新”項目，可以引導、鼓勵云南高職院校在檔案工作中主動創(chuàng)新，突出特色。

3.1 對照標準，完成達標任務

《云南省高等學校檔案工作水平評定辦法（試行）》要求，高等學校檔案工作未取得任何等級的，學校應當加強整改，在5年內(nèi)達到省二級以上標準。因此，云南高職院校首先應該做的就是對照《云南省高等學校檔案工作水平評定標準》中的考核內(nèi)容，進行自評評分，摸清學校當前檔案工作是否已經(jīng)達到省二級標準，還是離省二級標準還有很大的差距。尤其是離省二級標準還存在很大差距的云南高職院校，要仔細對照評定標準的各項指標，列出需要整改的指標，確定整改目標，制定整改計劃，在五年時間內(nèi)，達到省二級標準。

3.2 立足長遠，著手未來升級

云南高職院校開展檔案工作的目的不光光是為了達標，更重要的目的是為了留存高職院校珍貴的文化記憶，為高職院校未來發(fā)展提供寶貴的信息資源。因此，云南高職院校在達到省二級標準之后，應該主動思考學校未來檔案工作的發(fā)展，真正地將檔案工作納入學校的整體規(guī)劃，重點做到：增強檔案意識，加強檔案網(wǎng)站建設，辦好檔案展覽，做好檔案宣傳教育工作；加大檔案信息資源開發(fā)力度，提高檔案匯編成果質(zhì)量，為云南高職院校文化建設提供可靠資料；加強文檔一體化建設，優(yōu)化辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)，提高檔案移交效率；繼續(xù)做好檔案數(shù)字化建設，充分利用信息化技術，增強檔案保存和利用的安全系數(shù)等。檔案工作的開展不是為了完成任務，而是為了服務社會，云南高職院校要立足長遠，讓檔案工作能夠真正地可持續(xù)發(fā)展。

3.3 創(chuàng)新思路，突出本校特色

《云南省高等學校檔案工作水平評定標準》中，除了工作條件、業(yè)務建設、信息化建設三個硬性評定項目外，特別加入了“特色與創(chuàng)新”項目，由引導、鼓勵云南高校在檔案工作中主動創(chuàng)新，突出特色。云南高職院校以職業(yè)教育為主，每一個高職院校在辦學模式、專業(yè)建設、教學形式以及科研方向都有屬于本校自己的特色之處，帶有鮮明的職業(yè)特點。因此，云南高職院校在特色與創(chuàng)新方面，有很大的發(fā)展空間，具體可在管理、服務、開發(fā)、共享方面創(chuàng)新思路，突出特色：要具有前瞻性，創(chuàng)新管理思路，更新管理方法，提高檔案管理效率；結合學校辦學特色、重點專業(yè)、服務對象，開發(fā)檔案信息資源，編研檔案成果，研發(fā)能夠體現(xiàn)學校特色的文化產(chǎn)品，弘揚云南高職院校特色文化；利用信息化手段，在處理好公開與保密關系的基礎上，開放與共享檔案資源，推動云南高職院校社會服務能力的提升。

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[責任編輯：朱麗娜]