高校教師人事檔案管理的整體優(yōu)化改革

宋春來(lái)

摘 要 本文首先論述了高校教師人事檔案的信息支持，保存和驗(yàn)證重要作用，進(jìn)而從整體角度提出了高校人事檔案中在觀念，管理方式，管理人員和管理體制方面存在的問(wèn)題，及其內(nèi)在聯(lián)系，提出了相應(yīng)的對(duì)策，即通過(guò)改變觀念，逐步展現(xiàn)檔案工作價(jià)值，進(jìn)而獲取資源，最終提高檔案管理水平的解決途徑。

關(guān)鍵詞 整體化 高校教師 人事檔案 問(wèn)題與對(duì)策

一、高校教師人事檔案的作用

作為輔助高校管理者管理教師的重要工具，檔案的重要性不言而喻。具體表現(xiàn)在以下方面：

第一，信息支持作用：高校教師人事檔案中包含大量重要的有關(guān)教師各方面情況的信息，是重要的管理信息支持。而且，通過(guò)檔案中的記錄，可以有針對(duì)性的安排有關(guān)教學(xué)科研工作，從而做到人盡其才。

第二，信息保存作用：高校教師人事檔案從范圍上來(lái)說(shuō)包括履歷，學(xué)歷，培訓(xùn)材料，政審材料，科研學(xué)術(shù)水平材料等25類(lèi)材料，從時(shí)間跨度上來(lái)說(shuō)從學(xué)生時(shí)期一直到工作時(shí)期數(shù)十年的經(jīng)歷，可謂紛繁復(fù)雜。作為教師個(gè)人來(lái)說(shuō)，很難記住這些信息。如果沒(méi)有人事檔案，勢(shì)必會(huì)在信息利用時(shí)，造成一定的困難。

第三，信息驗(yàn)證作用：在涉及報(bào)送有關(guān)重要材料時(shí)，教師本人可能對(duì)于信息的記憶出現(xiàn)模糊，從而出現(xiàn)信息的不一致，這就會(huì)給信息的利用單位造成一定的困擾。[1]檔案作為第一手原始材料，其內(nèi)容具有客觀性，可靠性與權(quán)威性，因此具有明顯的查考價(jià)值?？梢院芎玫亟鉀Q這一問(wèn)題。

綜上所述，基于高校教師人事檔案的重要價(jià)值，因而，妥善保存，合理管理，充分利用檔案也就值得各方注意。但實(shí)際中高校教師人事檔案管理存在著諸多問(wèn)題。下文作具體陳述。

二、高校教師檔案管理中存在的問(wèn)題

第一，管理觀念方面，重視程度不足。由于檔案工作自身的相對(duì)獨(dú)立性，以及檔案價(jià)值未被充分挖掘等原因，部分高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案的價(jià)值認(rèn)識(shí)嚴(yán)重不足，對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)停留在單純保管保密層面，[1]忽視了對(duì)于檔案的利用。由此會(huì)對(duì)檔案工作形成只有投入，沒(méi)有產(chǎn)出的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)。這直接導(dǎo)致了對(duì)于高校人事檔案的人員，資金，場(chǎng)地，設(shè)備支持的不足。而且部分教師對(duì)于人事檔案作用和重要性同樣認(rèn)識(shí)程度不足，甚至根本不了解人事檔案的基本知識(shí)，這也從另一方面限制了檔案作用的發(fā)揮。[2]

第二，管理方式方面，手工操作的檔案管理方式陳舊。由于檔案形成的過(guò)程，管理人員的綜合能力等諸多原因，造成部分高校檔案管理仍舊主要依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和手工管理的傳統(tǒng)模式，信息化程度不高，由此帶來(lái)的問(wèn)題包括，檔案管理效率的低下，對(duì)檔案管理人員數(shù)量要求多，紙質(zhì)檔案難以保存，[2]利用查考存在困難等等問(wèn)題。[3]同時(shí)由于學(xué)校缺乏重視和客觀條件導(dǎo)致資金，設(shè)備，場(chǎng)地的不足，因而進(jìn)一步加劇了檔案存儲(chǔ)利用方面的困難。[1]

第三，管理人員方面，質(zhì)和量上均有所不足。由于重視程度不足以及管理方式的落后，就會(huì)造成一方面人員數(shù)量配備不足，人員素質(zhì)能力參差不齊，另一方面對(duì)于人員數(shù)量要求上升，對(duì)專(zhuān)門(mén)檔案人才，信息化人才的需求增大的矛盾，這一矛盾直接導(dǎo)致了檔案的作用無(wú)法充分發(fā)揮，從而進(jìn)一步降低人事檔案的受重視程度，形成惡性循環(huán)。在量的方面，我國(guó)在《干部檔案工作條例》中有“千檔一人”的規(guī)定，而在實(shí)際工作中，部分高校檔案管理人員數(shù)量少于這一標(biāo)準(zhǔn)。[1]而由于近年以來(lái)，人員流動(dòng)性加大，人員信息維度增加等原因，實(shí)際需要的管理人員應(yīng)當(dāng)多于該標(biāo)準(zhǔn)。而在質(zhì)的方面目前高校檔案管理人才缺乏，多數(shù)檔案管理者不具備檔案管理的專(zhuān)門(mén)技能，甚至有部分兼職擔(dān)任檔案管理者。[4]

第四，管理體制方面，缺乏系統(tǒng)的管理體系，缺乏監(jiān)督管理。首先是在檔案分類(lèi)方面，由于高校教師人事檔案內(nèi)容復(fù)雜種類(lèi)繁多，管理人員不足，一定程度上對(duì)于分類(lèi)整理造成困擾，導(dǎo)致分類(lèi)不夠細(xì)致，甚至未經(jīng)行分類(lèi)。[4]其次，對(duì)于檔案管理人員的管理機(jī)制不完善，責(zé)任劃分不清，對(duì)于檔案人員的工作績(jī)效，沒(méi)有相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制。另外，由于檔案工作得不到合理重視就導(dǎo)致了對(duì)于檔案工作的監(jiān)督不足，更加惡化了檔案管理現(xiàn)狀。最后，即使學(xué)校想要實(shí)施信息化，我國(guó)目前仍沒(méi)有統(tǒng)一的著錄標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則，難以相互承認(rèn)。[5]

三、優(yōu)化高校教師檔案的改革策略

第一，觀念上要從根本上改變舊有的觀念，將關(guān)注點(diǎn)由檔案的保存保密，轉(zhuǎn)移到利用開(kāi)發(fā)上，檔案管理人員要主動(dòng)尋求檔案的新型利用方式。高校檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)適時(shí)開(kāi)展對(duì)檔案價(jià)值，檔案處置方面的講座及宣傳活動(dòng)，提高高校領(lǐng)導(dǎo)及教師的重視程度。

第二，要著力改變檔案管理方式，從原有的手動(dòng)管理方式逐步轉(zhuǎn)為電子管理，逐步實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的電子化，開(kāi)發(fā)或者購(gòu)進(jìn)檔案管理系統(tǒng)。逐步增加檔案管理有關(guān)設(shè)備，提高檔案信息化水平，要將檔案中適合結(jié)構(gòu)化的內(nèi)容進(jìn)行結(jié)構(gòu)化，以便日后對(duì)其進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用。例如湖南科技學(xué)院，就通過(guò)建立人事信息采集卡和人事信息庫(kù)，取得了良好的效果。[6]

第三，在檔案管理人才方面，一方面要向外求，從外部聘請(qǐng)優(yōu)秀檔案管理人才，若無(wú)相關(guān)條件也可以考慮聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)檔案管理人員做顧問(wèn)，定期進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和提供咨詢(xún)服務(wù)。改善檔案管理人員待遇，吸引外部人才加入。另一方面，要在內(nèi)養(yǎng)，基于現(xiàn)有人員條件，定期對(duì)其進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，要使用標(biāo)桿管理法，推廣先進(jìn)工作經(jīng)驗(yàn)。在業(yè)務(wù)工作的實(shí)踐中，逐步提升現(xiàn)有人員檔案管理技能。

第四，在制度方面，逐步形成具有高校特點(diǎn)的檔案分類(lèi)方式，建立明確、高效、清晰、實(shí)用的檔案分類(lèi)管理制度對(duì)于檔案管理人員建立激勵(lì)機(jī)制，要盡量明確責(zé)任劃分，并在此基礎(chǔ)上可以建立考核制度，從而避免了因責(zé)任不清等原因?qū)е碌墓ぷ餍傅〉痊F(xiàn)象。要建立與其他相關(guān)部門(mén)的密切聯(lián)系機(jī)制，確保檔案歸檔的及時(shí)與規(guī)范，從而降低檔案工作難度。同時(shí)加強(qiáng)檔案真實(shí)性的鑒定，避免日后出現(xiàn)問(wèn)題，影響各方面使用。加強(qiáng)責(zé)任意識(shí)教育，建立嚴(yán)格的檔案保密制度，嚴(yán)格遵守我國(guó)相關(guān)規(guī)定。[7]建立以人為本的制度群。重視對(duì)于檔案工作的督導(dǎo)工作，相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)定時(shí)進(jìn)行巡查督導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)解決各項(xiàng)問(wèn)題。要嘗試在全國(guó)高校范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化，建立信息化共享平臺(tái)，由此有利于各學(xué)校之間進(jìn)行人才交流與人員流動(dòng)。

四、結(jié)語(yǔ)

從對(duì)檔案的創(chuàng)造性利用開(kāi)發(fā)產(chǎn)生價(jià)值，進(jìn)而爭(zhēng)取到資金，設(shè)備和場(chǎng)地的支持，提高檔案管理水平和管理效率，減少工作人員數(shù)量，提高工作人員質(zhì)量，建立合理激勵(lì)機(jī)制，進(jìn)而逐步建立完善的檔案管理機(jī)制，創(chuàng)造更大價(jià)值。是我國(guó)高校教師人事檔案管理水平逐步提升的有效途徑。在相關(guān)人員的共同努力之下，相信我國(guó)高校人事檔案會(huì)在日后日益發(fā)揮出應(yīng)有價(jià)值。

（作者單位為青島大學(xué)）

參考文獻(xiàn)

[1] 李影溪.論高校人事檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（01）.

[2] 董莉清.高校人事檔案存在的問(wèn)題及解決方案——以天津工業(yè)大學(xué)為例[J].蘭臺(tái)世界，2016（10）.

[3] 張翀.高校人事檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].蘭臺(tái)世界，2013（06）.

[4] 婁楠.高校人事檔案管理的現(xiàn)狀與創(chuàng)新探索[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2016（05）.

[5] 馬仁杰，譚亞楠，王沐輝.論我國(guó)檔案檢索工作中存在的問(wèn)題與改進(jìn)對(duì)策[J].檔案學(xué)通訊，2016（3）.

[6] 吳青霞.地方高校人事檔案利用實(shí)況統(tǒng)計(jì)解析[J].蘭臺(tái)世界，2011（01）.

[7] 李鶴.高等學(xué)校人事檔案管理專(zhuān)業(yè)化的思考[J].白城師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2012（10）.