淺議環(huán)保檔案現(xiàn)代化的問題及數(shù)字化管理

畢崇倫

摘 要 隨著環(huán)境保護事業(yè)的不斷發(fā)展和壯大，也使得環(huán)保檔案的內(nèi)容與日俱增，這也就為環(huán)保檔案的現(xiàn)代化管理內(nèi)容，提出了更高標準的要求，作為一種重要的載體形式，電子檔案可以依靠數(shù)字化的方式，來對環(huán)保檔案進行有效的管理，這樣我國的環(huán)保檔案管理情況，才可以緊緊跟隨環(huán)保事業(yè)的發(fā)展步伐。

關(guān)鍵詞 環(huán)保檔案 現(xiàn)代化問題 數(shù)字化管理

數(shù)字化管理的內(nèi)容，主要是指以數(shù)據(jù)壓縮、數(shù)據(jù)庫和數(shù)字掃描等方面的技術(shù)內(nèi)容，將一些紙質(zhì)的文件，聲像的文件整合為一個高效的信息資源庫。隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，關(guān)于環(huán)境保護檔案的內(nèi)容，業(yè)界也提出了更高標準的要求，信息量的加大，使得現(xiàn)代化和數(shù)字化的管理模式成為行業(yè)的主流，對環(huán)保檔案展開數(shù)字化的管理模式，可以解決一些潛在的問題，提升環(huán)保檔案管理的職能型和服務(wù)型。

一、環(huán)保檔案現(xiàn)代化的問題

（一）具有一定的復(fù)雜性

隨著我國環(huán)境保護事業(yè)的不斷深入，各項資料內(nèi)容的補充也變得越來越頻繁，這就直接增大了環(huán)保檔案的數(shù)量內(nèi)容，同時也提升了其類型的復(fù)雜化特點，同時多樣化的載體形式，也會為檔案的管理和查閱帶來一定的難度。在工作中，對一些重要的環(huán)保檔案進行現(xiàn)代化管理的時候，也會為其使用和查閱的內(nèi)容，帶來較大的影響，并且隨著時間的積累，大量的數(shù)據(jù)內(nèi)容沒能進行及時的處理和歸類，這就會導致文獻內(nèi)容，難以在正確的渠道內(nèi)進行流通。

（二）環(huán)保工作起步較晚

由于經(jīng)濟發(fā)展的需求，在早些年，對于環(huán)保事業(yè)，無論是政府部門，抑或是民間組織，都未能給予高度的重視，所以也就導致了環(huán)保工作的起步較慢，一些環(huán)境保護機構(gòu)，也會受到市場環(huán)境的影響，在資金和場地等方面，無法為環(huán)保檔案進行細致化的管理。在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，對于現(xiàn)代化的環(huán)保檔案管理，缺乏必要的管理制度，以及相關(guān)人員對于這份工作內(nèi)容也為給予足夠的重視，這樣在日常的工作中，對于環(huán)保檔案，不能做到及時的整理和收集。

（三）缺乏統(tǒng)一化的管理

對于環(huán)保檔案數(shù)據(jù)的處理，缺乏統(tǒng)一化的管理，這樣就導致不能對檔案進行系統(tǒng)化的收集和使用，更缺少一套嚴格的管理標準。在檔案整理的過程中，一些檔案管理人員對于這些材料產(chǎn)生了漠視的態(tài)度，對于一些檔案的整理和歸納產(chǎn)生了忽視的態(tài)度，同時也可能會導致一些應(yīng)該歸檔的材料，沒能和原稿一起進行附帶，這樣在環(huán)保材料進行層層上報的過程中，很可能會出現(xiàn)信息丟失的問題，不能形成配套內(nèi)容的拓展。缺乏統(tǒng)一化的管理，對于資源共享也會造成一定的負面影響，這樣環(huán)保檔案的效益，很難得到最大程度的發(fā)揮。

二、環(huán)保檔案數(shù)字化管理的內(nèi)容

（一）對檔案數(shù)字化管理工作引起重視

對于漢堡檔案的數(shù)字化管理，無論是民間組織，亦或者是政府機構(gòu)，都需要對這項工作給予足夠的重視。從領(lǐng)導層做起，對于數(shù)字化的檔案管理工作，要在思想上和技術(shù)上對此進行強調(diào)，這樣才能為環(huán)保檔案的管理，提供出更為有效的條件來。同時，對于計算機等硬件設(shè)備，也要給予合理的投入，提高其硬件配置，這樣更利于環(huán)保檔案數(shù)字化的順利開展。同時，在執(zhí)行數(shù)字化管理的過程中，對于從事檔案管理工作人員的思想認識，也要進行相應(yīng)的提升，幫助其擺脫傳統(tǒng)檔案管理工作帶來的局限性，適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的內(nèi)容，為以后的工作建立良好的信心。

（二）完善數(shù)字化管理歸檔的基礎(chǔ)工作

在完成數(shù)字化管理歸檔的基礎(chǔ)工作中，需要循序漸進，逐步解決問題。首先，可以對電子文件的管理工作，制定出相應(yīng)的制度來，并建立相應(yīng)的責任制、移交制和會簽制的內(nèi)容來，這樣可以確保環(huán)保檔案的收集工作，能夠順利地進行展開；其次，對于環(huán)保檔案的電子文件，要做好切實的保管工作，引入相關(guān)的技術(shù)鑒定內(nèi)容，并且根據(jù)相關(guān)的成本內(nèi)容，把那些不適合進行歸納，或者是不合格的電子文件進行剔除；還有，對于著錄工作也要給予足夠的重視，對環(huán)保檔案進行歸檔和檢索，并且這個環(huán)節(jié)的工作，可以對這些文件進行具體的統(tǒng)計和應(yīng)用。在對文件進行歸檔的過程中，工作人員還需要對數(shù)據(jù)開展必要的保護措施，尤其是在對信息進行傳輸?shù)倪^程里，要做好加密工作，避免有人惡意的進行竊取和破壞。必要的時候，還可以成立相關(guān)的保密小組，將檔案歸檔工作和保密工作同步進行，對一些涉密的環(huán)保檔案，進行切實的控制，派遣專人進行操作。

（三）建立以數(shù)據(jù)庫為核心的管理理論

以數(shù)據(jù)庫為核心的管理理論，對全文數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容給予了深入的研究，既包括了數(shù)字化的電子元件，同時還有相應(yīng)的紙質(zhì)檔案，要想確保數(shù)字化的范圍，那么應(yīng)該對數(shù)據(jù)庫的建立給予重視。例如在“污染源普查”工作中，在全國范圍內(nèi)的調(diào)查工作中，得出了大量的數(shù)據(jù)內(nèi)容，對于這些數(shù)據(jù)，要展開數(shù)字化的管理，這樣才能確保數(shù)據(jù)的利用價值和參考價值。建庫時，要利用已有的數(shù)據(jù)內(nèi)容進行導入，這樣可以節(jié)省一定的工作量，在完成備份工作之后，還應(yīng)該按照不同的情況，來對備份的方案進行選擇，對備份的過程要進行細致的記錄，并且定期檢驗所備份的數(shù)據(jù)，防止因為硬件損壞，或者是系統(tǒng)癱瘓而出現(xiàn)數(shù)據(jù)庫被毀壞的問題。最后，在建立數(shù)據(jù)庫的時候，要對其兼容性進行注意，確保其能夠符合行業(yè)所設(shè)定的標注化協(xié)議。

三、結(jié)語

環(huán)保檔案數(shù)字化管理工作具有較高的服務(wù)型和政策性，并且對管理人員的技術(shù)要求也極為嚴格，所以，相關(guān)工作人員應(yīng)該順應(yīng)時代的發(fā)展，對個人素養(yǎng)進行及時的提升，掌握先進的技術(shù)知識，這樣才能使環(huán)保檔案，進行最為有效的利用。

（作者單位為威海市文登區(qū)廣播電視臺）

參考文獻

[1] 劉暢.環(huán)保檔案信息數(shù)字化資源開發(fā)和管理問題[J].中外企業(yè)家，2016（33）：239.

[2] 陳靜.環(huán)保檔案現(xiàn)代化建設(shè)存在的問題與數(shù)字化管理的探討[J].城建檔案，2015（05）：55-56.

[3] 秦愛華.淺議檔案管理現(xiàn)代化問題[J].檔案管理，2012（03）：83.