高校辦公自動(dòng)化對(duì)行政工作的利弊分析

【摘要】辦公室自動(dòng)化與過(guò)去舊的辦公模式存在極大差別，它集現(xiàn)代辦公與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為一體，進(jìn)而形成符合現(xiàn)代辦公要求的新模式。對(duì)高校行政工作而言辦公自動(dòng)化非常適用，但這樣做對(duì)他們的工作有好有壞。這就要求高效行政工作中，要充分發(fā)揮它的積極作用，避開(kāi)其不利的因素，借助它高效完成工作。

【關(guān)鍵詞】辦公自動(dòng)化 行政 高校

【中圖分類號(hào)】G647 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2017）12-0222-02

一、 辦公自動(dòng)化對(duì)開(kāi)展行政工作帶來(lái)的積極影響

1.提高了辦公效率

高校辦公室行政人員的常規(guī)工作往往是傳遞和辦理公文、對(duì)文件進(jìn)行歸檔和管理。隨著辦公自動(dòng)化的開(kāi)展，平常的公文傳遞和辦理，行政人員可以通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)分別發(fā)送給不同部門的領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)批閱辦理，即使領(lǐng)導(dǎo)外出也不會(huì)有所耽誤，極大地提高了辦公室行政人員的辦公效率。同時(shí)，行政人員還可以將紙質(zhì)文檔進(jìn)行電子掃描，直接存檔于計(jì)算機(jī)上，這不僅提高了行政人員的工作效率、方便日后的查閱，也對(duì)文件的規(guī)范化管理提供了有效的管理措施，是文件歸類和管理的一項(xiàng)重大進(jìn)步。

2.促進(jìn)了辦公室行政人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提升

辦公自動(dòng)化擁有一系列先進(jìn)的辦公設(shè)備和現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，可以為辦公室行政人員在信息共享方面提供方便和快捷。當(dāng)然，這也對(duì)辦公室行政人員的從業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求，不光需要他們?cè)跇I(yè)務(wù)方面具備專業(yè)的知識(shí)才干，還需要他們對(duì)辦公自動(dòng)化的操作應(yīng)用爛熟于心。隨著辦公自動(dòng)化的不斷更新，辦公室行政人員也要隨時(shí)參與培訓(xùn)學(xué)習(xí)，保持著與之相符的業(yè)務(wù)水平，如此才能不被淘汰。

3.增加了辦公室行政人員間的協(xié)同合作

辦公室業(yè)務(wù)工作往往涉及到多個(gè)環(huán)節(jié)，需要辦公室人員間的相互合作才能夠完成。因此，辦公自動(dòng)化開(kāi)展以后行政人員可以直接通過(guò)高校的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行的傳遞和共享，保證在最快的時(shí)間內(nèi)完成各部門間屬于自己的那部分工作，這不僅保證了行政工作的及時(shí)開(kāi)展，也有利于辦公室行政人員間的協(xié)同合作。

4.有利于辦公室的科學(xué)性管理

在當(dāng)今的高校辦公室行政工作中，原先堆滿資料文件的辦公室和寫滿行程記錄的筆記本都隨著辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用都統(tǒng)統(tǒng)被改變。通過(guò)對(duì)系統(tǒng)的事先設(shè)置，使其隨時(shí)隨地的提醒和幫助行政人員在工作中不會(huì)忘記每天的工作內(nèi)容，以及工作安排，極大地提高了高校辦公室文秘人員的工作效率，完成了辦公室的科學(xué)化管理。

二、 辦公自動(dòng)化對(duì)開(kāi)展行政工作帶來(lái)的消極影響

1.高校行政工作存在泄密隱患

在辦公自動(dòng)化應(yīng)用過(guò)程中工作數(shù)據(jù)是可以共享的，這就使一些保密資料的安全性存在隱患。一旦辦公自動(dòng)化系統(tǒng)保密技術(shù)欠佳，或保密技術(shù)水平太低，便很容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)信息泄密的現(xiàn)象。而且辦公室里的廢棄打印紙、U盤、壞電腦維修等都有可能成為信息泄露的渠道。同時(shí)，隨著辦公自動(dòng)化的普及，電子印章也隨之產(chǎn)生，它不光使用方便也易于盜取或仿造，于是，電子印章的安全問(wèn)題也是辦公自動(dòng)化中亟待解決的難題之一。

2造成行政人員間的溝通不良

辦公室工作一般錯(cuò)綜復(fù)雜，行政人員作為領(lǐng)導(dǎo)幫手，需要隨時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提供信息和匯報(bào)工作，自從辦公自動(dòng)化后，傳統(tǒng)的面對(duì)面溝通方式已不再適用，大家只需要在各自的辦公室打開(kāi)電腦就可以完成交流工作。這雖然方便快捷，但是相互之間缺少了表情和肢體等方面的交流，容易產(chǎn)生不必要的誤會(huì)，從而影響工作。

3.影響行政人員的身心健康

當(dāng)前，辦公自動(dòng)化主要是利用計(jì)算機(jī)等電子自動(dòng)化相關(guān)的辦公設(shè)施來(lái)完成工作的，具有效率高、使用方便、降低行政人員的工作強(qiáng)度等優(yōu)勢(shì)。同時(shí)也存在了一些問(wèn)題，比如這些電子設(shè)備輻射性大，過(guò)多的使用會(huì)危害工作人員的健康，可能引起相關(guān)疾病的出現(xiàn)；另外，行政人員工作中長(zhǎng)時(shí)間地保持坐姿可能給頸椎帶來(lái)傷害等問(wèn)題也不能回避。

4.增強(qiáng)行政人員在工作中的依賴性

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)調(diào)整發(fā)展的同時(shí)網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題也日益突出，高校行政人員在平日工作時(shí)對(duì)資料和重要文件沒(méi)有備份的習(xí)慣，一旦電腦損壞或者中毒，電腦里儲(chǔ)存的資料徹底消失，容易造成極大的損失。在互聯(lián)網(wǎng)這個(gè)百科全書中，搜索、下載、復(fù)制和粘貼是高校行政人員最常做的工作內(nèi)容，長(zhǎng)此以往，行政人員對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的依賴性就會(huì)越來(lái)越強(qiáng)，使他們?cè)诠ぷ髦械膭?chuàng)造性逐漸抹滅，工作能力下降。

三、合理應(yīng)用辦公自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)既定管理目標(biāo)

1.積極學(xué)習(xí)掌握辦公自動(dòng)化的先進(jìn)技術(shù)

隨著科技發(fā)展高校辦公自動(dòng)化已成為必然，作為辦公室行政人員應(yīng)當(dāng)意識(shí)到過(guò)去的方法已經(jīng)不適用，必須盡快轉(zhuǎn)變觀念及工作方法，全面認(rèn)識(shí)辦公自動(dòng)化。首先要從思想上意識(shí)到它在未來(lái)工作中能夠帶來(lái)的好處，不畏懼對(duì)新鮮事物的學(xué)習(xí)和了解，學(xué)會(huì)利用它的優(yōu)點(diǎn)為自己服務(wù)。 從本質(zhì)上講辦公自動(dòng)化其實(shí)是一個(gè)人機(jī)交互系統(tǒng)，要想讓這個(gè)系統(tǒng)更便于操作，作為操作主體的辦公室人員也必須不斷提升自身的思想水平及技能水平。作為辦公室行政人員首先要擁有極強(qiáng)的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)知識(shí)，其次要掌握電腦技術(shù)能自如地運(yùn)用辦公自動(dòng)化軟件，還要在使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和解決問(wèn)題，只有掌握了先進(jìn)的技術(shù)才能駕馭機(jī)器。

2.踏實(shí)作風(fēng)，增強(qiáng)行政工作的主動(dòng)性

通常情況下，辦公室行政一方面要辦文辦事，收發(fā)和傳遞文件信息，另一方面要給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)提供意見(jiàn)和建議。因此，辦公室行政還要走出去，深入到師生中掌握了解實(shí)際情況，聽(tīng)取老師和學(xué)生的心聲，將一線的聲音傳遞給學(xué)校高層。在這些工作中，就需要使用科學(xué)的方法有條不紊地去完成，在各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)中，都要嚴(yán)格地按照流程操作，切實(shí)有效地完成工作。

3.增強(qiáng)安全防范意識(shí)，做好保密工作

保密是高校辦公室行政工作中極其重要的一項(xiàng)，也是他們基本職業(yè)操守和必須履行的義務(wù)。對(duì)此，高校辦公室行政人員首先應(yīng)從自身出發(fā)，要保證自己的職業(yè)操守，從思想上嚴(yán)格要求自己，要做到自律。其次，他們還需要進(jìn)行保密技能的專業(yè)培訓(xùn)，緊跟形勢(shì)的需要，提高自己的技術(shù)水平。最后，高校需要從制度上落實(shí)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的安全保密工作，明確與辦公自動(dòng)化相關(guān)的規(guī)章制度，比如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)訪問(wèn)權(quán)限的設(shè)置，以及不得在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中處理涉密信息處理等，對(duì)絕密文件和數(shù)據(jù)要進(jìn)行備份。

四、結(jié)語(yǔ)

辦公室自動(dòng)化在為高校辦公室行政人員的工作帶來(lái)了便利，提高工作效率、有利于科學(xué)化管理、提高協(xié)調(diào)程度在一定程度還能促進(jìn)行政人員提高。這些優(yōu)勢(shì)都是對(duì)高校辦公室運(yùn)作有著很大益處的，這也是辦公自動(dòng)化在高校普及的主要原因。雖然高校辦公自動(dòng)化有著諸多優(yōu)點(diǎn)但是同時(shí)也又其副作用，行政工作的保密性、行政人員溝通情況、行政人員身心健康以及行政人員對(duì)辦公系統(tǒng)過(guò)于依賴的情況。辦公自動(dòng)化在高校行政工作中的運(yùn)用是新形勢(shì)和高校日新月異發(fā)展的需求。辦公室行政人員既要充分利用辦公自動(dòng)化給工作帶來(lái)的便利，也要避免辦公自動(dòng)化帶來(lái)的負(fù)面危害，揚(yáng)長(zhǎng)避短，同時(shí)端正工作態(tài)度，積極發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性化被動(dòng)為主動(dòng)，才能實(shí)現(xiàn)既定的工作目標(biāo)。

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作者簡(jiǎn)介：胡耀強(qiáng)（1987）男，漢族，廣東江門人，本科學(xué)歷，研究方向：高教研究