離退休職工檔案查閱的幾點(diǎn)思考

王瑞仙

摘要：目前，新疆油田企業(yè)的離退休人員正呈現(xiàn)出逐年增加的發(fā)展趨勢，相應(yīng)功能的離退休職工檔案也不斷增加。離退休職工管理中心在對離退休人員檔案進(jìn)行管理的過程中，查閱管理是一項(xiàng)十分重要的內(nèi)容。為了更好的提高檔案管理水平，提高檔案在日常查閱中的利用率，還需要企業(yè)從多方面出發(fā)予以努力。文章對離退休職工檔案特點(diǎn)進(jìn)行介紹，進(jìn)而分析提高檔案查閱效率的有效途徑。

關(guān)鍵詞：石油企業(yè)；離退休職工；檔案利用；檔案查閱

目前，新疆油田企業(yè)的離退休人員正呈現(xiàn)出逐年增加的發(fā)展趨勢。在對這些離退休人員的檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，查閱管理是十分重要的工作內(nèi)容。通過合理的檔案查閱和科學(xué)利用，可以更好的對的企業(yè)退休人員所享受的待遇標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行制定，滿足日常各項(xiàng)檔案查閱的需求，以更好的對廣大人員進(jìn)行服務(wù)和管理。

一、離退休職工檔案特點(diǎn)

對于不同的企業(yè)而言，離退休職工檔案是一種包含豐富內(nèi)容的文件材料，涉及到職工以往的工作經(jīng)歷和個(gè)人經(jīng)歷以及業(yè)務(wù)情況和政治思想情況、工作變動(dòng)情況等多項(xiàng)內(nèi)容。例如，在很多石油企業(yè)離退休人員的檔案資料中，都包含了本人以往的政治歷史以及自和本專業(yè)的各種成就、科研成果，另外還包括一些學(xué)習(xí)和培訓(xùn)等方面的內(nèi)容。通過對離退休職工檔案進(jìn)行管理，可以較為全面地的對職工進(jìn)行管理和考察，并為其提供各種服務(wù)。1998年7月，油田公司離退休職工實(shí)施集中管理，完善管理服務(wù)機(jī)構(gòu)，油田公司離退休職工管理中心現(xiàn)有離退休職工近兩萬多人，這些老同志為油田傾注了畢生心血和汗水。對于離退休職工人員來講，其檔案最能反映出他們在工作崗位時(shí)的表現(xiàn)，是確定企業(yè)退休人員所享受待遇標(biāo)準(zhǔn)的重要參考依據(jù)。目前企業(yè)的離退休人員逐年增加，截止到2017年3月，離退休職工管理中心管東區(qū)點(diǎn)共計(jì)管理6800多本離退休職工檔案，其中，去世人員檔案1500多本。

二、提高檔案查閱效率的有效途徑

（一）提高對離退休職工檔案查閱重視水平

為了更好的提高檔案查閱的效率和利用效果，還需要充分提高對離退休職工檔案查閱的重視水平。安全保管、保密查閱。企業(yè)要注意做好相應(yīng)的硬件和軟件支持，對于檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)人員而言，要注意重視離退休職工檔案的查閱和利用工作。并對部門、工作人員進(jìn)行教育和引導(dǎo)，鼓勵(lì)大家做好檔案查閱和利用工作。目前，離退休職工檔案查閱方面工作量很大。統(tǒng)計(jì)結(jié)果顯示，每個(gè)月協(xié)助公證處查閱檔案總?cè)藬?shù)可達(dá)100多人，其中主要為離退休職工因房子過戶公證，或者對去世人員檔案進(jìn)行查閱，以提取喪葬費(fèi)等。另外，查閱去世人員檔案為老同志撰寫生平簡介，一些離退休職工子女入黨政審等的過程中也需要進(jìn)行檔案查閱。為此，在本單位的檔案管理過程中，對職工檔案查閱工作予以了高度的重視，在日常工作中以及節(jié)假日等，均及時(shí)的為不同人員的檔案查閱提供相應(yīng)的服務(wù)和支持。尤其是在去年3月份，按照油田公司要求大批量查閱黨員黨籍信息檔案，在時(shí)間緊、任務(wù)重的情況，順利完成了2960人（3458卷）檔案查閱工作。

（二）建立完善的離退休職工檔案管理制度

針對檔案的具體內(nèi)容和實(shí)際情況，制定相應(yīng)的管理制度，對各類信息進(jìn)行合理的劃分并進(jìn)行分門別類的保存，以便于檔案的日常查閱和利用。另外，在檔案查閱過程中，還要注意制定嚴(yán)格的查閱制定，明確查閱流程。目前，本單位在進(jìn)行檔案查閱的時(shí)候，制定了嚴(yán)格的規(guī)定。二級(jí)單位在需要查閱離退休職工檔案的時(shí)候，需要憑借單位介紹信填寫《新疆油田公司檔案資料利用審批表》，經(jīng)主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可在查閱或借閱。對于去世人員檔案的查閱，基層站需要開具離退休職工檔案查閱審批表。一般情況下，離退休職工檔案不準(zhǔn)借出。針對一些特殊情況，需要由檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并履行登記和核對手續(xù)，借出并限期歸還。另外，還要制定嚴(yán)格的安全保密制度。保密工作是離退休職工檔案管理工作中一項(xiàng)重要工作，其中，涉及到離退休職工個(gè)人的隱私，一旦出現(xiàn)涉密，不但造成個(gè)人隱私的涉密，還影響了管理部門的公信力。

（三）利用電子化進(jìn)行離退休職工檔案查閱

在一定的情況下，相關(guān)單位或者個(gè)人還會(huì)向企業(yè)提出一定的人員檔案查閱需求。為了更好的滿足不同單位和個(gè)人的需求，提高檔案資料的查閱效率，企業(yè)可以選擇利用一定的電子化手段來實(shí)現(xiàn)檔案的快速查閱。而且這些數(shù)據(jù)往往是處在一個(gè)變化的態(tài)勢中，需要隨時(shí)掌握和變動(dòng)，建立檔案信息資料庫，采取動(dòng)態(tài)管理的辦法，因?yàn)槊磕甓加幸虿‰x世的人，需要在信息庫中體現(xiàn)。目前，離退休人員檔案實(shí)行電子信息化查閱，建立了專門的檔案信息數(shù)據(jù)庫。采取動(dòng)態(tài)管理的辦法。在進(jìn)行檔案查閱的時(shí)候，利用一定的電子管理軟件對整個(gè)檔案管理工作進(jìn)行劃分，工作人員在將檔案信息錄入后，自動(dòng)生成目錄和文獻(xiàn)檢索，對檔案進(jìn)行自動(dòng)分類整理，完成編排工作。于是，在結(jié)合不同需要進(jìn)行離退休職工檔案查閱的時(shí)候，工作人員便可以通過輸入一定的關(guān)鍵詞的方式，快速的查閱到相關(guān)的職工檔案信息，可以在最短的時(shí)間內(nèi)以簡潔、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)為各部門工作提高支持，顯著提高檔案查閱的效率。這樣一來，可以有效提高企業(yè)檔案管理的效率和效果，并極大的方便了大家對各種檔案資源的查閱和利用。

（四）提高離退休職工檔案管理人員素質(zhì)

在對離退休職工檔案進(jìn)行安全保管和保密查閱的時(shí)候，根本目的是為了更好的利用檔案。在這一過程中，為了提高檔案查閱和利用的效率和效果，還需要培養(yǎng)造就高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。為此，離退休職工管理中心還要注重加強(qiáng)對檔案管理人員的培養(yǎng)和教育。定期組織工作人員學(xué)習(xí)有關(guān)檔案的保密管理規(guī)定，引導(dǎo)其學(xué)習(xí)各種檔案管理和利用的知識(shí)和技能。尤其是隨著時(shí)代的發(fā)展，各種新型技術(shù)手段也開始被不斷應(yīng)用于檔案查閱和利用之后。為此，在培訓(xùn)過程中，還要有意識(shí)的引導(dǎo)工作人員學(xué)習(xí)各種檔案查閱和利用的新知識(shí)和新技能，促進(jìn)工作人員不斷豐富自身業(yè)務(wù)知識(shí)，提高各種信息處理能力，以更好的勝任本職工作。

三、小結(jié)

總之，在對離退休職工檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，檔案查閱是一項(xiàng)十分重要的內(nèi)容。通過職工檔案查閱，可以對職工以往的工作情況和個(gè)人經(jīng)歷等進(jìn)行詳細(xì)的了解，進(jìn)而更好的為各項(xiàng)活動(dòng)的提供參考，是保證多項(xiàng)工作得以順利開展的重要支持。因此，企業(yè)要注意提高對離退休職工檔案查閱工作的重視程度，并從多方面進(jìn)行努力，以提高檔案查閱和利用水平。