試論項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理為中小企業(yè)公共服務(wù)的問題及辦法

摘 要：項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下做好中小企業(yè)公共服務(wù)平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作的必然趨勢(shì)，要求各中小企業(yè)能夠加強(qiáng)對(duì)公共服務(wù)平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理的重視。但是就當(dāng)前我國(guó)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理在中小企業(yè)公共服務(wù)中的應(yīng)用情況來看，其中還存在不少的問題，需要引起相關(guān)人員的重視。本文先就中小企業(yè)公共服務(wù)平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理的內(nèi)容進(jìn)行探析，然后就當(dāng)前項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理在中小企業(yè)公共服務(wù)的問題及辦法進(jìn)行具體的探討。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理；中小企業(yè)；公共服務(wù)

0 引言

隨著信息時(shí)代的到來，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中發(fā)揮著越來越重要的作用，要求各企業(yè)在公共服務(wù)平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中能夠加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理的重視，切實(shí)提高項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理的水平和質(zhì)量。但是就目前實(shí)際情況來看，不少企業(yè)對(duì)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理的重視程度依然不足，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理出現(xiàn)了不少的問題，嚴(yán)重影響了中小企業(yè)公共服務(wù)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展[1]。因此要求有關(guān)人員能夠?qū)Υ诉M(jìn)行具體的研究，并采取有效的措施進(jìn)行應(yīng)對(duì)。以下本文就項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理為中小企業(yè)公共服務(wù)的問題和對(duì)策進(jìn)行了簡(jiǎn)單的探討。

1 公共服務(wù)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理探析

加強(qiáng)中小企業(yè)公共服務(wù)平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)要求政府能夠從企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行考慮，以省級(jí)服務(wù)為領(lǐng)導(dǎo)，信息技術(shù)為技術(shù)支撐進(jìn)行服務(wù)憑條網(wǎng)絡(luò)項(xiàng)目建設(shè)，并加強(qiáng)服務(wù)設(shè)施、服務(wù)信息以及服務(wù)資源等的全面建設(shè)，以便獲得良好服務(wù)效果[2]。中小企業(yè)公共服務(wù)平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項(xiàng)目包含了多種技術(shù)信息和文件數(shù)據(jù)資料，其形成的檔案全面而真實(shí)地反映了整個(gè)中小企業(yè)公共服務(wù)平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項(xiàng)目的內(nèi)容，做好中小企業(yè)公共服務(wù)平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作可以實(shí)現(xiàn)全省范圍內(nèi)以及全國(guó)范圍信息資源的共享，為政府的各項(xiàng)決策提供必要的科學(xué)依據(jù)。因此必須要求能夠加強(qiáng)對(duì)中小企業(yè)公共服務(wù)平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項(xiàng)目的檔案規(guī)范化管理，為其他各項(xiàng)活動(dòng)奠定有效的資源和信息基礎(chǔ)。

2 中小企業(yè)公共服務(wù)平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀及問題

2.1 重視程度不足

要做好中小企業(yè)公共服務(wù)平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理工作必須要求相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員能夠加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理的認(rèn)識(shí)，了解明白項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理的重要意義，并對(duì)中小企業(yè)公共服務(wù)平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項(xiàng)目各個(gè)階段和環(huán)節(jié)的各項(xiàng)數(shù)據(jù)、資料、文件等進(jìn)行搜集，只有將資料收集完全，才能算是做好了檔案管理工作[3]。但是就當(dāng)前我國(guó)中小企業(yè)公共服務(wù)平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理的實(shí)際情況來看，檔案管理人員由于對(duì)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理工作的重視性認(rèn)識(shí)不足，因此經(jīng)常出現(xiàn)項(xiàng)目檔案信息收集不全面、時(shí)效性等的問題，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案的服務(wù)功能和利用效率大大降低。

2.2 基礎(chǔ)投入不足

中小企業(yè)公共服務(wù)平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理不僅要求建立健全的檔案管理制度，還要求具備一定的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平，如必要的硬件和軟件設(shè)施建設(shè)，這就要求加大對(duì)中小企業(yè)公共服務(wù)平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理的技術(shù)和資金投入。但是就目前來看，這方面的資金和技術(shù)投入均較為不足，導(dǎo)致雖然對(duì)中小企業(yè)公共服務(wù)平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行了檔案管理，但是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)水平較低，無法保證檔案管理的規(guī)范性，軟件系統(tǒng)的可操作性和水平也不強(qiáng)，嚴(yán)重影響了中小企業(yè)公共服務(wù)平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理的發(fā)展。

2.3 檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待提高

項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理要求檔案管理人員必須要具有較強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)，包括精通的業(yè)務(wù)能力以及熟練的計(jì)算機(jī)操作技能等。雖然我國(guó)中小企業(yè)公共服務(wù)平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理人員大部分均在學(xué)校學(xué)習(xí)相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，但是他們平時(shí)接受的培訓(xùn)并不多，導(dǎo)致與時(shí)代脫軌現(xiàn)象嚴(yán)重，對(duì)于目前檔案管理的相關(guān)知識(shí)和內(nèi)容了解不夠清晰，計(jì)算機(jī)操作能力更加有待提高，因此很大程度上限制了中小企業(yè)公共服務(wù)平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理的效率和水平，需要引起重視。

3 中小企業(yè)公共服務(wù)平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理對(duì)策探析

3.1 轉(zhuǎn)變思想觀念

目前大部分人員對(duì)于中小企業(yè)公共服務(wù)平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理的認(rèn)識(shí)仍然不夠清晰，因此導(dǎo)致中小企業(yè)公共服務(wù)平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理的效率不高，檔案管理人員的工作積極性也嚴(yán)重不足。因此，要提高中小企業(yè)公共服務(wù)平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理水平必須要求能夠轉(zhuǎn)變?nèi)藗兊乃枷胗^念，使相關(guān)人員認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目檔案管理規(guī)范化的重要性。項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理首先要求工作人員能夠根據(jù)實(shí)際的工作情況，將項(xiàng)目檔案進(jìn)行合理的分裂，然后進(jìn)行有步驟、有計(jì)劃的規(guī)范[4]。歸檔環(huán)節(jié)是加強(qiáng)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理的重要環(huán)節(jié)，檔案收集人員不僅要在項(xiàng)目前初步羅列檔案歸檔內(nèi)容，在項(xiàng)目完成后還要進(jìn)行仔細(xì)的檢查，并且要保證檔案收集的時(shí)效性、準(zhǔn)確性和全面性，這樣才能夠保證項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范化。收集完項(xiàng)目檔案后，檔案管理人員需要將收集的資料全部輸入電腦，以便實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的網(wǎng)絡(luò)共享。

3.2 完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

加強(qiáng)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理要求有關(guān)單位能夠完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)的完善主要集中在兩個(gè)方面：首先，從硬件上來說，要求單位能夠配置相應(yīng)的計(jì)算機(jī)和電腦設(shè)備，并配置好相關(guān)的安全輔助設(shè)備如消防設(shè)備、防水設(shè)備等；其次，從軟件上來說，要求單位能夠開發(fā)更加先進(jìn)的檔案管理軟件，提高項(xiàng)目檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性。

3.3 提高人員的專業(yè)素質(zhì)

時(shí)代在不斷發(fā)展，要實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理必須要求管理人員能夠跟隨時(shí)代發(fā)展的步伐，學(xué)習(xí)更多新的知識(shí)和技能，如新的項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理方法以及計(jì)算機(jī)操作能力等，因此，要求加強(qiáng)對(duì)單位內(nèi)部檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，以便提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，提高項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理的水平和效率[5]。檔案管理人員不僅需要掌握必要的業(yè)務(wù)能力，還要具備較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)操作能力。而在業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)時(shí)，培訓(xùn)人員需要重視管理人員創(chuàng)新思維的培養(yǎng)，鼓勵(lì)管理人員能夠跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，不斷進(jìn)行管理方法和形式方面的創(chuàng)新。計(jì)算機(jī)操作能力的培養(yǎng)則要求能夠加強(qiáng)管理人員的實(shí)踐上機(jī)操作，保證管理人員能夠熟練地進(jìn)行計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的操作。

4 結(jié)語

綜上所述，中小企業(yè)公共服務(wù)平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理工作對(duì)于提高中小企業(yè)公共服務(wù)平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項(xiàng)目檔案的利用率、實(shí)現(xiàn)資源共享等有著重要的作用和意義，要求能夠提高項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理的水平，為社會(huì)做出更多的貢獻(xiàn)。但是就當(dāng)前實(shí)際情況來看，由于管理人員的規(guī)范化管理意識(shí)較為薄弱以及基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足，加上人員專業(yè)素質(zhì)有待提高，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理的效率較低。基于此，各相關(guān)人員需要轉(zhuǎn)變當(dāng)前的思想觀念，加強(qiáng)對(duì)規(guī)范化管理的重視，并通過提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)以及加大基礎(chǔ)建設(shè)等方式提高管理的效率和提高。

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作者簡(jiǎn)介

趙紅（1974-），重慶，中盟科技有限公司。