事業(yè)單位檔案整理工作的開(kāi)展實(shí)踐微探與創(chuàng)新舉措

徐洪濤

摘 要：受到信息技術(shù)不斷發(fā)展和普及的影響，事業(yè)單位也逐漸開(kāi)始加強(qiáng)對(duì)檔案整理工作的重視，希望能夠借助科學(xué)的管理措施提升檔案整理實(shí)踐效果，結(jié)合先進(jìn)技術(shù)對(duì)檔案整理工作進(jìn)行合理創(chuàng)新，為檔案整理工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展、檔案資源的有效利用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。本文從事業(yè)單位檔案整理開(kāi)展實(shí)踐入手進(jìn)行分析，并嘗試對(duì)創(chuàng)新措施進(jìn)行了適當(dāng)?shù)奶剿鳎Ｍ軌驗(yàn)槭聵I(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化發(fā)展提供相應(yīng)的支持。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案整理；實(shí)踐；創(chuàng)新

對(duì)事業(yè)單位檔案整理工作實(shí)施規(guī)范化管理是新時(shí)期提升檔案資源有效利用率的必然要求，只有結(jié)合先進(jìn)技術(shù)加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案整理工作的創(chuàng)新，才能夠提升事業(yè)單位檔案整理工作質(zhì)量，為檔案資源的有效利用提供相應(yīng)的支持。因此事業(yè)單位檔案管理部門(mén)在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中一定要加強(qiáng)對(duì)檔案整理的重視，在明確檔案整理實(shí)踐工作內(nèi)容的基礎(chǔ)上結(jié)合先進(jìn)技術(shù)和理念的應(yīng)用探索合理的創(chuàng)新措施，為檔案整體質(zhì)量的提升以及檔案資源的有效利用提供堅(jiān)實(shí)的保障。

1 事業(yè)單位檔案整理工作實(shí)踐內(nèi)容

檔案整理工作簡(jiǎn)單的說(shuō)就是將檔案按照檔案的內(nèi)容、特征和形式等進(jìn)行合理加工的過(guò)程。一般來(lái)說(shuō)，檔案整理工作包含兩個(gè)層面的思想，即結(jié)合檔案具體內(nèi)容按照檔案知識(shí)條理對(duì)檔案進(jìn)行歸類(lèi)；結(jié)合檔案記載內(nèi)容的主要方式和載體形式對(duì)檔案進(jìn)行合理歸類(lèi)，在事業(yè)單位的檔案管理工作中，這兩個(gè)層面上的整理思想往往協(xié)同進(jìn)行。

事業(yè)單位在開(kāi)展檔案整理工作的過(guò)程中，應(yīng)該明確檔案整理的具體內(nèi)容，只有明確內(nèi)容才能夠保證事業(yè)單位檔案整理工作的方向，切實(shí)提升事業(yè)單位檔案整理實(shí)踐質(zhì)量。具體而言，事業(yè)單位檔案整理工作主要由檔案的分類(lèi)、排列、編目和組卷等幾個(gè)項(xiàng)目組成[1]。其中排列和編目能夠結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行具體的劃分，具體工作流程為對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、對(duì)檔案加以組卷、對(duì)檔案文件加以排列、對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行合理編目、排列案卷、編制案卷目錄、在庫(kù)房中排架等，保證這些環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量，事業(yè)單位檔案整理工作實(shí)踐就能夠取得良好的成果。

同時(shí)，按照我國(guó)相關(guān)法律的規(guī)定，事業(yè)單位檔案整理工作實(shí)踐一般涉及到兩個(gè)主要的工作環(huán)節(jié)，即第一環(huán)節(jié)應(yīng)該在形成檔案文件的部門(mén)對(duì)檔案文件進(jìn)行組卷、排列、編目等，第二環(huán)節(jié)則應(yīng)該在檔案管理部門(mén)對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)整理和排架，這樣，在不同環(huán)節(jié)分工開(kāi)展檔案整理工作后，檔案整理的有序性和條理化能夠得到明顯的增強(qiáng)。

此外，事業(yè)單位的檔案整理人員應(yīng)該認(rèn)識(shí)到，檔案整理工作質(zhì)量對(duì)檔案使用者的檢索結(jié)果以及檔案資源的有效利用產(chǎn)生著極其重要的影響。所以檔案整理人員在工作實(shí)踐中應(yīng)該明確自身崗位責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)檔案整理工作的重視，通過(guò)合理的整理逐步提升檔案整理工作質(zhì)量，為檔案資源的有效利用創(chuàng)造條件[2]。簡(jiǎn)言之，在當(dāng)前檔案資源得到廣泛應(yīng)用的社會(huì)背景下，事業(yè)單位以及事業(yè)單位中的檔案整理人員只有明確檔案整理的重要性，并加強(qiáng)對(duì)檔案整理實(shí)踐的重視，才能夠促使檔案整理實(shí)踐質(zhì)量得到逐步的提升，為事業(yè)單位檔案管理水平的整體性強(qiáng)化創(chuàng)造條件。

2 事業(yè)單位的檔案整理原則

事業(yè)單位的檔案整理工作具有一定的特殊性，不僅檔案數(shù)量龐大，并且檔案資源也相對(duì)重要，因此在對(duì)事業(yè)單位檔案進(jìn)行整理的過(guò)程中應(yīng)該堅(jiān)持科學(xué)的管理原則，即按照檔案的形成規(guī)律，保持檔案資料的有機(jī)聯(lián)系，為檔案的管理、保密和使用提供一定的支持。基于這一原則，事業(yè)單位檔案整理人員在工作中應(yīng)該注意檔案與各個(gè)工作環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系，然后按照檔案的形成規(guī)律對(duì)不同形式的檔案加以區(qū)分，為檔案管理工作創(chuàng)造條件[3]。同時(shí)，為了方便檔案的保密、管理和使用，檔案整理人員在開(kāi)展檔案整理工作的過(guò)程中應(yīng)該明確不同檔案的保密等級(jí)、應(yīng)用范圍以及管理?xiàng)l件等，促使檔案管理人員能夠結(jié)合檔案整理結(jié)果對(duì)檔案實(shí)施科學(xué)的管理，為事業(yè)單位檔案資源的有效利用創(chuàng)造良好的條件。這樣，檔案整理人員在工作中堅(jiān)持科學(xué)的整理原則，檔案整理質(zhì)量必然能夠得到顯著的提升，促使事業(yè)單位檔案管理工作在新時(shí)期獲得新的發(fā)展。

3 對(duì)事業(yè)單位檔案整理工作進(jìn)行合理創(chuàng)新的措施

新時(shí)期社會(huì)的發(fā)展以及信息技術(shù)在各行各業(yè)中的廣泛應(yīng)用促使事業(yè)單位的檔案整理工作發(fā)生了一定的變化，事業(yè)單位中的檔案管理人員要想加強(qiáng)檔案整理質(zhì)量，為檔案資源的高效利用提供一定的支持，就應(yīng)該結(jié)合先進(jìn)的技術(shù)和理念探索檔案整理工作優(yōu)化創(chuàng)新的措施，進(jìn)而借助科學(xué)的檔案整理，為檔案資源的利用提供一定的支持，為事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化開(kāi)展創(chuàng)造良好的條件。具體而言，在信息時(shí)代背景下，檔案工作也逐漸開(kāi)始迎來(lái)了信息化、現(xiàn)代化和數(shù)字化時(shí)代，并且隨著信息技術(shù)在檔案工作中的廣泛應(yīng)用以及電子文件、數(shù)字檔案的產(chǎn)生，檔案信息化和現(xiàn)代化建設(shè)逐漸開(kāi)始對(duì)檔案整理工作產(chǎn)生一定的影響，傳統(tǒng)的檔案整理工作已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足新時(shí)期檔案信息化、現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展需求，因此檔案整理工作人員必須結(jié)合時(shí)代要求以及事業(yè)單位檔案整理工作的實(shí)際情況對(duì)檔案整理工作進(jìn)行合理創(chuàng)新，為事業(yè)單位檔案資源的有效利用提供良好的支持[4]。一般來(lái)說(shuō)，在對(duì)檔案整理工作進(jìn)行創(chuàng)新的過(guò)程中，檔案整理人員應(yīng)該在堅(jiān)持傳統(tǒng)的基礎(chǔ)上引進(jìn)先進(jìn)的檔案整理思維模式和具體方法，促使檔案整理工作的創(chuàng)新能夠在新時(shí)期取得良好的發(fā)展成效。

在具體操作方面，結(jié)合事業(yè)單位的檔案整理工作實(shí)踐，一方面，檔案整理人員在對(duì)整理工作進(jìn)行創(chuàng)新的過(guò)程中可以按照檔案的應(yīng)用價(jià)值對(duì)檔案加以整理，明確能夠在事業(yè)單位使用的檔案資源、能夠在事業(yè)單位外部使用的檔案資源，并按照這一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，為檔案資源創(chuàng)造更大的利用空間，促使事業(yè)單位在檔案管理工作中可以采用開(kāi)放服務(wù)模式，實(shí)現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化共享。另一方面，事業(yè)單位在實(shí)施檔案整理的過(guò)程中應(yīng)該結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用引入現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)，借助先進(jìn)的檔案整理軟件輔助檔案整理工作的開(kāi)展，逐步提升檔案整理的工作效率和效果，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案整理工作的有序性和規(guī)范性，為檔案資源的有效利用提供相應(yīng)的保障[5]。此外，在對(duì)檔案整理工作進(jìn)行合理創(chuàng)新的過(guò)程中，事業(yè)單位應(yīng)該注意關(guān)注對(duì)檔案整理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，促使檔案整理人員的專(zhuān)業(yè)能力能夠滿(mǎn)足檔案整理工作的創(chuàng)新要求，促進(jìn)檔案整理創(chuàng)新取得良好的成果。這樣，借助動(dòng)態(tài)的檔案服務(wù)創(chuàng)新，事業(yè)單位的檔案整理工作質(zhì)量必然能夠得到顯著的提升，進(jìn)而為事業(yè)單位檔案資源的使用以及檔案資源在事業(yè)單位外部的使用提供一定的支持，為事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化開(kāi)展提供堅(jiān)實(shí)的保障。

4 結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)的發(fā)展以及檔案資源應(yīng)用范圍的拓展，事業(yè)單位檔案管理部門(mén)也應(yīng)該逐漸認(rèn)識(shí)到檔案整理工作的重要性，在新時(shí)期結(jié)合先進(jìn)的技術(shù)和科學(xué)的檔案整理工作理念對(duì)檔案整理工作進(jìn)行合理創(chuàng)新，為檔案管理工作的優(yōu)化開(kāi)展提供相應(yīng)的支持。唯有如此，事業(yè)單位檔案整理工作的作用才能夠得到一定的發(fā)揮，為促進(jìn)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的優(yōu)化開(kāi)展貢獻(xiàn)一定的力量。

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