辦公室檔案管理的有效性與工作效率提升方式解讀

劉濱

摘 要：在辦公室各項管理工作中，檔案管理工作最為重要，因為對檔案的管理效率高低會直接影響到其它各項工作的順利開展。現(xiàn)代辦公室檔案管理工作應該做到工作職能與思想行為相結(jié)合，突出特色，創(chuàng)新機制，走信息化建設(shè)路線。本文圍繞縣級辦公室檔案管理工作，解讀縣級地區(qū)在該方面開展的有效性與工作效率提升方式。

關(guān)鍵詞：檔案管理工作；縣級辦公室；有效性；工作效率提升；創(chuàng)新；信息化

對縣級辦公室而言，提高檔案管理工作效率，爭取與城市同步，一定要做到不斷改進管理方法，引進先進的信息化管理技術(shù)，同時確保檔案管理的真實性與完整性，意識到檔案管理工作對于縣域地方發(fā)展的重要性。

1 縣級辦公室檔案管理的有效性分析

目前我國正在大力推行城鎮(zhèn)化建設(shè)，縣級辦公室作為市以下級別的政府直屬單位，有必要提高工作效率，特別是注重辦公室檔案管理工作的有效性。

1.1 對時代發(fā)展適應的迫切要求

縣級辦公室檔案管理的有效性之一就是它是作為新時代信息產(chǎn)業(yè)背景下的重要構(gòu)成部分，為縣級地區(qū)政府工作人員查閱信息、調(diào)查資料提供了巨大便利，提高了辦公室工作效率。尤其是信息技術(shù)的廣泛加入，也讓縣級辦公室檔案管理工作的自身地位更加突出?？h級辦公室應該注重與時俱進，更好為縣域人民服務，充分重視檔案管理工作的重要性，最重要的是要把縣級檔案管理工作與社會實際結(jié)合起來，體現(xiàn)工作價值，將其放在社會需要的第一位，體現(xiàn)其在縣域整體社會服務工作中的有效性。

1.2 對檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展

檔案管理工作無論在哪里都講求持續(xù)性和連貫性，縣級辦公室相對城市而言資源有限，應該采取符合自身實際狀況與縣域發(fā)展要求的管理手段來展開工作，合力維持檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展態(tài)勢?？h級辦公室要明確一點，那就是檔案管理工作不是一次性形成的，它的形成一定存在具體的時間性與歷史性，這些都是確保檔案管理完整性的關(guān)鍵。所以為了促進檔案管理工作的有效可持續(xù)發(fā)展特性，一定要提高辦公室檔案管理人員綜合素質(zhì)，全面提高檔案管理效率。

1.3 對國民經(jīng)濟、社會協(xié)調(diào)的有利輔助

縣級檔案管理工作的第3點有效性就是它促進了國民經(jīng)濟與社會協(xié)調(diào)發(fā)展進程。這主要是因為社會發(fā)展與經(jīng)濟進步都是無法離開檔案的。所以縣級辦公室一定要抓緊檔案管理工作發(fā)展，以此來間接推動縣域經(jīng)濟，爭取早日實現(xiàn)城鎮(zhèn)一體化發(fā)展目標?？h級辦公室要明確檔案就是對過去的記錄，對未來的參考，要時刻都體現(xiàn)它的有效性存在價值，做好檔案管理工作的每一個細節(jié)[1]。

2 縣級辦公室檔案管理工作效率提升的有效途徑

縣級辦公室檔案管理工作要走信息化路線，也要走基層群眾路線，本文主要從這兩大層面來探討它的管理工作效率提升有效途徑。

2.1 基于信息層面的檔案管理工作效率提升途徑

實質(zhì)上，我國縣級辦公室在檔案管理工作方面還在沿襲走老路，用傳統(tǒng)方式管理檔案，這在先進社會已經(jīng)落伍，應該在檔案管理方面走現(xiàn)代化路線，這其中就包括管理內(nèi)容與管理技術(shù)手段的全面現(xiàn)代化?？h級辦公室應該加大資金投入力度，做到對檔案收集、整理、存儲、保存管理的一體化進程，建設(shè)現(xiàn)代化庫房和檔案保護技術(shù)，計算機管理檔案，大力開發(fā)檔案信息資源利用進程，走電子文件歸檔和電子檔案管理路線。另外，像縮微技術(shù)、激光光盤技術(shù)、靜電復印技術(shù)、3D打印技術(shù)也應該融入到檔案管理工作當中，實現(xiàn)對檔案管理的現(xiàn)代化解決途徑，解決傳統(tǒng)中無法徹底解決的檔案管理問題。

再一點，要充分利用頗為人性化的人工智能技術(shù)，有效通過計算機技術(shù)來延伸技術(shù)人員智能水平，通過它們來解決對檔案的收集與分類問題，推動縣級檔案智能化管理發(fā)展進程。

最后，要結(jié)合數(shù)字化多媒體檔案信息管理核心，結(jié)合光盤存儲技術(shù)、計算機網(wǎng)絡技術(shù)、寬帶數(shù)據(jù)通信傳輸技術(shù)來為用戶提供共享式多媒體檔案信息資源庫，實現(xiàn)對檔案的全媒體完整數(shù)據(jù)管理模式，豐富檔案開發(fā)利用手段，加快檔案信息化管理的規(guī)范化路徑，同時對某些縣內(nèi)辦公室的珍貴檔案原件進行有效的數(shù)字化保護[2]。

2.2 基于縣級辦公室組織內(nèi)部與外部基層的檔案管理工作效率提升途徑

縣級辦公室要圍繞自身組織內(nèi)部與外部基層來展開一系列的檔案管理工作效率優(yōu)化方式，本文主要提出以下4點。

1制定文件，扎實培訓

縣級辦公室在檔案管理工作中一定要避免少走彎路，要實現(xiàn)事半功倍的工作效果。為此應該多走出去，向其他單位借鑒學習，更應該制定和引發(fā)相關(guān)業(yè)務文件，創(chuàng)建示范縣發(fā)展體系，扎實搞好縣內(nèi)相關(guān)業(yè)務培訓工作，對檔案人員進行具體的、有針對性的全面培訓。

2配合上級部門，做好協(xié)作工作

應該以縣級辦公室為核心，推動全縣建設(shè)檔案工作向前發(fā)展，為此，應該在縣內(nèi)各級涉農(nóng)部門構(gòu)建聯(lián)動機制，確保他們各司其職，制定契合于縣域發(fā)展現(xiàn)狀與實際政務工作的《檔案管理辦法》、《檔案管理實施細則》，建立全面的檔案管理工作制度，并開展基于基層治理與集成民主建設(shè)的縣級公共服務活動和社會管理改革活動。做好檔案管理中有關(guān)職工管理、企業(yè)管理乃至土地管理、林權(quán)管理方面的相關(guān)內(nèi)容，并對專項活動所形成的文件材料進行有效歸檔，確保檔案質(zhì)量要求，也要確保檔案管理工作與其它工作之間的部署協(xié)調(diào)關(guān)系，爭取做到縣級辦公室的各項工作同實施、同完成。

3突出管理特色，創(chuàng)新管理機制

縣級辦公室的檔案管理工作一定要做到積極穩(wěn)妥，要從縣域發(fā)展的大局觀來考慮問題，即確立多個鄉(xiāng)鎮(zhèn)和社區(qū)來作為檔案管理建設(shè)試點，共同為新農(nóng)村建設(shè)檔案工作添磚加瓦。為了突出縣級辦公室檔案工作管理特色和創(chuàng)新機制，本文提出兩點創(chuàng)新做法。

首先，可以考慮將縣級集體林權(quán)制度改革檔案提前接收入館。這樣做也是為了積極主動和提早謀劃縣內(nèi)林改工作，指導林改材料的快速形成、完整收集和妥善整理。例如某縣級辦公室就按照相關(guān)業(yè)務標準對林改檔案進行了整理規(guī)范，將縣內(nèi)的6000卷檔案直接移交到縣檔案館保存，基本確保了林改檔案的安全與完整，更方便從業(yè)人員及老百姓隨時查閱。該縣由于林改檔案成績出色，還被國家林業(yè)局評為了“林改百強典型縣”。

其次是可以考慮將婚姻登記檔案提前接收入館。縣級辦公室應該成立成立專門的縣級婚姻登記處，方便老百姓生活?？h級辦公室應該主動聯(lián)系縣婚姻登記處，將每年所形成的婚姻登記檔案接收入館，確保檔案管理的安全性，同時也非常利于老百姓利用查看。

以上兩點涉及民生的話題都是現(xiàn)如今地方或縣級辦公室在檔案管理方面需要作出的改變，這樣做才能使民生檔案管理更加規(guī)范，也更有利于百姓的日常學習、工作與生活穩(wěn)定。

4完善“三農(nóng)”檔案信息資源

縣級辦公室目前都已經(jīng)建立了公眾信息網(wǎng)，也要通過這一網(wǎng)絡來實現(xiàn)“三農(nóng)”教育。圍繞縣域老百姓所關(guān)注的話題開展“三農(nóng)”政策方針、政務信息、檔案法規(guī)、檔案業(yè)務指示與查檔指南的相關(guān)教育，通過互聯(lián)網(wǎng)平臺來宣揚和發(fā)布相關(guān)信息資源，實現(xiàn)權(quán)限檔案的資源共享，這也是縣級辦公室完善“三農(nóng)”檔案信息資源管理工作與宣傳工作的最佳手段[3]。

3 總結(jié)

縣級辦公室檔案管理工作開展應該與各方都有密切關(guān)系，所以管理人員一定要注意并把握這一點，走好基層組織和信息化發(fā)展路線，創(chuàng)新管理辦法，突出管理個性，走現(xiàn)代化檔案管理路線，并積極響應上級號召，有效部署，實現(xiàn)縣級辦公室檔案管理與縣域經(jīng)濟發(fā)展的共同推進。

參考文獻

[1] 王瑕.分析提高辦公室檔案管理工作效率[J].辦公室業(yè)務，2014（1）：78.

[2] 張曉光.試論如何改進辦公室檔案管理工作[J].黑龍江科技信息，2013（9）：141.

[3] 試論如何改進辦公室檔案管理工作[J].黑龍江科技信息，2013（9）：141.