基于移動終端的高校檔案管理信息化系統(tǒng)建設探討

竇莉

摘 要：隨著計算機信息網(wǎng)絡技術和數(shù)據(jù)庫技術在檔案管理方面的應用，基于移動終端的高校檔案信息化建設成為檔案工作進一步發(fā)展的必然趨勢。本文就高校檔案管理信息化建設的主要內(nèi)容及完善和落實檔案管理信息化的關鍵問題進行了探討，提出建立基于移動終端的高校檔案管理信息化系統(tǒng)的必要性。

關鍵詞：高校檔案管理；信息化；移動終端

1引言

在科學技術迅速發(fā)展的今天，檔案管理數(shù)字化與網(wǎng)絡化已成為一種必然的趨勢。隨著移動通訊設備的不斷豐富，特別是在高校，筆記本電腦和智能手機相當普及，很多地方都可接入移動互聯(lián)網(wǎng)，這就為基于移動終端的高校檔案管理信息化建設奠定了基礎。

高校檔案管理信息化是學校管理工作的重要組成部分。高校檔案管理的信息化建設對于促進高校檔案的改革創(chuàng)新具有十分重大的意義，做好檔案管理信息化建設的工作，也是高校的重要工作之一。[1] 特別是開展基于移動終端的高校檔案管理信息化建設的研究，是當前高校教學和科研的需要，它將為其他行業(yè)的檔案管理提供參考和借鑒。

2高校檔案管理信息化建設的主要內(nèi)容

高校檔案是指：“高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接的，對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”。[2]

高校檔案管理信息化建設的主要內(nèi)容包括基礎設施建設、應用系統(tǒng)開發(fā)、檔案信息資源整合、標準規(guī)范以及安全保障體系等四個方面的建設。[3] 學校應把加快高校檔案管理信息化建設的步伐這個問題提到議事日程上來，主要應從以下三個方面考慮。

2.1配置相應的專用硬件設備

目前高校對于檔案管理信息化建設硬件方面的專門投入相對來說很少，一般都是與學校的網(wǎng)絡建設同步，因此，用普通或低檔計算機作為檔案管理服務器的情況非常普遍。計算機僅作為存儲和上網(wǎng)工具使用，且一體化進程緩慢，這對檔案管理信息化的建設速度造成了制約。

檔案管理中的電子文件等數(shù)據(jù)不僅要在本地存儲和備份，而且還要進行異地備份，為確保其安全性，要求硬件配置完善，因此要使用專用的硬件設備專門存儲或備份電子文檔，從而達到通過專門的相關硬件設備進行發(fā)送和接收檔案管理信息。

同時，要安裝網(wǎng)絡防火墻，進行內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)隔離，對訪問進行控制和文檔加密，對用戶訪問進行認證等，以確保檔案信息傳遞的安全。

2.2建立基于移動終端的高校檔案管理信息化系統(tǒng)

依據(jù)《檔案法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等相關政策法規(guī)，將學校已有的電子文件和各單位檔案部門提供的檔案按類歸檔，并及時錄入相應的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，這樣不僅能夠避免資源的流失，而且還能進行資源整合。通過計算機信息技術、網(wǎng)絡技術和數(shù)據(jù)庫技術對檔案資料加以科學整理和分類，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和快速查詢，建立基于移動終端的高校檔案管理信息化系統(tǒng)，以方便用戶用筆記本和手機進行訪問。

2.3開通檢索服務

在組織上、技術上和人員上做好準備，設立專門檔案服務中心，為各單位提供所需的檔案信息，同時提供多項并高效的規(guī)范和標準化的服務。

做好檔案網(wǎng)站的建設，使之操作簡便，易于推廣和維護；管理界面友好并具有多種查詢功能；內(nèi)容可及時更新，并可修補漏洞；具有較高的兼容性。

3完善檔案管理信息化落實的關鍵問題

為了加快高校檔案管理信息化的步伐，應做好兩個方面的工作。一是加強檔案管理人員的培訓；二是制定相應的規(guī)章制度。

3.1加強檔案管理人員的培訓

在基于移動終端的高校檔案管理模式中的信息化建設

中，會遇到許多新技術和新問題。就目前從事檔案信息化管理人員而言，有相當一部分人員的知識水平和能力跟不上其建設速度。因此，高校應當加強對檔案管理人員的培養(yǎng)和教育，使其能夠充分掌握相關的操作技術。[4]

3.2制定相應的規(guī)章制度

合理而科學的規(guī)章制度是完善和促進檔案管理信息化落實的關鍵。[5] 目前，檔案管理制度的不完善使得檔案管理存在檔案信息不完整、查詢比較困難的情況，這不僅影響了檔案管理的效率，同時也使檔案管理應有功能的發(fā)揮受到了影響。制定相應的檔案管理規(guī)章制度，并給予具體的指導是非常必要的。

3.2.1對檔案工作進行必要的約束

明確檔案管理過程，制定檔案管理相應的詳細流程，進行標準化管理。

3.2.2責任到人

建立檔案管理責任制度，將管理責任落實到每一個檔案管理人員身上，提高檔案管理的水平和效率。

4結(jié)語

縱觀高校檔案工作的發(fā)展，開展基于移動終端的高校檔案管理模式中的信息化建設是非常必要的。在今后高校檔案 管理中，配置相應的專用硬件設備、建立基于移動終端的高校檔案管理信息化系統(tǒng)和開通檢索服務是其主要的建設內(nèi)容。加強檔案管理人員的培訓和制定相應的規(guī)章制度對檔案管理工作給予約束和具體的指導是刻不容緩的工作。

參考文獻：

【1】賈曉宇.高校檔案管理信息化建設的思考[J].赤峰學院學報.2015，31（1）：181-182.

【2】吳亞平，高校檔案管理信息化建設的問題與對策[J].科教導刊.2015（3）：17-18.

【3】許惠瑋.高校檔案管理模式中的信息化建設[J].卷宗，2013，3（11）：42-43.

【4】權寶.新時期高校檔案管理信息化建設研究[J].卷宗，2015，5（7）：61-61.

【5】馮玉成.高校檔案管理信息化建設方案探討[J].內(nèi)蒙古電大學刊，2015，（1）：97-98.

天津市檔案局科技項目，項目編號2016-R-05