檔案信息化建設(shè)存在問題及解決對(duì)策

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)的迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)被人們普遍應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，并成為人們生活、工作中不可或缺的重要工具。在檔案管理方面也不例外，各級(jí)檔案部門為提高檔案管理的質(zhì)量，進(jìn)行了檔案信息化建設(shè)，經(jīng)過近幾年快速發(fā)展，取得了重要成果，但是還存在著不足之處。對(duì)檔案信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)問題的研究分析、處理，有助于提高檔案信息化建設(shè)質(zhì)量，提升檔案管理質(zhì)量，便于社會(huì)公眾的查詢使用。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化；問題；對(duì)策；探討

檔案信息化建設(shè)是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。

1 檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

（一）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件，只有建設(shè)先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。

（二）檔案信息資源建設(shè)。檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作。檔案信息是國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設(shè)取得成敗的關(guān)鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。檔案信息資源建設(shè)主要內(nèi)容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設(shè)主要形式包括館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫建設(shè)、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫建設(shè)。

（三）應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益和檔案信息服務(wù)的效果。

（四）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。是對(duì)電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實(shí)施的過程。檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相當(dāng)于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對(duì)于確保計(jì)算機(jī)管理的檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全、暢通，具有十分重大的意義。

（五）人才隊(duì)伍建設(shè)。檔案信息化建設(shè)，人才是關(guān)鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業(yè)人才，計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。

2 檔案信息化建設(shè)存在的問題

（一）功能不健全，比較單一。目前，各種數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)仍然利用傳統(tǒng)的管理模式，主要用于檔案查詢功能，僅僅是管理和利用手段的變化。缺少一套適合計(jì)算機(jī)系統(tǒng)檔案管理的規(guī)范，不利于檔案信息的查詢利用，以及對(duì)檔案信息進(jìn)行更深層次的統(tǒng)計(jì)分析。

（二）缺少規(guī)范的電子文檔管理標(biāo)準(zhǔn)和制度。隨著電子政務(wù)的廣泛使用，電子文件的大量產(chǎn)生，由于缺少管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等環(huán)節(jié)的監(jiān)督指導(dǎo)不到位，致使歸檔電子文件不完整、不及時(shí)。

（三）檔案信息資源分散，未能實(shí)現(xiàn)資源信息共享。由于信息需求量的增加，人們的注意力就不只局限于某一方面，而會(huì)更多地注意到檔案部門之間的聯(lián)系，著眼于檔案信息與其他信息的聯(lián)系，由于管理體制的問題，檔案管理存在條塊分割、橫向聯(lián)系堵塞，各系統(tǒng)間溝通少，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不統(tǒng)一，造成檔案信息交流困難的現(xiàn)象。

（四）人們的檔案意識(shí)淡薄，使檔案信息化缺乏應(yīng)有的精神動(dòng)力，良好的檔案意識(shí)是檔案信息化建設(shè)的有力推動(dòng)。只有具有良好的檔案意識(shí)，才能真正有從社會(huì)信息的角度去看待檔案，才能有把檔案信息融入于社會(huì)信息系統(tǒng)的具體行動(dòng)。

（五）信息化檔案應(yīng)用系統(tǒng)存在著網(wǎng)絡(luò)安全問題。 信息化檔案是通過計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)向社會(huì)公眾提供高效快捷的檔案信息服務(wù)，由于缺少一套完整的安全措施，容易遭到黑客的攻擊和病毒的入侵，使數(shù)據(jù)和應(yīng)用系統(tǒng)受到破壞，系統(tǒng)不能保持正常運(yùn)轉(zhuǎn)，信息在傳輸?shù)倪^程中重要信息被泄漏或修改。

3 檔案信息化建設(shè)過程中存在問題的解決對(duì)策

（一）增強(qiáng)檔案管理人員的信息化管理意識(shí)。通過各種形式，加大對(duì)法規(guī)和法律的宣傳力度，增強(qiáng)檔案管理人員對(duì)檔案的管理意識(shí)，明白檔案文件的歸檔和累積是他們的重要工作。另外，培養(yǎng)人們良好的檔案意識(shí)，增強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)價(jià)值的認(rèn)識(shí)，提高檔案信息化建設(shè)質(zhì)量。

（二）明確檔案信息建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。按照國家推薦的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，并根據(jù)自身發(fā)展的需求和特點(diǎn)來制定內(nèi)部的管理標(biāo)準(zhǔn)體系，在實(shí)踐中不斷進(jìn)行完善。檔案目錄數(shù)據(jù)庫，應(yīng)既符合國家的標(biāo)準(zhǔn)，又有利于實(shí)際操作。應(yīng)對(duì)各立檔單位文件及檔案的內(nèi)容、著錄項(xiàng)目、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和格式等作出統(tǒng)一的規(guī)定，還要對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫管理的軟件、硬件的文檔格式、數(shù)據(jù)指標(biāo)等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范。使得將來電子目錄入檔案館之后能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，解決因軟件的不同而帶來的數(shù)據(jù)無法轉(zhuǎn)換或者不能讀取的問題。

（三）加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。加大資金投入，增上計(jì)算機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等數(shù)字加工設(shè)備，為檔案信息化建設(shè)提高可靠保障。安裝網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，構(gòu)建信息數(shù)據(jù)庫，確保資檔案資源共享及信息交換，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)持續(xù)穩(wěn)固向前發(fā)展。

（四）構(gòu)建完善的檔案信息資源共享系統(tǒng)。充分能利用網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字加工設(shè)備，對(duì)檔案資源文件進(jìn)行歸檔和鑒定，并予以監(jiān)督，防止出現(xiàn)歸檔不及時(shí)、不規(guī)范和不完善的現(xiàn)象。建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，打破各自為政局面，使資源共享得以實(shí)現(xiàn)，讓使用者能夠更方便的獲取檔案信息資源，并獲取核心內(nèi)容。借助信息資源的網(wǎng)絡(luò)化管理，最終形成一個(gè)更大的信息系統(tǒng)，建立一個(gè)范圍更大的信息管理體制，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。由于檔案的信息資源是社會(huì)發(fā)展和國民經(jīng)濟(jì)重要的戰(zhàn)略資源，利用和開發(fā)信息資源是對(duì)案資源能更有效的為社會(huì)提供服務(wù)。

（五）不斷建設(shè)完善各類信息化建設(shè)應(yīng)用系統(tǒng)。一是開發(fā)利用功能更加齊全的檔案管理系統(tǒng)軟件，提高檔案信息的數(shù)字化和電子化，為檔案管理人員加工檔案提供便利，為社會(huì)提供高效、快捷的服務(wù)。二是定期對(duì)應(yīng)用軟件進(jìn)行升級(jí)，提高系統(tǒng)的應(yīng)用能力。三是建設(shè)檔案網(wǎng)站，通過網(wǎng)頁的形式，向社會(huì)提供檔案信息的網(wǎng)上咨詢、查找。

（六）建設(shè)安全的網(wǎng)絡(luò)防御系統(tǒng)。一是嚴(yán)格執(zhí)行身份認(rèn)證和權(quán)限管理制度，運(yùn)用動(dòng)態(tài)口令 、身份認(rèn)證等形式，加強(qiáng)檔案的安全保密。二是配置新型防火墻產(chǎn)品，配備入侵檢測(cè)系統(tǒng)和信息傳輸加密產(chǎn)品，安裝防病毒系統(tǒng)。三是建設(shè)備份與災(zāi)難恢復(fù)系統(tǒng)，保證檔案信息在遭受攻擊后，迅速恢復(fù)。另外，可將檔案信息存儲(chǔ)在專用服務(wù)器上面，確保其具備自動(dòng)備份的功能，與此同時(shí)還需定期對(duì)其進(jìn)行刻錄備份處理。

（七）建設(shè)一支專業(yè)技術(shù)雄厚的技術(shù)人才隊(duì)伍。對(duì)管理人員進(jìn)行有針對(duì)性的教育，讓他們能具備良好的業(yè)務(wù)水平、紀(jì)律觀念、思想品質(zhì)。注意確保管理人員的穩(wěn)定性，進(jìn)而保證檔案管理工作能連續(xù)進(jìn)行；有組織有計(jì)劃的安排管理人員學(xué)習(xí)新知識(shí)；根據(jù)檔案管理對(duì)軟硬件的相關(guān)要求，對(duì)復(fù)合型人才的培養(yǎng)和引進(jìn)予以重視。

作者簡(jiǎn)介

王彩云（1971-），女，山東省棗莊市公路管理局206國道嶧城收費(fèi)處，從事檔案管理工作。