試論文檔一體化計(jì)算機(jī)管理在檔案現(xiàn)代化管理中的作用

摘 要：任何企業(yè)或事業(yè)單位都離不開檔案管理，而文檔管理的一體化是帶來很多方便的。文件檔案管理現(xiàn)代化是改變?cè)瓉淼墓芾砟Ｊ?，改變手寫、檔案類管理模式的現(xiàn)代化管理模式，是由計(jì)算機(jī)編譯，將相關(guān)文件掃描成計(jì)算機(jī)，整體規(guī)劃布置，使用方便，更加減少占用空間，最重要的是為企業(yè)發(fā)展提供一個(gè)非常方便的支持服務(wù)。文檔一體化計(jì)算機(jī)管理在促進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理中的作用不容忽視。

關(guān)鍵詞：文檔一體化；計(jì)算機(jī)管理；現(xiàn)代化管理

1 企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的重要性

1.1 檔案管理的概念

檔案管理是一個(gè)非常復(fù)雜的工作，分為多個(gè)步驟和層次，首先要按類別對(duì)文件進(jìn)行分類，然后對(duì)每一個(gè)類別的文件的重要性進(jìn)行調(diào)整，然后對(duì)檔案的基本信息進(jìn)行整理和總結(jié)，最后把檔案歸檔到各個(gè)區(qū)域，定期檢查檔案的完整性。所以檔案管理工作是一項(xiàng)管理性的工作。雖然研究檔案館部門、編輯等活動(dòng)，但目標(biāo)是使企業(yè)更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，具有一定的服務(wù)性。文件的形成、傳遞、處理、管理和檔案的收集、整理、標(biāo)識(shí)、保管和使用環(huán)節(jié)，統(tǒng)籌按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一管理。這就需要建立統(tǒng)一的文檔管理機(jī)制，使檔案管理與檔案管理有機(jī)結(jié)合，整合管理。還需要將公文這一文檔實(shí)體從生成、流轉(zhuǎn)，歸檔到銷毀或永久保存的整個(gè)過程進(jìn)行全面一體化管理。文件整合理論的形成經(jīng)歷了一個(gè)漫長的過程。

1.2 文檔一體化計(jì)算機(jī)管理的現(xiàn)狀

檔案管理體制逐步完善，形成統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理體系；但是，檔案管理工作還是很難滿足社會(huì)的需求，差距主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）基層檔案管理不平衡。文件管理系統(tǒng)不完善。管理機(jī)制不好行使職權(quán)。檔案管理部門沒有專業(yè)書籍，沒有文件規(guī)范操作，沒有專業(yè)人員。一是缺乏檔案管理意識(shí)。對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)識(shí)不夠。在人們的心目中，檔案部門是一個(gè)無足輕重的單位，不重要。有領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，只要經(jīng)濟(jì)建設(shè)就行，檔案工作質(zhì)量沒關(guān)系。由于缺乏領(lǐng)導(dǎo)支持，檔案管理工作沒有得到很大的發(fā)展。

（2）管理模式陳舊。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，新事物層出不窮，記錄形式和內(nèi)容紛繁復(fù)雜，檔案范圍進(jìn)一步擴(kuò)大。然而，大多數(shù)單位跟不上檔案管理的發(fā)展。文件管理部門不能用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理服務(wù)，但一直采用傳統(tǒng)的操作模式。

（3）機(jī)關(guān)檔案管理存在問題。一般權(quán)限僅限于紙質(zhì)文件的管理，電子信息統(tǒng)一集中，無需錄入，無需電子處理。檔案信息的影響，檔案信息資源不能共享優(yōu)勢(shì)。

（4）企業(yè)檔案管理存在問題。企業(yè)檔案工作反映了生產(chǎn)、經(jīng)營和科研的重大活動(dòng)，但由于缺乏計(jì)算機(jī)化，許多企業(yè)的內(nèi)部檔案資源無法共享。影響了企業(yè)內(nèi)部各部門之間的信息互用。

2 文檔一體化計(jì)算機(jī)管理現(xiàn)代化的必要性

1.時(shí)代發(fā)展的要求。新世紀(jì)、新時(shí)代，電子信息技術(shù)的發(fā)展要求必須努力實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等三次科技革命帶來了新技術(shù)和新方法，在社會(huì)生活各個(gè)領(lǐng)域和各部門得到了廣泛的應(yīng)用。

2.文件保護(hù)和利用要求。檔案的保護(hù)和有效利用也要求企業(yè)早日實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。由于許多文件存放時(shí)間長，除檔案保護(hù)措施不充分外，造成了紙質(zhì)檔案中一些因長期缺乏保護(hù)而出現(xiàn)脫落和模糊現(xiàn)象。同時(shí)，它不能同時(shí)掌握相關(guān)檔案，降低檔案信息的使用效率，不利于實(shí)現(xiàn)工作的有效性和靈活性。現(xiàn)代檔案管理將帶來許多好處，最初，要保存檔案完整性的內(nèi)容，但經(jīng)常性發(fā)生文件被打破或丟失的現(xiàn)象，引進(jìn)現(xiàn)代管理之后，這種情況將大大改善；其次，文件可以更精細(xì)分割，不再需要手工記錄文件，而且更多的人不需要整理文件，既降低了工作強(qiáng)度，又提高了工作效率。

3 我國現(xiàn)階段的文檔一體化計(jì)算機(jī)管理現(xiàn)代化發(fā)展中存在的問題

3.1 檔案管理工作的規(guī)范性較差

企業(yè)檔案管理的一個(gè)重要因素是檔案管理的規(guī)范化和規(guī)范化。然而，由于中國的經(jīng)濟(jì)仍處于發(fā)展的轉(zhuǎn)型期，許多行業(yè)都在發(fā)生變化，許多行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化和標(biāo)準(zhǔn)化程度不高。當(dāng)然，這個(gè)問題也反映在國內(nèi)企業(yè)檔案管理問題上?，F(xiàn)階段，在中國很多企業(yè)檔案管理工作的責(zé)任分工是極其混亂的保密規(guī)定，內(nèi)部管理秩序管理不到位，文件管理和分類不明確，文件沒有規(guī)定的現(xiàn)象。因此沒有規(guī)范的檔案管理工作的檔案管理工作不僅給企業(yè)本身帶來了一些問題，阻礙了企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化，同時(shí)也給其他部門在企業(yè)工作中造成了一定的障礙，不利于企業(yè)的良性發(fā)展。

3.2 檔案管理資金投入不足

很多公司重視檔案管理部門不高，只要文件可以保存，我不知道，這樣一個(gè)粗略的工作，會(huì)帶來很多隱患；越來越多的企業(yè)檔案管理進(jìn)入了一個(gè)資金嚴(yán)重短缺，許多檔案管理部門保存文件柜文件已經(jīng)損壞，許多文件已經(jīng)發(fā)霉。這些都直接關(guān)系到檔案管理部門的基本情況，而且檔案管理部門對(duì)資金投入的成果也較少；現(xiàn)代管理模式要求較高的資金投入，這也是企業(yè)規(guī)劃面臨資金短缺的問題。

不協(xié)調(diào)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和管理的發(fā)展，制約了檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。有的檔案部門在利用計(jì)算機(jī)的同時(shí)，開發(fā)和利用了管理模式的改革，不重視軟件的新思路指導(dǎo)，人為隔離了文檔與信息之間的相互密切聯(lián)系，由于文件計(jì)算機(jī)管理自身的發(fā)展和應(yīng)用，它們沒有整體的規(guī)劃、協(xié)調(diào)、銜接和利用，技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用使計(jì)算機(jī)文件系統(tǒng)開始從重復(fù)的數(shù)據(jù)輸入中脫離尷尬。這種計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，不僅沒有提高勞動(dòng)生產(chǎn)率，減輕了員工的負(fù)擔(dān)，而且大大增加了檔案工作的負(fù)擔(dān)和復(fù)雜性。

4 文檔一體化模式下電子檔案管理的注意事項(xiàng)

鑒定工作需要從內(nèi)容和技術(shù)兩個(gè)方面進(jìn)行鑒定。傳統(tǒng)檔案的鑒定與鑒定內(nèi)容之一基本上是相同的，即對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行審查，確定其科學(xué)性、歷史性和實(shí)用價(jià)值，進(jìn)而確定保管期限。

由于電子檔案館與傳統(tǒng)檔案館的使用，安全工作有別于傳統(tǒng)檔案館，電子檔案館與傳統(tǒng)檔案館的安全性相同，但泄密的方式和渠道更加多樣化，存在更多的安全隱患。電子檔案的保密主要包括兩個(gè)方面。

網(wǎng)絡(luò)文件的安全存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)上，為不同的用戶提供不同級(jí)別的服務(wù)，在線數(shù)字檔案網(wǎng)站的文件信息極易泄漏。因此，數(shù)字檔案館必須分類歸檔和公開記錄。互聯(lián)網(wǎng)是一個(gè)完全開放的網(wǎng)絡(luò)，為了防止計(jì)算機(jī)黑客竊取和未經(jīng)授權(quán)使用機(jī)密文件的信息，我們?cè)谟?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的檔案中做了保密工作。

（2）在傳輸文件的安全性方面，很多互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站都有自己的附加安全機(jī)制，防止未經(jīng)授權(quán)的用戶看到這些網(wǎng)站發(fā)送和接收郵件。這些站點(diǎn)通常稱為"安全島”。當(dāng)然，只是選用這一保密措施是遠(yuǎn)不足的，加密方法有兩種，一種是硬件加密：另一種是件加密。硬件加密速度比軟件加密快。

（3）使檔案管理的建筑和設(shè)備達(dá)標(biāo)

從每個(gè)房間的濕度、溫度、位置等方面考慮，保證文件的安全性和可靠性，同時(shí)還增加一些可控制溫濕度控制的電子信息設(shè)備，增加科學(xué)檔案管理，爭取早日實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的現(xiàn)代化目標(biāo)。

5 結(jié)語

現(xiàn)階段，為國家現(xiàn)代化服務(wù)是我國的一項(xiàng)政治任務(wù)。檔案工作的政治保密檔案工作績效之一。我們國家的檔案，記載著政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、文化及科學(xué)技囂震_術(shù)等方面的情況，其中大多數(shù)屬于機(jī)密。因此，檔案工作者必須樹立正確的保密觀念，采取各種有效措施，保護(hù)好黨和國家的機(jī)密。檔案工作者要充分認(rèn)識(shí)檔案館的工作特點(diǎn)，建立明確的服務(wù)意識(shí)，努力為我國的現(xiàn)代化。文件一體化模式將電子文件管理、檔案管理和檔案管理有機(jī)地結(jié)合起來，提高各部門之間的協(xié)作能力，提高機(jī)關(guān)的整體工作效率。

參考文獻(xiàn)

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作者簡介

陳瑾（1976-），江蘇省蘇州市相城區(qū)蠡口實(shí)驗(yàn)小學(xué)。