知識管理在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用分析

孟凡宏

摘 要：作為已滲透到社會各個層面的一種科學(xué)理論——知識管理，它的豐富性和前瞻性已受到大多數(shù)人認(rèn)可。本文將從知識管理和事業(yè)單位檔案管理兩個方面，理解分析兩者的概念與關(guān)系，并結(jié)合現(xiàn)狀，提出知識管理在事業(yè)單位檔案管理中的具體應(yīng)用方法，加強(qiáng)和促進(jìn)事業(yè)單位檔案事業(yè)的進(jìn)步。

關(guān)鍵詞：知識管理；檔案管理；事業(yè)單位

作為全社會檔案管理不可分割的一部分，檔案管理也是事業(yè)單位管理的關(guān)鍵。目前，我國在不斷對事業(yè)單位進(jìn)行重整和提升，同時檔案管理也不應(yīng)被忽視，而應(yīng)跟上調(diào)整腳步適時改革，從而符合時代的發(fā)展和進(jìn)步。接下來，本文將圍繞知識管理和事業(yè)單位檔案管理來進(jìn)行分析和說明。

1 知識管理的含義和事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 知識管理的含義

知識管理的發(fā)展經(jīng)過了兩個階段，第一個階段主要是發(fā)現(xiàn)和研究傳統(tǒng)含義中的顯隱性相對的內(nèi)容；第二個階段是從知識本體的作用方——用戶入手，發(fā)掘用戶信息。知識管理強(qiáng)調(diào)與人的交流與溝通，它彌補(bǔ)了信息管理的不足，開辟了一種將結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化信息結(jié)合應(yīng)用的管理方式。知識管理是一種具有靈活性和創(chuàng)新性的、強(qiáng)調(diào)挖掘?qū)W習(xí)資產(chǎn)創(chuàng)造、競爭優(yōu)勢和創(chuàng)新能力的一種管理模式。

1.2 事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

作為事業(yè)單位管理工作的不可分割的重要組成部分，事業(yè)單位檔案管理工作的好壞決定了事業(yè)單位的工作質(zhì)量和效率。為了適應(yīng)現(xiàn)代事業(yè)單位的發(fā)展，必須著手檔案管理，從而全面、及時的掌握單位整體發(fā)展情況和監(jiān)測單位的運行狀況。因為在大數(shù)據(jù)時代，傳統(tǒng)的檔案管理模式越來越不能現(xiàn)在事業(yè)單位的管理工作需求，各單位、部門的所有文件、通知、報表等都以電子文件的方式進(jìn)行運作，所以，檔案的管理也應(yīng)獲得現(xiàn)代科技的支持，進(jìn)行信息化、科學(xué)化的收集、存儲、管理和利用。另外，在科技不斷發(fā)展更新的同時，事業(yè)單位檔案管理的問題也從各個方面體現(xiàn)出來。例如，事業(yè)單位對檔案管理工作的輕視、從事檔案管理工作者的專業(yè)素質(zhì)低、未同步更新現(xiàn)代科技手段來進(jìn)行管理工作、檔案檢索和利用率低等。因此，事業(yè)單位檔案管理工作的改革應(yīng)盡快進(jìn)行。

1.3 知識管理與事業(yè)單位檔案管理

由社會知識管理、組織知識管理和科學(xué)知識管理組成了廣義的知識管理。而在知識管理的內(nèi)容中，除了最能體現(xiàn)經(jīng)濟(jì)價值、最受人們關(guān)注的企業(yè)知識管理外，還包含了非盈利性機(jī)構(gòu)知識管理、政府知識管理和教育機(jī)構(gòu)知識管理。然而，在實際生活中，政府機(jī)構(gòu)和企業(yè)對知識管理的應(yīng)用率其實并不高，但正因如此，對在事業(yè)單位（例如醫(yī)院、檔案館、學(xué)校、科研所等）進(jìn)行相應(yīng)的知識管理研究顯得尤為必要和重要。與企業(yè)知識管理中的知識產(chǎn)權(quán)、科技研發(fā)等內(nèi)容具有異曲同工之處的事業(yè)單位檔案知識管理，也擁有其特定的知識和內(nèi)容，舉例來說，學(xué)校科研檔案本身的學(xué)術(shù)課題項目及教學(xué)知識、各省級市級區(qū)級檔案館中特定館藏中蘊含的特定知識、醫(yī)院研究及其發(fā)明的專利、先進(jìn)技術(shù)等等，都體現(xiàn)了事業(yè)單位檔案管理的特定性和重要性。所以，開展有關(guān)該內(nèi)容的研究刻不容緩。

2 事業(yè)單位檔案管理實施知識管理的應(yīng)用方法分析

2.1 轉(zhuǎn)變理念，迎接知識經(jīng)濟(jì)時代的挑戰(zhàn)

在當(dāng)下知識經(jīng)濟(jì)的時代，為了更好的發(fā)揮檔案本身的價值，應(yīng)讓所有公民對檔案管理有一個全新的認(rèn)識，特別是應(yīng)讓從事檔案管理工作者們，深刻而又清晰的認(rèn)識到知識管理在檔案管理工作中的決定性意義，從而能讓他們重視、認(rèn)真對待自己的工作，將知識創(chuàng)造、知識組織、知識檢索和知識服務(wù)詮釋進(jìn)數(shù)字檔案館中。同時也應(yīng)經(jīng)常進(jìn)行檔案管理有關(guān)知識的宣傳工作，比如，向公民宣傳檔案的價值和作用，提供他們咨詢檔案情報和相關(guān)事宜的機(jī)會。還可以開展對檔案用戶的調(diào)查，進(jìn)行心理的調(diào)查和分析，根據(jù)這些數(shù)據(jù)，將知識檔案應(yīng)用于各個方面，不斷提高它的全面應(yīng)用性。

2.2 完善制度，積極推進(jìn)知識管理

事業(yè)單位檔案管理中知識管理的應(yīng)用不應(yīng)操之過急，而應(yīng)自上而下逐步探索方法來實施。作為即將開展知識管理的事業(yè)單位，首先應(yīng)討論制定知識管理草案和管理工作的相關(guān)準(zhǔn)則，并且先選定一個部門或者某個小組來首先進(jìn)行試驗。在試驗過程中，單位應(yīng)對該部門或小組進(jìn)行定期的工作考察，且不斷分析、總結(jié)經(jīng)驗。在試驗完成之后，總結(jié)所有寶貴經(jīng)驗來為全面開展知識管理工作打好堅實基礎(chǔ)，從而保障知識管理工作的正常開展。

2.3 設(shè)立專項，從資金上保障事業(yè)單位檔案知識管理的實施

在事業(yè)單位進(jìn)行檔案知識管理過程中，檔案行政管理部門在制定好方案后，要給出資金的初步預(yù)算，且要幫助財政部門獲得批準(zhǔn)審核，在固定時間段內(nèi)向事業(yè)單位檔案部門分發(fā)用于檔案知識管理的相關(guān)經(jīng)費，同時，也應(yīng)要安排工作人員定時或不定時突擊檢查相關(guān)單位部門對這筆經(jīng)費的具體應(yīng)用情況，從而保障事業(yè)單位檔案知識管理能順利、高效率的進(jìn)行，并在短時間內(nèi)能夠獲得一定顯著的效果，因此能更好的推動事業(yè)單位整體更好的發(fā)展。

2.4 制定流程，為知識管理推進(jìn)制定路線圖

知識管理有一個完整的實施流程，包括：知識目標(biāo)、知識獲取、知識鑒別、知識共享與傳播、知識開發(fā)、知識利用、知識保存、知識評估和知識反饋等方面。

做一件事有很多步驟，但不管其他的，第一步應(yīng)該明確做這事的目標(biāo)，在鑒別相關(guān)知識后，就可以組織進(jìn)行實施相關(guān)步驟。例如，獲得知識產(chǎn)品軟件、專家強(qiáng)項、知識地圖和專業(yè)經(jīng)驗等。還應(yīng)該挑選便于使用的軟件和平臺，通過各種網(wǎng)絡(luò)和實物進(jìn)行收集，來共享和轉(zhuǎn)移知識，其中主要是集體、個人和計算機(jī)中所儲存的知識。在此之中，用于后期的工作評價分析的是知識評估，知識評估在與知識目標(biāo)對比之后，會幫助事業(yè)單位更好的對整體知識管理的效果進(jìn)行分析總結(jié)。

除了上述之外，事業(yè)單位還需構(gòu)建一個內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)平臺，在認(rèn)真仔細(xì)的收集和整理資源之后，用于整體的知識收納整理，這樣可以提高知識的高效利用率。同時，該知識管理庫也應(yīng)該不斷添加入各種全面的知識，不斷得到擴(kuò)充，最后成為一個良好的共享知識渠道，來方便事業(yè)單位檔案管理。

2.5 建立學(xué)習(xí)性組織，提高事業(yè)單位檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力

跟隨不斷進(jìn)步和發(fā)展的現(xiàn)代高科技技術(shù)而來的，是對檔案管理工作者的高水平、高素質(zhì)、高專業(yè)素養(yǎng)的要求，這是近年來檔案管理工作者的壓力來源。為了適應(yīng)時代需要，他們需要在學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)相關(guān)知識和專業(yè)技能的同時，不斷加強(qiáng)對知識和技能的實際運用，在提升自我專業(yè)素養(yǎng)的同時，提高工作效率，強(qiáng)化事業(yè)單位檔案知識管理的先進(jìn)性和高效性，從而體現(xiàn)檔案知識管理的重要性和必要性。所以對此，事業(yè)單位檔案管理工作部門應(yīng)在加強(qiáng)對部門內(nèi)員工進(jìn)行專業(yè)素質(zhì)提升的同時必要的引進(jìn)招聘具有高素質(zhì)知識和技能的人才，從內(nèi)而外的提升部門內(nèi)的專業(yè)素質(zhì)水平，從而促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的工作科學(xué)進(jìn)行。

2.6 利用信息化技術(shù)創(chuàng)新檔案管理服務(wù)手段，提高檔案利用率

傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)嚴(yán)重影響了檔案管理工作的質(zhì)量，因此，運用網(wǎng)絡(luò)管理、檢索和使用信息，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺，從而為各事業(yè)單位檔案知識管理提供資源和經(jīng)驗借鑒，才能更好的服務(wù)于大眾，共同提高我國的事業(yè)單位檔案知識管理的服務(wù)水平。

3 總結(jié)

綜上而言，在這個科技日新月異的新時代，事業(yè)單位檔案知識管理應(yīng)該采用更加科學(xué)、更加具有新時代特征的高科技手段，結(jié)合高素質(zhì)檔案管理工作者的管理來進(jìn)行，而不是被時代所淘汰。只有讓全民認(rèn)識到檔案管理的重要性，從觀念到制度到資金到流程、人員等環(huán)節(jié)開始改革，才能為事業(yè)單位檔案知識管理的應(yīng)用開辟一條新航路。

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