事業(yè)單位檔案管理信息化的必要性分析及建設(shè)途徑探討

李紅紅

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各事業(yè)單位的檔案管理工作也日趨復(fù)雜，不但在數(shù)量上呈現(xiàn)出爆炸式的增長(zhǎng)，在質(zhì)量上的要求也日益提高。在這一背景下，信息化技術(shù)也應(yīng)運(yùn)而生，為檔案管理信息化的發(fā)展提供了良好的技術(shù)支持。本文就首先分析了事業(yè)單位檔案管理信息化的必要性，同時(shí)闡述了當(dāng)前事業(yè)單位發(fā)展檔案管理信息化所面臨的問(wèn)題，并對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)途徑進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化；必要性；建設(shè)途徑

所謂檔案信息化管理，是指在檔案的管理過(guò)程中，運(yùn)用信息化手段對(duì)檔案信息進(jìn)行分類(lèi)、存儲(chǔ)、調(diào)用、分析和加工等，從而促使檔案管理效率得以提高的一種管理手段。與一般的檔案管理方式相比，檔案的信息化管理更加有利于信息的存儲(chǔ)歸納和調(diào)用操作，其無(wú)紙化的辦公也大大節(jié)約了檔案管理的成本，對(duì)工作效率的提升也有著明顯的作用。此外，由于電子檔案管理在分類(lèi)上更加便捷，也使得檔案管理工作能夠進(jìn)行更加規(guī)范化的操作。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化的必要性分析

事業(yè)單位的檔案管理工作是一項(xiàng)綜合性較強(qiáng)的系統(tǒng)工程，具備有極強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性特點(diǎn)。但在另一方面，由于行業(yè)的快速發(fā)展和行業(yè)數(shù)據(jù)的爆炸式發(fā)展，檔案的數(shù)量也呈現(xiàn)出幾何倍數(shù)的增長(zhǎng)，若檔案管理還停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)化階段，不僅會(huì)浪費(fèi)大量的人力物力和財(cái)力，同時(shí)管理效率和水平也無(wú)法得到有效提高。隨著檔案管理信息化建設(shè)在各行業(yè)中的深入，其優(yōu)點(diǎn)也日益被人們發(fā)掘。

檔案管理信息化是今后檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，也是今后簡(jiǎn)化檔案管理工作，提高檔案管理效率及水平的必然選擇。事業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的一次檔案管理升級(jí)，在建設(shè)過(guò)程中，能對(duì)大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行準(zhǔn)確的分類(lèi)存儲(chǔ)，并進(jìn)行有效的檢索調(diào)用，極大的提高了檔案的完整性與安全性，對(duì)調(diào)用效率的提升也有很大作用。用戶(hù)通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)或局域網(wǎng)就能登錄檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，這部件簡(jiǎn)化了存儲(chǔ)，還簡(jiǎn)化了檔案信息服務(wù)的流程，對(duì)信息資源的利用率也得以提高。此外，信息化的檔案建設(shè)不會(huì)在使用中打亂檔案的存儲(chǔ)分類(lèi)，也不會(huì)對(duì)后續(xù)的檔案瀏覽者造成影響，大大簡(jiǎn)化了檔案管理人員的工作難度。

2 事業(yè)單位發(fā)展檔案管理信息化所面臨的問(wèn)題

2.1 檔案管理人員的信息化素養(yǎng)有待提升

事業(yè)單位的多數(shù)檔案管理人員都存在信息化素養(yǎng)偏低的情況，他們往往習(xí)慣于紙質(zhì)化的檔案管理手段。對(duì)計(jì)算機(jī)的運(yùn)用還缺乏一定的了解，此外，在檔案的信息化建設(shè)過(guò)程中，需要對(duì)紙質(zhì)數(shù)據(jù)進(jìn)行電子化錄入，這也需要一定的計(jì)算機(jī)運(yùn)用和信息處理技術(shù)。但是在實(shí)際的操作中，由于多數(shù)檔案管理人員并非計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)，對(duì)計(jì)算機(jī)和信息處理技術(shù)的缺乏，導(dǎo)致了檔案管理信息化進(jìn)程的緩慢。

2.2 檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足

事業(yè)單位要推薦檔案管理工作的信息化建設(shè)，就離不開(kāi)配套軟硬件的支持。但是，目前不同的事業(yè)單位的軟硬件配置有著很大的差異，通常東部沿海地區(qū)的軟硬件配置要大大優(yōu)于中西部地區(qū)。這造成了在事業(yè)單位的信息化建設(shè)中無(wú)法進(jìn)行有效的統(tǒng)一和規(guī)范性操作，對(duì)檔案管理信息化的建設(shè)普及造成了不良影響。

2.3 事業(yè)檔案管理信息化建設(shè)缺乏規(guī)劃和制度化的建設(shè)

由于我國(guó)事業(yè)單位眾多，且各地區(qū)的檔案管理人員素質(zhì)和信息化建設(shè)配套設(shè)備差距極大。因此，在整個(gè)事業(yè)單位中，信息化建設(shè)也沒(méi)有形成一個(gè)良好的規(guī)劃和制度建設(shè)，這導(dǎo)致了很多事業(yè)單位缺乏創(chuàng)新意識(shí)，在檔案管理信息化建設(shè)方面缺乏動(dòng)力。同時(shí)，由于檔案管理信息化的建設(shè)需要投入一定的人力物力和財(cái)力，需要得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，但由于制度化建設(shè)的欠缺和信息化建設(shè)意思的淡薄，就容易導(dǎo)致事業(yè)單位信息化建設(shè)停滯不前的問(wèn)題。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)途徑探討

3.1 提升檔案管理人員的信息化素質(zhì)

事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)，需要一批具有極高信息化素養(yǎng)的專(zhuān)門(mén)人才進(jìn)行推動(dòng)。為此。事業(yè)單位在招聘中強(qiáng)化對(duì)計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)和信息化素養(yǎng)較高的專(zhuān)門(mén)人才的招聘工作，同時(shí)，事業(yè)單位還可以定期安排檔案管理工作人員進(jìn)行系統(tǒng)化的信息化知識(shí)培訓(xùn)。通過(guò)引進(jìn)人才和培養(yǎng)老員工的方式，雙管齊下的提高檔案管理部門(mén)的信息化水平，從而為事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)打下良好的人力資源基礎(chǔ)。此外，除了信息化素質(zhì)的提升以外，還要注重檔案管理人員的愛(ài)崗敬業(yè)教育培訓(xùn)，使檔案管理工作人員的綜合化素質(zhì)得到提高。

3.2 強(qiáng)化檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作

基礎(chǔ)設(shè)施的配備也是檔案管理信息化建設(shè)的重要前提。因此，各事業(yè)單位在推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，要加大各種軟硬件方面的通入，不斷更新現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備，同時(shí)積極開(kāi)發(fā)和引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件。這樣不僅能避免因硬件問(wèn)題而造成的檔案信息丟失和泄露問(wèn)題，同時(shí)可以通過(guò)優(yōu)秀的軟件應(yīng)用極大的簡(jiǎn)化檔案管理工作，并提升管理效率。此外，在檔案管理的過(guò)程中，還要積極進(jìn)行檔案資料的備份管理，防止因數(shù)據(jù)丟失而造成的檔案管理問(wèn)題。

3.3 針對(duì)檔案管理信息化進(jìn)行制度化的建設(shè)

對(duì)檔案管理信息化進(jìn)行制度化建設(shè)，有利于保證檔案管理工作的信息化建設(shè)順利展開(kāi)，并為其發(fā)展提供有效的制度支持和科學(xué)依據(jù)。因此，各事業(yè)單位應(yīng)該積極進(jìn)行制度化的檔案管理信息化建設(shè)，并根據(jù)事業(yè)單位的具體情況進(jìn)行細(xì)節(jié)方面的調(diào)整，便于其執(zhí)行的可操作性。同時(shí)，還需要制定良好的監(jiān)管體系，對(duì)檔案的信息化管理工作進(jìn)行全方位的監(jiān)管，從而在促進(jìn)檔案管理信息化規(guī)范發(fā)展的同時(shí)，避免因信息泄露出現(xiàn)的各種問(wèn)題。在制度化的構(gòu)建過(guò)程中，要明確各個(gè)職能部門(mén)的責(zé)任，根據(jù)不同的權(quán)責(zé)劃分進(jìn)行不同的管理，從而督促各職能人員做好其分內(nèi)工作。

3.4 進(jìn)行合理的檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)劃工作

在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，要遵循解放思想，實(shí)事求是的原則。對(duì)整個(gè)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行合理規(guī)劃，并做好各項(xiàng)調(diào)研及建設(shè)安排。并通過(guò)信息化平臺(tái)的構(gòu)建工作，使整個(gè)檔案管理工作逐步轉(zhuǎn)移到信息化的發(fā)展軌道上來(lái)，在提升管理效率的同時(shí)，也為信息的需求者提供更加優(yōu)質(zhì)的信息資源服務(wù)。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和各階層員工要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，并在日常的工作中，積極配合檔案管理部門(mén)的信息化建設(shè)工作，為構(gòu)建高效、安全的檔案管理體統(tǒng)提供強(qiáng)大的后備支持。

3.5 在信息化建設(shè)中做好檔案保密工作

事業(yè)單位的檔案具有一定的保密性質(zhì)，可能涉及到國(guó)家利益或者國(guó)家安全。因此，在事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，一定要構(gòu)建起良好的信息保密機(jī)制。從而使檔案信息管理在存儲(chǔ)、調(diào)用及傳播的過(guò)程中，確保檔案管理的安全性和保密性。

4 結(jié)束語(yǔ)

檔案管理信息化的建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，其信息化發(fā)展能有效提高檔案管理的效率，避免資源浪費(fèi)。因此，事業(yè)單位應(yīng)該順應(yīng)這一歷史潮流，積極強(qiáng)化檔案管理人員的信息化素質(zhì)及檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施配備，并通過(guò)檔案管理信息化建設(shè)的制度化建設(shè)及合理規(guī)劃，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理信息化的健康發(fā)展。此外，在檔案管理信息化的建設(shè)過(guò)程中，還要注意保障檔案管理的安全性和機(jī)密性，避免因信息泄露造成的國(guó)家利益受損。

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