城建檔案管理信息化建設(shè)探討

摘 要：城建檔案作為國家和城市發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源，是再現(xiàn)歷史和書寫未來的決策依據(jù)。社會的巨大變革使得城建檔案的信息量開始急劇的膨脹，因此利用計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信傳播技術(shù)等實現(xiàn)城建檔案管理的信息化建設(shè)成為必然。文本從城建檔案信息化建設(shè)的必要性出發(fā)，分析現(xiàn)階段我國城建答案管理中的存在問題并提出促進(jìn)城建檔案信息化建設(shè)的方案，旨在促進(jìn)城建檔案的現(xiàn)代化早日實現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：城建檔案；管理；信息化；建設(shè)

在我國的城市檔案體系中，城建檔案占據(jù)著不可比擬的重要地位，是城市發(fā)展和建設(shè)的寶貴資源。實現(xiàn)城建城建的信息化建設(shè)，就是以系統(tǒng)論和控制論等理論為先進(jìn)的理論指導(dǎo)，充分并有效的利用信息化技術(shù)來逐步的實現(xiàn)城建檔案建設(shè)的現(xiàn)代化程度。

1 城建檔案管理信息化概述

城建檔案是記載城市的規(guī)劃、建設(shè)和管理過程中形成的資料和信息，包括一些文字、影像、圖片等內(nèi)容，是城市的發(fā)展“日記”（1）。對城建檔案進(jìn)行信息化的建設(shè)，主要是包括現(xiàn)有檔案的數(shù)字化，并收集與整理各方面的電子文檔，并將其統(tǒng)一的納入到信息的數(shù)據(jù)庫中。

2 城建檔案信息化建設(shè)的必要性

1.使工作效率得到提升。建立一種信息化的檔案管理模式，為工作人員的檔案建立與查詢提供了極大的方面。現(xiàn)階段紙質(zhì)檔案的建設(shè)，使得管理人員工作任務(wù)十分的繁重，導(dǎo)致他們工作壓力相對加大，極易出現(xiàn)差錯。計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，能夠幫助工作人員效率的提升，做到輕松處理的效果，同時也節(jié)省了檔案儲存的占地空間。

2.使城建檔案管理的服務(wù)更加全面。城建檔案管理中計算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用使得檔案管理的服務(wù)質(zhì)量更加的優(yōu)化，同時對檔案機(jī)構(gòu)中的人員設(shè)置也有了一定的影響，這在整體上更加的完善了檔案管理工作的服務(wù)性能和操作效果。以計算機(jī)技術(shù)作為依托的檔案管理能夠讓用戶通過軟件單獨進(jìn)行操作，達(dá)到資源的最有效整合。檔案信息的條理化儲存，能夠更加的方便用戶進(jìn)行信息查詢與操作。

3.操作效率較高。傳統(tǒng)的城建檔案管理需要在設(shè)備維護(hù)上投入大量的人力和經(jīng)費，這對政府來說，是一項重要的支出成本，由于檔案的管理人員素質(zhì)高低不一，也對檔案的管理帶來了一種潛在的危害，加之部分城市的檔案管理制度不夠完善，也會導(dǎo)致城建檔案管理的危險性。但是計算機(jī)技術(shù)的使用，能夠在很大程度上減少了檔案管理的人力工作量，能夠直觀有效的提高檔案的管理和服務(wù)水平，同時也優(yōu)化了資源的高效配置，使得檔案的管理更加系統(tǒng)化。

4.持續(xù)性更好。傳統(tǒng)的城建檔案儲存和管理方式是將紙質(zhì)的答案放在固定地點存放，一旦發(fā)生意外事件如火災(zāi)、水災(zāi)等，就會對檔案帶來毀滅性的損失，這很容易對城建檔案帶來阻礙，難以保證檔案存儲的完整性。計算機(jī)信息化的檔案管理方式是給網(wǎng)絡(luò)云技術(shù)的儲存方式來進(jìn)行管理的，這樣就能夠保證檔案被分類的保存在計算機(jī)的服務(wù)器中，避免了因為災(zāi)害事件造成的檔案資料損失，使得檔案的保存持續(xù)性更加的好。

3 城建檔案信息化建設(shè)的策略

1.提高對檔案進(jìn)行信息化管理的意識。為了能夠保證城建檔案的管理問題更好解決，檔案組織管理人員需要具備一種創(chuàng)新意識，發(fā)揮現(xiàn)代的先進(jìn)科技設(shè)備的真正作用。以前傳統(tǒng)的檔案管理都是采用的紙質(zhì)印刷品進(jìn)行資料的儲存，但現(xiàn)在，計算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步促進(jìn)了儲存方式的改變，大部門的檔案管理部門都是采用聲像、光盤、磁介質(zhì)等工具進(jìn)行的資源管理（2），這就要求檔案館需要對服務(wù)進(jìn)行相關(guān)轉(zhuǎn)變，以適應(yīng)社會的需求，讓管理人員明白城建檔案的歸檔和管理都是他們應(yīng)該完成的工作，打破思想上的局限，更好的為社會服務(wù)。

2.建立城建檔案信息的數(shù)據(jù)庫。城建檔案是記載城市的規(guī)劃、建設(shè)和管理過程中形成的資料和信息，包括一些文字、影像、圖片等內(nèi)容。城建資料原件是檔案管理的最原始資料（3），有著不可替代的作用，這種原始資料是建立檔案數(shù)據(jù)庫的最重要來源。因此城建檔案的管理必須施行多元化、全方位的模式，建立網(wǎng)站是一種溝通政府和民眾的重要橋梁。發(fā)揮我國政府的主導(dǎo)作用，將城建檔案中的重要信息公布到網(wǎng)絡(luò)上，供相關(guān)人員和用戶根據(jù)實際需要查詢（4）。在網(wǎng)站上設(shè)置溝通平臺，用戶可以將自己不明白的問題通過網(wǎng)站來咨詢相關(guān)人員，方便管理人員及時的了解用戶的需要，并通過問題的回答來提高自己的服務(wù)質(zhì)量，做好檔案的管理工作，方便群眾。

3.提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)。城建檔案管理的相關(guān)人員是連接政府和社會的重要紐帶，而檔案的管理人員專業(yè)素質(zhì)和服務(wù)質(zhì)量的高低也是影響檔案利用效率的直接因素，管理人員的服務(wù)影響著政府相關(guān)部門在民眾心目中的形象。因此，為了能夠保證管理人員專業(yè)素質(zhì)的合格，就要加強(qiáng)對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)，提高和充實人員的知識體系，更好的為檔案管理工作貢獻(xiàn)力量。

4 結(jié)束語

城建檔案是城市起源與發(fā)展的重要資料，可以為城市今后的發(fā)展決策和規(guī)劃提供真實有效的依據(jù)，能夠促進(jìn)城市的不斷完善發(fā)展?？茖W(xué)技術(shù)的巨大進(jìn)步有效的改變了傳統(tǒng)的檔案管理方式，是城建的檔案管理朝著信息化的方向發(fā)展，通過對城建檔案的信息化建設(shè)，以提高我國的城建檔案管理模式的創(chuàng)新和水平的提高。

參考文獻(xiàn)

[1]劉雅慧.加強(qiáng)城建檔案管理信息化建設(shè)的對策[J].中外企業(yè)家，2013，19（02）：144-145.

[2]于偉杰.加強(qiáng)城建檔案管理信息化建設(shè)的探討[J].信息化建設(shè)，2016，07（05）：128-129.

[3]宋曉艷.新時期城建檔案管理信息化建設(shè)探究[J].城建檔案，2016，08（11）：116-117.

[4]喻德雯.城建檔案管理信息化建設(shè)[J].科技展望，2016，32（16）：220-221.

作者簡介

向玲，涪陵人，本科，重慶市涪陵區(qū)建筑勘察設(shè)計質(zhì)量審查中心，綜合科分管檔案，檔案中級，館員，研究方向：檔案管理。