關(guān)于醫(yī)院文書檔案管理的辦公自動化探微

王冬斌

摘 要：隨著辦公自動化技術(shù)的發(fā)展，越來越多的行業(yè)開始利用辦公自動化技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，在此過程中，醫(yī)院也開始利用自動化辦公技術(shù)對文書檔案進(jìn)行管理，但是，在實(shí)際應(yīng)用過程中，還是存在較多不足之處，需要醫(yī)院文書檔案管理人員可以采取有效措施解決問題，為其后續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院文書檔案；辦公自動化；管理措施

在醫(yī)院文書檔案管理人員應(yīng)用自動化辦公技術(shù)的過程中，必須要重視各類文書檔案的管理情況，保證可以提高文件傳輸保密性，提高醫(yī)院文書檔案的利用效率，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，發(fā)揮辦公自動化技術(shù)作用。

1 醫(yī)院文書檔案辦公自動化管理問題分析

目前，醫(yī)院文書檔案管理人員在應(yīng)用辦公自動化技術(shù)的過程，還存在較多問題，影響著醫(yī)院文書檔案管理工作質(zhì)量。

首先，醫(yī)院文書檔案辦公自動化保密性較差。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院文書檔案管理人員開始應(yīng)用計(jì)算機(jī)對文書檔案進(jìn)行管理，并且得到了良好的管理效果。然而，在實(shí)際管理過程中，還是存在醫(yī)院文書檔案保密性差的問題。主要因?yàn)樵跈n案載體發(fā)生變化之后，電子文件內(nèi)容穩(wěn)定性較差，經(jīng)常會受到各類因素的干擾出現(xiàn)保密問題。例如：不法分子進(jìn)入醫(yī)院檔案系統(tǒng)中，然后對電子文件進(jìn)行修改，導(dǎo)致出現(xiàn)難以解決的問題[1]。

其次，醫(yī)院文書檔案管理規(guī)范性較低。當(dāng)前，部分醫(yī)院在應(yīng)用辦公自動化技術(shù)對文書檔案進(jìn)行管理的過程中，還沒有制定完善的管理制度，不能提高文書檔案管理的規(guī)范性，難以達(dá)到良好的管理效果。例如：在對醫(yī)院文書檔案進(jìn)行分類與編碼的時(shí)候，不能根據(jù)各類醫(yī)院文件情況進(jìn)行分類，不僅分類效率低，還影響了醫(yī)院文書檔案的使用價(jià)值，難以提高醫(yī)院文書檔案管理工作質(zhì)量[2]。

2 自動化辦公技術(shù)在醫(yī)院文書檔案管理中的優(yōu)勢

醫(yī)院文書檔案管理人員在應(yīng)用辦公自動化技術(shù)的過程中，可以有效提高其工作效率，達(dá)到預(yù)期的管理目的。具體表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：

首先，辦公自動化技術(shù)在醫(yī)院文書檔案管理中的應(yīng)用，可以提高辦公效率。主要因?yàn)檗k公自動化技術(shù)依靠計(jì)算機(jī)執(zhí)行工作，在處理文書檔案的過程中，能夠自動輸入數(shù)據(jù)與處理文件，減少了人工操作環(huán)節(jié)，進(jìn)而減少了人工操作的時(shí)間，可以有效提升辦公效率。同時(shí)，傳統(tǒng)的醫(yī)院文書檔案管理是工作人員利用手寫方式執(zhí)行工作，而自動化辦公技術(shù)可以提高文字輸入效率，提升辦公效率，實(shí)現(xiàn)一體化操作[3]。

其次，醫(yī)院文書檔案管理人員應(yīng)用自動化辦公技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)信息資源共享。在傳統(tǒng)的醫(yī)院文書檔案管理過程中，文書檔案信息很難得到共享，導(dǎo)致文書檔案應(yīng)用價(jià)值降低。然而，在應(yīng)用辦公自動化技術(shù)之后，可以利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對文件信息進(jìn)行共享，進(jìn)而提高醫(yī)院文書檔案的應(yīng)用價(jià)值[4]。

最后，醫(yī)院文書檔案管理人員應(yīng)用辦公自動化技術(shù)，可以提高文件保存質(zhì)量。傳統(tǒng)的醫(yī)院文書檔案管理中，都是利用紙張對文件進(jìn)行保存，很容易因?yàn)榧垙垞p壞出現(xiàn)文件保存問題，難以達(dá)到良好的文書檔案管理效果，然而，在應(yīng)用辦公自動化技術(shù)之后，相關(guān)管理人員可以利用數(shù)據(jù)庫等對文件進(jìn)行保管，并且做好備份工作，這樣，除了可以提高文書檔案傳輸效率之外，還能保證文書檔案信息的可靠性，從根本上增強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理效果[5]。

3 醫(yī)院文書檔案管理中辦公自動化技術(shù)應(yīng)用措施

醫(yī)院文書檔案管理人員在實(shí)際工作過程中，要想提高工作質(zhì)量與工作效率，就要重視辦公自動化技術(shù)的應(yīng)用，保證可以提高工作質(zhì)量與工作效率。

3.1 提升文書檔案信息的安全性

醫(yī)院文書檔案管理人員在應(yīng)用辦公自動化技術(shù)期間，必須要重視文書檔案信息的安全性。首先，管理人員要階段性的對文書檔案保存設(shè)備進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中存在的危險(xiǎn)性問題，并且采取有效措施解決問題，避免出現(xiàn)危險(xiǎn)事故。其次，管理人員要根據(jù)醫(yī)院文書檔案管理工作實(shí)際要求，在文書檔案系統(tǒng)中設(shè)置殺毒軟件與防火墻等，這樣，才能避免出現(xiàn)文書檔案信息安全問題。最后，管理人員可以針對醫(yī)院文書檔案系統(tǒng)設(shè)置身份驗(yàn)證密碼，保證可以提升醫(yī)院文書檔案信息的安全性。

3.2 制定完善的工作計(jì)劃

醫(yī)院文書檔案管理人員必須要針對辦公自動化技術(shù)的應(yīng)用，制定完善的工作計(jì)劃，進(jìn)而提高辦公自動化技術(shù)的應(yīng)用質(zhì)量。首先，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員要制定完善的規(guī)章制度，利用相關(guān)制度規(guī)范文書檔案管理人員的行為。其次，醫(yī)院文書檔案管理人員要在提高工作質(zhì)量的基礎(chǔ)上，為醫(yī)院提供完善的工作計(jì)劃書，在院領(lǐng)導(dǎo)審核之后，按照工作計(jì)劃書開展相關(guān)工作。最后，醫(yī)院文書檔案人員除了要保證文書檔案信息數(shù)據(jù)安全性之外，還要重視數(shù)據(jù)傳統(tǒng)環(huán)境的優(yōu)化，保證可以提高數(shù)據(jù)管理的便利性。

3.3 建設(shè)高素質(zhì)人才隊(duì)伍

醫(yī)院在對文書檔案進(jìn)行管理的過程中，必須要重視人才隊(duì)伍的建設(shè)，為文書檔案管理工作的實(shí)施奠定基礎(chǔ)。首先，要聘請專業(yè)素質(zhì)較高的文書檔案管理人才，要求其在具有較高學(xué)歷與素質(zhì)的基礎(chǔ)上，掌握一定工作經(jīng)驗(yàn)，有利于提升醫(yī)院文書檔案管理工作質(zhì)量。其次，在聘用高素質(zhì)人才之后，要階段性的對其進(jìn)行專業(yè)知識的培訓(xùn)，使其可以掌握先進(jìn)的辦公自動化工作技能，全面了解辦公自動化設(shè)備的使用方式，進(jìn)而提升管理工作質(zhì)量。再次，相關(guān)部門要對文書檔案管理人員進(jìn)行思想知識的培訓(xùn)，使其養(yǎng)成良好的職業(yè)道德素養(yǎng)。最后，要求文件檔案管理人員與醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員共同學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)知識，使其在實(shí)際工作過程中，可以有效應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)，全面發(fā)揮辦公自動化技術(shù)的作用。

4 結(jié)語

醫(yī)院文書檔案管理人員在應(yīng)用辦公自動化技術(shù)的過程中，必須要重視自身工作方式，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的辦公自動化技術(shù)知識，全面掌握各類軟件與硬件的應(yīng)用策略。同時(shí)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員還要全面監(jiān)督文書檔案管理工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問題，并且利用相關(guān)制度解決問題。

參考文獻(xiàn)

[1]郭君南.淺談醫(yī)院文書檔案管理的辦公自動化[J].黑龍江史志，2014（5）：79-79.

[2]趙袁園.淺談醫(yī)院文書檔案管理的辦公自動化[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（16）：63-63.

[3]韓飛.淺談醫(yī)院文書檔案管理的辦公自動化[J].黑龍江史志，2014（11）：144-144.

[4]盧竹蘭.關(guān)于文書檔案管理辦公自動化應(yīng)用的幾點(diǎn)思考[J].管理觀察，2013（22）：92-92，93.

[5]黃建軍.淺談醫(yī)院文書檔案管理辦公自動化[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（9）：176，182.