福利機(jī)構(gòu)收養(yǎng)兒童檔案信息化管理初探

彭純玲

摘 要：檔案記載了時(shí)代的變遷，歲月的更迭。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，社會(huì)以及科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，檔案管理也隨之發(fā)生了變化。在檔案管理的過程中融入先進(jìn)的科技，提高檔案管理質(zhì)量，完善檔案管理工作的服務(wù)功能，最大化利用檔案效益，是當(dāng)今社會(huì)一個(gè)熱點(diǎn)話題，福利機(jī)構(gòu)收養(yǎng)兒童檔案亦不例外。本文分析了檔案管理信息化建設(shè)的重要性以及現(xiàn)階段我國福利機(jī)構(gòu)收養(yǎng)兒童檔案信息化管理問題，并就優(yōu)化福利機(jī)構(gòu)收養(yǎng)兒童檔案信息化管理提出策略，希望能夠?yàn)楦＠麢C(jī)構(gòu)以及檔案管理相關(guān)人士提供幫助。

關(guān)鍵詞：福利機(jī)構(gòu)；收養(yǎng)；兒童檔案；信息化管理

1 檔案管理信息化建設(shè)的重要性分析

首先，我國的社會(huì)福利機(jī)構(gòu)形式多樣，其中一個(gè)非常重要的分支是兒童福利院。兒童福利院肩負(fù)著撫養(yǎng)、康復(fù)、教育社會(huì)上無所依靠的、無家可歸的兒童，對(duì)我國社會(huì)的發(fā)展、社會(huì)治安的穩(wěn)定意義巨大。當(dāng)兒童進(jìn)入福利院開始生活，福利院方面就會(huì)為兒童建立相應(yīng)的、具備保存價(jià)值的檔案，而這些檔案也就是我們通常意義上所指的“收養(yǎng)兒童檔案”。收養(yǎng)兒童檔案管理服務(wù)于孤殘兒童照顧，是為孤殘兒童提供良好生活保障的強(qiáng)大后盾，也因此收養(yǎng)兒童檔案管理的建立意義巨大。

其次，21世紀(jì)是科技生產(chǎn)力時(shí)代，電子科技不斷發(fā)展，信息化不斷普及，先進(jìn)的技術(shù)生產(chǎn)力深入進(jìn)人們生產(chǎn) 、生活的各個(gè)領(lǐng)域，并使之產(chǎn)生了深刻的變革。傳統(tǒng)的檔案管理在新的時(shí)代背景下遭遇挑戰(zhàn)，簡單的、只包含了姓名、編號(hào)、入院時(shí)間等等的傳統(tǒng)的福利機(jī)構(gòu)收養(yǎng)兒童檔案已經(jīng)難以匹配時(shí)代發(fā)展的需求，也因此福利機(jī)構(gòu)收養(yǎng)兒童檔案管理不斷發(fā)展，并逐步在傳統(tǒng)的檔案基礎(chǔ)上增加了兒童撫養(yǎng)、治療、教育等等項(xiàng)目，福利機(jī)構(gòu)收養(yǎng)兒童檔案得以細(xì)化，收養(yǎng)兒童檔案信息化管理也因此獲得了發(fā)展機(jī)遇。

最后，檔案管理信息化包括五方面內(nèi)容，分別是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。在上述五方面內(nèi)容中，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案管理信息化建設(shè)的根基，是檔案管理者利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，運(yùn)用科學(xué)合理的檔案管理軟件，優(yōu)化檔案管理質(zhì)量，提高檔案管理水平，更是為檔案隨后的使用夯實(shí)基礎(chǔ)的一個(gè)要點(diǎn)。此外，收養(yǎng)兒童檔案記載了在福利院內(nèi)生活兒童的生存與發(fā)展資料，記錄了我國福利事業(yè)的發(fā)展，信息化的兒童檔案能夠有效地豐富福利院檔案，還能夠?yàn)閲抑贫üぷ饔?jì)劃、出臺(tái)法律法規(guī)提供依據(jù)。

2 現(xiàn)階段我國福利機(jī)構(gòu)收養(yǎng)兒童檔案信息化管理問題分析

首先，受客觀條件制約，與西方發(fā)達(dá)國家相比，我國社會(huì)福利事業(yè)的發(fā)展相對(duì)較晚，與福利事業(yè)相關(guān)的收養(yǎng)兒童檔案信息化管理沒有指導(dǎo)性的理論依據(jù)，也因此我國收養(yǎng)兒童檔案模式仍然被局限于傳統(tǒng)檔案管理模式之中，檔案的服務(wù)作用的發(fā)揮因此備受阻礙。其次，由于傳統(tǒng)的檔案管理方式仍是我國福利機(jī)構(gòu)收養(yǎng)兒童檔案管理的主要模式，也因此收養(yǎng)兒童檔案的信息錄入仍然以人工書寫為主，檔案的查詢完全依賴于人力翻查，檔案管理效率低下，檔案信息的準(zhǔn)確性也因此難以保證。最后，以人工書寫為主的檔案以紙為媒介，紙質(zhì)媒介在保存、搬運(yùn)等等方面存在弊端，也因此信息統(tǒng)計(jì)難以詳盡，檔案中兒童健康、性格、收養(yǎng)分布等等數(shù)據(jù)難以細(xì)致表現(xiàn)，也因此極易出現(xiàn)前后數(shù)據(jù)差異問題，不僅影響了檔案的質(zhì)量，更影響了檔案管理者的工作效率。

3 福利機(jī)構(gòu)收養(yǎng)兒童檔案信息化管理的策略分析

3.1 創(chuàng)新檔案管理模式

檔案管理的最終目標(biāo)是利用檔案服務(wù)于各種社會(huì)工作。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的一種必然，福利機(jī)構(gòu)收養(yǎng)兒童檔案想要完成檔案管理的最終目標(biāo)，就需要不斷的創(chuàng)新自身的管理模式，與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展，如此才能夠跟得上時(shí)代形勢，符合社會(huì)需求。在創(chuàng)新檔案管理模式的時(shí)候，相關(guān)人士必須有意識(shí)到解放思想，盡可能的擺脫傳統(tǒng)檔案管理思路的限制，要不斷提高檔案管理的服務(wù)意識(shí)，要能夠正確全面的認(rèn)識(shí)檔案管理，并根據(jù)新的思想確定檔案的內(nèi)容、搜集等等工作，要能夠使檔案管理充分的體現(xiàn)檔案的價(jià)值。值得一提的是，檔案管理者是創(chuàng)新檔案管理模式的主要執(zhí)行者，也因此，想要完美地完成上述工作，檔案管理者必須有極高的素質(zhì)、極高的業(yè)務(wù)水平以及極強(qiáng)的信息現(xiàn)代化技能，如此才能夠保證檔案管理創(chuàng)新模式的建立少有阻礙。

3.2 提高檔案管理質(zhì)量

檔案管理質(zhì)量的提升能夠有效的提高檔案管理者的工作效率、提高檔案管理的服務(wù)性能。福利機(jī)構(gòu)收養(yǎng)兒童檔案信息化管理需要不斷的完善檔案檢索系統(tǒng)，要不斷的改進(jìn)案館指南、全宗、專題等，還要有意識(shí)地對(duì)檔案檢索系統(tǒng)進(jìn)行信息化網(wǎng)絡(luò)化改革，逐步建立網(wǎng)絡(luò)目錄檢索，以提高檔案管理質(zhì)量。值得一提的是，檔案檢索體系的形成不僅與信息化的普及聯(lián)系緊密，還與不同福利院之間的合作、交流相關(guān)。因此福利院方面應(yīng)該加大與其他福利院的合作力度，共建檔案信息聯(lián)網(wǎng)查詢系統(tǒng)，以拓寬兒童檔案檢索平臺(tái)，以提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。

3.3 強(qiáng)化檔案管理的信息編研

對(duì)檔案管理工作而言，檔案信息編研是一個(gè)重點(diǎn)。檔案信息編研以研究館藏檔案為途徑，在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上加工檔案，并以加工檔案為依據(jù)預(yù)測社會(huì)需求。正因?yàn)闄n案信息編研具備上述屬性，也因此檔案信息編研能夠有效提高檔案的利用率，還能夠滿足信息時(shí)代檔案工作的新要求。福利機(jī)構(gòu)收養(yǎng)兒童檔案管理的信息編研工作應(yīng)該加大力度改革傳統(tǒng)檔案資料的力度，要改變簡單收集、整理的檔案管理模式，要深化研究檔案、運(yùn)用檔案。也因此，在編研選題的過程中，檔案管理者必須充分結(jié)合實(shí)際情況，要科學(xué)確定編研主體，要積極聯(lián)系各方力量，共同做好編研信息、錄入等等工作。當(dāng)然，在條件允許的基礎(chǔ)上，檔案管理者還應(yīng)對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行深入探索，要深入的研究檔案之中包含的特征和問題，科學(xué)加工檔案，全面提高檔案利用率。

3.4 提高檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)

因?yàn)楦＠麢C(jī)構(gòu)收養(yǎng)兒童檔案與其他檔案差異明顯，也因此兒童福利院檔案管理與其他檔案管理差距較大。檔案管理人員在落實(shí)兒童福利院檔案信息化管理的過程中必須嚴(yán)格遵循檔案管理的各類規(guī)定，還要變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案錄入為電子錄入。也因此，檔案管理人員不僅要具備強(qiáng)的檔案管理素質(zhì)還要具備強(qiáng)的信息化技術(shù)能力，要能夠多元化發(fā)展檔案管理，要能夠在檔案管理的過程中合理運(yùn)用先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)以保證檔案的完整、有效。

4 結(jié)束語

在檔案管理的過程中融入先進(jìn)的科技，提高檔案管理質(zhì)量，完善檔案管理工作的服務(wù)功能，最大化利用檔案效益，是當(dāng)今社會(huì)一個(gè)熱點(diǎn)話題，福利機(jī)構(gòu)收養(yǎng)兒童檔案亦不例外。綜上所述，福利機(jī)構(gòu)收養(yǎng)兒童檔案信息化管理意義巨大。收養(yǎng)兒童檔案信息化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢，相關(guān)人員需要予以重視。在落實(shí)福利機(jī)構(gòu)收養(yǎng)兒童檔案信息化管理的過程中，檔案管理人員必須有意識(shí)的創(chuàng)新自身的檔案管理模式，要善于利用現(xiàn)代科技手段多元化發(fā)展檔案管理，提高檔案管理質(zhì)量，變被動(dòng)的檔案管理為主動(dòng)管理。雖然現(xiàn)階段我國福利機(jī)構(gòu)收養(yǎng)兒童檔案信息化管理仍然存在問題，但是相信通過相關(guān)人士的不懈努力，我國兒童福利院檔案管理工作一定能夠得到發(fā)展，我國兒童福利事業(yè)也一定能夠因此獲得源源不絕的發(fā)展動(dòng)力。

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