干部人事檔案管理系統(tǒng)設(shè)計與數(shù)字化改進(jìn)

宮曉東

摘 要：人才是政府管理和企業(yè)發(fā)展的重要資源，人員檔案管理的質(zhì)量和水平關(guān)系著當(dāng)前國家政府和企業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步，尤其是干部人事檔案的管理。傳統(tǒng)的干部人事檔案管理工作主要從紙質(zhì)文件和資料中進(jìn)行管理，檔案的查閱、編輯、咨詢和管理較為復(fù)雜，且增加了檔案管理工作的任務(wù)量，不利于檔案信息的獲取和管理，從而降低了人事檔案的管理效率，不利于政府管理或者企業(yè)管理工作的開展。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，數(shù)字化技術(shù)也在逐步發(fā)展，干部人事檔案管理中逐步融入了數(shù)字化技術(shù)，使得數(shù)字化信息管理系統(tǒng)發(fā)展迅速，并提高了人事檔案管理的效果。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案；管理系統(tǒng)；設(shè)計；數(shù)字化改進(jìn)

傳統(tǒng)人事檔案管理模式較為陳舊，且管理的內(nèi)容較多，管理方式過于單一，紙質(zhì)人事檔案文件的收集、編輯、調(diào)整、查詢和管理等較為不便，且會增加管理人員的工作量，容易因管理不慎等導(dǎo)致紕漏和檔案錯誤等問題出現(xiàn)，影響人事檔案管理。故應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)對干部人事檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化，從數(shù)據(jù)、功能、操作等方面進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)，提升了干部人事檔案管理的規(guī)范性、科學(xué)性和實(shí)用性，保證了數(shù)據(jù)資源的安全性，有助于單位檔案資源的管理和應(yīng)用。以適應(yīng)于當(dāng)前快節(jié)奏的社會發(fā)展，更好的為干部人事檔案管理工作服務(wù)，提高管理質(zhì)量和管理水平。

1 對干部人事檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)字化改進(jìn)的重要性

（1）干部人事檔案管理系統(tǒng)中仍舊采用的是傳統(tǒng)的管理模式，且數(shù)據(jù)資料和信息大多都采用紙質(zhì)文件，查詢和管理極為不便，且對更新和編輯數(shù)據(jù)信息的難度較大，不利于對人事檔案資源的應(yīng)用。信息化建設(shè)的加快，迫切要求在諸多管理系統(tǒng)中建立統(tǒng)一的平臺，并在管理平臺中實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的可視化、精細(xì)化和智能化。（2）當(dāng)前對著人才的大量涌現(xiàn)，干部人事資源較多，人事檔案的數(shù)量也會不斷增加，且分布區(qū)域較廣，很難對其進(jìn)行查閱和咨詢，必須通過統(tǒng)一的干部人事檔案管理系統(tǒng)平臺對其進(jìn)行整理，并可以實(shí)時的進(jìn)行數(shù)據(jù)的更替和補(bǔ)充等，提高干部人事檔案管理系統(tǒng)的實(shí)時性和有效性。（3）建立規(guī)范和統(tǒng)一的干部人事檔案管理系統(tǒng)可以應(yīng)用統(tǒng)一的權(quán)限進(jìn)行認(rèn)證，設(shè)定某區(qū)域干部人事檔案管理系統(tǒng)的信息標(biāo)準(zhǔn)，有助于對系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)和信息等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和管理，統(tǒng)一受理、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一口徑，不僅可以提高管理效率，更體現(xiàn)檔案的有效價值。

2 檔案數(shù)字化國內(nèi)進(jìn)展

隨著網(wǎng)絡(luò)一體化和數(shù)字化的快速發(fā)展，人事檔案管理中也逐步實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)一體化建設(shè)，并陸續(xù)出臺了相關(guān)的政策和管理規(guī)范等，并在規(guī)范中對干部人事檔案管理等內(nèi)容進(jìn)行約束和限制。但由于發(fā)展較慢，受環(huán)境和條件以及人為因素等的影響導(dǎo)致數(shù)字化干部人事檔案管理系統(tǒng)的 建設(shè)并不樂觀，管理技術(shù)等尚不成熟，在傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化干部人事檔案管理系統(tǒng)轉(zhuǎn)變的過程中，非但沒有成熟的管理技術(shù)，而且增加了干部人事檔案管理系統(tǒng)的成本。當(dāng)前信息資源數(shù)字化系統(tǒng)主要通過光學(xué)字符掃描和鍵盤錄入兩種輸入方式，但通過光學(xué)字符掃描方式進(jìn)行輸入對源文件會產(chǎn)生干擾，且圖像質(zhì)量較低，成本較高。而通過鍵盤輸入方式效率低，速度慢。故需要通過加大對數(shù)字化干部人事檔案管理系統(tǒng)的研究和分析，并針對存在的問題提出可靠性建議，對干部人事檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)，提高其管理水平和管理質(zhì)量。

3 干部人事檔案管理系統(tǒng)的數(shù)字化改進(jìn)設(shè)計

3.1 系統(tǒng)設(shè)計原則

干部人事檔案管理系統(tǒng)設(shè)計需要保證信息的保密性，具有較高的安全性，且要體現(xiàn)其高性能，對用戶的響應(yīng)速度較高，提高干部人事檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用性能，更好滿足用戶對資源的需求和應(yīng)用。并要實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的高穩(wěn)定性，資源的可靠性，運(yùn)行過程中避免出現(xiàn)事故和異常，體現(xiàn)界面的友好性，保證系統(tǒng)界面簡潔明了，切要明確各個部分的功能分區(qū)，便于使用和操作。

3.2 系統(tǒng)功能模塊結(jié)構(gòu)

3.3 系統(tǒng)技術(shù)結(jié)構(gòu)設(shè)計

干部人事檔案管理系統(tǒng)中技術(shù)部分主要包括表現(xiàn)層、業(yè)務(wù)邏輯層、數(shù)據(jù)訪問層等部分，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)模式，即利用常用的瀏覽器和服務(wù)器，通過表現(xiàn)層借助于窗體來講數(shù)據(jù)傳入到服務(wù)器，在業(yè)務(wù)邏輯層將獲得的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行編輯、整理等，該層次屬于數(shù)據(jù)管理的中間部分，在數(shù)據(jù)訪問層可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫被訪問時，查詢和修改數(shù)據(jù)庫信息，并可以訪問文本資料。

3.4 系統(tǒng)安全架構(gòu)設(shè)計改進(jìn)

干部人事檔案管理系統(tǒng)安全架構(gòu)包括多個層次體系，首先是要做好物理防護(hù)，保護(hù)好系統(tǒng)設(shè)備的完整性，而系統(tǒng)重點(diǎn)是對軟件和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行物理維護(hù)，避免對其產(chǎn)生物理損害。系統(tǒng)防護(hù)中做好儲存、清潔、濕度溫度等調(diào)節(jié)工作，做好防水和防火等重要工作。然后是控制數(shù)據(jù)庫的訪問限制，只對特定局域網(wǎng)開放，避免黑客等對數(shù)據(jù)的攻擊和侵襲，對重要的數(shù)據(jù)必須要進(jìn)行加密，且對應(yīng)用程序設(shè)定訪問權(quán)限，即時可以通過局域網(wǎng)訪問的客戶，也需要急性驗(yàn)證，提高和數(shù)據(jù)的安全性。傳輸?shù)倪^程中要保證數(shù)據(jù)的安全，避免在傳輸過程中對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行泄露，并要對系統(tǒng)設(shè)定安全驗(yàn)證，讓用戶訪問時輸入密碼和賬號，并要進(jìn)行數(shù)字簽名確認(rèn)，輸入三次錯誤則要被凍結(jié)賬號等。

3.5 干部人事檔案管理系統(tǒng)關(guān)系模型設(shè)計優(yōu)化

對系統(tǒng)中基本信息、檔案信息、用戶記錄、借閱信息和檔案利用信息等數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，并包括組織機(jī)構(gòu)信息和人事信息等內(nèi)容，對檔案信息的錄入便于后期對其進(jìn)行檢查和管理。

3.6 干部人事檔案管理系統(tǒng)細(xì)節(jié)設(shè)計

干部人事檔案管理系統(tǒng)建立后需要對細(xì)節(jié)部分進(jìn)行著重考慮，尤其是管理功能模塊必須要高度重視，建立人事系統(tǒng)組織機(jī)構(gòu)，可應(yīng)用計算機(jī)中的樹狀圖等對進(jìn)行描述和表達(dá)，無論部門如何變化，都可以迅速的建立干部人事檔案信息的組織系統(tǒng)，對系統(tǒng)中各層級進(jìn)行管理。實(shí)現(xiàn)撤銷、整理、添加、查詢等層級的高效性、規(guī)范性，由同一 管理系統(tǒng)平臺對各個模塊進(jìn)行管理，而對系統(tǒng)中干部基本信息的獲取、編輯、刪除、導(dǎo)入和修改等都可以順利進(jìn)行，并可以提高其工作管理效率和管理質(zhì)量，保證人事檔案信息管理的高效性和安全性。

參考文獻(xiàn)

[1] 耿迎春，楊建偉.關(guān)于人事檔案管理系統(tǒng)開發(fā)研究[C].//2014年中國造船工程學(xué)會MIS/S&A學(xué)術(shù)交流會議論文集.2014：145-148.

[2] 胡智飛，陳漁源.用VB語言設(shè)計多媒體人事檔案管理系統(tǒng)[C].//第二屆全國智能信息技術(shù)討論會論文集.2012：205～208.

[3] 李永鋒，章美仁.面向服務(wù)的高校人事檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用研究[J].計算機(jī)技術(shù)與發(fā)展，2012，22（6）：221-224.

[4] 郎艷麗，劉婷，林闖等.人事檔案管理系統(tǒng)及其時間Petri網(wǎng)工作流模型[J].計算機(jī)工程與應(yīng)用，2001，37（18）：153-156，167.DOI：10.3321/j.issn：1002-8331.2001.18.052.

[5] 林敏娟.基于B/S模式的人事檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實(shí)現(xiàn)[J].計算機(jī)光盤軟件與應(yīng)用，人事檔案安全檢測體系建設(shè)情況及發(fā)展思路2015，（1）：33-34.

[6]王奇，李建松.基于Smarty框架的人事檔案管理系統(tǒng)設(shè)計與實(shí)現(xiàn)的現(xiàn)狀、問題及對策[J]. 安徽農(nóng)學(xué)通報（上半月刊），廈門大學(xué)2012，01：163-165.