人事檔案管理信息化建設(shè)中存在問題分析與對策

潘小寨

摘 要：人事檔案管理作為人力資源的重要內(nèi)容，隨著經(jīng)濟全球化的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)時代發(fā)展。特別是近年來，人事檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)與核心都得到了延伸。但是我們也應(yīng)該看到人事檔案管理信息化依然存在很多問題，需要我們完善信息化建設(shè)對策。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理；信息化建設(shè)；問題

人事檔案作為我國各級社會團體、國家機關(guān)、事業(yè)單位在管理活動中反映、記述某人德才與經(jīng)歷的表現(xiàn)，它是在個人的基礎(chǔ)上組合起來的，為文件資料查找提供保障。同時，它也是任用、選拔人才的依據(jù)，對掌握人員狀況具有重要作用。近年來，隨著一系列條規(guī)、條例的出臺，對人事檔案管理的歸檔、收集、轉(zhuǎn)遞、整理、保密、利用等工作進行了嚴格的限制，其目的是保障人事檔案管理的權(quán)威性、嚴肅性、真實性、準確性。與此同時，在社會主義經(jīng)濟體系和人事制度不斷深入的環(huán)境下，傳統(tǒng)管理越來越不能適應(yīng)時代發(fā)展，甚至還出現(xiàn)了管理混亂、擅自扣擋、造擋、建檔、棄檔等現(xiàn)象，這樣不僅影響了檔案管理的可信度，同時也極大的影響了檔案作用發(fā)揮。

1 新時期人事檔案管理的意義

人事檔案管理信息化是指運用現(xiàn)代化技術(shù)對檔案資源進行現(xiàn)代化管理、處置和利用，在檔案信息數(shù)字化、管理網(wǎng)絡(luò)化的過程中，推動現(xiàn)代人事檔案管理。它對現(xiàn)代事業(yè)單位組織、人事工作具有重要影響。首先，人事檔案管理從信息化生成、驗證、采集、歸檔、入庫到整個工作流程的完成，避免了大量工作人員糾結(jié)于各種繁雜的事物中，同時這也是對工作效率的增加。其次，人事檔案管理信息化也實現(xiàn)了人事檔案網(wǎng)絡(luò)化、微機化，在統(tǒng)一業(yè)績考核、薪酬管理以及人事信息等模塊下，通過數(shù)據(jù)庫能快速檢索各種信息，在減少檔案人員和原始材料的接觸的同時，對人事檔案紙質(zhì)資料進行保護，另外，它對共享信息資源也有重要作用。通過加強人事檔案信息化建設(shè)，領(lǐng)導(dǎo)人員能夠快速掌握各種信息，并且為晉升職位、培養(yǎng)人才、聘用干部提供依據(jù)。

2 人事檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

信息化作為信息社會的需求，也是現(xiàn)代人事檔案管理的需要。在信息共享的環(huán)境下，不僅能為社會提供全方位的信息，對提升工作質(zhì)量和勞動效率也有重要作用，我們能快速獲取人事簡歷、自然狀況、特長、素質(zhì)和德能等綜合性信息，并且隨時查詢生活、學(xué)習(xí)、工作等各種影像、聲響資料。從信息化建設(shè)過程來看，主要存在以下問題：

2.1 多頭分散，內(nèi)容陳舊

從人事檔案管理過程來看：它是在計劃經(jīng)濟體系下不斷完善起來的，大多數(shù)由用人單位進行保管，這種管理體系在計劃經(jīng)濟相對穩(wěn)定的環(huán)境下可行，隨著社會主義市場經(jīng)濟和改革開放，各個事業(yè)單位開始進入市場，在流動人口越來越多，單位對人事管理認識不夠的情況下，很容易出現(xiàn)多頭分散的管理現(xiàn)象。其主要表現(xiàn)在以下方面：

首先，是隸屬混亂，進行檔案管理有人事、組織、勞動部門，還有一些無權(quán)管理與保存的單位進行人事檔案管理與保存。其次，是檔案管理分散。人事檔案有可能是用人單位，也有可能在人才交流地，甚至還有的在私人手中，這樣就出現(xiàn)了管理分散的局面。

而這種多頭分散的管理局面和市場經(jīng)濟發(fā)展是不符合的，不僅阻礙了檔案工作進程，對社會發(fā)展也帶來了很多不利影響。它不僅會影響人事檔案管理的權(quán)威性與真實性，還會減小可信度，不利于對其進行監(jiān)督，在管理淡薄的情況下，如果不及時對檔案進行歸檔，就很容易出現(xiàn)資料不全的現(xiàn)象。在缺乏有效監(jiān)管的情況下，為別有用心的個人與單位提供了破壞人事檔案的方便和條件。例如：在形成與補充檔案中，出于私心和組織目的，弄虛作假，有意識的對檔案進行篡改和歪曲，都會影響人事檔案的正確性，并且損害人事檔案的可信度與權(quán)威性。

2.2 人事檔案信息量不夠

從人事檔案功能來看，它是在市場體系下形成的，信息量需要根據(jù)經(jīng)濟管理記載，但是在快速發(fā)展的市場經(jīng)濟下，記載內(nèi)容已經(jīng)失去原來的意義，同時很多滿足時代要求的內(nèi)容卻沒有及時記載，這嚴重影響了人事檔案的作用和用人單位的工作要求。還有部分事業(yè)單位忽略了信息化建設(shè)，在人事檔案管理缺乏統(tǒng)一標準和規(guī)劃的環(huán)境下，也影響了數(shù)據(jù)庫的系統(tǒng)性和整體性。

2.3 缺乏創(chuàng)新，制度落后

在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，主要靠手工藝制作完成，所以對工作人員的素質(zhì)要求并不高，但是在現(xiàn)代化背景下，面對各種壓力，落后的管理制度和標準很難勝任時代要求，迫切需要更高素質(zhì)的復(fù)合人才進行檔案管理。

3 加強人事檔案管理信息化建設(shè)的對策

3.1 改善檔案管理觀念，強化隊伍建設(shè)

在人事檔案管理信息化建設(shè)的今天，為了推進檔案管理進程，必須從改善觀念、完善制度、增加投入、改善隊伍等方面提供信息化水準。因此，在日常工作中，事業(yè)單位必須轉(zhuǎn)變經(jīng)營理念，通過提高信息化意識，注重各級領(lǐng)導(dǎo)的信息化建設(shè)；通過加大政府扶持和領(lǐng)導(dǎo)組織力量，進行多種方式的資金籌措，這樣才能確保系統(tǒng)運行和建設(shè)需要的經(jīng)費，從而加快軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和人事檔案網(wǎng)絡(luò)化開發(fā)和研究。同時，強化經(jīng)營體系，完善信息化自檢、保密體系，也是夯實檔案管理信息化建設(shè)的方法。

3.2 改善人事檔案管理內(nèi)容

在人事檔案管理中，我們必須整合職業(yè)需求，重新整理收集標準、范疇和分類，有目的的擴充信息內(nèi)容。在檔案管理中，通過反映當事人素質(zhì)、綜合能力和權(quán)威部門的考核資料，做好相關(guān)單位的用人記錄。俗話說：意識受物質(zhì)影響，人事檔案管理和思想基礎(chǔ)有很大關(guān)系，只有加大物質(zhì)投入，才能保障信息化建設(shè)實現(xiàn)。在這過程中，基金投入作為重要的內(nèi)容，事業(yè)單位必須拓展資金渠道，通過為其提供足夠的備用資金，保障檔案管理的先進性。另外，根據(jù)單位本身的情況，利用科研成果，也能增加經(jīng)濟收入。因此，在工作中，相關(guān)部門與單位應(yīng)該充分利用科研人才，通過安排信息化工作進程，保障信息化建設(shè)進度和投入。

在人才管理中，為了將相關(guān)工作落到實處，除了要充分利用信息化工具，還必須以人為本，健全高素質(zhì)、專業(yè)化的建設(shè)隊伍，這樣才能充分發(fā)揮檔案管理的價值與功能。

3.3 加大管理模式創(chuàng)新進程

在激烈的市場競爭中，為了讓社會更加簡便、快捷的運用人事檔案，可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機研制的管理軟件，健全對人事管理的維護、跟蹤與監(jiān)管，特別是個人檔案中的電子文檔與數(shù)據(jù)庫的建立，這樣才能保障信息資源共享。如：通過網(wǎng)絡(luò)通訊，健全業(yè)績跟蹤過程，這樣才能做好人才流動統(tǒng)計，始終保持流動人員以及檔案內(nèi)容的靈活性，以提高利用價值。

3.4 加強人事檔案標準化、制度化建設(shè)

在企業(yè)規(guī)模不斷擴大的今天，人員模式與人事制度發(fā)生了很大的變化，同時對人事管理也提出了更多的要求。人事檔案管理作為一項政治性、專業(yè)性與機密性并存的工作，人力資源組織和管理單位，必須結(jié)合管理方法和理論，生成一套標準化、制度化的管理體系。具體如：管理條例、機構(gòu)、職責(zé)、制度等。

4 結(jié)束語

加大人事檔案管理信息化建設(shè)作為提高人力資源管理水準，加強現(xiàn)代化管理進程的途徑，對現(xiàn)代化建設(shè)具有重要作用。因此，在實際工作中，必須正視人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)以及存在問題，這樣才能保障人事檔案可持續(xù)發(fā)展。

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