淺析高校學生檔案數字化建設

摘 要：檔案信息化建設如今成為全國范圍內高校學生檔案工作改革的重中之重，一方面在信息化時代檔案工作數字化勢在必行，另一方面數字化管理下的檔案工作其效率、便捷性都大大提升，這也可以看出如今高校學生檔案管理工作迎來了一場深刻的革命。本文結合高校學生檔案數字化工作開展的現(xiàn)狀，探討檔案數字化工作的重要性問題，希望能立足于當下和發(fā)展趨勢，認清信息數字化管理對高校學生檔案工作的重要意義。

關鍵詞：檔案；數字化；重要性

1 高校學生檔案數字化建設工作的背景

當前高校學生檔案數字化建設工作開始于2008年教育部、國家檔案局聯(lián)合頒布了可普通高等學校檔案管理辦法，作為當今檔案數字化管理工作的指導性文件，在該管理辦法下，突出了高效學生檔案管理工作的重點。一是提升檔案管理服務質量，二是提高檔案管理效率。其中結合計算機網絡化管理是高校學生檔案管理的出路，作為高校學生檔案數字化建設的指南，在理念上實現(xiàn)了更新，特別是把握當前計算機互聯(lián)網發(fā)展的大環(huán)境下，充分抓住發(fā)展機遇，大大提高了高校學生檔案管理的效率。

2 信息數字化對高校學生檔案工作的重要性

2.1 推動了檔案形式的革新

數字技術改變了信息傳播的媒介，從原始信息諸如人們日常耳聞目睹的廣播信號、電視信號、錄音機都實現(xiàn)了數字化，其儲存媒介和傳播媒介的革新大大提高了檔案管理工作的效率，特別是隨著計算機和互聯(lián)網技術的普及，用于檔案管理的新的文件形式一數字文件（digital records）大量產生，這種新的類型的文件的載體是磁性載體材料或光學材料。能夠保存大量的文件，轉換成數字化檔案。從比如“古代的石刻檔案、甲骨檔案”都可以轉換成紙質檔案、縮微檔案，這個檔案管理工作帶來了極大的便利，雖然對于檔案操作人員在接受時會有一定的復雜性和難度。

2.2 檔案工作人員觀念的更新

現(xiàn)代科學技術發(fā)展下，改變了我們的日常生活，同時也對檔案管理工作帶來了巨大方便，一方面檔案館將不只是一個實體機構，同時實現(xiàn)了存儲實體與虛體共存，另一方面數字化檔案管理工作以虛擬化方式存在，工作重心不在是傳統(tǒng)的客戶，而是能夠滿足社會的多元化需求。

我國長期以來都努力構建完整的檔案管理理論，用于指導檔案工作人員數字化工作的開展，這就促進了檔案工作人員檔案管理方面觀念的更新，特別是改變過去傳統(tǒng)的檔案管理的觀念，適應數字化檔案管理的發(fā)展趨勢。因為觀念上的落后，勢必上會阻礙檔案數字化管理工作的開展，實現(xiàn)人—計算機的雙向互動，才能把檔案管理工作開展得有效率且具有深度。數字化管理的改革一方面需要技術上是革新，另一方面也需要檔案工作人員能夠加強培訓，內部和外部推動檔案管理人員技術化水平的提高，這是一個循序漸進的過程。

2.3 實現(xiàn)了信息組織的標準化

數字化檔案的產生使得檔案管理的機制和組織更具標準化，刨去了許多人為方面的要素，改使得檔案管理呈現(xiàn)了直接的、網狀的方式。方便管理者和用戶的檢索，數字化管理的組織非常標準化、有序，而不是過去過于依賴人工的資源管理，以防止檔案管理的雜亂無章，同時信息組織的標準化也在不斷改進過程中，比如對“數據倉庫技術、數據挖掘技術、數據推進技術，數據打包技術”等的改進，都為信息組織的標準化打下了堅實的基礎。

3 當前高校學生檔案數字化工作的開展現(xiàn)狀

我國在全球檔案數字化、網絡一體化浪潮的沖擊下，自1996年就加入了檔案管理信息化、數字化的進程，國家檔案局把電子文件研究項目列入科技計劃，直到1999年上海市檔案館與電腦科技公司，共同致力于檔案信息數據系統(tǒng)的開發(fā)。2000年5月，經國家檔案局批準，深圳構建了我國第一個高校學生數字檔案館，這也象征了我國開啟了高校學生數字化檔案的進程?？v觀二十年來我國高校學生檔案數字化的發(fā)展歷程，我國當前雖然已經大面積鋪開檔案數字化建設，但是因為資金的限制，數字化管理的技術條件依然不夠成熟，主要體現(xiàn)在技術應用的不經濟以及成本較高，因為其主導方式依然是鍵盤錄入和光學字符識別掃描輸入，速度較慢的同時儲存質量不高，容易受到諸多要素的干擾，在互聯(lián)網技術飛速發(fā)展的今天，高校學生檔案管理的網絡化建設依然缺乏統(tǒng)一的技術標準，使得跨區(qū)域的數據信息庫無法實現(xiàn)對接和共享，所以說我國高校學生檔案數字化工作依然還有很長的路要走。

2011年由中國檔案學會、北京市檔案學會和清華大學檔案館在清華大學聯(lián)合主辦了“國際檔案數字化研究與發(fā)展”學術報告會，議題是探討檔案數字化工作的標準化問題，對當前檔案數字化工作最為迫切的問題進行了探討，比如對高校學生檔案數字化建設的原則問題、檔案數字化與數字檔案館的關系問題的研究，對于近五年檔案數字化工作的開展打下了堅實的基礎。總的來看，目前檔案工作管理人員對于檔案工作的數字化進程的認識依然不夠，沒有充分認識數字化對高校學生檔案工作的現(xiàn)實價值。

4 高效學生檔案數字化工作發(fā)展的對策

4.1 統(tǒng)一認識，確定范圍

目前許多高校學生檔案管理部門都沒有充分認識到數字化媒介對于高校學生檔案管理的重要性。這就需要統(tǒng)一認識，特別是要認真貫徹落實教育部和國家檔案局第27號令，把高校學生檔案管理數字化工作納入到年度工作日程中來，領導在體制上和管理上對高校學生檔案數字化工作嚴格把關，順應時代要求，擴大學生檔案的歸檔范圍。特別是豐富高校學生檔案管理的功能，覆蓋數字化檔案管理的使用范圍，對于檔案的“收集、鑒定、歸檔”的每一個步驟實行程序化、標準化的管理操作。

4.2 調整工作節(jié)奏，參與必要培訓

如今高校學生檔案管理數字化工作大大提高了工作的效率、免去了不少不必要的流程。但是在工作的方式和節(jié)奏上會有所改變，這就要求管理人員能夠充分適應高校學生檔案管理的工作時序。比如要按照歸檔的關鍵時間點及時安排上傳。如考試成績在期末結束后一周內錄入，過期即鎖定，嚴禁改動。同時校園網也可以作為一個窗口接受大眾的監(jiān)督。同時高校學生檔案管理工作的推進是一個動態(tài)過程，需要管理人員能夠接受相關的培訓，不斷實現(xiàn)數字化檔案管理升級和優(yōu)化工作。

4.3 設置權限，保護隱私

數字檔案系統(tǒng)一大隱患就是隱私問題，因為安全問題隱患造成的數據信息泄露的后果是非常嚴重的，因為檔案數字化管理的有點在于區(qū)域范圍內的數據共享，其缺點也是如果不注意權限的加密或是設置網絡防火墻、數據加密傳輸等措施，容易造成個人數據的泄露（比如學生的身份證號碼、家庭住址、生理缺陷）。所以設置權限，保護學生和學校的隱私變得尤為必要。

4.4 拓展功能，完善服務

上述提到了高校數字化檔案管理是一個持續(xù)發(fā)展的動態(tài)過程，需要在功能、管理和服務商不斷加以完善，比如目前許多高校都在改善遠程拓展功能，方便對畢業(yè)生的檔案狀態(tài)，如檔案的去向、轉出和接收時間等，應能通過學生檔案管理系統(tǒng)進行遠程在線查詢。數字化檔案管理對于高效學生檔案管理而言，無疑是一次深遠的變革。

5 總結

綜上所述，互聯(lián)網技術革命對于高校學生檔案工作的升級和更新無異于是以此絕佳的契機，給檔案工作帶來了深遠、革命性的變化，高校學生檔案數字化毫無疑問是檔案工作發(fā)展的重點方向，對于我們這些從事高校學生檔案工作管理的人員而言，是機遇也是挑戰(zhàn)。一方面需要充分認識到檔案數字化工作的重要性，實現(xiàn)檔案管理理念的改變，積極適應數字化信息技術在高校學生檔案管理工作的應用，不斷提高檔案管理水平，我國檔案管理事業(yè)才會與時俱進，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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作者簡介

王秀芳（1974-），女，浙江省紹興市，漢，館員，本科，研究方向：檔案管理方面，高校學生檔案管理研究。