聲像檔案管理工作之我見

摘 要：聲像檔案具備實(shí)物性的特征，在社會(huì)組織和個(gè)人從事經(jīng)濟(jì)、政治和文化活動(dòng)中扮演著重要的記錄性作用，其主要以聲音和圖像作為信息傳承的載體，在社會(huì)企業(yè)組織的發(fā)展中扮演著重要的角色。然而，現(xiàn)階段我國聲像檔案管理工作中，無論是企業(yè)還是個(gè)人團(tuán)體組織，都存在著一定的問題有待解決。為此，本文以聲像檔案為論述主題，對(duì)聲像檔案管理工作中容易出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，并提出筆者的個(gè)人見解，希望能夠?qū)β曄駲n案管理工作中的消極問題產(chǎn)生一定的防范作用。

關(guān)鍵詞：聲像檔案；管理；制度

伴隨著社會(huì)的不斷發(fā)展與科技水平的不斷提高，當(dāng)代社會(huì)對(duì)信息的傳導(dǎo)模式不斷呈現(xiàn)多樣化，其中新媒體時(shí)代的繁榮發(fā)展讓許多電子化設(shè)備應(yīng)用到了社會(huì)活動(dòng)的方方面面，聲像檔案將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的不足與漏洞進(jìn)行了彌補(bǔ)。其中，聲像檔案最大的特點(diǎn)在于其所傳承的資料和文檔更加具備直觀性，且其歸檔的范圍遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。但由于存在形式和保管形式的特殊性，亦讓其在日常使用中出現(xiàn)一定的管理問題。為此，要不斷挖掘聲像檔案管理工作中存在的不良現(xiàn)象，進(jìn)而進(jìn)行有針對(duì)性的治理。

1 聲像檔案管理現(xiàn)狀分析

1.1 硬件設(shè)備方面應(yīng)用不合理

隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，現(xiàn)階段我國諸多的企事業(yè)單位都增加了聲像檔案設(shè)備的使用量，值得注意的是，許多單位對(duì)設(shè)備使用量缺乏合理的計(jì)劃，進(jìn)而，在對(duì)設(shè)備進(jìn)行購買是，不做購買計(jì)劃，秉承了“多多益善”的理念進(jìn)行購置，使得總設(shè)備數(shù)量嚴(yán)重超出使用量。很多設(shè)備因長時(shí)間不能得到利用，使設(shè)備的利用效率較低。而且，在設(shè)備的使用上，往往是專業(yè)的技術(shù)人員。單位的其他人員缺乏相應(yīng)的使用能力，設(shè)備使用的專員往往較少，在單位舉行大型活動(dòng)時(shí)，往往因?qū)I(yè)人員的人手不夠而產(chǎn)生矛盾。聲像設(shè)備對(duì)使用人員專業(yè)技術(shù)要求高，該崗位的人員流動(dòng)性大，新的技術(shù)人員進(jìn)入單位以后還要重新對(duì)聲像設(shè)備進(jìn)行熟悉，新的技術(shù)人員技術(shù)不夠成熟，往往在工作初期的工作質(zhì)量難以達(dá)到實(shí)際要求[1]。

1.2 相關(guān)工作人員專業(yè)素養(yǎng)的匱乏

聲像檔案管理工作與傳統(tǒng)的文本檔案管理工作有著一定的差異性，聲像檔案管理需要其工作人員能夠熟練的應(yīng)用相關(guān)聲像設(shè)備。如攝像機(jī)、照相機(jī)和錄音筆等電子設(shè)備。因此，從事聲像檔案管理工作人員有傳統(tǒng)的文字編輯工作者過渡到了專業(yè)技術(shù)工作者。這就要求其必須要具備一定的專業(yè)技能，不僅具備傳統(tǒng)檔案管理的工作能力，更要熟練的賬務(wù)對(duì)各個(gè)設(shè)備的應(yīng)用。然而在企事業(yè)單位中，從事檔案管理工作的人員往往年紀(jì)較大，只有很少的人接受過專業(yè)的設(shè)備應(yīng)用培訓(xùn)。這難免會(huì)對(duì)其工作的質(zhì)量產(chǎn)生影響，在就職工作以后，通過短時(shí)間對(duì)設(shè)備的學(xué)習(xí)邊正式工作。因此，其專業(yè)技術(shù)能力較為匱乏，他們?cè)趯?duì)相關(guān)的影像資料進(jìn)行整理時(shí)，缺乏對(duì)重點(diǎn)的判斷性，對(duì)影像資料進(jìn)行后期裁剪時(shí)，往往將重要的資料丟棄，導(dǎo)致聲像檔案的質(zhì)量嚴(yán)重下降。部分人員的歸檔能力不強(qiáng)，當(dāng)工作任務(wù)結(jié)束以后，往往不能及時(shí)對(duì)所得資料進(jìn)行準(zhǔn)確整理[2]。

1.3 管理層面的不完善

1.聲像檔案管理意識(shí)薄弱

聲像檔案在歸檔與紙質(zhì)版的檔案有明顯的差別，聲像檔案歸檔要將相應(yīng)的照片、移動(dòng)硬盤、光盤數(shù)據(jù)進(jìn)行編碼編號(hào)。然而，很多單位的聲像設(shè)備管理人員對(duì)相關(guān)檔案的歸檔意識(shí)較為薄弱。影像資料整理及時(shí)性較差，而且，對(duì)部分以往的資料管理不足，命名不清晰，需要使用時(shí)查找很麻煩甚至找不到。這些原因的出現(xiàn)，主要是相關(guān)人員對(duì)聲像檔案的管理意識(shí)不強(qiáng)造成的。

2.管理質(zhì)量偏低

部分單位對(duì)聲像設(shè)備和聲像檔案的管理質(zhì)量低，沒有對(duì)聲像檔案管理工作進(jìn)行合理的人員配置，部分單位在聲像檔案管理工作中形成了明確的分工，有專門對(duì)聲像檔案進(jìn)行整合的人員，即對(duì)攝像機(jī)錄制出的儲(chǔ)存卡和光盤的管理人員[3]。讓聲像檔案與聲像設(shè)備的擺放十分規(guī)范，為此，很多單位的聲像資料很豐富，其影像光盤甚至有幾千張，而有些單位的儲(chǔ)存量只有幾百張。根本原因在于各個(gè)單位的管理質(zhì)量和重視意識(shí)出現(xiàn)了偏差。只有對(duì)檔案進(jìn)行集中化管理，才會(huì)具備更多、更規(guī)范的聲像檔案資料，同時(shí)也體現(xiàn)出了其單位的工作質(zhì)量。

3.設(shè)備保管環(huán)境惡劣

很多單位在對(duì)聲像設(shè)備和聲像檔案管理時(shí)，缺乏對(duì)設(shè)備環(huán)境的重視。部分管理人員認(rèn)為，聲像設(shè)備的使用率不高，并將其工作中的聲像檔案材料視為可有可無的物件。部分單位隨意找一個(gè)條件簡陋的辦公室進(jìn)行存放，聲像設(shè)備為電子產(chǎn)品，要時(shí)常對(duì)其進(jìn)行維護(hù)。有些辦公室較為潮濕，電子設(shè)備在潮濕環(huán)境下進(jìn)行長期保存，其內(nèi)部的硬件便容易發(fā)生損壞。而且聲像設(shè)備較為貴重，因而給單位造成了一定的經(jīng)濟(jì)損失。

4.缺乏相應(yīng)管理機(jī)制的落實(shí)

聲像檔案管理工作是單位一項(xiàng)重要任務(wù)，然而，部分單位在對(duì)聲像設(shè)備和檔案資料進(jìn)行整理時(shí)，缺乏一定管理機(jī)制。使得聲像管理部門的運(yùn)作無法呈現(xiàn)規(guī)范化、制度化。對(duì)已完成的聲像檔案資料和光碟不能及時(shí)進(jìn)行集中統(tǒng)一的管理，讓檔案資料的存放雜亂無章。一旦某一工作任務(wù)需要對(duì)相應(yīng)的檔案資料進(jìn)行提取時(shí)，聲像檔案管理部門無法及時(shí)將所需的材料進(jìn)行提交。這些現(xiàn)象產(chǎn)生的根本原因在于缺乏相應(yīng)管理機(jī)制的落實(shí)。

2 強(qiáng)化聲像檔案管理的有效路徑

2.1 強(qiáng)化檔案歸檔意識(shí)

強(qiáng)化檔案歸檔意識(shí)，不僅是相關(guān)技術(shù)人員的“任務(wù)”。更是整個(gè)單位管理人員應(yīng)該重視的問題，單位的管理人員要積極落實(shí)聲像設(shè)備和資料的管理方案，通過宣傳的方式來強(qiáng)化相關(guān)人員的歸檔意識(shí)，從近些年的種種事例中找出相關(guān)的事件，通過宣傳教育的形式讓人們認(rèn)識(shí)到檔案歸檔的重要性，對(duì)相關(guān)資料的整理，各個(gè)企事業(yè)單位要積極結(jié)合本單位的工作進(jìn)行，不僅讓宣傳教育活動(dòng)具備針對(duì)性和生動(dòng)性，更能抓住服務(wù)的中心工作[4]。

2.2 強(qiáng)化管理機(jī)制的落實(shí)

若想將現(xiàn)階段單位檔案管理雜亂的問題得到有效的解決，就必須將聲像檔案管理工作落實(shí)到制度上。對(duì)相關(guān)的問題進(jìn)行有針對(duì)性的羅列，通過具體的綱領(lǐng)文獻(xiàn)來規(guī)范相應(yīng)的問題，并將責(zé)任落實(shí)到相關(guān)人員的身上，真正做到“權(quán)責(zé)統(tǒng)一”。對(duì)聲像設(shè)備使用人員做出嚴(yán)格的限制，避免其將設(shè)備據(jù)為己有，對(duì)聲像檔案歸檔工作沒有及時(shí)提交的要進(jìn)行嚴(yán)格的處罰。讓整個(gè)聲像檔案管理工作逐漸規(guī)范化。

2.3 提高使用人員專業(yè)素養(yǎng)

強(qiáng)化檔案管理工作質(zhì)量的最直接方式就是提高使用人員的專業(yè)素養(yǎng)，讓設(shè)備的使用人員接受系統(tǒng)的培訓(xùn)。在以此主題活動(dòng)中，其拍攝的主體會(huì)有很多，為此，就要加強(qiáng)設(shè)備使用人員的甄別能力。不僅要對(duì)設(shè)備的使用方式熟練掌握，更要對(duì)不同時(shí)間節(jié)點(diǎn)的重點(diǎn)對(duì)象具備辨別能力[5]。進(jìn)而，保證聲像檔案資料的質(zhì)量。

2.4 完善管理?xiàng)l件

聲像設(shè)備的管理對(duì)環(huán)境條件的要求極高，所以，在對(duì)聲像設(shè)備的環(huán)境進(jìn)行精細(xì)的選擇。要考慮的因素如下：潮濕、燥熱、震動(dòng)、磁場等。要充分結(jié)合單位的實(shí)際情況來進(jìn)行管理，若單位不具備完善的存儲(chǔ)條件，便要發(fā)揮管理人員的主觀性。主動(dòng)去對(duì)管理環(huán)境進(jìn)行創(chuàng)建，例如，用打孔紙箱和泡沫箱對(duì)相應(yīng)的設(shè)備進(jìn)行存放，這樣便可以起到防震防潮的作用。

3 結(jié)語

任何企事業(yè)單位都設(shè)有檔案管理部門，在新媒體時(shí)代，檔案管理工作不斷發(fā)展，進(jìn)而出現(xiàn)了以電子設(shè)備為媒介的聲像檔案管理工作。其出現(xiàn)對(duì)眾多單位的發(fā)展起到了積極的推動(dòng)作用，尤其是部分以傳媒業(yè)務(wù)為主的企事業(yè)單位，更是極大的提高力工作的效率。聲像檔案資料不僅能夠?qū)⒛骋粫r(shí)間段的事跡進(jìn)行詳細(xì)的記錄，更能為各企事業(yè)單位所召開的會(huì)議作出明確的記錄，進(jìn)而為各個(gè)單位發(fā)展計(jì)劃的制定提供了一定的指導(dǎo)作用。

參考文獻(xiàn)

[1]邱曉青.高職高專院校聲像檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策[J].福建商業(yè)高等?？茖W(xué)校學(xué)報(bào)，2015，01（02）：63-67.

[2]周穎.聲像檔案管理工作之我見[J].檔案管理，2015，05（04）：87.

[3]耿金生.醫(yī)院聲像檔案管理工作之我見[J].黑龍江檔案，2012，06（05）：58.

[4]劉國紅，許長田.醫(yī)院聲像檔案管理的問題及對(duì)策[J].護(hù)理實(shí)踐與研究，2014，11（08）：113-114.

[5]梁江華.加強(qiáng)基層單位聲像檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2013，11（08）：68-69.

作者簡介

廖紅娟（1968-），女，湖南省永興縣，助理研究員，本科，研究方向：聲像資料管理。