電子檔案管理在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

羅竹意

摘 要：隨著科技的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)的普及，電子信息技術(shù)在人們生活中的應(yīng)用越來越廣泛。檔案管理是企業(yè)日常工作的一項重要內(nèi)容，電子檔案是新形式下檔案管理的發(fā)展趨勢，它的出現(xiàn)給檔案管理工作帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。本文主要闡述了電子檔案的優(yōu)勢，在管理中發(fā)揮的作用，分析了電子檔案管理中存在的問題，并提出了創(chuàng)新性的對策，力求讓事業(yè)單位的檔案管理更上一層樓。

關(guān)鍵詞：電子檔案；管理；事業(yè)；單位；應(yīng)用

電子信息技術(shù)作為時代發(fā)展的產(chǎn)物，對人們的工作、生活產(chǎn)生了很大的影響，電子檔案就是其在檔案管理工作中的應(yīng)用。電子檔案就是用計算機(jī)系統(tǒng)處理材料數(shù)據(jù)和其它載體形式的資料，它具有方便、快捷、高效特點，能夠給檔案管理工作帶來極大的便利，同時，電子檔案管理也存在著一定的問題，要想充分發(fā)揮它的作用，就要進(jìn)行創(chuàng)新化管理。

1 電子檔案的特點優(yōu)勢

1.1 保密性強(qiáng)

相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的整卷查閱所帶來的風(fēng)險，現(xiàn)在所使用的電子檔案可以實現(xiàn)部分查閱，這就在一定程度上降低了檔案被泄露的風(fēng)險性。在進(jìn)行紙質(zhì)檔案查閱時，因為所有的檔案信息都是連在一起的，所以，不可避免的會看到一些所查閱資料之外的信息，不利于檔案的保密[1]。檔案查閱時，只能夠接觸所需的單份文件，而無法了解其他內(nèi)容，實現(xiàn)了文件的保密。同時，電子檔案的查閱是利用計算機(jī)的技術(shù)，改變了紙質(zhì)檔案查找時的困難。

1.2 高效、快捷

電子檔案是電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，不但能夠降低工作人員的工作負(fù)擔(dān)，提高工作效率，也能讓查閱檔案的人高效、快速的獲取信息。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，極大的方便了檔案管理，避免了檔案歸檔和查找的繁瑣，讓工作人員從人力的耗費(fèi)中解脫出來[2]。同時，可以分散工作量，實現(xiàn)隨機(jī)歸檔，減少了歸檔和整理的時間，更方便進(jìn)行檢索，提高了信息的獲取效率。因此可看出，高效；便捷是電子檔案最大的優(yōu)勢。

1.3 提高檔案的使用效率

對檔案的進(jìn)一步加工、利用是檔案管理工作的主要目的，電子檔案可復(fù)制、能重復(fù)使用的特點，更能滿足檔案加工的需要。傳統(tǒng)的紙質(zhì)立卷工作是有檔案管理人員按照自己的認(rèn)識水平進(jìn)行操作的，由于每個人的認(rèn)知是不一樣的，這就造成了檔案標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一，既影響了檔案整體的質(zhì)量，又不利于檔案今后的使用[3]。同時，在進(jìn)行人工歸檔時會浪費(fèi)掉大量的時間，從而導(dǎo)致了管理人員沒有時間進(jìn)行編研工作，不利于管理水平的提高。

電子檔案的使用既可以提高工作人員的工作質(zhì)量和工作效率，又能夠減輕工作人員的壓力，讓工作人員把更多的時間和精力投入到編研工作之中，從而提高檔案管理的水平。

1.4 及時補(bǔ)漏增缺

傳統(tǒng)文書在資料收集時，如果出現(xiàn)漏記、漏交的情況，為了及時的增缺補(bǔ)漏，就要把文書進(jìn)行拆卷重做，這樣既浪費(fèi)了人力、物力、財力，又降低了工作效率。如果電子檔案中出現(xiàn)了問題，可以直接利用計算機(jī)進(jìn)行修改、更正，更加方便、快捷，省時省力，讓檔案隨時保持在最新狀態(tài)。

2 電子檔案管理中存在的問題

2.1 管理不規(guī)范

紙質(zhì)檔案的使用時間較長，管理人員已經(jīng)逐漸形成了保存紙質(zhì)檔案的意識。而由于電子檔案的使用時間不長，檔案人員單純的認(rèn)為只要將檔案信息錄入系統(tǒng)等存儲設(shè)備就可以，疏忽了對于電子檔案載體U盤、移動硬盤、光盤等的管理，沒有對其中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，隨意進(jìn)行放置，最終導(dǎo)致設(shè)備丟失，檔案資料的外泄。另外，在技術(shù)安全方面，沒有采用一定的防復(fù)制技術(shù)，不利于檔案的安全。同時，管理者對于文件備份的要求太過籠統(tǒng)，沒有明確具體備份的文件、備份所采用的設(shè)備等，給工作人員的工作帶來了一定的困擾，導(dǎo)致電子檔案備份管理混亂。最后，電子檔案的管理比較分散，沒有建立一個完整的體系，不利于信息的獲取和交流。

2.2 檔案管理人員素質(zhì)不高

新的檔案管理方式的使用給事業(yè)單位檔案管理人員提出了更高的要求，為了充分發(fā)揮、利用電子檔案的優(yōu)勢，檔案管理人員必須要在具備高的職業(yè)道德水準(zhǔn)和自我約束力的前提下，熟練操作計算機(jī)以及相關(guān)的應(yīng)用軟件。結(jié)合實際情況，我國現(xiàn)階段的檔案管理人員由于日常工作量比較大，無法集中進(jìn)行電子檔案管理工作，并且部分人員對于計算機(jī)操作存在著一定的障礙。另外，現(xiàn)在的崗位人員具有較強(qiáng)的流動性，頻繁的人事變動不利于電子檔案管理工作的長期進(jìn)行。

2.3 電子檔案安全問題

電子檔案是依托于計算機(jī)信息技術(shù)而發(fā)展的，具有信息技術(shù)資料健全、高效、便捷特點的同時，也相應(yīng)的傳承了計算機(jī)信息技術(shù)的缺點，即安全性問題。在進(jìn)行電子檔案的發(fā)送、接收、保管和歸檔時，可能會被篡改、偽造、泄密、竊聽，或者遭到病毒入侵、黑客攻擊等。由于電子檔案的保護(hù)措施不到位，相關(guān)人員資料信息被泄露的情況頻頻發(fā)生，給這些人員的安全帶來了一定的隱患。

3 電子檔案管理的創(chuàng)新性對策

3.1 建立健全相關(guān)的規(guī)章制度

建立健全電子檔案的各項規(guī)章制度，實施高效、科學(xué)、規(guī)范的管理，讓電子檔案管理走出無序化狀態(tài)。電子檔案在事業(yè)單位中的應(yīng)用已經(jīng)非常普遍，但是由于缺乏檔案之間的聯(lián)系，導(dǎo)致無法進(jìn)行集中管理。為了充分的開發(fā)利用電子檔案，發(fā)揮其高效便捷的作用，提高工作效率，首先就要完善電子檔案的管理制度。詳細(xì)規(guī)定電子檔案的制作、審查、收集、保管、整理等環(huán)節(jié)，并且結(jié)合事業(yè)單位的特點對檔案進(jìn)行補(bǔ)充和完善。電子檔案管理制度是檔案管理工作的依據(jù)，有利于規(guī)范工作人員的行為，實行檔案的統(tǒng)一集中管理。

3.2 培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員

電子檔案的管理水平是由檔案管理人員所決定的，因此，在進(jìn)行電子檔案管理時，必須采用專業(yè)的管理人員。首先，在進(jìn)行人員聘用時，要選用一些專業(yè)知識強(qiáng)，并且計算機(jī)技術(shù)過硬的高素質(zhì)復(fù)合型人才。其次，對于已有的檔案管理人才要進(jìn)行定期的培訓(xùn)教育，提高他們的計算機(jī)技術(shù)和職業(yè)道德。之后，由于電子檔案管理是一項內(nèi)容復(fù)雜、專業(yè)性較強(qiáng)的一項系統(tǒng)性工作，所以，要盡量避免人員的流動或?qū)⑷藛T流動控制在合理的范圍內(nèi)，以保障工作的延續(xù)性和長期性。

3.3 提高電子檔案的安全性

電子檔案的安全是電子檔案管理中的一大重點，首先，要設(shè)置訪客權(quán)限，根據(jù)檔案的保密程度設(shè)置權(quán)限，劃分讀取人群，保障電子檔案的機(jī)密性。其次，對一些保密性較強(qiáng)的檔案設(shè)置使用期限，控制使用范圍。另外，電子檔案的管理人員要開啟電子檔案管理系統(tǒng)的監(jiān)控和自動記錄功能，防止檔案的外流。

3.4 加大資金投入

檔案管理中所使用的設(shè)備軟件的質(zhì)量好壞，在一定程度上影響了檔案管理的水平，要想改善這種情況，必須加大資金的投入。檔案管理人員可以向相關(guān)部門申請經(jīng)費(fèi)，改善檔案管理的設(shè)備和工作條件，現(xiàn)代化設(shè)備的使用可以極大的提高工作效率，降低工作人員的壓力。另外，使用一些保密性強(qiáng)的應(yīng)用軟件，提高檔案管理的安全性。

4 結(jié)語

綜上所述，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案具有快捷、高效、保密性強(qiáng)等的特點，更加符合現(xiàn)代社會發(fā)展的趨勢，應(yīng)該擴(kuò)大電子檔案的使用。在實際的電子檔案管理工作中存在著一些問題，為了充分發(fā)揮電子檔案管理在檔案管理中的作用，就要建立電子檔案管理制度，培養(yǎng)專業(yè)的管理人員，保證電子檔案的安全性，加大資金的投入，只有科學(xué)、規(guī)范的管理，才能提高檔案管理的水平。

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