淺談如何加強行政事業(yè)單位的檔案管理

摘 要：檔案管理成為人力資源管理的重要組成部分，無論是企業(yè)還是行政單位都會涉及到繁重的檔案管理任務(wù)，行政單位如今正經(jīng)歷新的一輪人力資源改革，其中的重要一環(huán)就是加強人事的管理，特別是應(yīng)對快速的經(jīng)濟(jì)改革勢頭下的人才流動速度的加快，加強行政事業(yè)單位的檔案管理是人力資源管理可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。在此背景下，本文重點探討行政事業(yè)單位的檔案管理的問題，充分重視檔案管理的制度和管理手段的創(chuàng)新，通過標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的改革，使得行政事業(yè)單位的檔案管理能夠滿足當(dāng)今時代人事改革的需要。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；檔案管理；問題

1 前言

行政事業(yè)單位的檔案管理工作如今變得日益重要，一方面其檔案記錄著單位成長的點點滴滴，其中包括行政事業(yè)單位在建立以來的每次改革與創(chuàng)新，另一方面反映了行政事業(yè)單位發(fā)展的各類議程和計劃，也是行政事業(yè)單位從過去尋求問題和經(jīng)驗，避免再出現(xiàn)類似問題的經(jīng)驗總結(jié)，對于檔案管理工作而言同時也需要照顧單位的秘密文件，在制度上防范這些重要文件的泄露，完善的數(shù)字化管理系統(tǒng)能夠以數(shù)字化的形式對檔案進(jìn)行部分，這也對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求，能夠熟悉掌握檔案管理電子系統(tǒng)，能夠?qū)n案管理工作進(jìn)行定期檢查和分析，及時糾正工作中存在的錯誤，為檔案管理工作改革的發(fā)展指引出路。

2 行政事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及問題

2.1 缺乏對檔案管理在人力資源管理重要性認(rèn)識

行政單位的人力資源管理長期以來的發(fā)展是遲緩的，特別是檔案管理往往只是被看作是對行政人員生平經(jīng)歷的記錄，或只是資料的整理和抄寫工作，沒有看到檔案管理質(zhì)量與行政部門整體效率之間的必然聯(lián)系，缺乏對檔案管理在人力資源管理重要性充分重視，所以也會造成了檔案管理工作的一些疏忽，比如檔案資料因為人為的失誤而流失，檔案管理體系的不完備，這給人力資源管理的改革帶來了諸多的限制和困擾。一些行政單位甚至沒有設(shè)立專門的檔案管理的崗位，忽視了在檔案信息里充分挖掘人才的信息，沒能反映人力資源發(fā)展的具體狀況，也不利于對行政部門激勵機制的建設(shè)。

2.2 檔案管理的技術(shù)手段落后

數(shù)字技術(shù)改變了信息傳播的媒介，從原始信息諸如人們?nèi)粘６勀慷玫膹V播信號、電視信號、錄音機都實現(xiàn)了數(shù)字化，其儲存媒介和傳播媒介的革新大大提高了檔案管理工作的效率，特別是隨著計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，用于檔案管理的新的文件形式一數(shù)字文件（digital records）大量產(chǎn)生，這種新的類型的文件的載體是磁性載體材料或光學(xué)材料。能夠保存大量的文件，轉(zhuǎn)換成數(shù)字化檔案。從比如“古代的石刻檔案、甲骨檔案”都可以轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)檔案、縮微檔案，這個檔案管理工作帶來了極大的便利，雖然對于檔案操作人員在接受時會有一定的復(fù)雜性和難度。然而現(xiàn)實中檔案管理的技術(shù)手段落后的問題日益突出，一方面行政事業(yè)單位硬件投入不足、檔案管理人員沒有掌握現(xiàn)代化的管理技術(shù)，沒有進(jìn)行專業(yè)數(shù)字化檔案管理的技能培訓(xùn)，所以整體上看檔案管理的水平依然沒有取得長足的提高，往往檔案的登記和分類管理依然有過多的人為的痕跡，阻礙了人力資源檔案管理的發(fā)展和有效利用。

2.3 檔案分類管理體系的不完善

人力資源的檔案材料的管理的基本要求是“全面、客觀、完整、真實，能夠在滿足上述條件下反映一個人的生活經(jīng)歷、發(fā)展歷史全貌，但是行政事業(yè)單位在實際管理過程中因為種種原因造成了原始材料的抽象和單一，并不能反映一個人的特色，這些不完整的檔案資料難以為事業(yè)單位選拔人才、使用人才提供有益的參考，也會影響到潛在人才的挖掘和應(yīng)用。同時，在檔案分類管理的體系建設(shè)上不夠重視，使得人力資源內(nèi)容的不完整和不規(guī)范，失去了統(tǒng)一性，其分類管理沒有機遇電子信息檔案管理系統(tǒng)，操作受到很大的人為要素干擾，使得其管理效率并不高。

3 加強行政事業(yè)單位檔案管理的對策

3.1 建立和完善標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)規(guī)范的制度

行政事業(yè)單位檔案管理的改善首先需要制定統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)的檔案制度管理體系，這是加強行政事業(yè)單位檔案管理的基礎(chǔ)性工作，不僅能夠通過制定相應(yīng)的工作管理制度和工作標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范檔案管理程序，同時也能提高檔案管理工作人員的積極性和責(zé)任感。能夠在檔案管理制度環(huán)節(jié)和工作程序上進(jìn)行有效的監(jiān)督，對于關(guān)鍵環(huán)節(jié)—檔案的保存、信息資料的流轉(zhuǎn)和管理的方法都能夠統(tǒng)一規(guī)定，標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程能夠大大提高檔案管理辦事的效率，降低不必要的人力和物力的浪費。

3.2 加強數(shù)字化檔案管理的建設(shè)

縱觀二十年來我國檔案數(shù)字化的發(fā)展歷程，我國當(dāng)前雖然已經(jīng)大面積鋪開檔案數(shù)字化建設(shè)，但是因為資金的限制，數(shù)字化管理的技術(shù)條件依然不夠成熟，主要體現(xiàn)在技術(shù)應(yīng)用的不經(jīng)濟(jì)以及成本較高，因為其主導(dǎo)方式依然是鍵盤錄入和光學(xué)字符識別掃描輸入，速度較慢的同時儲存質(zhì)量不高，容易受到諸多要素的干擾，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)依然缺乏統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，使得跨區(qū)域的數(shù)據(jù)信息庫無法實現(xiàn)對接和共享，所以說我國檔案數(shù)字化工作依然還有很長的路要走。加強數(shù)字化檔案管理的建設(shè)一方面要形成有層次、有結(jié)構(gòu)、有內(nèi)容的網(wǎng)絡(luò)信息管理，實現(xiàn)檔案管理資料的數(shù)字化存儲，加大硬件和軟件方面的資金投入，比如“打印機、復(fù)印機、掃描儀、電腦”等，對檔案信息管理設(shè)立專門的監(jiān)督部門，實施全程的掌控。

3.3 提高檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展下，改變了我們的日常生活，同時也對檔案管理工作帶來了巨大方便，一方面檔案管理部門將不只是一個實體機構(gòu)，同時實現(xiàn)了存儲實體與虛體共存，另一方面數(shù)字化檔案管理工作以虛擬化方式存在，工作重心不在是傳統(tǒng)的客戶，而是能夠滿足社會的多元化需求。我國長期以來都努力構(gòu)建完整的檔案管理理論，用于指導(dǎo)檔案工作人員數(shù)字化工作的開展，這就促進(jìn)了檔案工作人員檔案管理方面觀念的更新，特別是改變過去傳統(tǒng)的檔案管理的觀念，適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的發(fā)展趨勢。因為觀念上的落后，勢必上會阻礙檔案數(shù)字化管理工作的開展，實現(xiàn)人—計算機的雙向互動，才能把檔案管理工作開展得有效率且具有深度。數(shù)字化管理的改革一方面需要技術(shù)上是革新，另一方面也需要檔案工作人員能夠加強培訓(xùn)，內(nèi)部和外部推動檔案管理人員技術(shù)化水平的提高，這是一個循序漸進(jìn)的過程。

檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)的培訓(xùn)和職業(yè)道德的培訓(xùn)是要同步進(jìn)行的，檔案管理雖然有數(shù)字化的發(fā)展趨勢，終究還是依靠人完成的，所以行政事業(yè)單位的檔案管理雖然依然與工作人員的工作態(tài)度、工作能力和工作水平有著巨大的關(guān)聯(lián)。提高檔案管理工作人員的職業(yè)素質(zhì)和水平需要制定完善的培訓(xùn)管理辦法，加強崗位的培訓(xùn)，同時引入專業(yè)的技術(shù)性人才，實現(xiàn)檔案管理新技術(shù)的轉(zhuǎn)型，提高行政事業(yè)單位檔案管理的升級以及工作效率的穩(wěn)步提高。

4 結(jié)束語

綜上所述，我國行政事業(yè)單位的檔案管理工作的改進(jìn)還有很長的路要走，總之科學(xué)、合理的檔案管理制度讓檔案管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化，完善的檔案管理制度下，管理人員的職權(quán)才會更加清晰、配合更加密切。因為檔案管理畢竟還是人來完成的工作，不可能完全托管給計算機，所以加強檔案管理人員的素質(zhì)才是檔案管理持續(xù)發(fā)展的路徑，需要從根本上重視檔案管理，這是檔案管理工作改善的基礎(chǔ)性內(nèi)容，為檔案管理提供持續(xù)發(fā)展的動力。

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作者簡介

陳麗艷（1973-），女，內(nèi)蒙古自治區(qū)興安盟人，漢，檔案管理助理館員，大專，行政事業(yè)單位檔案管理，財務(wù)管理。