出版單位內(nèi)部控制存在的問題與對(duì)策

李紅梅

摘要：隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，在嚴(yán)峻的市場競爭壓力與電子出版物的沖擊下，傳統(tǒng)出版單位正面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。因此，通過對(duì)內(nèi)部各項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng)進(jìn)行有效地控制，對(duì)于防范財(cái)務(wù)舞弊，減少內(nèi)部管理的損失，提高出版單位的市場競爭能力具有重要作用。文章以如何完善出版單位內(nèi)部控制問題進(jìn)行研究，首先從提高經(jīng)營管理水平、資產(chǎn)安全完整、控制內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)和實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略四個(gè)方面介紹了出版單位內(nèi)部控制的重要性。然后，針對(duì)我國出版單位的實(shí)際情況，從內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)、內(nèi)部控制制度制定、內(nèi)部控制落實(shí)、內(nèi)部控制信息溝通以及內(nèi)部控制的監(jiān)督機(jī)制五個(gè)角度分析了現(xiàn)階段出版單位內(nèi)部控制存在的主要問題，并在此基礎(chǔ)上提出對(duì)策建議。

關(guān)鍵詞：出版單位；內(nèi)部控制；風(fēng)險(xiǎn)管理

自財(cái)政部《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》發(fā)布實(shí)施以來，出版單位結(jié)合自身特點(diǎn)積極推進(jìn)內(nèi)部控制工作，取得了一定的成效。但是，在企業(yè)內(nèi)部控制制度的實(shí)施過程中，也還存在著各種問題。針對(duì)上述情況，本文從出版單位加強(qiáng)內(nèi)部控制重要性角度進(jìn)行研究，分析了目前出版單位內(nèi)部控制存在的主要問題，并提出了相應(yīng)的解決措施。

一、出版單位加強(qiáng)內(nèi)部控制的重要性

內(nèi)部控制是單位為了保護(hù)其資產(chǎn)的安全完整，保證經(jīng)營活動(dòng)符合國家法律、法規(guī)和內(nèi)部規(guī)章要求，實(shí)現(xiàn)提高經(jīng)營管理效率，防止舞弊、控制風(fēng)險(xiǎn)等目的，而在單位內(nèi)部采取的一系列制度和方法。目前，市場競爭壓力不斷加大，出版單位面臨嚴(yán)峻的競爭環(huán)境，加強(qiáng)內(nèi)部控制顯得更加重要，具體體現(xiàn)在如下幾方面。

（一）加強(qiáng)內(nèi)部控制有助于提高經(jīng)營管理水平

內(nèi)部控制是出版單位生產(chǎn)經(jīng)營管理的基礎(chǔ)，出版單位根據(jù)內(nèi)部控制規(guī)范要求，結(jié)合本單位內(nèi)部生產(chǎn)經(jīng)營特點(diǎn)，如果能夠制定出一套完整的內(nèi)部控制制度可以對(duì)圖書生產(chǎn)、采購、銷售和財(cái)務(wù)管理等環(huán)節(jié)進(jìn)行有效管理控制，將有助于在嚴(yán)峻的市場競爭條件下提高經(jīng)營管理水平，增強(qiáng)市場競爭能力。

（二）加強(qiáng)內(nèi)部控制有助于資產(chǎn)安全完整

出版單位資產(chǎn)主要包括固定資產(chǎn)和圖書存貨，上述資產(chǎn)具有變現(xiàn)困難的特點(diǎn)。因此，資產(chǎn)的管理水平將直接影響著企業(yè)的市場競爭能力與盈利水平。通過加強(qiáng)內(nèi)部控制能夠科學(xué)有效的監(jiān)督和制約物資采購、計(jì)量、驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)，從而能夠確保資產(chǎn)的安全完整，減少資產(chǎn)管理中的不利因素。

（三）加強(qiáng)內(nèi)部控制有助于控制內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)

出版單位生產(chǎn)經(jīng)營過程中，要實(shí)現(xiàn)企業(yè)生存和長足發(fā)展的目標(biāo)，應(yīng)堅(jiān)持全面性原則對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營過程中可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)采取適當(dāng)?shù)姆椒A(yù)防和控制。通過對(duì)本單位各部門內(nèi)所有崗位進(jìn)行合理的規(guī)劃設(shè)置，明確部門間的權(quán)限劃分，將能夠有效控制企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)。

（四）加強(qiáng)內(nèi)部控制有助于實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略

健全內(nèi)部控制可以有效地將各部門的制度進(jìn)行系統(tǒng)融合，把企業(yè)的生產(chǎn)、銷售、財(cái)務(wù)等各部門工作結(jié)合在一起，從而促使各部門密切配合，以實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營效率的提升，確保企業(yè)戰(zhàn)略方針得以實(shí)現(xiàn)。

二、現(xiàn)階段出版單位內(nèi)部控制普通存在的問題

（一）風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)不夠

部分出版單位管理者受以往計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的影響，往往內(nèi)控意識(shí)淡薄，缺乏風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，加之在管理工作中，對(duì)圖書出版流程不清楚，不了解圖書編印發(fā)過程中的關(guān)鍵控制點(diǎn)，造成對(duì)財(cái)務(wù)、經(jīng)營等方面風(fēng)險(xiǎn)疏于防范。甚至有的單位認(rèn)為內(nèi)部控制制度建設(shè)是財(cái)務(wù)部門的事情，尚未樹立全部門、全環(huán)節(jié)、全員的參與意識(shí)，弱化了內(nèi)部控制制度對(duì)本企業(yè)實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略價(jià)值的功能。

（二）內(nèi)部控制制度不健全

目前，一些出版單位針對(duì)內(nèi)部業(yè)務(wù)活動(dòng)控制不足，努力進(jìn)行著調(diào)整，也根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營情況制定了部分內(nèi)部控制措施，但是仍未覆蓋到業(yè)務(wù)操作的各個(gè)環(huán)節(jié)，存在內(nèi)部控制不健全的地方。例如在實(shí)踐中忽視了預(yù)算管理控制，編制預(yù)算未進(jìn)行充分市場調(diào)查，預(yù)算制定缺乏相應(yīng)的科學(xué)性。又例如圖書庫存管理控制不到位，生產(chǎn)部門和發(fā)行部門之間缺乏有效溝通造成生產(chǎn)圖書過量印刷，在生產(chǎn)資金被大量占?jí)旱耐瑫r(shí)，也容易導(dǎo)致出版物的滯銷。

（三）內(nèi)部控制落實(shí)不到位

有些出版單位管理者對(duì)內(nèi)部控制制度建設(shè)非常關(guān)注，制定過程中積極組織相關(guān)部門參與，也的確通過各種渠道參考了同行業(yè)其他單位的做法。但是，在很多領(lǐng)域與本單位實(shí)際情況結(jié)合地不夠，尤其是未能充分征求基層的崗位人員的意見，使得內(nèi)部控制只是停留在文件制定層面。而在內(nèi)部制度印發(fā)后，單位內(nèi)部各部門未對(duì)相關(guān)工作崗位人員進(jìn)行培訓(xùn)，作為管理部門為了和生產(chǎn)部門減少矛盾，在實(shí)際操作中，則沒有做到嚴(yán)格按照制度執(zhí)行，使得內(nèi)部控制制度沒有真正得以落實(shí)，內(nèi)部控制制度形同虛設(shè)。

（四）信息傳遞不及時(shí)

出版單位信息管理意識(shí)和能力較低，對(duì)信息的積累、傳遞和共享缺少主動(dòng)性、系統(tǒng)性和計(jì)劃性，造成信息傳遞受阻。例如，市場銷售信息不能及時(shí)傳遞反饋到出版部門，會(huì)造成出版物難以反映市場的需求，貽誤商機(jī)直接影響企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。又例如企業(yè)的財(cái)務(wù)報(bào)告信息不能及時(shí)傳遞到出版部門，使得出版部門不能了解圖書利潤實(shí)現(xiàn)情況，影響圖書的再版重印數(shù)量的準(zhǔn)確性。

（五）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)管力度不強(qiáng)

目前，許多出版單位的監(jiān)督主要靠內(nèi)部審計(jì)部門來監(jiān)控，但從實(shí)際情況來看，內(nèi)部審計(jì)多是由財(cái)務(wù)人員擔(dān)任，大多數(shù)的內(nèi)部審計(jì)流于形式，在內(nèi)部控制方面并沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用。有些出版單位設(shè)置了獨(dú)立的審計(jì)機(jī)構(gòu)，但權(quán)限分配不明確，權(quán)威性較差，使得內(nèi)部控制監(jiān)督職責(zé)受阻，影響了內(nèi)部控制制度的有效執(zhí)行。

三、加強(qiáng)出版單位內(nèi)部控制的建議

（一）樹立全方位的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)

出版單位要重視內(nèi)部控制，樹立風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。首先，通過設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)防范內(nèi)部機(jī)構(gòu)，全面負(fù)責(zé)相關(guān)業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，對(duì)單位內(nèi)部可能存在風(fēng)險(xiǎn)的環(huán)節(jié)采用科學(xué)合理的方法進(jìn)行分析，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性及其影響程度進(jìn)行排序，確定重點(diǎn)應(yīng)防范的風(fēng)險(xiǎn)。并結(jié)合企業(yè)自身風(fēng)險(xiǎn)承受能力，綜合權(quán)衡利弊后確定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略；其次，要樹立全員參與意識(shí)，鼓勵(lì)內(nèi)部員工全面梳理工作流程，認(rèn)真排查工作中存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，共同參與制定內(nèi)部制度、規(guī)范內(nèi)部工作流程；最后，財(cái)務(wù)部門作為企業(yè)資金管理使用的主要控制部門，應(yīng)承擔(dān)起風(fēng)險(xiǎn)防范的主要職責(zé)，充分考慮生產(chǎn)經(jīng)營過程中可能發(fā)生的采購風(fēng)險(xiǎn)、銷售風(fēng)險(xiǎn)、存貨風(fēng)險(xiǎn)等方面制定切實(shí)可行的措施進(jìn)行控制。

（二）完善內(nèi)部控制制度

1. 強(qiáng)化預(yù)算管理控制

預(yù)算管理控制是企業(yè)戰(zhàn)略實(shí)現(xiàn)的重要保證，出版單位應(yīng)建立全面預(yù)算管理制度，成立預(yù)算管理和決策機(jī)構(gòu)，通過事先制定計(jì)劃來防范經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)圖書編印發(fā)環(huán)節(jié)的事前、事中和事后全過程控制。

第一，加強(qiáng)預(yù)算編制環(huán)節(jié)控制。預(yù)算的編制必須以企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)為基礎(chǔ)，目標(biāo)要細(xì)化到每個(gè)部門，各部門根據(jù)目標(biāo)制定工作計(jì)劃。出版單位應(yīng)遵循“以銷定產(chǎn)”的原則進(jìn)行預(yù)算編制，根據(jù)圖書銷售預(yù)測編制生產(chǎn)預(yù)算。財(cái)務(wù)部門作為預(yù)算編制的主體，結(jié)合歷史數(shù)據(jù)和現(xiàn)有資源對(duì)各部門預(yù)算數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，采用科學(xué)方法編制預(yù)算建議。

第二，預(yù)算執(zhí)行環(huán)節(jié)控制。預(yù)算執(zhí)行階段，各部門要嚴(yán)格按照預(yù)算下達(dá)指標(biāo)合理安排生產(chǎn)進(jìn)度、嚴(yán)格控制費(fèi)用、積極組織銷售。財(cái)務(wù)部門運(yùn)用財(cái)務(wù)信息和其他相關(guān)信息監(jiān)督預(yù)算執(zhí)行情況，及時(shí)反饋給相關(guān)部門。如受客觀因素影響，需要進(jìn)行預(yù)算指標(biāo)的調(diào)整，應(yīng)嚴(yán)格按照權(quán)限與流程進(jìn)行審批。

第三，加強(qiáng)監(jiān)督和考核環(huán)節(jié)控制。為使預(yù)算管理工作落實(shí)到位，出版單位應(yīng)加強(qiáng)預(yù)算監(jiān)督和考核體系建設(shè)。財(cái)務(wù)部門對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，定期編報(bào)預(yù)算執(zhí)行情況分析表，確保執(zhí)行不偏離預(yù)算指標(biāo)。此外，出版單位必須把預(yù)算的考核結(jié)果與各部門人員的工資、獎(jiǎng)金掛鉤，并與部門負(fù)責(zé)人的任免、升降、獎(jiǎng)懲掛鉤，確保預(yù)算管理工作落實(shí)到位。

2. 強(qiáng)化資金管理控制

第一，加強(qiáng)資金使用的總控制。財(cái)務(wù)部門按照年度預(yù)算統(tǒng)籌安排資金，根據(jù)資金使用的輕重緩急進(jìn)行分配，切實(shí)做好資金在采購、生產(chǎn)等環(huán)節(jié)的綜合平衡。為達(dá)到精細(xì)化管理，財(cái)務(wù)部門可將資金使用細(xì)化到每季、每月、甚至每周，動(dòng)態(tài)控制，并對(duì)執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤分析，避免營運(yùn)過程中指標(biāo)偏離計(jì)劃，提高資金的使用效率。

第二，制定授權(quán)審批制度。按照財(cái)經(jīng)制度和本單位實(shí)際情況制定資金支付授權(quán)審批管理辦法，明確各類結(jié)算業(yè)務(wù)申報(bào)程序及授權(quán)審批人的權(quán)限范圍。財(cái)務(wù)部門在資金支付環(huán)節(jié)要嚴(yán)格把關(guān)，審核業(yè)務(wù)的真實(shí)性，對(duì)開具的發(fā)票真?zhèn)芜M(jìn)行查驗(yàn)，嚴(yán)格監(jiān)督資金支付。

第三，制定不相容崗位分離制度。按照“管錢不管賬”的原則，對(duì)資金管理崗位實(shí)行職責(zé)分離，明確崗位職責(zé)權(quán)限，使崗位和職務(wù)之間形成相互監(jiān)督、相互制約的制衡機(jī)制。辦理資金業(yè)務(wù)過程中，不得由一個(gè)人辦理貨幣資金業(yè)務(wù)的全過程，相關(guān)印章和票據(jù)要分開保管。

3. 強(qiáng)化圖書存貨管理控制

第一，圖書選題控制。圖書選題的好壞直接影響著銷售回款，并對(duì)是否會(huì)形成新的存貨積壓造成影響，所以出版單位應(yīng)予以高度重視。在決定圖書選題前，編輯部門、發(fā)行部門應(yīng)會(huì)同財(cái)務(wù)部門進(jìn)行充分論證，論證市場是否需求、政策是否允許等因素，預(yù)測圖書成本投入、銷售收入和獲得的利潤空間，科學(xué)確定圖書起印數(shù)量。為確保圖書利潤的實(shí)現(xiàn)，出版單位應(yīng)建立責(zé)任追究制度，圖書的盈虧直接與個(gè)人經(jīng)濟(jì)利益掛鉤，避免因個(gè)人決策失誤造成圖書盲目印刷。

第二，圖書發(fā)貨管理控制。首先，制定明確的圖書發(fā)貨審批權(quán)限，倉儲(chǔ)部門根據(jù)經(jīng)審批的銷售清單進(jìn)行發(fā)貨；其次，加強(qiáng)發(fā)出圖書管理控制。出版單位圖書銷售大多數(shù)采取委托代銷方式，財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立委托代銷商品管理制度，將其視同應(yīng)收賬款管理，賬款催收工作指定專人負(fù)責(zé)，并定期向銷售商寄發(fā)對(duì)賬單，充分了解代銷圖書的銷售數(shù)量和庫存情況，避免因大批量鋪貨造成圖書管理失控。

第三，圖書存貨實(shí)物管理。首先，建立出入庫管理崗位責(zé)任制，明確崗位職責(zé)，詳細(xì)記錄圖書庫存入庫、發(fā)貨、退回等情況；其次，加強(qiáng)圖書庫存盤點(diǎn)，倉儲(chǔ)部門每年定期會(huì)同財(cái)務(wù)部門進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)，核對(duì)財(cái)務(wù)賬簿上的產(chǎn)成品庫存數(shù)量與實(shí)物是否一致。產(chǎn)生的盤盈、盤虧圖書查明原因并進(jìn)行責(zé)任追究，財(cái)務(wù)部門依據(jù)盤點(diǎn)清單和核銷報(bào)告及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理；最后，建立銷售退回管理制度，圖書退貨及時(shí)入庫，經(jīng)過甄選不能二次發(fā)行的圖書，應(yīng)按品種、冊(cè)數(shù)逐一登記，經(jīng)質(zhì)檢部門查驗(yàn)確認(rèn)后提交請(qǐng)示報(bào)告進(jìn)行處理。

（三）提升內(nèi)部控制制度的執(zhí)行力

內(nèi)部控制制度的關(guān)鍵是落實(shí)，要嚴(yán)格按照制度管人、管事。內(nèi)部控制制度的執(zhí)行不是某一個(gè)部門重視就能落實(shí)的，需要財(cái)務(wù)、審計(jì)、紀(jì)監(jiān)審等部門密切配合。首先，要樹立一種敬畏制度的企業(yè)文化氛圍。單位領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)率先垂范，帶頭嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)規(guī)章制度，執(zhí)行過程中避免隨意性；其次，作為資金管理的最為直接的控制部門，財(cái)務(wù)人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)財(cái)經(jīng)法規(guī)知識(shí)、內(nèi)部規(guī)章制度和各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作流程，熟悉各環(huán)節(jié)內(nèi)控要點(diǎn)，嚴(yán)把資金支付關(guān)口，降低資金浪費(fèi)或?yàn)E用的風(fēng)險(xiǎn)損失；最后，要加強(qiáng)審計(jì)監(jiān)督，對(duì)于制度落實(shí)不到位的部門和人員進(jìn)行責(zé)任追究，提升內(nèi)部控制制度的執(zhí)行力度。

（四）完善信息系統(tǒng)控制

在科技高速發(fā)展的今天，出版單位應(yīng)充分利用信息技術(shù)規(guī)范內(nèi)部控制，將內(nèi)部控制工作流程與信息系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合，通過對(duì)工作人員權(quán)限控制，有效減少人為操縱因素。為加強(qiáng)內(nèi)部信息的溝通，提高內(nèi)部控制效率，出版單位應(yīng)建立信息溝通制度。財(cái)務(wù)部門每月定期將各部門任務(wù)完成情況和財(cái)務(wù)狀況等信息公布到辦公網(wǎng)，便于各部門及時(shí)了解圖書的整體收支情況，配合生產(chǎn)并積極組織收入。同時(shí)，各部門應(yīng)將圖書生產(chǎn)經(jīng)營相關(guān)的市場動(dòng)態(tài)信息及項(xiàng)目完成進(jìn)度等相關(guān)重要事件及時(shí)發(fā)布到辦公網(wǎng)，有利于部門間通過辦公網(wǎng)進(jìn)行信息的傳遞，互相配合工作，提高工作效率。

（五）強(qiáng)化內(nèi)部控制的監(jiān)督

內(nèi)部監(jiān)督是檢驗(yàn)出版單位內(nèi)部控制有效實(shí)施的重要手段，加強(qiáng)對(duì)執(zhí)行情況的監(jiān)督，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制在設(shè)計(jì)和運(yùn)行方面存在的缺陷。出版單位應(yīng)根據(jù)單位規(guī)模設(shè)置獨(dú)立的審計(jì)部門，配備專職人員制定內(nèi)部控制監(jiān)督制度，明確內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)工作職責(zé)權(quán)限，給予審計(jì)部門可以進(jìn)行監(jiān)督檢查的職權(quán)，保證其工作的獨(dú)立性，賦予內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)獨(dú)立開展監(jiān)督和追查異常情況的權(quán)利。內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)充分行使其職權(quán)，監(jiān)督內(nèi)部控制制度是否存在漏洞、是否有效執(zhí)行，確保內(nèi)部控制制度有效實(shí)施。

總之，內(nèi)部控制對(duì)出版單位有效控制風(fēng)險(xiǎn)，順利開展生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益是至關(guān)重要的。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)在思想上高度重視，從完善內(nèi)部制度入手，不斷提升內(nèi)控執(zhí)行力、加強(qiáng)內(nèi)部信息溝通和審計(jì)監(jiān)督等方面控制。同時(shí)，根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營變化不斷完善，保證企業(yè)內(nèi)部管理規(guī)范，避免舞弊行為發(fā)生，最終實(shí)現(xiàn)達(dá)到企業(yè)戰(zhàn)略的目標(biāo)。

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（作者單位：民族出版社）