簡(jiǎn)析何以提高檔案人員素質(zhì)促檔案管理工作

李楊

【摘要】在新的形勢(shì)下，克服不良傾向，樹(shù)立良好的工作意識(shí)，提升工作能力，健全工作機(jī)制，造就一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，是提升檔案管理工作水平的關(guān)鍵。

【關(guān)鍵詞】檔案；人員素質(zhì)；管理

目前檔案事業(yè)的發(fā)展出現(xiàn)停滯現(xiàn)象，檔案管理人員作為檔案管理工作的主體，必須抓好檔案管理人員的工作。當(dāng)今社會(huì)科學(xué)技術(shù)在不斷進(jìn)步，因此，檔案管理工作的任務(wù)、工作環(huán)境和服務(wù)對(duì)象等都出現(xiàn)翻天覆地的變化，檔案管理工作中逐漸融入現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，這樣就要求檔案管理人員必須具備高素質(zhì)、高水準(zhǔn)，檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接影響檔案部門的工作效率和質(zhì)量。因此，在新時(shí)期必須提高檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)，建立健全的工作機(jī)制。

一、克服兩種不良傾向

1、克服工作定位上的邊緣化

一直以來(lái)，多數(shù)基層單位中存在質(zhì)疑檔案工作所帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益的問(wèn)題，檔案工作因此被淪為底層工作，當(dāng)前多數(shù)基層單位普遍將財(cái)務(wù)部門、人事部門等作為重要部門，將其工作內(nèi)容作為單位重點(diǎn)來(lái)抓。檔案部門在科室分配上也是被分為冷部門，若單位科室分配上出現(xiàn)變動(dòng)那么檔案部門很可能和其它部門兼并，并且在檔案部門任職的檔案人員通常是兼職人員，這些人員在工作過(guò)程中不能夠全身心投入工作，只將自己當(dāng)成配角，其次這些兼職人員在日常事務(wù)上還有其他的工作內(nèi)容，進(jìn)而會(huì)忽視對(duì)檔案業(yè)務(wù)的管理，因此，檔案工作的發(fā)展步伐被嚴(yán)重制約。

2、克服從業(yè)人員構(gòu)成的老齡化

從當(dāng)前的狀況來(lái)看，檔案管理工作在多數(shù)基層單位中沒(méi)有得到一定的重視，在基層單位科室中，檔案部門地位相對(duì)較低，因此，工作人員多數(shù)排斥到檔案部門工作，這就導(dǎo)致檔案部門嚴(yán)重缺乏檔案管理人員并且存在隊(duì)伍老化的現(xiàn)象，在檔案部門工作的人員多數(shù)為老員工，年級(jí)較大且思想傳統(tǒng)，知識(shí)含量單一，無(wú)法跟進(jìn)當(dāng)今社會(huì)對(duì)檔案管理的需求。因此，當(dāng)前檔案部門急需引進(jìn)一批年輕、愛(ài)崗敬業(yè)、業(yè)務(wù)熟練的工作人員，并且能夠盡快適應(yīng)工作崗位。檔案管理人員隊(duì)伍老化并且缺乏人員等問(wèn)題嚴(yán)重影響了檔案部門的發(fā)展，致使檔案管理工作始終得不到有效的提高，嚴(yán)重影響檔案事業(yè)的發(fā)展。

二、樹(shù)立三大工作意識(shí)

1、服務(wù)意識(shí)

檔案管理工作比較重視服務(wù)性，因此，如果檔案部門沒(méi)有良好的服務(wù)意識(shí)，那么會(huì)喪失檔案管理存在的意義。這就要求檔案部門檔案管理人員必須具備極強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)、能夠主動(dòng)服務(wù)，能夠?qū)n案管理的工作與其他工作處理妥當(dāng)，能夠認(rèn)清自己的工作職責(zé)，主動(dòng)去完成各項(xiàng)工作，并且為使用者提供一流的服務(wù)，將檔案信息資源的作用充分發(fā)揮出來(lái)，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供服務(wù)。

2、敬業(yè)意識(shí)

檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜而細(xì)致的工作，從檔案的收集到科學(xué)整理、安全保管、價(jià)值鑒定、登記統(tǒng)計(jì)、提供利用等，都需要檔案管理人員付出艱辛的勞動(dòng)。同時(shí)，檔案工作又是一項(xiàng)單調(diào)、乏味、枯燥和平凡的工作。所以，要做好檔案管理工作，就必須具有強(qiáng)烈的事業(yè)心、責(zé)任感和無(wú)私的奉獻(xiàn)精神，以積極、主動(dòng)、開(kāi)拓創(chuàng)新的工作姿態(tài)投入到工作中去，甘寂寞，樂(lè)平凡，甘當(dāng)無(wú)名英雄，履職盡責(zé)。

3、安全意識(shí)

由于檔案工作具有一定的機(jī)密性和較強(qiáng)的政治性，如：有些檔案涉及到國(guó)家安全和社會(huì)穩(wěn)定；關(guān)系到企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)與發(fā)展；影響到個(gè)人隱私與生活等。因此，檔案工作人員必須樹(shù)立較強(qiáng)的安全防范意識(shí)，在工作中要守口如瓶，自覺(jué)強(qiáng)化保密觀念，提高保密意識(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，正確處理檔案利用與檔案保密的關(guān)系，嚴(yán)守黨和國(guó)家以及企業(yè)的機(jī)密，防止檔案泄密事件發(fā)生，筑牢堅(jiān)固的安全思想防線。

三、提升兩種工作能力

1、協(xié)調(diào)能力

在實(shí)際工作中，檔案人員協(xié)調(diào)能力的發(fā)揮常常與檔案的齊全完整聯(lián)系在一起，為了做好檔案工作，檔案管理人員要經(jīng)常與各科室等部門及有關(guān)人員打交道，收集相關(guān)檔案資料，指導(dǎo)檢查各部門的兼職檔案人員開(kāi)展工作。如何才能得到各方面的支持，除了靠有關(guān)的規(guī)章制度外，更主要的是靠檔案工作者自身綜合協(xié)調(diào)能力的發(fā)揮，才能得到單位相關(guān)部門和人員的支持，爭(zhēng)取檔案收集的主動(dòng)權(quán)，保證各部門形成的文件按時(shí)按要求及時(shí)歸檔移交，共同把檔案做好，確保檔案的統(tǒng)一管理。

2、管理能力

檔案管理工作涉及到收集、整理、鑒定、保管、開(kāi)發(fā)利用等一系列程序，如何能夠協(xié)調(diào)處理好這些程序的銜接，必然要求檔案管理者具備一定的管理能力。近年來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，利用計(jì)算機(jī)管理檔案是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，提高工作效率的重要手段，因此，檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)現(xiàn)代管理的新知識(shí)，掌握現(xiàn)代管理的新技能，學(xué)會(huì)用新的思維方式，使用新的管理模式和手段，駕馭現(xiàn)代科技設(shè)備，善于用現(xiàn)代科學(xué)管理手段來(lái)管理檔案，不僅要熟練操作計(jì)算機(jī)，還要具有創(chuàng)新意識(shí)，不斷提高工作效率和質(zhì)量。

四、建立兩個(gè)工作機(jī)制

1、“制度約束”機(jī)制

為促進(jìn)檔案管理工作更趨科學(xué)、規(guī)范，易于操作，必須把規(guī)范行為、從嚴(yán)管理作為檔案管理工作的筋骨，建立實(shí)施“制度約束”機(jī)制。為保證檔案工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)并形成良性循環(huán)，要從檔案的收集、整理、立卷歸檔，保管、統(tǒng)計(jì)、借閱、利用以及安全、保密等各個(gè)環(huán)節(jié)均建立健全完備的制度及措施。如《檔案管理人員工作職責(zé)》《借閱制度》《庫(kù)房管理制度》《各類文件歸檔制度》《檔案保密制度》等一系列規(guī)章制度。同時(shí)，還要將制度的落實(shí)情況納入檔案工作人員崗位責(zé)任進(jìn)行考核，以此來(lái)規(guī)范檔案管理人員的行為，造就一支“懂業(yè)務(wù)、會(huì)管理、服務(wù)優(yōu)”的檔案管理隊(duì)伍。

2、“人本管理”機(jī)制

即“以人為本”的管理模式。檔案管理部門既擔(dān)負(fù)著對(duì)所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，又擔(dān)當(dāng)著負(fù)責(zé)保管本單位檔案的雙重職能，在具體實(shí)際工作中，人的因素是最主要的，人是檔案管理工作活動(dòng)的主體，是管理目標(biāo)的實(shí)踐者。為此，單位領(lǐng)導(dǎo)要了解人員思想動(dòng)態(tài)，注意對(duì)他們進(jìn)行培養(yǎng)，提高人員在本單位的工作地位，切實(shí)解決他們?cè)诠ぷ鳌⑸钪械膶?shí)際困難，改善他們的工作環(huán)境和提高其工資、福利待遇，銜接好新老交替工作鏈，保持檔案隊(duì)伍的穩(wěn)定性，使他們安心、熱愛(ài)本職工作，在實(shí)際工作中，履職盡責(zé)，充分發(fā)揮他們的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，促進(jìn)檔案工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

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