解讀事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路

王單單

摘要：檔案管理對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)十分關(guān)鍵，是促進(jìn)事業(yè)單位各項(xiàng)管理工作順利開(kāi)展的基礎(chǔ)保障。在新時(shí)期下，檔案管理的模式也應(yīng)當(dāng)進(jìn)行更新，這樣才能促進(jìn)事業(yè)單位的建設(shè)發(fā)展。當(dāng)前許多事業(yè)單位的檔案管理工作中都存在問(wèn)題，成為阻礙事業(yè)單位發(fā)展的重要原因。本文圍繞新時(shí)期事業(yè)檔案管理中的問(wèn)題進(jìn)行了探討，并給出了針對(duì)性的建議，旨在為事業(yè)單位的檔案管理提供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；問(wèn)題；創(chuàng)新思路

引言：檔案管理作為事業(yè)單位管理中的重點(diǎn)內(nèi)容，對(duì)實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位高效、穩(wěn)定運(yùn)行發(fā)揮著重要的作用。在新的發(fā)展形勢(shì)下，事業(yè)單位中的檔案管理問(wèn)題日益突出，導(dǎo)致檔案管理效率低下，給事業(yè)單位自身的發(fā)展帶來(lái)了不利影響，為改善這一現(xiàn)狀，事業(yè)單位必須從多方面進(jìn)行控制，研究檔案管理的創(chuàng)新思路，使檔案管理水平得到提升。

一、事業(yè)單位檔案管理工作的重要性

檔案管理是事業(yè)單位工作中最為基礎(chǔ)的一項(xiàng)工作，在維護(hù)事業(yè)單位與職工權(quán)益方面發(fā)揮著重要的作用。不僅如此，檔案管理還可以給與事業(yè)單位管理人員以輔助，確保其決策的質(zhì)量與價(jià)值。需要注意的是，事業(yè)單位檔案管理工作的效率與質(zhì)量與從事檔案管理的人員關(guān)系密切，這就意味著事業(yè)單位檔案管理所能發(fā)揮的作用受到工作人員工作能力與狀態(tài)的影響。

二、目前事業(yè)單位檔案管理工作所存在的問(wèn)題

（一）事業(yè)單位不夠重視檔案管理，管理理念落后

由于思想觀念落后，許多事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)為檔案管理工作內(nèi)容僅是匯總資料，甚至覺(jué)得檔案管理無(wú)關(guān)緊要，通過(guò)簡(jiǎn)單的資料整理，就能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理，但事實(shí)上并不僅如此。檔案管理水平較低不僅會(huì)導(dǎo)致工作人員的工作效率降低，在查詢(xún)信息時(shí)消耗大量的時(shí)間精力，降低工作積極性，還會(huì)人力、物力以及財(cái)力方面得不到保障，而且在長(zhǎng)期的積累下，資料的數(shù)量會(huì)逐漸增加，并且變得愈加混亂。

（二）事業(yè)單位檔案管理制度不完善，信息的利用不合理

檔案管理制度是開(kāi)展檔案管理工作的重要前提，而許多事業(yè)單位都忽視了這方面的重要性。目前多數(shù)事業(yè)單位在檔案管理的制度方面都存在問(wèn)題，制度內(nèi)容混亂，制度改動(dòng)頻繁，導(dǎo)致員工在整理檔案時(shí)無(wú)從下手。首先，由于事業(yè)單位制度過(guò)于形式化，并沒(méi)有落實(shí)到實(shí)際工作中。比如，當(dāng)資料外借時(shí)，管理人員按照標(biāo)準(zhǔn)辦理外借手續(xù)，但對(duì)資料歸還問(wèn)題毫不重視，甚至覺(jué)得資料歸還并不屬于自己的工作職責(zé)。其次是檔案管理職責(zé)規(guī)劃不夠明確，沒(méi)有懲罰制度，導(dǎo)致工作人員的責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，檔案信息管理效率低，比如在處理較為重要的信息資料時(shí)，有些員工為了不擔(dān)責(zé)任，就會(huì)推脫工作，導(dǎo)致資料得不到處理，最終出現(xiàn)問(wèn)題。最后，由于檔案管理缺乏創(chuàng)新性，無(wú)法使用時(shí)代的變化，尤其是在事業(yè)單位發(fā)展迅速的時(shí)期，檔案信息數(shù)量增加，使員工的工作量增大，而在短時(shí)期內(nèi)，資料無(wú)法得到妥善的處理，容易出現(xiàn)差錯(cuò)。

（三）檔案管理欠缺優(yōu)秀的人才

因?yàn)椴恢匾暀n案管理工作，所以很多事業(yè)單位并未將優(yōu)秀人才分配到檔案管理工作崗位上來(lái)。一些單位的檔案管理工作崗位人才的選拔與調(diào)動(dòng)都比較隨意，欠缺專(zhuān)業(yè)性。這樣必然導(dǎo)致檔案管理工作隊(duì)伍素質(zhì)較低，無(wú)法完全勝任檔案管理工作。雖然每年也會(huì)定期進(jìn)行檔案管理方面專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，但是考核機(jī)制不健全，導(dǎo)致培訓(xùn)成為走過(guò)場(chǎng)，無(wú)法真正提升工作人員的素質(zhì)，檔案管理工作自然無(wú)法得到有效開(kāi)展。

（四）缺乏先進(jìn)的檔案管理設(shè)施

檔案管理設(shè)施在檔案管理工作中十分重要，也在一定程度上影響到檔案管理工作的水平。然而，一直以來(lái)，事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作缺乏重視，缺少資金的投入，使檔案管理的相關(guān)設(shè)施較長(zhǎng)一段時(shí)間沒(méi)有得到更新，主要體現(xiàn)在部分事業(yè)單位檔案室比較破舊，空氣流通不暢。大部分事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)代化水平較低，使檔案管理工作難以得到開(kāi)展。

三、事業(yè)單位檔案管理工作的有效措施與創(chuàng)新思路

（一）增強(qiáng)事業(yè)單位對(duì)檔案管理的重視

在新時(shí)期，需要加強(qiáng)事業(yè)單位對(duì)檔案管理的重視程度，并且及時(shí)創(chuàng)新管理理念，使相關(guān)工作人員能夠充分意識(shí)到檔案管理的重要作用。首先，可以召開(kāi)員工大會(huì)，集思廣益，讓工作人員發(fā)表對(duì)檔案管理的建議，提升工作人員的積極性。其次，需要事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)在檔案管理方面加大人力、物力的投入。第三，檔案管理人員需要聽(tīng)從領(lǐng)導(dǎo)的安排，以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度對(duì)待檔案管理工作。

（二）強(qiáng)化檔案管理中雙向制約機(jī)制的建設(shè)

對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，要始終在檔案管理中堅(jiān)持雙向制約機(jī)制，這樣一來(lái)既能約束事業(yè)單位檔案管理工作人員的行為，也能有效監(jiān)督事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)制度。事實(shí)上，作為檔案管理制度約束的主要對(duì)象，職工是保證該雙向制約機(jī)制得意實(shí)施的主要因素。但同時(shí)也應(yīng)該意識(shí)到領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)在檔案管理工作中可能會(huì)發(fā)揮的效果，所以雙向制約機(jī)制的實(shí)施勢(shì)在必行。

（三）重視檔案管理專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍建設(shè)

第一，要重視引進(jìn)與培養(yǎng)檔案管理專(zhuān)業(yè)人才。檔案管理人員要對(duì)檔案學(xué)有著充分的理解與掌握，并且具備較高的文化素質(zhì)。與此同時(shí)還應(yīng)該具備信息技術(shù)基礎(chǔ)，便于應(yīng)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理。不僅如此，還要培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)人才的適應(yīng)力與實(shí)踐能力，從而實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新。第二，要為檔案管理專(zhuān)業(yè)人才的成長(zhǎng)提供優(yōu)渥的環(huán)境氛圍。這就要求事業(yè)單位能夠制定出合理的培訓(xùn)計(jì)劃，系統(tǒng)地、有針對(duì)性地對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)也要重視檔案管理工作人員的成長(zhǎng)，定期邀請(qǐng)相關(guān)專(zhuān)家學(xué)者對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，保障其成長(zhǎng)。

（四）加大資金投入，引進(jìn)先進(jìn)的管理手段

新時(shí)期，檔案管理工作的順利開(kāi)展離不開(kāi)事業(yè)單位其他部門(mén)的協(xié)助，為使所有員工都能積極地參與到檔案管理中來(lái)，政府應(yīng)該通過(guò)多種途徑加大資金的投入，一方面可為事業(yè)單位的檔案管理引進(jìn)新的管理設(shè)備和工具，另一方面也能為事業(yè)單位檔案管理人員提供更多的實(shí)踐和交流機(jī)會(huì)，全方面的開(kāi)展檔案管理工作。為此，首先做好工具的創(chuàng)新，這是創(chuàng)新管理手段的重要步驟，即要求檔案管理人員充分利用新時(shí)期下計(jì)算機(jī)技術(shù)的適用性、可延伸性和兼容性，強(qiáng)化自身對(duì)計(jì)算機(jī)的操作能力，高效率地完成檔案的自動(dòng)化歸檔和電子化處理。其次是多種管理手段綜合運(yùn)用，對(duì)于比較復(fù)雜的檔案就需要人工進(jìn)行詳細(xì)地匯總，而對(duì)于一些一般的文檔，重復(fù)性較強(qiáng)而且用處不大的，就可以建立簡(jiǎn)單的電子文檔，做好封存，對(duì)于特別重要的文檔則做好電子備份和手寫(xiě)備份等，最好都能具體到固定的員工，便于檔案的鑒定。

結(jié)語(yǔ)：在社會(huì)不斷發(fā)展的形勢(shì)下，事業(yè)單位的檔案管理中的問(wèn)題越來(lái)越明顯。在當(dāng)今市場(chǎng)中，為了使自身的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力得到提升，事業(yè)單位必須正視企業(yè)內(nèi)部檔案管理中存在的問(wèn)題，研究探討檔案管理的創(chuàng)新思路，以促進(jìn)新時(shí)期事業(yè)單位的發(fā)展。事業(yè)單位需要發(fā)現(xiàn)檔案管理中的不足之處，制定全面的應(yīng)對(duì)方案，以提升事業(yè)單位的運(yùn)行效率。我國(guó)事業(yè)單位需要在不斷的實(shí)踐中提升檔案管理水平，使檔案管理的價(jià)值得到充分的發(fā)揮。

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