教務(wù)工作輔助工具集的設(shè)計(jì)與開發(fā)

劉昌宇+王路+王千千+張喆+唐鋮+宋揚(yáng)+李燁陽

【摘 要】本文以江蘇省徐州工程學(xué)院各二級學(xué)院的教務(wù)工作為研究對象，對各二級學(xué)院教務(wù)科進(jìn)行細(xì)致的采訪調(diào)查。通過對收集的采訪數(shù)據(jù)進(jìn)行梳理、提煉，明確各二級學(xué)院教務(wù)人員在線下辦公過程中遇到的普遍性問題及一些輔助工具集的需求。根據(jù)相關(guān)人員工作中所遇到的問題及需求，設(shè)計(jì)出功能完美，運(yùn)行穩(wěn)定的教務(wù)工具集，力求緊密貼合教務(wù)工作人員的實(shí)際情況，最大程度地解決各個(gè)學(xué)院教務(wù)人員在工作中遇到的困難。

【關(guān)鍵詞】教務(wù)工作；線下；輔助工具集

中圖分類號：G434 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1007-0125（2017）07-0196-02

一、教務(wù)工作現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，隨著網(wǎng)絡(luò)科技的高速發(fā)展，教務(wù)工作人員，特別是各高校教務(wù)工作的辦公方式更加趨于現(xiàn)代化，工作方法更加新穎，工作速率大大提高。然而，由于教務(wù)工作的復(fù)雜性、教務(wù)數(shù)據(jù)的大量型和時(shí)效性、數(shù)據(jù)處理的多樣性等因素，這些系統(tǒng)只能實(shí)現(xiàn)既定的功能，無法完全滿足教務(wù)工作人員日常辦公的需求。如：每逢節(jié)假日需要補(bǔ)課的課程信息統(tǒng)計(jì)、試卷流動(dòng)的每個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文檔管理、均衡安排監(jiān)考的人員與場次等等，這些相關(guān)表格都需要脫離網(wǎng)絡(luò)教務(wù)系統(tǒng)由教務(wù)人員在線下人工處理。但是相當(dāng)部分的教務(wù)人員的辦公自動(dòng)化能力欠佳，在處理上述文檔時(shí)經(jīng)常遇到技術(shù)障礙，或者因處理的數(shù)據(jù)量巨大但又不善于進(jìn)行批量自動(dòng)化處理而耗費(fèi)大量的精力與時(shí)間。其實(shí)這些問題以辦公自動(dòng)化的專業(yè)眼光審視，都是有規(guī)律可循的，在把握這些規(guī)律的基礎(chǔ)上進(jìn)而將這些問題的解決方案以ExcelVBA的方式去實(shí)現(xiàn)，就可以形成一個(gè)為解決日常辦公難題、提高工作效率的辦公工具集，作為網(wǎng)絡(luò)教務(wù)系統(tǒng)在線下的有效補(bǔ)充。以后工作遇到這些問題，便可以輕松調(diào)用。因此，教務(wù)工作輔助工具集的研究存在著極大的需求，具有一定的實(shí)際價(jià)值，是實(shí)實(shí)在在的生產(chǎn)力。

二、輔助工具集的設(shè)計(jì)與開發(fā)

（一）設(shè)計(jì)與開發(fā)的目的

本項(xiàng)目的總體目標(biāo)旨在通過針對教務(wù)工作線下辦公中常見問題的分析，基于Excel和VBA設(shè)計(jì)出常用工具集，從而幫助教務(wù)人員更好地完成日常辦公任務(wù)，提高教務(wù)人員的辦公效率。具體目標(biāo)分解如下：

1.通過對徐州工程學(xué)院各二級學(xué)院教務(wù)部門的走訪，進(jìn)而結(jié)合訪談、調(diào)查問卷、統(tǒng)計(jì)分析等調(diào)查的方式，有針對性地了解當(dāng)前教務(wù)工作人員在工作過程中遇到的技術(shù)障礙、工作需求。

2.對已獲得的材料進(jìn)行分類、整理、分析、統(tǒng)計(jì)、研究，了解工具集的需求方向與設(shè)計(jì)開發(fā)要點(diǎn)。

3.以Excel和VBA為基礎(chǔ)進(jìn)行工具集的設(shè)計(jì)，力求滿足教務(wù)工作人員的工作需要，實(shí)現(xiàn)教務(wù)工具集的實(shí)用價(jià)值。

（二）設(shè)計(jì)與開發(fā)的原則

1.實(shí)用性：相關(guān)教務(wù)輔助工具集的設(shè)計(jì)與開發(fā)，必須與目標(biāo)工具集產(chǎn)品的期望相吻合，要根據(jù)調(diào)查研究所呈現(xiàn)出來的問題，有的放矢地進(jìn)行設(shè)計(jì)開發(fā)，力求保證教務(wù)工作輔助工具集的實(shí)用性。

2.無歧義性：對于用戶、設(shè)計(jì)人員和測試人員而言，每一個(gè)需求只有一種解釋，確保無歧義性的措施是使用標(biāo)準(zhǔn)化術(shù)語，并對術(shù)語的語義進(jìn)行顯式的、統(tǒng)一的解釋。

3.可驗(yàn)證性：對于滿足教務(wù)工作人員的工作需求以及工具集所提供的幫助，人或機(jī)器都能通過過程檢查軟件產(chǎn)品能否達(dá)到預(yù)期希望。

4.一致性：輔助工具集的各個(gè)需求之間的描述是不能矛盾的，要具有相對的一致性。

5.準(zhǔn)確性：各個(gè)教務(wù)工作輔助工具集的設(shè)計(jì)與開發(fā)，必須以相關(guān)的技術(shù)為支撐，保證工具集的實(shí)用性和準(zhǔn)確性，避免出現(xiàn)一些技術(shù)失誤。

三、教務(wù)工具集的功能需求

（一）課務(wù)功能需求

1.問題描述：每逢節(jié)假日或其他特殊情況，面臨補(bǔ)課調(diào)課的難題，人工去處理此類事務(wù)，投入時(shí)間精力較大，并不能完全避免時(shí)間或地點(diǎn)上的沖突，很容易出現(xiàn)一些基本性的錯(cuò)誤，這就極大降低了教務(wù)工作的速率。

2.相關(guān)要求：為節(jié)省大量的時(shí)間，并保證一定的準(zhǔn)確性，該如何智能地實(shí)現(xiàn)課程的調(diào)整？現(xiàn)課表多出現(xiàn)單雙周安排，在原有的基礎(chǔ)上，迅速實(shí)現(xiàn)單雙周調(diào)課更智能，更快速有效。

3.材料支撐：教師課表、班級課表。

（二）考務(wù)功能需求

1.監(jiān)考安排

（1）問題描述：在排教師監(jiān)考表時(shí)，要考慮的因素較多，人工投入的精力較多，工作量大，且不能保證準(zhǔn)確無誤。有時(shí)同一時(shí)間，不同場次出現(xiàn)了同一個(gè)人監(jiān)考。

（2）相關(guān)要求：時(shí)間上避開重復(fù)，若此人已在前面排過，友好地提醒該人已排過，已輸入過。比如，如何可以根據(jù)第幾周第幾節(jié)哪個(gè)老師沒課，篩選出可監(jiān)考的具體老師名單；如何在這些老師中進(jìn)一步篩選出1、2節(jié)沒課的，3、4節(jié)沒課的，對于沒課的老師，優(yōu)先安排第1、2節(jié)或3、4節(jié)沒課的；如何實(shí)現(xiàn)考試時(shí)間避開重復(fù)，監(jiān)考老師安排避開重復(fù)，在排表過程中避免重復(fù)。

（3）材料支撐：教師課表，考試時(shí)間安排表。

2.學(xué)生成績管理

（1）問題描述：①教務(wù)系統(tǒng)中，對不及格的成績有標(biāo)識(shí)，導(dǎo)出系統(tǒng)生成具體表格后，表中并沒有直觀地顯示出具體的不及格成績的具體信息。②對學(xué)生成績進(jìn)行排名時(shí)，由于系統(tǒng)運(yùn)行的局限性，有時(shí)需要人工計(jì)算成績，并按不同要求計(jì)算帶輔修、不帶輔修的成績排名，工作量大且繁瑣。

（2）相關(guān)要求：如何篩選出不及格成績，并帶有明顯的標(biāo)志。按相關(guān)條件如何計(jì)算成績排名。篩選不及格成績，并帶有明顯標(biāo)志。成績排名計(jì)算，帶輔修，不帶輔修，按條件計(jì)算成績排名。

（3）材料支撐：學(xué)生成績表。

（三）數(shù)據(jù)審核與處理

1.畢業(yè)審核

（1）問題描述：需要了解學(xué)生不及格門數(shù)，學(xué)分?jǐn)?shù)計(jì)算等相關(guān)信息的條件篩選，如果只人工處理，工作量較大。

（2）相關(guān)要求：對滿足條件的學(xué)生信息作相關(guān)篩選，包括不及格門數(shù)、學(xué)分?jǐn)?shù)、公選課大于25學(xué)分等，按條件篩選，迅速得出具體數(shù)據(jù)。

（3）材料支撐：學(xué)生成績表，畢業(yè)信息審核表。

2.去重統(tǒng)計(jì)

（1）問題描述：在一列有許多老師或課程名字的數(shù)據(jù)中，有時(shí)會(huì)要求去除重復(fù)信息，人工去除的話，其具體數(shù)量太多，工作量過大，顯得十分繁瑣。

（2）相關(guān)要求：如何快速地計(jì)算人數(shù)或其他數(shù)量，并保證去掉其中重復(fù)值，多個(gè)課程名，多個(gè)教師名，去重統(tǒng)計(jì)人數(shù)。

（3）材料支撐：涉及計(jì)算數(shù)量的表格。

（四）歸檔

1.試卷

（1）問題描述：人工歸檔任務(wù)重，條理性差，不利于后期管理。

（2）相關(guān)要求：如何節(jié)省時(shí)間精力，高效歸檔。比如，可以運(yùn)用打碼機(jī)給試卷檔案進(jìn)行歸檔，給每個(gè)文件進(jìn)行編碼，將生成的條形碼貼在文件上，最后只需要掃碼就可以知道試卷的存儲(chǔ)信息。

（3）材料支撐：試卷等信息材料。

2.畢業(yè)論文

（1）問題描述：人工對畢業(yè)論文歸檔任務(wù)繁重，易出現(xiàn)問題。

（2）相關(guān)要求：要盡可能地節(jié)省時(shí)間精力，做到高效歸檔。

（3）材料支撐：畢業(yè)論文等信息材料。

四、設(shè)計(jì)與開發(fā)的條件及不足

（一）對于已經(jīng)設(shè)計(jì)、開發(fā)好的各個(gè)工具集應(yīng)當(dāng)劃清各自的程序內(nèi)容及應(yīng)用范圍，以便實(shí)現(xiàn)各工具集的獨(dú)立性。

（二）該工具集應(yīng)當(dāng)有嚴(yán)格的權(quán)限管理，以保證系統(tǒng)的安全和信息的保密。

（三）由于開發(fā)能力有限、教務(wù)系統(tǒng)復(fù)雜、教務(wù)工作多樣，對于很多方面未能提供確切的使用功能，在以后仍需繼續(xù)設(shè)計(jì)、開發(fā)。

（四）因?yàn)樵撓到y(tǒng)開發(fā)人員人數(shù)和經(jīng)驗(yàn)等方面有限，系統(tǒng)性能并不能達(dá)到最佳，系統(tǒng)功能仍有待進(jìn)一步提高。

五、結(jié)語

本文首先對當(dāng)前教務(wù)工作的日常內(nèi)容與規(guī)律性工作進(jìn)行描述性研究和分類梳理，并開展深入的調(diào)查，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步了解各二級學(xué)院教務(wù)人員的現(xiàn)實(shí)需求，從而有針對性地進(jìn)行研究，實(shí)時(shí)調(diào)整研究方向，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步進(jìn)行輔助工具集的設(shè)計(jì)。通過觀察，教務(wù)人員的許多日常辦公任務(wù)與數(shù)據(jù)處理都是在線下完成的，屬于單機(jī)任務(wù)，與網(wǎng)絡(luò)教務(wù)系統(tǒng)關(guān)聯(lián)不大，其工作效率的高低主要依賴于其本人的辦公自動(dòng)化能力。然而，很多人員甚至領(lǐng)導(dǎo)干部都簡單地認(rèn)為學(xué)校購買了網(wǎng)絡(luò)教務(wù)系統(tǒng)，就能滿足教務(wù)工作的全部日常辦公需求，這其實(shí)是一個(gè)認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)。本文從這樣一個(gè)被忽視的角度來進(jìn)行研究調(diào)查、進(jìn)而進(jìn)行輔助工具集的設(shè)計(jì)，這既緊跟時(shí)代潮流，貼近現(xiàn)實(shí)工作，體現(xiàn)出一定的創(chuàng)新性，又填補(bǔ)了相關(guān)工作的空白，對提高教務(wù)人員的工作效率，減輕其工作負(fù)擔(dān)具有一定的意義。