關于路橋施工企業(yè)辦公OA流程設計開發(fā)創(chuàng)新與實踐

張云霞

摘 要：企業(yè)管理隨著信息化進程的不斷深化，相互合作，協(xié)同辦公、應用軟件的應用已深入人心，信息的交流和互換更加透明、開放、快捷，且對現(xiàn)代辦公提出了更全新的需求，隨時隨地的移動辦公更是演變成為一種社會化的剛性需求。工作流系統(tǒng)正是協(xié)同應用軟件的核心，它使企業(yè)運營更加高效、穩(wěn)健、規(guī)范、提高工作的執(zhí)行力和準確度。本論文通過OA工作流程的設計實際開發(fā)應用，對OA工作流程的表單和流程制作開發(fā)過程做進一步分析，圖表結合便于理解應用，同時將實際工作中流程開發(fā)的一些實用技巧和注意事項都一一羅列，分析解決實際問題，希望對其它相關企業(yè)辦公流程開發(fā)人員設計時作參考。

關鍵詞：辦公OA流程；創(chuàng)新；實踐

中圖分類號：F426.92 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2017）06-0093-02

信息化的發(fā)展已非常明顯地改變著人們的生活、學習的方式，更改變了人們的工作方式。企業(yè)管理隨著信息化進程的不斷深化，相互合作，協(xié)同辦公、應用軟件的應用已深入人心，信息的交流和互換更加透明、開放、快捷，且對現(xiàn)代辦公提出了更全新的需求，隨時隨地的移動辦公更是演變成為一種社會化的剛性需求。而路橋施工企業(yè)大都是在野外施工，施工地點較偏僻，工作場所流動性大，不固定，施工面廣線長。企業(yè)所管理的各公司、各項目、各部門文件、資料等信息的上傳下達速度相對較慢，企業(yè)管理難度大。而辦公OA工作流系統(tǒng)正是路橋施工企業(yè)協(xié)同辦公應用軟件的核心，他的使用可以推動企業(yè)更加高效、穩(wěn)健、規(guī)范的運營，能大力提高工作企業(yè)的執(zhí)行力和準確度。

1 OA系統(tǒng)運行操作管理

Office Anywhere 工作流系統(tǒng)簡稱為OA工作流系統(tǒng)，OA系統(tǒng)中的公文稱為電子公文，電子公文與紙質文件在企業(yè)范圍內具有同等效力。各部門、各項目可以將電子公文作為企業(yè)內部事務辦理的依據(jù)。

企業(yè)員工應熟練掌握OA系統(tǒng)的操作方法，OA系統(tǒng)在實際業(yè)務使用時，應遵守下面規(guī)定：

（1）通過OA系統(tǒng)發(fā)布的信息，發(fā)起的協(xié)同，OA使用人員視同知曉，應及時登錄系統(tǒng)獲取辦公信息，處理相關業(yè)務。

（2）應保證通過OA系統(tǒng)發(fā)布、流轉的信息和文件內容完整準確，并對所發(fā)布的內容負責。

（3）應保證OA系統(tǒng)處理辦公業(yè)務的響應時間，但凡在網(wǎng)上公文處理流程所涉及到的工作人員，在處理文件的時間原則上不超過2個工作日，如有請假、培訓、出差等特殊原因離開時，須通過OA流程系統(tǒng)中委托工作中指定相關人員代為辦理。

（4）OA系統(tǒng)用戶登陸密碼應經(jīng)常更換修改，并嚴守秘密，以防止他人存心或不小心對流程系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫獲取相關重要信息，濫發(fā)電子郵件、短信、惡意增刪資料或干擾公司公文、資料信息的正常運轉。

2 工作流的原理

Office Anywhere工作流系統(tǒng)簡稱為OA工作流系統(tǒng)，何為工作流，簡單地說就是把一項工作有計劃地分解為多個分步驟，由多人各付其責協(xié)同來完成這項工作，猶如我們比較熟悉的工廠流水作業(yè)生產(chǎn)服裝的。上一個環(huán)節(jié)完成，再進行下一個環(huán)節(jié)……所以各個環(huán)節(jié)的協(xié)作性、時效性顯得尤為重要。OA工作流系統(tǒng)由表單和流程兩個重要元素構成。（1）表單：是與公司工作有關的數(shù)據(jù)的載體，類似于我們傳統(tǒng)工作中的紙質版工作單，紙質工作單上的手寫數(shù)據(jù)通過表單上的各類實際控件使其正常運轉執(zhí)行；在表單以外相關位置，通?？梢酝ㄟ^上傳附件，傳送一些相關數(shù)據(jù)和信息資料，以便于更好地完成工作流程。（2）流程是工作過程和環(huán)節(jié)的描述，流程中由工作的多個步驟組成，每一步驟由系統(tǒng)管理員按事先指定的經(jīng)辦人填寫指定的表單控件內容，參與的各指定人員都不能跨越這個權限，體現(xiàn)了一種制度和規(guī)范。工作流就是多人有計劃地按指定步驟協(xié)同完成一項工作，各參與經(jīng)辦的人員按順序依次填寫同一張表單，或者在同一表單上填寫相關會簽意見，傳送一些附件內容，在企業(yè)日常工作流設置中，不同步驟的主辦人對有無上傳附件的權限，都可以單獨進行設置。

2.1 表單設計

（1）表單分類：進入系統(tǒng)管理→工作流→工作流設置→分類設置，新建表單分類。表單分類更方便表單的管理，也方便了表單的查找，同時，根據(jù)表單分類的所歸屬的部門，實現(xiàn)設計表單分類依照部門獨立管理的目的。

（2）表單設計：表單基本樣式設計可以使用office的word工具，同時也可以使用網(wǎng)頁工具制作提前把設計好的表單基本樣式做好，制作完成后的表單樣式按步驟導入系統(tǒng)中，可以也用Office自帶的Word設計樣式做好后直接復制，粘貼到表單智能設計器中，最后按需在相應位置添加表單控件即可。

2.2 流程設計

（1）流程分類：進入系統(tǒng)管理→工作流設置→分類設置，設立流程分類。流程的分類更便于流程的實際管理。不同性質的各種流程依據(jù)類別放在不同分類下，實際工作中方便了流程的精確查找。同時依據(jù)流程所屬部門分類的不同，實現(xiàn)了流程分類按所屬部門進行獨立管理的目的。

（2）設計流程：用于設計流程在實際工作中的應用。

（3）流程管理Office Anywhere 2013工作流采用全新的設計流程向導模式，可以使工作流設計過程簡化，同時將流程定義的相關操作統(tǒng)一在同一頁面，用戶可以一目了然。進入OA系統(tǒng)→系統(tǒng)管理→工作流設置→設計流程，就可以對各流程進行定義和管理。

2.3 流程設計器

（1）流程設計器用來設計流程的步驟走向，是流程最重要的操作。流程設計器提供了兩種顯示方式分別為圖形視圖和列表視圖。

（2）流程的類型。流程分為兩種類型：固定流程和自由流程：

固定流程：顧名思義為固定步驟組成，通常由流程設計人員（管理員或其它指定人員）事先定義好，用戶在使用中必須按照事先定義好的步驟進行轉交，每個步驟由具體哪些人辦理都是原來事先做好的。參與辦理流程管理環(huán)節(jié)的人員決不能超越自己的權限辦理。

自由流程沒有必要事先定義流程步驟，只需按指定流程發(fā)起權限，有流程發(fā)起的用戶就可以建立相關流程的工作，用戶自己主觀的判斷進行流程的轉交，包括下一個步驟由誰來辦理，可以具體填寫哪些基本內容，都是在流程轉交時設置的，而并不是事先定義好的。

固定流程中每一步驟經(jīng)辦權限、可寫字段都需要事先指定，還要指定下一步驟以及轉入轉出條件等信息。固定流程的第一個步驟（序號必須為1），前面設定的具有經(jīng)辦權限的用戶，才有權限新建該流程的實際工作，通常在工作流→新建工作頁面才能看到相關流程；自由流程不需步驟設置，流程發(fā)起權限需要設定好。應該特別注意的是：如果找不到新建工作，固定流程的類型，就是第一步驟的經(jīng)辦權限設置的不合適或沒有設置，或第一位步驟的序號不是1；類型的另一種自由流程，就是由于流程發(fā)起權限沒設置好。

通過工作流下工作查詢都可以進行查詢執(zhí)行中的工作和已完成工作，但首先是對流程查詢有權限的用戶和有需要工作查詢的菜單權限的用戶，系統(tǒng)默認的所用戶都可以在過工作流下工作查詢頁面查詢自己辦理過的工作。

任何流程可以由流程管理人員指定管理人員、監(jiān)控人員、查詢人員。工作流下管理人員有工作查詢和工作監(jiān)控頁面的用戶，可以對管理的工作進行結束和刪除操作，在工作流下的工作監(jiān)控那一頁面可以對監(jiān)控的工作進行轉交、委托操作、查詢人員和監(jiān)控人員都可以查詢該流程全部工作。特別就應注意：管理人員和監(jiān)控人員在工作監(jiān)控頁面只可以監(jiān)控執(zhí)行的工作，對于管理流程權限（權限類型包括：管理、監(jiān)控、查詢、編輯、點評），OA系統(tǒng)管理人員必須設計流程下的管理權限中去設置。

3 OA系統(tǒng)設計原則

3.1 實用性原則

系統(tǒng)以用戶（如系統(tǒng)管理員、各公司、各部門、各項目等）所需為目標，用戶使用方便，工作準確度、專業(yè)性、工作效率提高為原則。

3.2 易用性原則

結構使用戶不必安裝客戶端就可以使用系統(tǒng)，受客戶端以及不受地域限制，免除了非專業(yè)人員尤其是普通員工安裝系統(tǒng)與高效、實時工作的困難。

3.3 先進性原則

本流程系統(tǒng)設計能滿足企業(yè)內部辦公的廣泛需求。在充分應用現(xiàn)有成熟的軟件開發(fā)技術、計算機技術、網(wǎng)絡技術，為企業(yè)用戶提供高性能的系統(tǒng)。

3.4 安全性原則

系統(tǒng)設計過程中對安全機制充分考慮，加強了操作權限的設置與管理。采取對權限多級限制，確保系統(tǒng)穩(wěn)定、安全可靠。

3.5 實時性原則

在系統(tǒng)中的所有數(shù)據(jù)都一律采用實時處理方式，例如消息的傳遞、投票管理、日程的安排，、考勤的統(tǒng)計等，確保了數(shù)據(jù)的有效性和及時性。

3.6 經(jīng)濟實用性原則

整個系統(tǒng)的建立充分考慮到實際業(yè)務操作的實用性和響應速度。前臺操作直接應對用戶，快速處理，及時響應。后臺管理系統(tǒng)能對大量數(shù)據(jù)進行分析和處理時，充分分析考慮系統(tǒng)的響應速度。在設計系統(tǒng)時，盡量利用已有的設備，僻免給企業(yè)帶來不必要的浪費。

4 OA流程設計中應注意問題

（1）word設計表單復制粘貼到智能設計器表格變寬的解決辦法：在word中將表格固定列寬，再粘貼到智能設計器。

（2）在表格的單元格中，可以用鍵盤移動光標，用Backspace鍵刪除控件前的多余空格。

（3）可以選中控件，點（居中）鍵，可以使控件位于表格中央。

（4）如果設計人員想要改變表單樣式，則可以把新的表單先拷貝到原表單上方，把原來的控件拖動到新表單合適的位置（但必須保持原控件順序，由上到下，由左到右排序原則）。

（5）應特別注意特殊的控件，文字格式設置中，當打印表單時，控件所處的位置，顯示的是實際輸入的文字，對文字格式如果不夠滿意的話，重新設計表格通常費時費力。解決此問題有一個小技巧。具體操作：可以在word中隨便輸入幾個字.如：“正確”，字體的格式設置好。復制粘貼到表單設計器的控件哪邊；然后把控件拖放到“正 確”這幾個字的中間，再刪除這幾個字，這樣最后打印時，控件所輸入的文字就會和所設定好的格式相同了。

（6）請勿將設置好控件的表單拷貝回Word或網(wǎng)頁設計工具再編輯，這樣，控件的屬性信息可能會丟失。

（7）修改已經(jīng)在使用的表單時，控件順序應該保持原順序，按從上到下，從左至右排序，否則表單將無法與歷史數(shù)據(jù)對應。

（8）控件名稱不能含有空格，也最好不要使用標點符號。

（9）同類控件不建議使用復制粘貼的方法快速添加，最好一個一個添加。表單設計時控件名稱絕對不能重復。

（10）在各種流程設計開發(fā)時，每個步驟的經(jīng)辦權限都要設置好，尤其是該流程的發(fā)起權限是由第一步驟的經(jīng)辦權限控制的，沒有該步驟經(jīng)辦權限的用戶在新建工作中根本無法看到這個流程的。流程設計人員可按部門、人員、角色進行選擇，可以只設定其中的一項或多項，流程系統(tǒng)在流轉時經(jīng)辦人的選擇時，會按這三項的并集選擇。

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