淺談工程檔案的管理的方法

劉厚麗

摘 要：工程檔案管理工作的開展中依然存在一定的問題，我們需要對于工程檔案管理工作的特點進行深入分析，圍繞不足提出具有可行性的應對措施，全面提升工程檔案管理成效。

關(guān)鍵詞：工程檔案管理；存在問題；解決策略

一、引言

隨著當前社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，我國各類工程項目投入建設(shè)，規(guī)模和數(shù)量的快速增長，為工程檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)與壓力。在工程檔案管理工作開展的過程中，我們?nèi)绾翁嵘龣n案管理工作的規(guī)范性和整體水平，這關(guān)系和影響到項目建設(shè)質(zhì)量和效果。針對當前工程檔案管理工作的特點，我們要對檔案管理的思路進行革新，融入更加科學的管理方法，打造科學的工程檔案管理體系。

二、工程檔案管理工作的特點

工程檔案本身具有一定的獨立性特點，不同的工程項目、分項工程、子工程等，其工程檔案都是相互獨立的，這是工程檔案相對其他類型檔案的一個顯著特點。工程檔案也對于工程建設(shè)中的全過程進行了真實反映，是工程質(zhì)量的重要記錄承載，同時也是驗收、監(jiān)管工作開展的必要依據(jù)。工程檔案的形成過程與工程項目建設(shè)活動是同步的，從項目的前期可行性分析、設(shè)計、施工實施以及驗收竣工等，對相關(guān)資料進行了全方位的記錄，具有較強的實際利用價值。通過對工程檔案進行研究分析，可以對工程建設(shè)工作進行全面地考核，對工程項目的合理性進行保障，對工程施工中各類驗收行為的質(zhì)量和效果進行強化?？偟膩碚f，工程檔案本身具有較強的使用價值，在具體管理工作中，我們要結(jié)合工程檔案的特點，提出更加科學、可行的工程檔案管理思路方法。

三、工程檔案管理工作的思路方法

第一，完善管理責任制度。在工程檔案管理工作開展的過程中，要對于相關(guān)的責任制度進行完善。為了提升工程檔案的管理水平，在工程檔案的形成、收集、整理等階段，要對于相關(guān)環(huán)節(jié)的參與人員的工作責任進行明確，以規(guī)范、科學、標準化的管理機制為檔案管理工作提供可靠的制度保障。引入全面的責任機制，可以強化檔案工作的開展效果，提升各部門的配合支持力度，讓檔案管理工作的落實執(zhí)行獲得良好的工作保障。

第二，提升對工程檔案管理工作的重視程度。在工程項目建設(shè)的過程中，很多部門和人員對檔案管理工作都不具備較強的重視和支持。部分單位由于缺乏足夠的重視，從而導致了檔案資料的整理往往在工程建設(shè)的末期才進行開展，這就為工程檔案管理工作帶來了諸多的問題和影響。在工程項目建設(shè)的過程中，檔案的內(nèi)容和資料相對瑣碎，同時施工任務(wù)壓力較大，施工人員更加關(guān)注工程進度，而對于資料方面的整理工作開展上則缺乏足夠的重視，工作中往往以一個敷衍的態(tài)度來進行應對。很多檔案資料的整理，都是為了完成監(jiān)督監(jiān)察。這種思想意識上的輕視，導致了資料內(nèi)容不夠完善，缺乏足夠的準確性。針對這方面問題，我們要提升重視程度，定期展開監(jiān)察和監(jiān)督，并且必要時可以引入掛鉤計量支付的方式，確保各方面對工程檔案工作產(chǎn)生足夠的重視。

第三，做好檔案管理人員的培養(yǎng)。在當前外界形勢快速發(fā)展變化的趨勢下，工程檔案管理工作也產(chǎn)生了新的變化，很多新要求和新標準的提出，為技術(shù)人員的培訓工作提出了新的挑戰(zhàn)。檔案管理人員必須要具備足夠的發(fā)展意識，不斷提升自身業(yè)務(wù)能力和工作水平。更新自身觀念，主動地對相關(guān)工程檔案的法律法規(guī)進行學習，同時積極了解先進的檔案管理理論知識，積極適應新設(shè)備和新技術(shù)的應用。另外，檔案管理人員也要強化自身的責任意識，在工作中對檔案管理工作提供更加可靠的保障。

第四，推進信息化管理工作的落實。隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化已經(jīng)成為了工程檔案管理工作中的一個重要的發(fā)展趨勢。相關(guān)檔案管理部門要加強信息化建設(shè)工作的投入，結(jié)合檔案工程檔案管理工作的特性，引入信息化管理系統(tǒng)，采取更加科學的方式展開檔案資料的管理。在內(nèi)部要做好檔案資料管理工作的全方位監(jiān)管，并且定期展開考核與評定工作，確保檔案管理工作足夠規(guī)范可靠。在檔案資料的整理收集中，要依據(jù)不同檔案的類型、性質(zhì)進行分類，并依據(jù)形成部門與類別，做好編號整理。對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質(zhì)不同進行分類，編號采用其自然形成（特定）的編號。同時，也要在工作中有效推進數(shù)字檔案的應用，提升檔案資源的信息化應用深度。有效利用計算機資源，構(gòu)建檔案檢索系統(tǒng)，提高各部門的檔案管理水平及協(xié)調(diào)能力，提升檔案資源的利用效果和服務(wù)能力。

四、結(jié)束語

總而言之，在現(xiàn)代建筑工程項目建設(shè)工作不斷開展落實的情況下，工程檔案管理工作也面臨著更多的要求和挑戰(zhàn)。針對工程檔案管理工作的特點，我們要深入進行分析探究，采取更加科學、有效地方式展開工程檔案管理工作，為其他工作提供更加可靠的支持和依據(jù)。

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