做好文秘工作，促進檔案管理

裴高華

摘 要：文書檔案工作是一個單位檔案工作的重要組成部分，它記載著一個單位發(fā)展的歷史進程，而文秘人員對文書檔案工作有著重要的影響，他們檔案意識的強弱，業(yè)務知識的多少，甚至工作熱情的高低等，都直接影響檔案工作的好壞。要保證檔案的完整和質量，必須從文秘工作做起，提高文秘人員的綜合素質。

關鍵詞：文秘工作；檔案管理

一、文秘工作的重要性

文秘工作是以領導機關工作有效運轉和為領導者決策服務為宗旨的，輔助于文件、會議、辦事，為其做好參謀，處理好事務性工作。文秘工作既區(qū)別于領導工作，又不同于業(yè)務部門的工作，歸屬于辦公室工作范疇，包括辦文、辦事兩個大的方面。辦文包括制發(fā)文件、收發(fā)文件、轉遞文件、采集和提供信息、文檔工作和保密工作等。辦事包括會務、協(xié)調、催辦查辦、行政事務工作等。文秘工作具有特定的規(guī)范性，主要有以下幾方面：

（一）文秘工作的政治性，包括政策性和保密性

文秘工作會接觸到領導機關和領導者的機密，強調政治性，必須注意保密，守口如瓶。

（二）文秘工作的綜合性

文秘工作綜合性強，工作內容很繁雜，文秘人員必須是雜家，上管方針政策，下管蒼蠅蚊子，粗如牛腰，細如牛毛，沒有明確其他科室分管的工作也要管起來。同時文秘工作要經(jīng)常按領導授權去協(xié)調解決各種問題，協(xié)調上下級事務，這也是文秘工作的主要工作。

（三）文秘工作的從屬性

文秘工作歷來都是從屬于一個領導機構的。它的活動內容主要是圍繞著領導機關和決策者，為保證領導順利工作而提供方便條件的。在實際工作中，文秘工作人員需要為領導決策提供信息，提供方案，做好決策前準備工作。

（四）文秘工作的服務性

文秘工作的服務性也是事務性，服務性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點。

（五）文秘工作的精簡高效性實現(xiàn)文秘工作的精簡高效就要規(guī)范工作程序，提高工作效率，要對文秘工作制度進行新的定位，從建章立制入手，狠抓規(guī)范化管理的落實，做到科學而又精簡的結構安排，做到高效、優(yōu)質、準確規(guī)范、傳遞迅速。

（六）文秘工作的與時俱進性

秘書工作自古有之，而今隨著時代的發(fā)展，文秘工作又具有了新的內容和特色，在工作方式、工作效率、工作職能方面不斷發(fā)生著變化，由此，必須不斷改革創(chuàng)新，與時俱進，開拓進取，才能適應新形勢的需要。

二、文秘工作與檔案管理

文秘工作的性質決定了文秘部門加強檔案管理勢在必行，極為關鍵。

（一）文檔工作離不開檔案管理

文秘工作的性質在實踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件，這些文件要及時遞呈領導批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響整個企業(yè)的工作效率；能夠使企業(yè)更好地貫徹落實好上級領導部門的精神；為設計人員提供學習進修的信息，使設計人員的技術水平不斷提高，有效地促進效益?？梢哉f，文秘工作的優(yōu)質服務對墾區(qū)的經(jīng)濟和社會建設都在起著不可估量的作用。因此，以基礎檔案管理為起點，規(guī)范運作方法才能夠有效地推動文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。

（二）搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學性和全面性

重大活動重要的信息來源和物質基礎直接關系到文秘工作的科學性、全面性。檔案資料科學性、準確性增強，全面性、可選性擴增，是文秘工作科學、準確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務。

三、用改革創(chuàng)新的思維做好檔案管理工作

改革創(chuàng)新是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。黨的十八大以來，習總書記在系統(tǒng)總結改革開放歷史經(jīng)驗、深刻把握改革內在規(guī)律的基礎上，對全面深化改革作了一系列重要論述。要適應改革創(chuàng)新這個要求，必須要有新思維、新理論、新方法。要解放思想，破除因循守舊觀念；要與時俱進，確實做好文秘工作中的檔案管理。

（一）檔案工作創(chuàng)新，要解決好三個關系

1.創(chuàng)新與實踐的關系。創(chuàng)新是事業(yè)發(fā)展的動力，但創(chuàng)新絕不能是虛無飄渺的創(chuàng)新，理論創(chuàng)新、方法創(chuàng)新都要經(jīng)過實踐檢驗，凡是對事業(yè)的發(fā)展有促進作用的創(chuàng)新，都要大力推廣，在實踐中不斷完善。

2.創(chuàng)新與基礎的關系。工作創(chuàng)新不是憑空想象，不是“空中樓閣”，創(chuàng)新必須在原有基礎之上進行。我國檔案工作歷經(jīng)半個世紀的發(fā)展，形成了一整套理論、方法和工作經(jīng)驗，檔案事業(yè)得到了較快發(fā)展，形成了獨具特色的工作體系，這些基礎對我們今后的工作仍具有較強的指導意義，是創(chuàng)新的根基，因此，創(chuàng)新絕不能拋棄這個基礎，要在認真研究、總結過去的基礎上，分析現(xiàn)在和將來的形勢，在發(fā)展中尋求新的突破。

3.創(chuàng)新與現(xiàn)實的關系。工作創(chuàng)新不能脫離實際。當前，檔案工作仍處于發(fā)展階段，由于受各種條件限制，檔案工作發(fā)展較慢、社會檔案意識不強、專業(yè)檔案人才缺乏、檔案事業(yè)發(fā)展后勁不足狀態(tài)。創(chuàng)新就要重視現(xiàn)實，面向未來，從實際出發(fā)，圍繞如何解決現(xiàn)實存在的問題，在打好基礎、快速發(fā)展上求突破。

（二）與時俱進推動服務手段創(chuàng)新

1.建立檔案館（室）網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務。隨著檔案館（室）內部局域網(wǎng)的建立，檔案部門將充分利用每個單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務。

2.建立“電子檔案數(shù)據(jù)管理中心”。檔案館（室）與每個單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子檔案數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設在每個單位檔案室，是每個單位信息資源庫的重要組成部分。電子檔案數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內各單位的歸檔電子檔案，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子檔案查詢、利用服務，實現(xiàn)電子檔案信息資源共享。

3.電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子檔案上傳工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案館（室）的服務器上歸檔。

4.開展在線服務。傳統(tǒng)的檔案利用方式，只能到檔案部門查詢和利用，隨著信息時代的發(fā)展，改變了人們工作、學習和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、人工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務方式所代替。

（三）加強橫向聯(lián)合，實現(xiàn)信息資源共享

隨著信息時代的發(fā)展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的文獻情報，任何一個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統(tǒng)，實行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。而建立聯(lián)合目錄，實行資源共享，正是建立社會信息系統(tǒng)的前提條件和核心內容之一。建立聯(lián)合目錄是用統(tǒng)一的著錄格式和編排，聯(lián)合報道兩個或兩個以上檔案館、圖書館（室）館藏的檔案目錄。實現(xiàn)資源共享，能使檔案、圖書、情報等文獻部門相互分享各自的資源，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息、情報。通過建立聯(lián)合目錄，形成網(wǎng)絡，實現(xiàn)資源共享，使各文獻部門充分挖掘資源潛力，實現(xiàn)文獻資源互補，提高館（室）藏資源利用率，避免不必要的重復和浪費，因而也可有效地緩解存儲空間擁擠、人員及資金緊張等矛盾，并有利于各級各類檔案館、圖書館（室）館藏朝著有側重、有特色、專業(yè)化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展，更好地滿足社會多方面的需要。

參考文獻：

[1]徐艷.試論檔案工作創(chuàng)新[J].赤峰學院學報，2005（02）.

[2]高德武.檔案工作創(chuàng)新思路[J].科學與管理，2005（02）.