淺析電子檔案管理問題

徐娜

摘要：隨著時(shí)代的發(fā)展和科技的日新月異，自動(dòng)化辦公逐步走進(jìn)政務(wù)商務(wù)領(lǐng)域，不斷開拓使用的電子檔案資源，致使電子檔案的建設(shè)勢(shì)在必行，完全開放取代傳統(tǒng)封閉性，提高工作效率及利于保管等諸多優(yōu)勢(shì)。檔案電子化管理系統(tǒng)，能夠幫助企業(yè)和事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，更加準(zhǔn)確、完整和可靠地利用電子檔案。便于用戶實(shí)現(xiàn)電子檔案管理以及檔案網(wǎng)絡(luò)查詢，所以檔案電子化的存在著其較多的必要性，而且隨時(shí)代的不斷進(jìn)步，在未來檔案建設(shè)中，電子檔案將會(huì)占據(jù)越來越重要的地位。

關(guān)鍵詞：檔案 管理 網(wǎng)絡(luò)化 信息化

電子檔案是通過數(shù)字化形式存儲(chǔ)來實(shí)現(xiàn)的，他保存在計(jì)算機(jī)硬盤中，并能夠在計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)中實(shí)現(xiàn)傳遞和接收，以無紙形式進(jìn)行歸檔，通過系列技術(shù)支持，以保證歸檔的文件具有傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的功能。

一、電子檔案的優(yōu)點(diǎn)

（一）降低檔案管理者的工作強(qiáng)度，提升了相應(yīng)的工作效率

知識(shí)時(shí)代的到來，使得如今的歸檔更為快速，避免以往傳統(tǒng)檔案歸檔前需立卷，找尋時(shí)檢索方法上的不便，提升管理檔案的品質(zhì)，并讓檔案管理者擺脫了傳統(tǒng)無趣的手工式工作，且滿足實(shí)時(shí)歸檔的便捷管理，由此提升檔案檢索的使用率。

（二）電子化管理檔案有助于檔案的保密性

傳統(tǒng)檔案的查找與閱讀，一般都是選擇整卷供以查找人員使用，可使用人員僅需其中的一小部分檔案文件，便可完全查看到整卷的檔案文件，對(duì)于檔案管理的保密性來說，這是完全不合理的。而當(dāng)檔案管理電子化后，便能依照使用人員所需來提供其文件內(nèi)容，由此實(shí)現(xiàn)檔案的保密性需求。

（三）電子化管理檔案有助于檔案文件遺漏補(bǔ)缺

以往檔案立卷若遇上其檔案文件無法搜集齊全或是有遺漏的情況出現(xiàn)，需將裝訂好的檔案重新拆除，并補(bǔ)全后再次立卷歸檔。如今使用電子化管理檔案，檔案只需要通過計(jì)算機(jī)以“件”來歸檔處理，若遇上遺漏之處，便能方便地做到隨時(shí)增補(bǔ)，不會(huì)致使檔案堆積的現(xiàn)象出現(xiàn)。

（四）電子化管理檔案有助于檔案的共享及重復(fù)使用性

紙質(zhì)檔案只能提供給單一的使用者，有著排它使用的約束性，而電子檔案則不同，它能方便地將檔案文件提供給需要的任何人共同使用，較容易地實(shí)現(xiàn)多人同用一檔案，由此達(dá)到共享信息的目的。而電子檔案還能重復(fù)地使用，即使使用多次，也不會(huì)留下被翻閱的痕跡，不論其打印在紙上多少回，檔案中的內(nèi)容都不會(huì)受到任何影響。

例如，目前人事檔案管理格局混亂，通常企事業(yè)單位設(shè)有檔案室，具有濃厚的特許經(jīng)營(yíng)色彩。陳潭認(rèn)為，變革關(guān)鍵是建立公民檔案中心，讓檔案管理回歸社會(huì)。公民檔案中心應(yīng)像圖書館一樣，應(yīng)具備公共服務(wù)功能，從而實(shí)現(xiàn)免費(fèi)。而往往人事檔案則在公民檔案中心，從而避免了因人事檔案引起各類失范現(xiàn)象?！凹葻o把人往壞里寫的問題，也無把人往好里寫的問題”，同時(shí)，還可以極大地節(jié)約各種社會(huì)成本，精簡(jiǎn)人員和機(jī)構(gòu)。

二、檔案電子化管理的重要性和注意事項(xiàng)

檔案電子化屬于無紙形式，是將文件內(nèi)容存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器上，并通過相關(guān)軟件，采取技術(shù)措施來實(shí)現(xiàn)，才能使歸檔的電子文件具有紙質(zhì)檔案的功能。所以電子檔案的歸檔其形式、管理原則等方面都與紙質(zhì)檔案有著很大的不同。

此外，電子檔案在使用方式上也與紙質(zhì)檔案有很大分別。通常來說，電子檔案采取直接運(yùn)用、拷貝、網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)确绞絹磉M(jìn)行應(yīng)用，所以，其應(yīng)用要比紙質(zhì)檔案要更為復(fù)雜和廣泛。所以，電子檔案的管理和應(yīng)用，就顯得尤為重要，特別在檔案管理的安全及保密方面需要更加注意和慎重。

（一）在電子檔案管理方面，需要在紙質(zhì)檔案管理要求的基礎(chǔ)上，把電子檔案的形成的參與和長(zhǎng)期保存列入重點(diǎn)工作。電子檔案在管理要求的各個(gè)方面細(xì)節(jié)與技術(shù)要求上更高。電子檔案管理屬于系統(tǒng)技術(shù)工作。這就需要負(fù)責(zé)電子檔案管理的工作人員不但要學(xué)會(huì)一般檔案管理的基本要求和常識(shí)、同時(shí)，還要具備計(jì)算機(jī)應(yīng)用及網(wǎng)絡(luò)安全等方面知識(shí)，甚至要具備必需的外語(yǔ)能力。這些全方位知識(shí)能力的具備就可以保證檔案管理人員在電子檔案管理的業(yè)務(wù)上游刃有余，事半功倍。

（二）制度化建設(shè)保證信息管理規(guī)范。由于技術(shù)問題，如硬件設(shè)備出現(xiàn)故障、木馬病毒感染等原因造成檔案數(shù)據(jù)文件丟失以及損壞的情況時(shí)有發(fā)生。由于檔案管理人員的計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)水平不足，如數(shù)據(jù)備份不夠及時(shí)等問題，而如通過網(wǎng)絡(luò)媒體來進(jìn)行遠(yuǎn)程查檔，則需要面臨網(wǎng)絡(luò)安全的巨大挑戰(zhàn)。作為電子檔案管理工作，需要保密覺悟和保密要求極高，而在這一領(lǐng)域應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立全面、規(guī)范的管理制度十分必要并且是刻不容緩的。明確完整而又健全可行的操作程序，對(duì)檔案管理的安全保密相關(guān)問題進(jìn)一步規(guī)范。同時(shí)，規(guī)范全面的人事檔案計(jì)算機(jī)管理制度，也能夠保障檔案管理工作人員在操作時(shí)有章可循，從而減少和避免在管理上出現(xiàn)的漏洞。

（三）提升檔案管理人員業(yè)務(wù)能力。由于目前很多單位對(duì)檔案工作重視長(zhǎng)度不足，所以檔案管理人員配置較弱。計(jì)算機(jī)電子檔案管理需要及時(shí)建立數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)進(jìn)行電子檔案日常信息維護(hù)，這就使得檔案管理人員工作內(nèi)容照比傳統(tǒng)的檔案管理工作要更為復(fù)雜，而在目前，遠(yuǎn)程查檔功能正在逐步開展，計(jì)算機(jī)管理所提升的工作效率尚未完全體現(xiàn)。這就使得檔案管理相關(guān)人員配備不足的矛盾更加凸顯出來。很多部門為節(jié)約開支，就在集中整理檔案期間從其他單位借調(diào)專業(yè)人員使用檔案管理系統(tǒng)，首先由于不熟悉單位實(shí)際情況易導(dǎo)致效率低下或工作失誤，更重要的是安全保密問題易形成隱患，這就使得檔案管理的專業(yè)程度不足，需要逐步提升檔案管理人員業(yè)務(wù)能力，以集中培訓(xùn)、日常學(xué)習(xí)、引進(jìn)人才等方式提升管理人員綜合素質(zhì)和技術(shù)水平。

（四）檔案管理的電子化推廣不能千篇一律，而應(yīng)根據(jù)本單位檔案管理工作實(shí)際情況而進(jìn)行。通常來說，館藏量較小的單位進(jìn)行電子化管理推廣較為容易，但由于數(shù)據(jù)量低，電子化后效率提升不夠明顯，所以效率并不高，可進(jìn)行低程度電子化；而對(duì)于館藏量較大、分類較多、覆蓋面較廣的部門則更容易體現(xiàn)出電子化管理的優(yōu)勢(shì)，這就需要本單位加大投入，提升軟硬件水平和總體運(yùn)行環(huán)境，加大安全措施，而其優(yōu)勢(shì)也即將更好的體現(xiàn)出來，所以各單位需要因地制宜的開展檔案電子化管理。

（作者單位：遼陽(yáng)市福利院）