論述學(xué)校人事檔案管理信息化

王蔚麗

加快檔案信息自動化系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)化，是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。檔案信息自動化系統(tǒng)是一項(xiàng)需要運(yùn)用多種學(xué)科知識，多專業(yè)配合，多部門協(xié)作，多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程，系統(tǒng)建設(shè)發(fā)展到目前階段，研究探討對系統(tǒng)的協(xié)調(diào)組織、加強(qiáng)管理和科學(xué)決策，是十分必要的。近年來，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛運(yùn)用為檔案信息管理提供了可靠的保證，傳統(tǒng)的學(xué)校人事檔案管理方式面臨著越來越嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。為了充分發(fā)揮檔案工作在信息社會中的重要作用，學(xué)校應(yīng)該積極地將信息技術(shù)與檔案管理技術(shù)和方法結(jié)合起來，促進(jìn)檔案的信息化管理。做好學(xué)校的人事檔案管理，不僅是學(xué)校人力資源管理的重點(diǎn)內(nèi)容，還是營造良好教風(fēng)和校風(fēng)的基礎(chǔ)。信息時(shí)代的來臨，使學(xué)校人員流動性越來越大，而信息時(shí)代的學(xué)校人力資源管理工作，則對人事檔案的依賴程度越來越高。提高學(xué)校人事檔案管理工作質(zhì)量，已經(jīng)成為各學(xué)校管理工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)，如何在信息時(shí)代背景下，實(shí)現(xiàn)學(xué)校人事檔案的信息化管理，提高人事檔案的完整性、可靠性和有效性，更是成為各學(xué)校教務(wù)工作創(chuàng)新的關(guān)鍵之一。

1 信息技術(shù)在人事檔案管理中的作用

人事檔案是記錄個(gè)人從事各種社會活動的文件，是學(xué)校人事部門對個(gè)人管理的重要憑證和開展各種工作的基礎(chǔ)，同時(shí)對學(xué)?？疾旌妥R別干部，選拔優(yōu)秀人才，加強(qiáng)師資隊(duì)伍建設(shè)，促進(jìn)教學(xué)、科研、黨政管理工作的開展具有重大作用。在檔案信息計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)中采用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，可以將檔案信息檢索方式由脫機(jī)檢索、聯(lián)機(jī)檢索，發(fā)展為智能檢索及網(wǎng)絡(luò)檢索，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。人事檔案通過計(jì)算機(jī)管理，對檔案信息資源進(jìn)行分類、提取、分析、加工，可以直接提高檔案工作效益。

2 實(shí)現(xiàn)學(xué)校人事檔案管理信息化的重要意義

2.1 有利于適應(yīng)檔案管理改革的發(fā)展方向。隨著我國對事業(yè)單位人事檔案管理工作要求的不斷提高，學(xué)校作為事業(yè)單位系統(tǒng)的重要組成部分，只有實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化，才能進(jìn)一步提高學(xué)校教務(wù)管理水平。學(xué)校作為教學(xué)單位，必須緊跟時(shí)代發(fā)展，并滿足上級管理部門對人事檔案管理工作的要求，人事檔案管理信息化，是提高人事檔案管理質(zhì)量的有效措施，對學(xué)校的發(fā)展和建設(shè)意義重大。

2.2 有利于開發(fā)學(xué)校人才的潛在優(yōu)勢。隨著時(shí)代的發(fā)展和社會的進(jìn)步，學(xué)校作為人才培養(yǎng)的重要陣地，必須實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新才能為社會培養(yǎng)和輸送合格人才。學(xué)校的人事檔案記錄著教職員工成長歷史和綜合素質(zhì)的各項(xiàng)信息，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，提高人事檔案管理的完整性和有效性，便于教務(wù)管理工作者把握教職員工的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)發(fā)展?jié)摿?，有助于選擇和選拔人才，挖掘?qū)W校人才的潛在優(yōu)勢，有利于學(xué)校人才資源潛力的開發(fā)和教務(wù)工作團(tuán)隊(duì)的建設(shè)。

2.3 符合人事檔案管理工作自身的發(fā)展需求?，F(xiàn)代的人事檔案管理工作向動態(tài)化、細(xì)節(jié)化發(fā)展著，在人才流動日益頻繁的今天，更加完整、可靠、有效的人事檔案管理是時(shí)代發(fā)展對人事檔案管理工作的具體要求。將信息技術(shù)應(yīng)用于學(xué)校人事檔案管理工作中，能夠提高檔案資料搜集的完整性和可靠性，并提高人事檔案管理服務(wù)質(zhì)量。人事檔案管理信息化，能夠?yàn)榻虅?wù)管理人員提供更加高效、可靠的檔案資料查閱、調(diào)用和傳輸需求，有助于實(shí)現(xiàn)學(xué)校內(nèi)和學(xué)校間的人事檔案資源共享。

2.4 有利于重要人事檔案載體的持久保護(hù)。傳統(tǒng)的學(xué)校人事檔案是以紙質(zhì)媒介記錄和儲存的，紙質(zhì)檔案相比于電子檔案，其安全性和可靠性得不到保證。隨著時(shí)間的推演和學(xué)校的發(fā)展，紙質(zhì)檔案很容易丟失、模糊和字跡褪變，當(dāng)需要調(diào)用檔案時(shí)很容易由于檔案資料不完整影響工作開展。實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案儲存在電子設(shè)備中，這種儲存不僅調(diào)用效率較高，而且其保存更加簡單方便，也不易造成損壞。因此，實(shí)現(xiàn)學(xué)校人事檔案的信息化管理，有利于重要人事檔案載體的持久保護(hù)，對學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展意義重大。

3 學(xué)校人事檔案管理信息化過程中存在的問題

3.1 信息數(shù)據(jù)建庫質(zhì)量參差不齊。人事檔案管理信息庫是檔案信息化管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，建立符合實(shí)際的、完整的、安全的檔案信息庫，不僅是提高檔案儲存質(zhì)量的關(guān)鍵，也是提高人事檔案管理服務(wù)工作質(zhì)量的前提。但現(xiàn)如今我國學(xué)校人事檔案數(shù)據(jù)信息庫建設(shè)卻并不完整，雖然部分學(xué)校在檔案信息庫建設(shè)中投入大量的人力、物力和財(cái)力，但是無法保證檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，由于設(shè)備更新?lián)Q代慢，也無法滿足日益提高的檔案調(diào)用服務(wù)需求。

3.2 檔案資源開發(fā)利用有待深化。由于檔案信息資源開發(fā)利用意識淡薄，“重藏輕用”現(xiàn)象普遍存在，檔案信息的內(nèi)涵資源未能得到充分開發(fā)，客觀限制了人事檔案資源充分開發(fā)與利用，難以適應(yīng)檔案管理自身發(fā)展規(guī)律的要求。在確保信息安全的前提下，如何加強(qiáng)檔案資源深度開發(fā)利用，切實(shí)發(fā)揮檔案信息化管理作用，是高校檔案信息化管理工作中迫切需要解決的問題。

3.3 缺乏足夠的高素質(zhì)復(fù)合型管理人才。人事檔案管理的信息化對檔案管理崗位人員提出了更高的從業(yè)要求，為了發(fā)揮人事檔案管理系統(tǒng)的作用，要求人事檔案崗位工作人員不僅要具有扎實(shí)的專業(yè)技術(shù)，還要求掌握足夠的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和應(yīng)用技能。但由于學(xué)校人事檔案管理常年不受重視，大部分學(xué)校人事檔案管理團(tuán)隊(duì)綜合素質(zhì)不足，無法滿足人事檔案管理信息化建設(shè)和發(fā)展的需求。

4 學(xué)校人事檔案信息化管理的有效策略

人事檔案管理信息化，是校園信息化管理的重要組成部分。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用普及，學(xué)校也積極開展了信息化管理改革。但在人事檔案管理工作中，受技術(shù)、人才和資金的限制，大部分學(xué)校人事檔案管理信息化系統(tǒng)仍然比較落后，為了促進(jìn)學(xué)校人事檔案管理信息化建設(shè)，可以采取以下策略對學(xué)校人事檔案管理工作系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化。

4.1 加大檔案信息化建設(shè)投入力度。人事檔案管理的信息化的實(shí)現(xiàn)，需要投入大量的人力成本、資金成本和時(shí)間成本。人事檔案管理的信息化作為學(xué)校人事檔案管理發(fā)展的必然方向，學(xué)校管理者一定要加大重視力度，加大成本投入，持續(xù)推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。只有確保了硬件設(shè)施、人才儲備的充足，才能保證人事檔案信息化管理逐步實(shí)現(xiàn)，并為學(xué)校的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

4.2 規(guī)范檔案信息數(shù)據(jù)庫的建庫標(biāo)準(zhǔn)。檔案數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化、完整性、真實(shí)性直接關(guān)系到檔案信息數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量，也是由信息化向網(wǎng)絡(luò)化共享、聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的保障基礎(chǔ)。其中，需要重點(diǎn)解決檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化問題及安全傳輸、技術(shù)保護(hù)等問題，要加強(qiáng)人事檔案材料的收集歸檔工作，規(guī)范檔案著錄。利用計(jì)算機(jī)掃描、數(shù)碼照相等手段，加快檔案的目錄數(shù)據(jù)庫和必要全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，加快干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)和深度開發(fā)進(jìn)程，規(guī)范建庫標(biāo)準(zhǔn)，建立科學(xué)的檢索體系和干部信息適時(shí)更新制度，做到“查得快、查得準(zhǔn)、查得全”，逐步實(shí)現(xiàn)高校人事檔案信息化管理的規(guī)范化、科學(xué)化、系統(tǒng)化。

4.3 加強(qiáng)檔案信息化管理隊(duì)伍的建設(shè)。學(xué)校人事檔案管理團(tuán)隊(duì)綜合素質(zhì)不足，是制約學(xué)校人事檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)的重要因素。為了促進(jìn)檔案管理信息化的建設(shè)，提高學(xué)校人事檔案管理服務(wù)質(zhì)量，必須不斷強(qiáng)化檔案信息化管理隊(duì)伍的建設(shè)。只有確保檔案信息化管理隊(duì)伍每個(gè)人都具備扎實(shí)的專業(yè)技術(shù)和綜合素質(zhì)，才能激發(fā)整個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作效率，通過實(shí)現(xiàn)學(xué)校人事檔案管理信息化，提高學(xué)校人事檔案管理的工作和服務(wù)質(zhì)量。

信息化的人事信息管理模式及人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)對實(shí)現(xiàn)學(xué)校的人事人才信息管理工作的社會化服務(wù)有非常突出的現(xiàn)實(shí)意義。學(xué)校檔案管理人員要積極創(chuàng)造條件，盡快實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化，實(shí)現(xiàn)學(xué)校的檔案管理的根本變革。檔案管理工作是學(xué)?；A(chǔ)工作的重要組成部分，我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時(shí)，又做到主動提供服務(wù)。還要及時(shí)對利用的反饋信息進(jìn)行綜合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科學(xué)的態(tài)度，把學(xué)校檔案工作做得更好，使之發(fā)揮出更好的作用。

綜上所述，學(xué)校人事檔案管理信息化，對學(xué)校的發(fā)展和建設(shè)意義重大。為了提高學(xué)校人事檔案管理工作水平和質(zhì)量，必須堅(jiān)持推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)，并加大檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)力度。最終通過學(xué)校人事檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，提高學(xué)校的信息化管理水平，為學(xué)校教學(xué)管理水平的提高和未來的發(fā)展打下基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳雪云.基于信息時(shí)代提高高職院校人事檔案管理人員素質(zhì)的新思考[J].長春教育學(xué)院學(xué)報(bào)， 2014（4）.

[2]陳頔.淺議如何提高檔案工作中人事檔案的管理[J].世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘（連續(xù)型電子期刊）， 2015（31）.