論物資管理在醫(yī)院運(yùn)作中的重要性

[摘 要]隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，醫(yī)院物資管理在醫(yī)院的運(yùn)作中越來(lái)越重要，傳統(tǒng)簡(jiǎn)單的物資保管工作已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)醫(yī)院的要求，物資管理工作與醫(yī)院的財(cái)務(wù)部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)及業(yè)務(wù)部門(mén)等都有著密不可分的關(guān)系，良好的物資管理將有利于醫(yī)院的發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]物資分類(lèi)；物資管理；合理采購(gòu)；庫(kù)存量；物資成本

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2017.12.190

隨著醫(yī)院的醫(yī)療事業(yè)日趨發(fā)展，醫(yī)院所需的物資的品種及數(shù)量也相應(yīng)地增加。醫(yī)院物資種類(lèi)繁多，品種復(fù)雜，主要?dú)w納為衛(wèi)生材料、醫(yī)療器械、檢驗(yàn)用品、日常用品、辦公用品、康復(fù)輔助器具等。醫(yī)療物資是醫(yī)療活動(dòng)的基礎(chǔ)，醫(yī)療物資管理的好壞將直接影響到整個(gè)醫(yī)院能否正常運(yùn)行；傳統(tǒng)的物資管理只是起到保管的作用，而單純的物資保管無(wú)法將成本轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)效益，醫(yī)療物資體現(xiàn)的就是醫(yī)院的成本，良好有效的物資管理必然能夠起到成本控制的作用，同時(shí)也可以使醫(yī)院管理避免陷入“重收入，輕成本”的局面；由此可見(jiàn)，醫(yī)療物資的管理對(duì)提高醫(yī)院競(jìng)爭(zhēng)力具有重大的意義。

1 規(guī)范物資分類(lèi)管理

醫(yī)院的物資種類(lèi)繁多，品種復(fù)雜，科學(xué)分類(lèi)有利于物資的規(guī)范管理。科學(xué)分類(lèi)是根據(jù)物資的性質(zhì)、用途、保質(zhì)期、需求量、倉(cāng)儲(chǔ)要求等要素來(lái)進(jìn)行分類(lèi)，例如，衛(wèi)生材料這一類(lèi)別中的物資如果根據(jù)上述要素可以細(xì)分為無(wú)菌材料、消毒用品等。有效的物資分類(lèi)之后即可在物資管理系統(tǒng)中自動(dòng)生成各個(gè)倉(cāng)庫(kù)管理子系統(tǒng)。如下圖所示。

物資管理系統(tǒng)自動(dòng)生成的倉(cāng)庫(kù)管理子系統(tǒng)

倉(cāng)庫(kù)管理子系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)處理主要是指物資出入庫(kù)所需處理的相關(guān)手續(xù)；庫(kù)存管理主要是對(duì)物資進(jìn)行定期全盤(pán)及不定期抽盤(pán)，利于了解物資盈虧情況，制作盤(pán)點(diǎn)報(bào)告表，若出現(xiàn)盈虧情況時(shí)還可進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)數(shù)據(jù)調(diào)賬，還可對(duì)物資設(shè)置缺貨預(yù)警提醒、物資失效提醒和物資定位等功能；物資管理主要是對(duì)物資進(jìn)行實(shí)時(shí)的庫(kù)存監(jiān)測(cè)，避免出現(xiàn)物資短缺或者積壓的現(xiàn)象，為采購(gòu)部門(mén)提供準(zhǔn)確有效的數(shù)據(jù)，采購(gòu)部門(mén)以此來(lái)制訂合理的采購(gòu)計(jì)劃；報(bào)表管理主要是根據(jù)不同需求，如按時(shí)間段、按物資類(lèi)別、按使用部門(mén)等來(lái)匯總物資數(shù)據(jù)供使用者提供數(shù)據(jù)參考。數(shù)據(jù)維護(hù)主要是對(duì)跟倉(cāng)庫(kù)業(yè)務(wù)有關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，包括物資字典維護(hù)和供應(yīng)商字典維護(hù)等。

2 打破傳統(tǒng)，轉(zhuǎn)“保”為“管”

傳統(tǒng)的物資管理只是單純地起到保管物資的作用，而現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，物資的管理決策并非單單的保管這么簡(jiǎn)單，采購(gòu)計(jì)劃、庫(kù)存量預(yù)算、物資成本控制等活動(dòng)都跟物資管理有著密不可分的關(guān)系。物資管理在眾多業(yè)務(wù)活動(dòng)中擔(dān)當(dāng)著樞紐的角色，要協(xié)調(diào)好業(yè)務(wù)活動(dòng)間的關(guān)系，并且使各個(gè)業(yè)務(wù)活動(dòng)更有效地進(jìn)行就必須切實(shí)地做到轉(zhuǎn)“保”為“管”?！肮堋奔垂芾恚涓驹谟谌思刺幱趥}(cāng)庫(kù)管理職位中的工作人員，因此，倉(cāng)管員從思想上必須認(rèn)識(shí)到倉(cāng)管不同等于保管。只有倉(cāng)管員從思想上得到根本性的認(rèn)識(shí)，才可以因地制宜地制定具有可操作性的醫(yī)療物資管理辦法，從而讓實(shí)際的倉(cāng)庫(kù)管理工作中操作更容易，程序更簡(jiǎn)單，方便有效，使得各環(huán)節(jié)的接口銜接順暢合理。

2.1 合理的采購(gòu)要以良好的物資管理為基礎(chǔ)

醫(yī)療物資的采購(gòu)計(jì)劃是醫(yī)療物資管理的首要環(huán)節(jié)，但簡(jiǎn)單的物資保管工作是無(wú)法給采購(gòu)部門(mén)提供有效的數(shù)據(jù)信息的。根據(jù)現(xiàn)有物資庫(kù)存量、時(shí)間段物資消耗量以及各科室物資需求量匯總統(tǒng)計(jì)后編制出來(lái)的采購(gòu)計(jì)劃建議是合理采購(gòu)的基礎(chǔ)，這樣可以從源頭上解決過(guò)量采購(gòu)和物資短缺的問(wèn)題。由于醫(yī)療物資的種類(lèi)多，品種雜，因此在采購(gòu)計(jì)劃不能做到面面俱到，所以，物資管理上就必須把物資分成常備物資和非常備物資兩大類(lèi)。對(duì)于常備物資這一類(lèi)物資的使用量和使用頻率都比較高，因此在這類(lèi)物資的管理上主要確定訂貨點(diǎn)、訂貨量、訂貨周期等要素，然后按月、季度或年編制真實(shí)有效的物資用量表上報(bào)采購(gòu)部門(mén)即可。而對(duì)于非常備這一類(lèi)物資主要是科室新增的品種，一般來(lái)說(shuō)，倉(cāng)庫(kù)存量極少甚至沒(méi)有，所以在這類(lèi)物資的管理上應(yīng)遵從由科室提出物資需求申請(qǐng)，然后倉(cāng)管員匯總統(tǒng)一再結(jié)合現(xiàn)有庫(kù)存量編制物資需求表上報(bào)采購(gòu)部門(mén)。當(dāng)然在實(shí)際的工作中，盡管工作都已經(jīng)按部就班來(lái)做了，但是還是會(huì)出現(xiàn)對(duì)物資需求突增或者物資更換而導(dǎo)致舊品種停用的情況，因此必須建立應(yīng)急采購(gòu)機(jī)制，一般發(fā)生非常狀態(tài)，資金流，信息流及物流都存在一定的風(fēng)險(xiǎn)性，建立有效的供應(yīng)商管理機(jī)制將有助于在應(yīng)急采購(gòu)活動(dòng)中提高效益、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。

2.2 物資管理以“量”為重

在醫(yī)療物資管理工作中雖然涉及很多方面，但是其工作重點(diǎn)還是在于物資的庫(kù)存量。保有一定的庫(kù)存量，一般是出于兩個(gè)目的；一方面是為了確保醫(yī)院的各項(xiàng)工作能夠正常運(yùn)作；另一方面是出于價(jià)格方面考慮，因?yàn)檎?gòu)買(mǎi)在價(jià)格上能夠優(yōu)惠。而合理地進(jìn)行物資管理，就要在存貨成本與存貨效益之間做出權(quán)衡，達(dá)到最佳結(jié)合。雖然有時(shí)候批量購(gòu)入物資能夠減少醫(yī)院的成本，但是物資的儲(chǔ)備量還是需要考慮醫(yī)院實(shí)際消耗量和庫(kù)房的可容納量。因此，為了防止物資出現(xiàn)積壓或者短缺的情況，所以必須設(shè)置庫(kù)存量上限、下限及訂貨量點(diǎn)。合理地設(shè)定物資庫(kù)存量，不僅可以確保醫(yī)院正常運(yùn)作，而且有利于倉(cāng)管員更好地管理物資，例如，衛(wèi)生材料這類(lèi)物資在醫(yī)院里使用量特別大，該類(lèi)物資不僅對(duì)儲(chǔ)存空間要求高，而且每項(xiàng)物資都有其特定的使用期限，若使用了該類(lèi)過(guò)期的物資所帶來(lái)的后果真的不堪設(shè)想，所以合理的庫(kù)存量也應(yīng)考慮到倉(cāng)管員的工作強(qiáng)度，如果過(guò)多物資庫(kù)存量容易出現(xiàn)倉(cāng)管員監(jiān)管不到位的情況。所以，物資管理中“量”既是基礎(chǔ)，又是重點(diǎn)。

2.3 成本是物資管理的核心

物資庫(kù)存量的多少其實(shí)體現(xiàn)的就是物資成本的多少，既然庫(kù)存量是物資管理的工作重點(diǎn)，那也表明物資成本控制就是物資管理工作的核心。利潤(rùn)=收入-成本，這是會(huì)計(jì)基礎(chǔ)的其中一條恒等式，醫(yī)院要實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，就必然要追求更多的利潤(rùn)或?qū)崿F(xiàn)利潤(rùn)最大化。在恒等式中我們可以看出影響利潤(rùn)的兩個(gè)直接要素就是收入和成本，但在現(xiàn)行的醫(yī)院管理中往往會(huì)存在“重收入，輕成本”的現(xiàn)象。醫(yī)院的創(chuàng)收固然重要，但是如果高收入伴隨著高成本，那得到的結(jié)果已徒勞。因此，在醫(yī)院在制定物資管理制度時(shí)必須遵從全院參與原則，全體員工必須了解物資管理的重要性，養(yǎng)成控制成本的意識(shí)。雖然物資管理科室是物資管理工作的作業(yè)科室，物資若出現(xiàn)積壓、過(guò)期、損耗等情況，物資管理科室應(yīng)當(dāng)責(zé)無(wú)旁貸，但是由于現(xiàn)在醫(yī)療耗材在臨床中運(yùn)用比例逐漸增加，醫(yī)學(xué)知識(shí)更新步伐加快，材料、器械淘汰快，倉(cāng)庫(kù)固有的物資未必能及時(shí)滿(mǎn)足各個(gè)業(yè)務(wù)的需求，所以對(duì)各業(yè)務(wù)科室提出申請(qǐng)購(gòu)買(mǎi)物資造成的浪費(fèi)應(yīng)當(dāng)采取科室負(fù)責(zé)制，應(yīng)追究相應(yīng)科室的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。良好的物資管理制度，可以使成本的控制達(dá)到更好的效果。

3 結(jié) 論

本文分別從物資規(guī)范分類(lèi)管理，倉(cāng)庫(kù)管理人員端正物資管理意識(shí)，良好物資管理對(duì)采購(gòu)的作用，以控制庫(kù)存量為物資管理重心和物資成本是物資管理的核心五方面來(lái)論述了物資管理的重要性，使醫(yī)院物資管理可以隨著現(xiàn)代醫(yī)院突飛猛進(jìn)的步伐而不斷創(chuàng)新，做到合理節(jié)約、有效地使用物資，實(shí)現(xiàn)資源共享，成為醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)與發(fā)展的堅(jiān)固后勤保障屏障。

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[作者簡(jiǎn)介]黎劍奇（1987—），男，廣東廣州人，本科，畢業(yè)于華南理工大學(xué)廣州學(xué)院，初級(jí)經(jīng)濟(jì)師。