淺析文秘工作在企業(yè)檔案管理中的重要性

王鳳霞

摘要：隨著時代的進步，企業(yè)運營過程中面臨的競爭和挑戰(zhàn)越來越嚴峻，對企業(yè)內部的各項工作都提出了跟高的要求。文秘工作和檔案管理工作對企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展具有重要作用，為了進一步促進當代企業(yè)的運營水平，本文探討文秘工作在企業(yè)檔案管理中的重要性。

關鍵詞：文秘工作；企業(yè)；檔案管理；重要性

各類檔案是企業(yè)發(fā)展過程的真實寫照，文秘工作主要是處理各類公文，今天的公文就是明天的檔案，因此文秘工作與檔案管理工作具有密不可分的內在聯(lián)系，但是對于目前而言，很多企業(yè)的文秘工作和檔案管理工作都是相互獨立的，沒能發(fā)揮出二者相輔相成的作用，因此有必要進一步探討文秘工作在企業(yè)檔案管理中的重要性，為相關工作開辟思路。

一、文秘工作與檔案管理工作的聯(lián)系

在企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展過程中，文秘工作與檔案管理工作具有密切的聯(lián)系，二者可謂相輔相成、聯(lián)系緊密。

一方面，文秘人員想要切實做好自身的工作，往往離不開檔案管理工作的支持。在文秘工作中，文秘人員通常需要完成各類文件的上呈下傳工作，很多文件材料都需要及時遞交給領導，之后再進行催辦和歸檔，而在企業(yè)決策者需要查看企業(yè)的檔案資料時，文秘工作人員又要及時為決策者收集所需的材料，這就需要檔案管理工作的支持，因此檔案管理工作的質量在一定程度上也關系到文秘工作的效率，而文秘工作的效率又會直接影響到企業(yè)的很多經(jīng)營環(huán)節(jié)，所以說，企業(yè)的經(jīng)營離不開文秘工作，而文秘工作則需要檔案管理工作的支持。

另一方面，高質量的文秘工作又是檔案管理工作的堅實基礎，想要將各類檔案及時歸入檔案館，文秘人員可謂是發(fā)揮著至關重要的作用，企業(yè)經(jīng)營過程中涉及到了文件資料數(shù)不勝數(shù)，這些資料的上傳下達工作都需要文秘人員來完成，特別是在21世紀的今天，隨著國民經(jīng)濟水平的不斷提升，各類企業(yè)的經(jīng)營規(guī)模都在逐漸擴大，因此企業(yè)各項經(jīng)營活動涉及到的文件材料也在日益增多，不僅如此，目前企業(yè)運營過程中涉及到的文件已經(jīng)不僅僅是紙質文件，電子版文件也越來越多，想要將各類文件全部轉化為檔案進行存檔，其工作量不容小覷，而在各類文件轉化為檔案的過程中，文秘人員發(fā)揮著十分重要的作用，假設文秘工作效率低下、工序混亂，那么各類公文就無法及時的存檔，甚至會出現(xiàn)缺失的現(xiàn)象，由此可見，只有文秘人員具有良好的檔案管理意識和工作協(xié)調能力，才能促進檔案管理工作高效高質的進行。由上述內容不難看出，檔案管理工作與文秘工作是密不可分、相輔相成的關系，文秘工作離不開檔案管理工作的支持，而檔案管理工作又要以文秘工作當作基礎依托。

二、文秘工作在企業(yè)檔案管理中的重要性

（一）文秘工作有利于檔案收集

在開展檔案管理工作時，全面收集檔案是主要任務之一，而且收集檔案也是整個檔案管理工作的起始和開端，如果起始工作不能及時完成，那么其后的整理、編研等各個環(huán)節(jié)的工作效率都將受到一定的影響，檔案收集工作的質量直接關系到檔案的高質性和齊全性，如果檔案收集工作中出現(xiàn)疏漏，很容易導致檔案殘缺不全，因此檔案收集工作的重要性不言而喻。

文秘人員在日常工作中的一項主要職責就是起草和頒布各類文件，并且文秘人員還需要負責文件資料的上傳下達，由此看來，文秘工作人員就相當于各類文件資料的中轉站和集中營，因此在企業(yè)的檔案管理工作中，完全可以發(fā)揮文秘工作人員的優(yōu)勢，由文秘人員負責各類檔案的收集、分類等前期工作，例如在一些企業(yè)中，檔案管理人員在將文件進行歸檔時經(jīng)常發(fā)現(xiàn)，很多文件只有定稿，缺少修改稿以及原稿，領導批示的原稿具有很高的存檔價值，可是卻經(jīng)常缺失，然而檔案管理人員想要憑借自身的工作來避免此類現(xiàn)象，需要面臨很大的難度，此時就可以充分發(fā)揮文秘人員的優(yōu)勢，讓文秘人員重視修改稿和原稿的收集、整理，避免具有存檔價值的文件資料出現(xiàn)缺失現(xiàn)象。另一方面，想要提高檔案管理工作的效率，就需要檔案收集工作具有及時性，只有及時完成檔案的收集工作，才能盡快開展后續(xù)工作，而文秘工作參與到檔案管理工作中之后，就可以在處理文秘工作的同時完成檔案的收集和整理，并且還可以將各類文件資料進行簡單的分類，這樣就可以大大提高檔案管理工作的效率，由此可見，文秘工作對檔案管理工作具有十分重要的作用。

（二）文秘工作有利于提高檔案質量

公文是文秘工作人員最常接觸的事物之一，文秘人員在日常工作中有很多時間都在處理公文，在企業(yè)的各類公文中，有些是由辦公室統(tǒng)一擬制的，也有一些公文是職能部門起草的，之后需要交由文秘人員進行審核，通過審核后再由辦公室進行印發(fā)。由此不難看出，在一個企業(yè)中，公文的質量在很大程度上取決于文秘工作的質量，而企業(yè)的很多檔案恰恰就是由公文演變而來，因此公文的質量又關系到檔案的質量。綜上所述，檔案質量的高低與文秘工作也是息息相關，可以說公文就是企業(yè)檔案的最初形式，因此保證公文質量就是提高檔案質量的基礎。在企業(yè)起草各類公文的過程中，由于職能部門相關工作人員的寫作能力參差不齊，有時對公文的理解也難免有所偏頗，因此職能部門所起草的公文也必定是質量不一，這時想要保證公文的質量，就需要文秘工作人員嚴格把關，嚴格的對文稿進行審核，經(jīng)過審核之后，公文的質量就可以得到很大保證，這樣一來，企業(yè)檔案的質量也會得到提升，由此可見，文秘工作不僅有利于檔案的收集，同時做好文秘工作也有利于提高企業(yè)檔案的質量。

工作人員在起草文件時，有時難免會出現(xiàn)一些疏漏，例如一些工作人員在起草文件時，時常將請示和報告弄混淆，也有一些工作人員在起草文件時，存在一份文件請示多件事情的現(xiàn)象，還有一些工作人員盲目使用紅頭文件，另外有的工作人員在起草文件時，還存在附件標識混亂的現(xiàn)象，附件名稱前沒有標明序號，同時其他一些標識也沒能按規(guī)定標注，一旦出現(xiàn)上述現(xiàn)象，勢必就會大大降低文件的規(guī)范性。不僅文件的起草工作會影響到文件的規(guī)范性，另外文件印制等環(huán)節(jié)如果出現(xiàn)問題，也會影響到文件的規(guī)范性，比如印制用紙的大小不當?shù)葐栴}，都會影響到文件的規(guī)范性，并且還會給以后的檔案裝訂工作造成不利影響。再比如，有些企業(yè)文件沒能準確的標注主題詞，這就會給以后的檔案檢索和查找工作增加難度。又比如在一些企業(yè)中，檔案管理人員所歸檔的文件時常是傳真原件，沒有保留其復印件，久而久之，一旦傳真原件出現(xiàn)字跡模糊或者損壞等現(xiàn)象，那么再次查閱時就會造成不便。想要解決上述問題，僅僅憑借檔案管理人員遠遠不夠，此時文秘工作人員又起到了重要作用，只要文秘人員對公文嚴格把關，就可以在很大程度上避免請示和報告弄混淆、盲目使用紅頭文件、附件標識混亂、印制不規(guī)范、主題詞標注不準確等問題的發(fā)生，這樣也就保證了文件的規(guī)范性，不僅提高了企業(yè)檔案質量，也有利于檔案立卷歸檔等工作的順利進行，有助于提高檔案管理工作的效率和質量。

（三）文秘工作有利于提高檔案管理的效率

隨著科學技術的持續(xù)進步，目前在各個企業(yè)的運營過程中，計算機網(wǎng)絡技術都早已得到普及，辦公自動化已經(jīng)成為了大勢所趨，在此形勢下，企業(yè)內部各項工作的工作模式都發(fā)生了很大轉變，例如工作人員在處理文書以及各類文字信息時，已經(jīng)不僅僅是使用筆和紙，電子計算機和文字處理軟件的應用越來越廣泛，現(xiàn)代化技術的應用，必定會使文秘工作和檔案管理工作的工作模式發(fā)生變革，在傳統(tǒng)的文秘工作以及檔案管理工作中，二者往往是相互獨立的，隨著辦公自動化的不斷深入，信息的傳遞效率不斷提升，紙質文件的數(shù)量逐漸下降，電子文件的數(shù)量越來越多，如果文秘工作和檔案管理工作還采用傳統(tǒng)的工作方式，那么工作效率必然難以提高。在以后的發(fā)展中，想要保證文秘工作以及檔案管理工作的質量和效率，文秘工作和檔案管理工作不能夠繼續(xù)保持相互獨立的狀態(tài)，一定要將文秘工作和檔案管理工作相互融合，例在電子文件的錄入和整編等工作中，就應該由文秘人員和檔案管理人員共同完成，對于一些具有保存價值的電子文件，文秘人員要及時收集和整理，之后發(fā)送給檔案管理人員，再由檔案管理人員實施進一步的歸檔工作。在信息化辦公的大背景下，文秘人員可以更加便捷的完成文件收集、整理、傳輸?shù)裙ぷ?，因此更容易的，檔案管理工作的效率也可以大大提升。

三、文秘工作與檔案管理工作的整合

就現(xiàn)階段來看，一些企業(yè)已經(jīng)認識到了文秘工作在檔案管理工作中的重要性，也已經(jīng)積極的做出了嘗試，取得了一定的成效，同時也暴露出了一些問題，導致這些問題的原因是多方面，為了進一步促進文秘工作與檔案管理工作的有效整合，本文提出以下幾點建議。

（一）建立電子數(shù)據(jù)庫

在現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理工作中，不能只具備傳統(tǒng)的檔案館，還應該建立電子數(shù)據(jù)庫，以電子文檔的形式，將企業(yè)運營過程中涉及到的各類文件和檔案保存在電子數(shù)據(jù)庫中，這樣可以大大提高檔案管理工作的效率，也有利于文秘工作與檔案管理工作的順利整合。文秘人員在處理各類電子文件之后，可以將其整理和分類，然后通過電子郵件等形式及時發(fā)送給檔案管理人員，就可以將電子文檔上傳到電子數(shù)據(jù)庫中，這樣一來，文秘人員和檔案管理人員之間的合作就可以更加密切。另外建立電子數(shù)據(jù)庫之后，文秘人員和檔案管理人員的工作效率也會大大提升，當企業(yè)決策者需要查閱檔案資料時，文秘人員可以在電子數(shù)據(jù)庫中迅速查找到所需的檔案資料，將其下載到計算機本地磁盤中，然后再進行打印，將其遞交給企業(yè)決策者，可以大幅提高文秘人員的工作效率。而對于檔案管理人員來說，可以快速的通過計算機對檔案資料進行編號，同時還可以通過計算機將檔案資料進行歸類，與傳統(tǒng)的工作方式相比，電子數(shù)據(jù)庫能夠大大節(jié)省人力和時間。

值得注意的是，雖然電子文檔的應用越來越廣泛，但是紙質文件仍然存在，電子數(shù)據(jù)庫的建立，固然給文秘人員的工作帶來了很大便利，文秘人員可以快速完成資料的查找、下載、打印等工作，然而也要認識到，紙質文件屬于原始依據(jù)，其管理工作一定不能松懈，對于一些紙質文件，文秘人員首先可以通過電子掃描儀進行掃描，然后將電子版掃描文件發(fā)送給檔案管理人員，有些文件資料在掃描之后可能存在字跡模糊等現(xiàn)象，文秘人員可以通過Word、Excel等軟件，將其制作成電子文檔，然后對電子文檔進行審核，確認無誤后通過電子郵箱等形式將其傳給檔案管理人員，由檔案管理人員上傳到電子數(shù)據(jù)庫中，在此之后文秘人員還應該及時將紙質文件交給檔案管理人員，便于檔案管理人員及時將紙質檔案歸類存檔，這樣一來，當企業(yè)決策者需要使用檔案資料時，文秘人員可以快速地查找到電子版掃描文件，將其打印出來。還有一些文件資料既不能通過掃描儀進行掃描，又難以通過辦公軟件制作成電子文檔，這時文秘人員應該及時將文件資料交給檔案管理人員，由檔案管理人員進行歸類存檔，同時檔案管理人員還應該將這些檔案的有關信息錄入到電子數(shù)據(jù)庫中，這樣一來，雖然無法從電子數(shù)據(jù)庫中下載到這些檔案資料，但是可以查詢到檔案的相關信息，例如存檔的日期時間、檔案編號等等，同樣便于查找。

（二）加強文秘人員與檔案管理人員的交流

為了改善文秘工作與檔案管理工作各自為營的局面，企業(yè)應該加強文秘人員與檔案管理人員的交流，為其樹立檔案管理理念，促使文秘人員和檔案管理人員都能夠對檔案管理工作加以重視，相關領導可以定期組織會議，召集文秘人員和檔案管理人員一同參加會議，在會議過程中要加強宣傳和思想教育，首先要為文秘人員樹立檔案管理理念，使其明白自身也有做好檔案管理工作的責任和義務，要讓文秘人員了解到，及時收集、整理有關文件是自身職責所在，改變傳統(tǒng)的工作理念，促使文秘人員和檔案管理人員加強協(xié)作。其次，要改善檔案管理人員的工作思路，不僅僅要讓文秘人員參與到檔案管理工作中來，同時也要讓檔案管理人員積極配合文秘人員的工作，這樣才能切實促進文秘工作與檔案管理工作的整合，當文秘人員需要查閱檔案資料時，檔案管理人員要及時幫助文秘人員準備好相應的資料，這樣就可以使文秘人員和檔案管理人員形成一種相互協(xié)作、相互支持的工作氛圍。

此外還要讓文秘人員和檔案管理人員相互提建議，如文秘人員在工作中遇到了阻礙，需要檔案管理人員完善工作方式，進而減輕文秘工作的壓力，那么文秘人員可以與檔案管理人員進行探討，共同分析改善工作模式的措施。同時如果檔案管理人員在工作中遇到了不便，需要文秘人員調整工作方法，也可以與文秘人員進行探討，共同探索更加高效高質的工作方法。總而言之，想要落實文秘工作與檔案管理工作的整合，就要進一步加強文秘人員與檔案管理人員的交流協(xié)作，改變傳統(tǒng)的工作模式，使文秘工作與檔案管理工作不再有明顯的劃分界限，將二者整合到一起，讓文秘工作與檔案管理工作融為一個系統(tǒng)，這樣一來，當文秘人員需要查閱檔案資料時，可以快速的獲取相關資料，提高自身的工作效率，同時也為檔案管理工作提供了便利，有利于發(fā)揮文秘工作在企業(yè)檔案管理中的作用。

四、總結

在企業(yè)的運營過程中，只有全面了解企業(yè)以往的經(jīng)營狀況，才能夠做出科學的決策，才能及時發(fā)現(xiàn)企業(yè)運營過程中存在的漏洞，進而及時采取改善措施，而想要全面掌握企業(yè)的經(jīng)營狀況，在很大程度上要依賴于檔案管理工作檔案管理工作的水平在一定程度上決定了企業(yè)決策的科學性，可見檔案管理在企業(yè)運營中具有重要作用。本文在此分析了文秘工作在企業(yè)檔案管理中的重要性，希望本文內容可以為相關工作提供幫助。

參考文獻：

[1]劉勁松.新時期檔案管理在機關工作中的重要性[J].蘭臺世界，2016，S1：12-13.

[2]楊少云.淺論企業(yè)檔案管理工作中保密的重要性[J].現(xiàn)代國企研究，2016，06：151.

[3]翁韶瓊.檔案管理在當代企業(yè)中的重要性及地位探討[J].福建建設科技，2016，05：96-97.

[4]倪紅梅.人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的重要性[J].企業(yè)改革與管理，2017，02：107.

[5]丁曉潔.淺談企業(yè)人事檔案在人力資源管理中的重要性[J].蘭臺世界，2015，S4：78.

[6]張艷紅，高曉松.淺談企業(yè)檔案基礎工作在現(xiàn)代化管理中的重要性[J].蘭臺世界，2014，S2：102-103.