試論如何優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理制度

高興凱

【摘要】我國檔案管理工作在實際運行過程中十分困難，因人口數(shù)量多，檔案資料數(shù)量巨大。在進行檔案管理工作時，需要極大地耐心與責任心，利用先進的科學技術進行科學有效的管理。本文主要針對現(xiàn)階段我國事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀進行分析，提出合理建議，爭取早日實現(xiàn)我國檔案管理工作的高效、有序。

【關鍵詞】檔案管理；優(yōu)化制度；事業(yè)單位

事業(yè)單位和政府部門一樣屬于公共服務部門，他不同于其他民營和個人單位，服務性和公共性是其主要職能，事業(yè)單位的運行不以獲利為目的，主要是為了推動社會公共設施和公共服務的建設，為我國居民提供更加快捷、更高質量的服務。檔案管理工作同樣也是事業(yè)單位的一項重要工作，對事業(yè)單位工作的正常運行有著十分重要的意義，但事業(yè)單位工作量大、種類繁多、部分工作不透明都給檔案管理工作帶來了阻礙。因此，如何優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作制度對事業(yè)單位的工作質量起著關鍵性作用。

一、事業(yè)單位檔案管理的重要性

事業(yè)單位工作性質特殊，種類復雜，在工作時需要進行記錄、存檔，這導致事業(yè)單位儲存資料量巨大，進一步加大事業(yè)單位檔案管理工作的難度。目前我國的事業(yè)單位運行情況沒有進行全面的公開化和透明化，部分工作具有一定的隱蔽性，故對事業(yè)單位的工作情況進行檢查時，只能通過對檔案資料的檢查來對事業(yè)單位的工作狀況進行檢查和監(jiān)督，所以事業(yè)單位的檔案管理在事業(yè)單位的整體運行中占有重要地位。事業(yè)單位的管理水平也可以通過檔案管理水平來體現(xiàn)，所以事業(yè)單位在進行檔案管理過程中，一定要充分認識檔案管理的重要性，建立科學規(guī)范的檔案管理制度，保證檔案管理質量，有提高檔案管理效率。在檔案管理過程中，事業(yè)單位還要充分認識到檔案對單位以及社會的發(fā)展都會產生重要影響，如果檔案資料沒有符合相關規(guī)定會對事業(yè)單位的運行造成一定困難，也會給人民群眾留下管理不利的印象，故檔案管理是保證事業(yè)單位正常運行的重中之重。

二、事業(yè)單位檔案管理制度中國存在的問題

1.缺乏足夠的檔案管理意識

事業(yè)單位的檔案管理工作十分容易被忽視，因其具有服務性的性質。造成這種現(xiàn)象出現(xiàn)的原因可能是事業(yè)單位沒有對檔案管理工作起到足夠的管理意識，對檔案管理工作的認識程度不高，同時缺少必要的人力物力支持，這些都會導致檔案管理工作被忽視。事業(yè)單位可以采取一些有效的手段提高對檔案管理的重視程度，例如將檔案管理工作納入年終工作考核中，這樣有利于檔案管理工作的順利進行。

2.沒有建立完善的檔案管理制度

現(xiàn)階段我國的檔案管理現(xiàn)狀是沒有科學規(guī)范的管理制度，為了促使檔案管理制度的形成，我們可以在進行檔案管理工作時制定規(guī)范守則，對檔案內容進行全方位的覆蓋，簡化檔案管理工作，是復雜的工作量簡單化。對于事業(yè)單位來說，可以通過提高執(zhí)行能力來加強對檔案的管理，實行責任制度，增強檔案管理人員的責任心，在保證管理質量的同時提高管理效率。

3.缺乏信息化的檔案管理

計算機技術已經(jīng)改變了人類的生活方式，為人類的生活和工作帶來了極大的便捷，近年來信息化檔案管理的優(yōu)勢越來越加突出，他使得檔案管理工作變得更加方便、快捷，極大的節(jié)省了人力、避免了資金的浪費。但當前一些事業(yè)單位還沒有將信息化的管理技術全面應用在檔案管理工作中，使得檔案管理工作變得低效耗時，甚至對已有的電子檔案也缺乏足夠的監(jiān)督管理，使得信息化檔案管理工作無法正常的開展。

4.缺乏專業(yè)的檔案管理人員

檔案管理工作不僅具有較強的制度性，同時也要求管理人員具有較高的專業(yè)素養(yǎng)和高水平的管理技術。對于檔案管理人員來說，不僅應該具有良好的職業(yè)責任感還應具有較好的專業(yè)管理水平。但是目前我國的一些事業(yè)單位還沒有專業(yè)的、固定的檔案管理人員，有的單位還依靠其他部門的人員來兼職管理檔案工作，這就使得檔案管理工作人員的職責不夠明確、無法隨時隨地的處理檔案管理工作。并且有的事業(yè)單位檔案管理人員變動頻率較高，將檔案管理工作視為應付上級組織的檢查，使得檔案管理人員缺乏足夠的管理知識、對業(yè)務不夠熟練，從而使檔案管理工作不能正常進行。

三、優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理制度的途徑

1.重視檔案管理工作的宣傳

通過各種途徑宣傳檔案管理工作的重要性可以在一定程度上促進事業(yè)單位檔案管理制度的改革，如結合單位的具體檔案管理情況通過報紙、雜志、網(wǎng)絡等途徑普及檔案管理在事業(yè)單位人力資源開發(fā)方面的重要性等。人民群眾通過一系列的宣傳教育工作可以了解到檔案管理工作的重要性及其對社會服務的關鍵性，從而推動事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。

2.重視檔案管理制度的執(zhí)行和制定

檔案管理制度的制定是檔案管理工作正常進行的基礎，因此事業(yè)單位要重視檔案管理制度的制定和執(zhí)行。并且在對事業(yè)單位檔案管理制度進行優(yōu)化時一定要注意對制度的落實，規(guī)范檔案管理人員的行為準則，嚴格按照管理制度進行操作，同時建立相應的監(jiān)督管理守則和績效獎懲制度，促進檔案管理人員自主的執(zhí)行檔

案管理工作制度，提高他們的工作積極性，在工作中不斷改進已有的管理制度使得檔案管理制度變得更加全面和完善。

3.加強檔案管理人員的專業(yè)培訓

新的檔案管理形勢要求檔案管理人員必須同時掌握傳統(tǒng)的檔案管理技術和當代的信息化管理技術，所以我們必須建立專業(yè)水平較高的管理人員隊伍以跟上檔案管理制度的前進步伐，對檔案管理人員進行定期的培訓以增加管理人員的專業(yè)水平和檔案管理知識。

4.加強電子檔案管理與紙質檔案管理之間的關系的優(yōu)化路徑

紙質檔案管理方式在目前事業(yè)單位檔案管理工作中存在主要方式。隨著數(shù)字化時代的迅速發(fā)展，檔案管理數(shù)字化已經(jīng)成為了檔案管理工作的必然趨勢，檔案管理數(shù)字化可以有效提高檔案管理工作效率及管理水平方面。如果事業(yè)單位沒有普及數(shù)字化化檔案管理的情況下，也可采用傳統(tǒng)紙質檔案與電子檔案管理相結合的形式，利用計算機技術開展檔案管理工作，來促進事業(yè)而單位檔案管理數(shù)字化的發(fā)展。在實際工作中，我們也可采用傳統(tǒng)的方式進行檔案信息的收集，把檔案信息材料錄入計算機中，由它來進行快速分類生成電子檔案資料，從而發(fā)揮現(xiàn)代化技術在提高檔案管理效率方面的作用。

四、結語

檔案管理是事業(yè)單位必不可少的工作內容，不僅僅具有日常工作的特性，還是保障事業(yè)單位工作正常進行必不可少的一項關鍵內容。事業(yè)單位的全部工作人員，尤其是檔案管理專業(yè)人員都要重視檔案管理的重要性，建立全面完善的檔案管理制度以保障事業(yè)單位高效正常的運行。

參考文獻：

[1] 李海珠，都蕾.試論事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路[J].今日中國論壇，2013（10）.

[2] 劉玉貞.論事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀與應對策略[J].辦公室業(yè)務，2012（4S）.