行政單位內(nèi)部控制體系建設(shè)優(yōu)化分析

張琪

[摘 要] 我國(guó)當(dāng)前行政單位控制管理的問題是控制環(huán)境弱化，基礎(chǔ)會(huì)計(jì)處理不規(guī)范，控制活動(dòng)發(fā)揮失效，以及國(guó)有資產(chǎn)流失嚴(yán)重。行政單位需要逐步完善崗位責(zé)任制，實(shí)現(xiàn)預(yù)算全面管理，通過(guò)加強(qiáng)財(cái)政支出審核規(guī)范零余額賬戶授權(quán)，強(qiáng)化資產(chǎn)后期監(jiān)管，健全人事管理體系，加強(qiáng)信息交流溝通，推動(dòng)內(nèi)部控制貫徹落實(shí)，以完善內(nèi)部控制體系，提升行政單位職能。

[關(guān)鍵詞] 行政單位；內(nèi)部控制體系；建設(shè)；優(yōu)化

[中圖分類號(hào)] D523 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A

Abstract： There are problems for the management of administrative units in China in terms of weak control environment， irregular fundamental accounting， failure of control activities， and serious drain of state owned property. Administrative units should improve the system of post responsibility step by step， realize overall budget management， enhance the audit of fiscal expenditure and the authorization of zero balance accounts， strengthen asset supervision in later periods， complete personnel management system， intensify information exchange， and promote the implementation of internal control. In doing so， the internal control system could be improved for promoting the function of administrative units.

Key words： administrative unit， internal control system， construction， optimization

一、行政單位自身控制的現(xiàn)狀

（一）控制環(huán)境的弱化

由于一些特殊原因，我國(guó)在對(duì)行政單位的內(nèi)部控制方面存在一些空白的地方，甚至存在部分單位對(duì)財(cái)務(wù)人員工作不重視，使得財(cái)務(wù)人員沒能參與到單位重大事務(wù)的決策之中。

（二）基礎(chǔ)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理不規(guī)范，普遍存在舞弊現(xiàn)象

在諸多行政單位中，存在部分單位對(duì)于單位內(nèi)部的原始憑證管理不符合規(guī)范、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的核算不認(rèn)真仔細(xì)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)失真失實(shí)現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

（三）控制活動(dòng)發(fā)揮失效

1.單位內(nèi)部控制制度不健全。在單位內(nèi)沒有形成很好的條文規(guī)范，導(dǎo)致部分單位在處理資金支出、預(yù)算管理以及單位資產(chǎn)的管理等諸多方面存在較大的缺陷或者制度不健全，使單位內(nèi)部控制流于形式。

2.授權(quán)審批以及核查未能執(zhí)行到位。在行政單位的現(xiàn)行管理中，大多數(shù)單位一直以來(lái)都是將單位領(lǐng)導(dǎo)簽字同意的事項(xiàng)作為單位內(nèi)的行政審批，使單位內(nèi)部控制體系無(wú)法執(zhí)行到位，形同虛設(shè)。另外，大多數(shù)單位內(nèi)部對(duì)于單位的固定資產(chǎn)以及財(cái)政款項(xiàng)沒有定期核查的機(jī)制，致使單位內(nèi)部許多資金無(wú)法審計(jì)到位、審計(jì)脫節(jié)現(xiàn)象嚴(yán)重。

3.對(duì)于不兼容的崗位配置以及管理不當(dāng)。有許多行政單位，由于單位編制少，人員不足，一個(gè)人同時(shí)兼職多個(gè)崗位的事務(wù)，崗位不兼容現(xiàn)場(chǎng)時(shí)有發(fā)生。

4.財(cái)務(wù)管理方法落后，“收支兩條線”未落實(shí)到位。當(dāng)前還有許多行政單位只為了自己?jiǎn)挝坏睦娑徊活檱?guó)家利益，在自己的管轄范圍內(nèi)盲目執(zhí)法獲取非稅收收入以及將單位房屋出租獲取費(fèi)用等方式來(lái)為單位增加收入，這些收入并沒有上繳國(guó)家財(cái)政，而是作為單位自己的小金庫(kù)來(lái)為單位內(nèi)部人員謀取福利，這些行為嚴(yán)重影響了黨和國(guó)家的形象，同時(shí)也影響了政府了公信力。

（四）國(guó)有資產(chǎn)保護(hù)不到位，流失嚴(yán)重

行政單位的資金都是由國(guó)家直接撥款獲取，許多單位認(rèn)為國(guó)家提供的資金不用即是浪費(fèi)，對(duì)于單位財(cái)政毫無(wú)節(jié)制的使用，在購(gòu)買物資、處理物資時(shí)經(jīng)常存在公物私用，公物低價(jià)賣出等現(xiàn)象，國(guó)家資產(chǎn)流失嚴(yán)重。

二、完善行政單位內(nèi)部控制體系建設(shè)需要完成的主要框架設(shè)計(jì)

（一）進(jìn)一步健全行政單位管理制度，逐步完善崗位責(zé)任制

其一，以職責(zé)來(lái)劃分崗位權(quán)限。根據(jù)業(yè)務(wù)的需要來(lái)劃分分管領(lǐng)導(dǎo)，同時(shí)通過(guò)下文明確分管領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)以及單位內(nèi)的每一個(gè)部門每一個(gè)人的職責(zé)以及權(quán)限，使得單位內(nèi)的各項(xiàng)職能能夠有條不紊的運(yùn)轉(zhuǎn)。

其二，對(duì)于單位內(nèi)不兼容的職務(wù)實(shí)行不同人員辦理。不兼容的職務(wù)主要有以下幾種：授權(quán)審批、財(cái)務(wù)支出管理、審計(jì)以及會(huì)計(jì)記錄等，這些職務(wù)必須由不同人員擔(dān)任。

其三，實(shí)行崗位考核制度?？己藘?nèi)容為該人員的工作職責(zé)是否到位、工作流程是否合理。通過(guò)考核來(lái)進(jìn)一步明確員工的工作職責(zé)，單位負(fù)責(zé)人還可以通過(guò)考核來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)員工的監(jiān)管職能。另外，還可以將考核結(jié)果作為單位內(nèi)人員的晉升依據(jù)，提高行政單位人員選拔的透明性及公平性。

（二）實(shí)現(xiàn)行政單位預(yù)算全面管理

1.預(yù)算編制。在進(jìn)行編制預(yù)算時(shí)，不僅需要考慮到上年度全年經(jīng)費(fèi)的使用情況，還要考慮到下一年度可能需要用到的支出，然后在此基礎(chǔ)上科學(xué)預(yù)算出下一年度行政單位的行政經(jīng)費(fèi)，預(yù)算編制小組在制定完下一年度單位的預(yù)算后形成報(bào)告，需要將該報(bào)告提交單位黨組成員審核，審核通過(guò)后提交上級(jí)部門申報(bào)預(yù)算資金。

2.預(yù)算執(zhí)行。該階段主要是單位內(nèi)將全年的預(yù)算按季度或月來(lái)劃分預(yù)算。另外，行政單位還需要建立一套完善的預(yù)算執(zhí)行考核方案，明確每一次預(yù)算執(zhí)行的責(zé)任人，確保預(yù)算使用得當(dāng)。行政單位財(cái)務(wù)管理人員每個(gè)月或者每個(gè)季度都需要制定出預(yù)算執(zhí)行的分析報(bào)告，該報(bào)告主要是支出預(yù)算在執(zhí)行時(shí)的情況以及經(jīng)費(fèi)使用狀況，通過(guò)該報(bào)告可以令單位領(lǐng)導(dǎo)了解預(yù)算執(zhí)行的情況。

3.預(yù)算調(diào)整。預(yù)算在執(zhí)行過(guò)程中，如果預(yù)算執(zhí)行與預(yù)算報(bào)告存在較大的偏離時(shí)，需要對(duì)預(yù)算進(jìn)行分析，然后根據(jù)情況對(duì)預(yù)算情況進(jìn)行調(diào)整。預(yù)算執(zhí)行存在偏差，如果是因?yàn)樵趫?zhí)行過(guò)程中因人為揮霍浪費(fèi)致使預(yù)算不足，則預(yù)算不能進(jìn)行調(diào)整；如果是因?yàn)橐恍┛陀^無(wú)法避免的原因?qū)е骂A(yù)算不足，如因?yàn)楣彩录葘?dǎo)致預(yù)算不足，則可以對(duì)單位預(yù)算進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，確保行政單位各項(xiàng)工作順利開展。

4.預(yù)算分析與考核。行政單位預(yù)算執(zhí)行結(jié)束后需要對(duì)預(yù)算進(jìn)行分析，主要是分析預(yù)算執(zhí)行數(shù)與最初的預(yù)算之間存在差距的原因，為后期更好更準(zhǔn)的編制預(yù)算提供基礎(chǔ)，還需要對(duì)預(yù)算的整個(gè)周期進(jìn)行分析。另外，還需要對(duì)預(yù)算整個(gè)周期中涉及的領(lǐng)導(dǎo)層、工作人員等進(jìn)行考核，做到公開透明，力求實(shí)現(xiàn)行政單位預(yù)算全面管理。

（三）加強(qiáng)行政支出管理，規(guī)范零余額賬戶授權(quán)

行政單位需要加強(qiáng)對(duì)財(cái)政支出情況的審核，同時(shí)責(zé)任追究制度也應(yīng)該配套使用，行政單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該不定時(shí)對(duì)單位財(cái)政預(yù)算支出情況進(jìn)行審核，核實(shí)支出情況以及相關(guān)程序是否合理或手續(xù)是否齊全，確保財(cái)政資金使用在制度下運(yùn)行。

（四）協(xié)調(diào)單位資產(chǎn)管理與預(yù)算管理，強(qiáng)化資產(chǎn)后期監(jiān)管

1.單位預(yù)算與單位資產(chǎn)購(gòu)進(jìn)相結(jié)合。行政單位各部門或人員應(yīng)該根據(jù)相關(guān)制度以及流程提交本年內(nèi)需要使用的設(shè)備或者相關(guān)服務(wù)的申請(qǐng)，在提出申請(qǐng)時(shí)還需要備注相關(guān)固定資產(chǎn)的市場(chǎng)價(jià)格以及購(gòu)買目的等說(shuō)明，將相關(guān)文件提交單位領(lǐng)導(dǎo)小組商定，領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)單位的財(cái)政預(yù)算對(duì)相關(guān)申請(qǐng)進(jìn)行審批并進(jìn)行答復(fù)，如果同意購(gòu)買則按相關(guān)程序進(jìn)行，如果因財(cái)政預(yù)算不足無(wú)法批準(zhǔn)申請(qǐng)，則需對(duì)相關(guān)申請(qǐng)部門或個(gè)人進(jìn)行說(shuō)明。另外，在進(jìn)行固定資產(chǎn)采購(gòu)時(shí)，為避免在采購(gòu)環(huán)節(jié)出現(xiàn)貪污腐敗現(xiàn)象，應(yīng)該嚴(yán)格規(guī)定單項(xiàng)采購(gòu)金額超過(guò)1萬(wàn)元或者總金額在5萬(wàn)元以上的采購(gòu)項(xiàng)目一律采用政府招標(biāo)采購(gòu)的方式進(jìn)行，對(duì)于小額采購(gòu)則可由兩個(gè)人采購(gòu)的方式進(jìn)行。

2.資產(chǎn)驗(yàn)收以及記錄。行政單位應(yīng)該健全固定資產(chǎn)驗(yàn)收制度，在資產(chǎn)購(gòu)買后，行政單位應(yīng)該安排人員對(duì)相關(guān)資產(chǎn)進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收工作由驗(yàn)收小組完成，驗(yàn)收小組應(yīng)該由單位的財(cái)務(wù)管理部門以及固定資產(chǎn)的使用部門共同執(zhí)行。驗(yàn)收工作完成后，應(yīng)該對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行記錄同時(shí)張貼條形碼以及設(shè)備信息卡片等，為后期資產(chǎn)盤查提供便利。

3.強(qiáng)化資產(chǎn)后期管理。對(duì)于已購(gòu)進(jìn)資產(chǎn)，需要不定期對(duì)其進(jìn)行保養(yǎng)維修，以提高其使用期限，降低隱患。完善固定資產(chǎn)報(bào)廢流程，對(duì)于已過(guò)使用年限的固定資產(chǎn)需提前報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)審批，待審批同意后盡快對(duì)其進(jìn)行報(bào)廢工作，報(bào)廢工作由后勤管理部門、使用部門以及財(cái)務(wù)部門共同完成。

（五）健全人事管理體系

行政單位沒有權(quán)限對(duì)本單位人員進(jìn)行人事管理，都是由相關(guān)部門統(tǒng)一管理，因此行政單位無(wú)權(quán)自行開除職員，只能通過(guò)考核與激勵(lì)的方式來(lái)加強(qiáng)行政單位內(nèi)部的認(rèn)識(shí)管理體系。另外，健全人員退出機(jī)制，對(duì)于主動(dòng)提出退出的人員，需根據(jù)相關(guān)程序完成退出，確保單位持續(xù)運(yùn)轉(zhuǎn)。

（六）加強(qiáng)信息交流溝通

行政單位不是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)構(gòu)，需要與外部進(jìn)行有效交流溝通促進(jìn)單位的發(fā)展。行政單位作為國(guó)家機(jī)關(guān)，是政府的服務(wù)窗口，需要根據(jù)自身的工作特色構(gòu)建適合自己的信息平臺(tái)，通過(guò)信息平臺(tái)發(fā)布相關(guān)信息，提升工作效率，逐步實(shí)現(xiàn)電子辦公。信息平臺(tái)的構(gòu)建，需要行政單位多方面信息共同組成，因此需要匯集行政單位內(nèi)部的人事信息、業(yè)務(wù)信息、財(cái)務(wù)信息以及其他信息，實(shí)現(xiàn)信息在單位內(nèi)溝通無(wú)阻礙。另外，通過(guò)信息平臺(tái)還可以使信息在經(jīng)過(guò)多重傳遞后產(chǎn)生質(zhì)變的情況，提高信息的質(zhì)量，因此行政單位在加強(qiáng)管理人事以及其他的同時(shí)，還需要加大對(duì)單位內(nèi)信息交流溝通的關(guān)注力度。

（七）強(qiáng)化單位監(jiān)控力度，推動(dòng)內(nèi)部控制貫徹落實(shí)

第一，設(shè)立獨(dú)立審計(jì)人員。行政單位可以設(shè)立獨(dú)立的審計(jì)人員，對(duì)行政單位內(nèi)部的所有財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)以及其他業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)，審計(jì)發(fā)現(xiàn)存在的問題，并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，同時(shí)提出整改措施。第二，外部監(jiān)督協(xié)助配合。外部監(jiān)督作為行政單位的輔助監(jiān)督機(jī)構(gòu)，通過(guò)行使監(jiān)督職能發(fā)揮行政單位內(nèi)部監(jiān)督機(jī)構(gòu)所無(wú)法行使的監(jiān)督功能，使行政單位的運(yùn)轉(zhuǎn)真正做到陽(yáng)光透明。第三，責(zé)任制與獎(jiǎng)勵(lì)措施齊頭并進(jìn)。行政單位的運(yùn)轉(zhuǎn)存在的各式各樣的問題，不能單純依靠懲處措施來(lái)解決，還應(yīng)該要采用獎(jiǎng)勵(lì)措施予以輔助。因此，行政單位在規(guī)范和明確責(zé)任制的同時(shí)，還需要不斷加強(qiáng)在獎(jiǎng)勵(lì)措施方面的建設(shè)力度，做到獎(jiǎng)懲適度，最大化的激勵(lì)行政單位內(nèi)部人員的工作效率，使行政單位內(nèi)部控制體系能夠發(fā)揮其應(yīng)有的效能。

[參 考 文 獻(xiàn)]

[1]石元玲.探討行政事業(yè)單位內(nèi)部控制現(xiàn)狀及對(duì)策[J].現(xiàn)代商業(yè)，2015（23）

[2]王荔.淺析行政事業(yè)單位內(nèi)部控制現(xiàn)狀與對(duì)策建議[J]金融經(jīng)濟(jì)，2014（9）

[3]胡曉梅.淺議完善行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的對(duì)策[J].企業(yè)家天地（理論版），2014（8）

[4]吉新.淺析行政事業(yè)單位內(nèi)部控制現(xiàn)狀與對(duì)策建議[J].財(cái)經(jīng)界（學(xué)術(shù)版），2015（12）

[責(zé)任編輯：史樸]