淺議機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革對(duì)人事檔案的新要求

劉英

摘要：養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革工作中涉及的相關(guān)材料，是人事檔案中的重要內(nèi)容之一。人事檔案工作應(yīng)該能為養(yǎng)老保險(xiǎn)改革提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支撐，但是由于檔案管理工作本身存在諸多問題，給養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革的利用工作帶來困難。在養(yǎng)老保險(xiǎn)具體實(shí)施過程中，如何有效發(fā)揮好人事檔案的數(shù)據(jù)支撐作用，是人事檔案管理部門需要關(guān)注的問題。

關(guān)鍵詞：養(yǎng)老保險(xiǎn) 人事檔案 現(xiàn)狀 對(duì)策

中圖分類號(hào)：F84267文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1009-5349（2017）04-0121-02

自《國(guó)務(wù)院關(guān)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革的決定》（國(guó)發(fā)[2015]2 號(hào)）頒布實(shí)施以來，全國(guó)范圍內(nèi)正式啟動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)改革。事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革，涉及每個(gè)工作人員的切身利益。其中養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革工作涉及的人事信息材料，也是人事檔案工作的重要內(nèi)容。在具體實(shí)施過程中，如何有效配合養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革，順應(yīng)養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革的新要求，發(fā)揮好人事檔案的數(shù)據(jù)支撐作用，是人事檔案管理部門面臨的一個(gè)重要課題。

一、養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革中與人事檔案有關(guān)的概念

養(yǎng)老保險(xiǎn)繳費(fèi)年限包含視同繳費(fèi)年限與實(shí)際繳費(fèi)年限，其與退休后養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇核定具有重要的關(guān)系。視同繳費(fèi)年限是指在職工全部工作年限中，其實(shí)際繳費(fèi)年限之前的按國(guó)家規(guī)定計(jì)算連續(xù)工作時(shí)間的年限。職工在正式實(shí)行社會(huì)統(tǒng)籌與個(gè)人賬戶相結(jié)合的基本養(yǎng)老保險(xiǎn)制度之前，按國(guó)家規(guī)定計(jì)算為連續(xù)工齡的時(shí)間，都可以作為“視同繳費(fèi)年限”，并且可以與實(shí)際“繳費(fèi)年限”合并計(jì)發(fā)養(yǎng)老保險(xiǎn)金。復(fù)員退伍軍人、城鎮(zhèn)下鄉(xiāng)知識(shí)青年被招為企事業(yè)單位合同制工人，在參加基本養(yǎng)老保險(xiǎn)時(shí)，其軍齡及下鄉(xiāng)期間按國(guó)家規(guī)定計(jì)算為連續(xù)工齡的年限，一并算作視同繳費(fèi)年限。

實(shí)際繳費(fèi)年限是指職工參加基本養(yǎng)老保險(xiǎn)后，按規(guī)定按時(shí)足額繳納基本養(yǎng)老保險(xiǎn)費(fèi)的年限。

繳費(fèi)工資基數(shù)是確定繳納養(yǎng)老保險(xiǎn)的根本依據(jù)。繳費(fèi)工資基數(shù)是指單位和職工個(gè)人用于計(jì)算繳納養(yǎng)老保險(xiǎn)費(fèi)用的工資基數(shù)，用此基數(shù)乘以規(guī)定的繳費(fèi)比例，即為單位和個(gè)人繳費(fèi)金額。

職業(yè)年金既不是社會(huì)保險(xiǎn)，也不是商業(yè)保險(xiǎn)，而是事業(yè)單位及其職工依據(jù)自身經(jīng)濟(jì)狀況建立的保障制度，具有補(bǔ)充養(yǎng)老保障制度的意義。

二、與養(yǎng)老保險(xiǎn)概念相關(guān)的人事檔案材料現(xiàn)狀

人事檔案作為工作人員各時(shí)期信息的原始存儲(chǔ)器，應(yīng)該能為養(yǎng)老保險(xiǎn)改革提供具有很強(qiáng)權(quán)威性的數(shù)據(jù)支撐。但是在長(zhǎng)期的檔案管理中造成了現(xiàn)行的人事檔案材料不規(guī)范，內(nèi)容不真實(shí)，信息不準(zhǔn)確等諸多問題。這種問題的出現(xiàn)與我國(guó)分散式的人事檔案管理體制有極大的關(guān)系，這給養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革工作帶來很大困難。

1.人事檔案材料內(nèi)容記載前后不一致，準(zhǔn)確性差

人事檔案發(fā)揮作用的根本和前提是真實(shí)的人事檔案內(nèi)容。人事檔案的材料內(nèi)容涉及人的一生，隨著人的成長(zhǎng)過程和經(jīng)歷逐漸完善和豐富，檔案中很多材料現(xiàn)存的只有一份。現(xiàn)階段我國(guó)人事檔案主要是在學(xué)生檔案的基礎(chǔ)上形成的。學(xué)生檔案作為高校專門檔案管理，是記述和反映學(xué)生在個(gè)人學(xué)習(xí)成長(zhǎng)過程中的經(jīng)歷、思想品德、學(xué)習(xí)成績(jī)和工作表現(xiàn)的各種載體，以學(xué)生個(gè)體為單位收集保存起來的語(yǔ)言文字、圖像表格及其他各種形式的歷史記錄。當(dāng)前學(xué)校管理的學(xué)生類檔案的歸檔范圍主要包括：高中階段檔案如高中學(xué)生登記表、高考電子檔案紙質(zhì)版、高等學(xué)校入學(xué)登記表、各階段體檢表、學(xué)籍卡片、學(xué)習(xí)成績(jī)登記表（冊(cè)）、獎(jiǎng)懲情況記錄表、加入黨團(tuán)組織的志愿書申請(qǐng)書、各階段畢業(yè)生登記表、授予學(xué)位材料等。通過考察當(dāng)前學(xué)生階段檔案，發(fā)現(xiàn)很多檔案中的材料內(nèi)容前后記載不符，最容易出錯(cuò)的是出生日期不一致、工作時(shí)間、入黨入團(tuán)時(shí)間不一致，具體換算的年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷記載更是錯(cuò)誤連篇，導(dǎo)致一本檔案的實(shí)際內(nèi)容嚴(yán)重失真。

歸檔材料缺乏規(guī)范性，隨意性較大，還有可能出現(xiàn)重疊和交叉，有的人事檔案材料在歸檔時(shí)由于部門審查不嚴(yán)格，對(duì)一些手續(xù)不齊全的也入檔，人事檔案中普遍缺少反映個(gè)人技術(shù)特長(zhǎng)及工作能力等的相關(guān)材料，人事檔案材料雷同現(xiàn)象嚴(yán)重，這些雷同重復(fù)的檔案材料無法真實(shí)反映一個(gè)人的具體情況。甚至出現(xiàn)在同一人事檔案歷次填寫的個(gè)人履歷中，年齡越填越小，參加工作時(shí)間越填越早，學(xué)歷越填越高，工作經(jīng)歷也不盡一致。年齡作為客觀存在的自然情況，具有唯一性，是任何個(gè)人不得隨意更改的。我國(guó)存在公歷與農(nóng)歷的實(shí)際情況，人事檔案中出生時(shí)間的填寫應(yīng)以公歷為準(zhǔn)。許多人在填寫出生時(shí)間時(shí)不能做到前后統(tǒng)一，公歷與農(nóng)歷日期混淆填寫，而且有的公歷和農(nóng)歷之間換算不準(zhǔn)確，往往一份人事檔案中會(huì)出現(xiàn)幾個(gè)不同的日期。由于人事檔案的封閉式管理制度，導(dǎo)致個(gè)人對(duì)其不規(guī)范的危害性認(rèn)識(shí)不足。

2.人事檔案管理與社會(huì)人事制度相脫節(jié)

人事管理作為人事檔案管理工作的工作對(duì)象，涉及人員自身的各類信息，如入職時(shí)間、人員資歷、工資信息及技能資格水平等。這些信息是養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革的重要參考依據(jù)。改革開放以來，隨著收入分配制度改革的深化，各單位自主權(quán)利增大，確立崗位津貼采取按崗定薪、工資浮動(dòng)等方式，在這些工作中卻沒有及時(shí)形成人事檔案材料，出現(xiàn)記載檔案工資材料和個(gè)人的實(shí)際收入不相符，甚至檔案中記載的工資遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于實(shí)際收入。很明顯，這樣的人事檔案與實(shí)際情況嚴(yán)重脫節(jié)，深刻影響人事檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

3.人事檔案信息化建設(shè)滯后

檔案工作正處于社會(huì)信息化的大背景下，從傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理向信息管理、信息資源管理和知識(shí)管理過渡。我國(guó)大多數(shù)人事檔案管理的方式目前仍是以手工操作為主的靜態(tài)管理，靜態(tài)管理的檔案作用是潛在的，要變成現(xiàn)實(shí)的直接價(jià)值受環(huán)境和管理水平的制約，給人們的檢索利用帶來了相當(dāng)大的難度。同時(shí)人們利用紙質(zhì)實(shí)體的檔案時(shí)，極易被人為損壞。因此，傳統(tǒng)以手工操作為主的人事檔案的管理方式不利于人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和系統(tǒng)化，導(dǎo)致了人事檔案管理工作的滯后性。

三、人事檔案有效輔助養(yǎng)老保險(xiǎn)改革的對(duì)策建議

（1）要實(shí)現(xiàn)人事檔案的高質(zhì)量管理，就必須建立規(guī)范化的管理制度，嚴(yán)格監(jiān)管人事檔案的相關(guān)材料收集、歸檔、鑒別和立卷等過程，重要一點(diǎn)就是要及時(shí)收集和補(bǔ)充人事檔案材料。人事檔案立卷后，其內(nèi)容不是一成不變的，隨著當(dāng)事人人生道路的延伸將不斷形成一些反映新信息的人事檔案材料。有些檔案材料可能散落在形成單位或個(gè)人手中，如：新取得的學(xué)歷學(xué)位材料、參加執(zhí)業(yè)資格等考試的登記表、參加社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的登記表、各種表彰材料等。這些材料都應(yīng)及時(shí)送交人事檔案部門，力求縮短檔案信息與教職工實(shí)際情況的“時(shí)間差”，使檔案能全面真實(shí)、細(xì)致、立體地反映教職工全貌。進(jìn)一步拓寬、細(xì)化人事檔案所涉及的內(nèi)容，挖掘信息價(jià)值，特別是加強(qiáng)針對(duì)本次養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革的專門收集，勢(shì)必會(huì)對(duì)人力資源管理工作起到一定程度的優(yōu)化、增益作用，同時(shí)更好地為人事檔案的開發(fā)利用創(chuàng)造價(jià)值。

（2）建立審核溝通機(jī)制，審核認(rèn)定的結(jié)果必須本人親自簽字確認(rèn)，確保填寫的信息準(zhǔn)確、統(tǒng)一。檔案審核作為一項(xiàng)專業(yè)性、政策性很強(qiáng)的工作，政策必須把握透徹，否則會(huì)導(dǎo)致檔案審核存在誤差，干部人事檔案中的信息容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。如關(guān)于年齡的認(rèn)定。2006年以前對(duì)出生時(shí)間的認(rèn)定按照中組部、人事部、公安部《關(guān)于辦理干部退（離）休手續(xù)時(shí)認(rèn)定出生日期問題的通知》（組通字[l990]24號(hào)）文件執(zhí)行。2006年之后由中組部、人事部、公安部出臺(tái)的《關(guān)于認(rèn)真做好干部出生日期管理工作的通知》（組通字[2006]41號(hào)），此后認(rèn)定出生時(shí)間要嚴(yán)格遵照此文件執(zhí)行。關(guān)于干部工齡的認(rèn)定主要依據(jù)入伍審批表、軍校登記表、知青上山下鄉(xiāng)登記表（時(shí)間審定表）招工審批（登記）表、轉(zhuǎn)正定級(jí)材料等記載的時(shí)間。現(xiàn)在的大學(xué)生村官及各種幫支扶項(xiàng)目的工齡認(rèn)定，則是以在基層報(bào)到的時(shí)間算起。有些干部檔案中缺少大學(xué)生登記表、大學(xué)錄取材料、研究生錄取材料以及轉(zhuǎn)正定級(jí)工資表，這些材料的缺失給工齡的認(rèn)定增加了很大的難度。關(guān)于人事檔案中工作經(jīng)歷的審核認(rèn)定一般以最新的《干部履歷表》和《干部任免審批表》作為依據(jù)，此外還要參照轉(zhuǎn)正定級(jí)審批表和招工登記表等材料記載的時(shí)間作出準(zhǔn)確的認(rèn)定。

檔案中出現(xiàn)記載不一致時(shí)，檔案管理部門要及時(shí)進(jìn)行調(diào)查，并加以糾正，不能把錯(cuò)誤一直保留下來。在審核過程中我們發(fā)現(xiàn)，檔案管理人員與檔案本人之間缺乏溝通，這會(huì)對(duì)以后的信息填報(bào)造成很多麻煩。例如：以前，有些干部的“三齡一歷”已經(jīng)做過認(rèn)定，但檔案管理部門沒有將信息反饋給當(dāng)事人，本人更沒有當(dāng)面簽字，因此在以后的材料填報(bào)過程中仍以之前的為準(zhǔn)，干部本人的信息仍是沿用錯(cuò)誤的信息，導(dǎo)致填寫內(nèi)容與組織人事部門填寫的干部任免審批表等材料長(zhǎng)期出現(xiàn)不一致的現(xiàn)象。

（3）開發(fā)人事檔案管理信息系統(tǒng)。人事檔案信息化管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的必然趨勢(shì)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化，有助于實(shí)現(xiàn)人事檔案的高效率管理和綜合性開發(fā)。當(dāng)然，在信息數(shù)據(jù)庫(kù)建立過程中，人事檔案管理部門必須認(rèn)真按照人事檔案相關(guān)管理政策辦事，在此基礎(chǔ)上正確劃分人事檔案資料的保密與利用，通過信息技術(shù)與加密技術(shù)對(duì)人事檔案信息資源進(jìn)行權(quán)限劃分與加密。依據(jù)人事檔案的動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)，做到及時(shí)收集人事信息，順應(yīng)“大數(shù)據(jù)”對(duì)人事檔案的新要求，及時(shí)更新數(shù)據(jù)庫(kù)的信息，確保與實(shí)際情況一致。通過考察，我們發(fā)現(xiàn)人事檔案管理工作的各類信息資源本身存在一定程度的重復(fù)現(xiàn)象，因此，我們要認(rèn)真梳理人員信息結(jié)構(gòu)，探索信息資源本身的融合方式，優(yōu)化人事檔案管理的信息資源數(shù)據(jù)，避免這些個(gè)人信息的重復(fù)，節(jié)約人事檔案管理的人力、物力、財(cái)力，達(dá)到事半功倍的效果。

機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革是國(guó)家全民保障的重要組成部分。人事檔案工作要順應(yīng)時(shí)代要求，發(fā)揮數(shù)據(jù)支撐作用，為創(chuàng)造公平、公正、合理的社會(huì)環(huán)境作出貢獻(xiàn)。

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責(zé)任編輯：孫瑤