企業(yè)辦公室環(huán)境創(chuàng)設(shè)問題與對策

羅春燕

摘要：從EAP的角度來看，企業(yè)辦公室對于工作氛圍有著潛移默化的影響。具有情感化的辦公室設(shè)計(jì)可以給員工帶來安全與舒適感，利于激發(fā)工作熱情。為此，從企業(yè)辦公室環(huán)境創(chuàng)設(shè)角度入手，分析了當(dāng)前辦公室環(huán)境創(chuàng)設(shè)的常見問題和產(chǎn)生原因，總結(jié)出三大原則：全面性、適宜性和參與性。最后給出四個(gè)環(huán)境創(chuàng)設(shè)的具體途徑：第一，保證空間流動與通透；第二，劃分多樣區(qū)域；第三，嚴(yán)格選擇基本設(shè)施；第四，注意滿足各感官需求。

關(guān)鍵詞：EAP；辦公室環(huán)境創(chuàng)設(shè)

中圖分類號：F27文獻(xiàn)標(biāo)識碼：Adoi：10.19311/j.cnki.16723198.2017.06.031

員工幫助計(jì)劃（Employee Assistance Program，EAP）是為了解決員工各種身心健康問題，提高其工作績效，專業(yè)人員為企事業(yè)單位提供診斷、建議，同時(shí)對員工及其親屬提供專業(yè)指導(dǎo)等各種策略的整合。早期EAP研究與服務(wù)主要是解決員工行為和心理異常問題?，F(xiàn)在隨著時(shí)代的發(fā)展，EAP轉(zhuǎn)向幫助員工保持良好的狀態(tài)以及改進(jìn)和完善組織，強(qiáng)調(diào)全面健康生活形態(tài)，提升工作生活質(zhì)量，致力于預(yù)防工作可能引發(fā)的身心健康問題。

從EAP的角度來看，企業(yè)辦公室是人與人、人與機(jī)、人與環(huán)境之間交流與聯(lián)系的場所，對于工作氛圍有著潛移默化的影響。具有情感化的辦公室設(shè)計(jì)可以給員工帶來安全與舒適感。卓越的企業(yè)會想方設(shè)法地滿足員工心理需求，營造和諧融洽的辦公氛圍，來增加員工對辦公室情感上的聯(lián)系，利于激發(fā)工作熱情。

1辦公室環(huán)境創(chuàng)設(shè)的常見問題和產(chǎn)生原因

目前企業(yè)辦公室環(huán)境創(chuàng)設(shè)的常見問題有：窗戶設(shè)計(jì)成不能打開的樣式，導(dǎo)致屋內(nèi)空氣污染、悶熱難忍。室內(nèi)區(qū)域規(guī)劃不明確，布置過多的辦公設(shè)備和家具，導(dǎo)致吵鬧、擁擠、雜亂。桌椅設(shè)計(jì)智能化程度低，容易造成員工職業(yè)病。辦公室色彩沉悶、千篇一律，沒有提供休閑娛樂的空間及設(shè)施。環(huán)境創(chuàng)設(shè)形式和內(nèi)容單一而刻板，缺乏持久吸引力。

造成出現(xiàn)這種狀況的原因有：第一，從領(lǐng)導(dǎo)的角度來說：領(lǐng)導(dǎo)不重視環(huán)境創(chuàng)設(shè)的重要作用，認(rèn)為搞環(huán)境創(chuàng)設(shè)是虛的外包裝。領(lǐng)導(dǎo)沒有弄清楚“為誰創(chuàng)設(shè)環(huán)境以及創(chuàng)設(shè)什么樣的環(huán)境”等關(guān)鍵問題，全憑個(gè)人感覺一手包辦，較少傾聽員工的建議和感受。第二，從員工的角度來說：員工對環(huán)境創(chuàng)設(shè)的認(rèn)知和理解不夠清晰。例如：有的員工錯(cuò)誤地將環(huán)境創(chuàng)設(shè)視為“一種經(jīng)營管理活動”、“政治口號和文體表象”和“企業(yè)文化手冊”等。大部分員工不能表達(dá)自己意見，只是被動機(jī)械的參與，積極性和主動性得不到充分有效的發(fā)揮。

2環(huán)境創(chuàng)設(shè)的原則

2.1堅(jiān)持全面性原則

要有長遠(yuǎn)的眼光和大局意識，充分認(rèn)識到既要?jiǎng)?chuàng)設(shè)外部物質(zhì)環(huán)境，也要重視員工的內(nèi)部精神環(huán)境，兩者有機(jī)結(jié)合，不能重此輕彼。認(rèn)真對環(huán)境創(chuàng)設(shè)做系統(tǒng)規(guī)劃，充分考慮諸如“怎樣創(chuàng)設(shè)才比較合理？現(xiàn)有環(huán)境的哪些因素是適用的？還需要?jiǎng)?chuàng)設(shè)哪些環(huán)境？還需要補(bǔ)充哪些條件？需要員工做哪些工作？”等問題。只有徹底解決了以上這些問題，才能保證環(huán)境創(chuàng)設(shè)的順利實(shí)施，使環(huán)境真正促進(jìn)員工全面健康發(fā)展。

2.2堅(jiān)持適宜性原則

企業(yè)辦公室環(huán)境創(chuàng)設(shè)的策略途徑、方式方法都可以相互借鑒效仿。但是切記要完全切合本企業(yè)的實(shí)際承受力和文化傳統(tǒng)積淀。必須以做實(shí)功、求實(shí)效為基本出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，堅(jiān)決反對走過場的作秀和不顧效果的勞民傷財(cái)。

呆板的形式讓人厭倦，枯燥的載體使人乏味。企業(yè)辦公室環(huán)境創(chuàng)設(shè)內(nèi)容和形式都需要與時(shí)俱進(jìn)、因時(shí)而變。在創(chuàng)設(shè)具體的環(huán)境時(shí)，要勇于改革創(chuàng)新，不斷探索優(yōu)化，追求雅俗并賞、新舊融合。內(nèi)容豐富多彩，形象生動直觀，滿足各個(gè)層面的多種需求，避免出現(xiàn)狹隘單薄的局面。對于有強(qiáng)烈的探索愿望的員工，環(huán)境創(chuàng)設(shè)就應(yīng)為其提供問題情景，讓他們借助發(fā)現(xiàn)和解決問題的過程來提高思維水平和動手能力；對于知識經(jīng)驗(yàn)少的員工，環(huán)境創(chuàng)設(shè)就應(yīng)多提供實(shí)物實(shí)景，幫助他們積累感性知識。

2.3堅(jiān)持參與性原則

領(lǐng)導(dǎo)重視是首要，但關(guān)鍵點(diǎn)應(yīng)是員工與領(lǐng)導(dǎo)的合作。員工作為主體，廣泛參與的過程就是環(huán)境教育發(fā)揮作用、產(chǎn)生功效的過程。由企業(yè)最高管理者負(fù)責(zé)，同時(shí)將各個(gè)職能部門的管理者和具有較強(qiáng)能力的杰出員工代表納入，建立一個(gè)專門的職能部門對環(huán)境創(chuàng)設(shè)工作進(jìn)行全面協(xié)調(diào)、有序推進(jìn)。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)與員工共同確定環(huán)境布置的主題風(fēng)格、材料和活動準(zhǔn)則等，并在實(shí)施過程中嚴(yán)格遵循這樣的原則，使之能真正支持員工的發(fā)展。

3環(huán)境創(chuàng)設(shè)的途徑

3.1保證空間流動與通透

環(huán)境心理學(xué)家認(rèn)為當(dāng)人從一個(gè)區(qū)域往外看的時(shí)候能察覺到別人的活動，將會感受到自由。因此活動區(qū)之間要注意空間的流動與通透，依據(jù)空間大小而合理設(shè)置通道寬度。當(dāng)空間面積比較小，最好一面敞開，或者少用隔斷，實(shí)在不行可用透明的低隔斷，以便增大視野空間。

環(huán)境心理學(xué)家Jonge指出森林、海灘、樹叢都是人們喜愛的逗留區(qū)域，能增加審美情趣，消除工作疲勞。辦公室窗外提供陽光、綠化景觀、水池噴泉等自然元素，創(chuàng)造健康的生態(tài)環(huán)境與美妙的視覺效果。辦公室內(nèi)加入自然通風(fēng)和綠化植物等自然元素，讓自然滲入到辦公室內(nèi)。辦公人員身在辦公室中卻能夠享受到大自然的恩賜。值得注意的是，選擇植物首要考慮是否對人有益，觀賞性倒是其次。一些容易使人產(chǎn)生過敏的或者含有毒素的植物再漂亮也不宜選用。

3.2劃分多樣區(qū)域

長時(shí)間的現(xiàn)代辦公耗費(fèi)腦力，需要短時(shí)間轉(zhuǎn)化活動，讓大腦得到的合理休息。人們大多喜歡在繁忙工作之余和同事相互傾訴、玩樂放松。這樣一來可以增加情感交流與工作溝通，激發(fā)靈感和活躍思路；二來緩解工作壓力，釋放不良情緒，快速充電使頭腦獲得休息，繼續(xù)投入工作之中。

管理者在辦公空間中創(chuàng)造融合平等的環(huán)境氣氛十分關(guān)鍵，可以設(shè)置有多功能的公共交往空間，如健身房、母嬰室、茶水間等，有利于提升辦公空間環(huán)境的質(zhì)量，使員工對自己的工作和企業(yè)產(chǎn)生積極的滿足感。當(dāng)然，某些適合需要有個(gè)人獨(dú)立空間的時(shí)候，應(yīng)該也提供相應(yīng)的空間。例如宜家的這方面做得很好，為有這種需要的員工提供了可以活動的獨(dú)立小木屋。員工可以在那里獲得暫時(shí)的精神放空。在進(jìn)行活動區(qū)劃分的時(shí)候應(yīng)當(dāng)注意活動區(qū)的特殊需求，將性質(zhì)相近或可融合的區(qū)域進(jìn)行科學(xué)合理的調(diào)配與優(yōu)化組合。主題營造要審時(shí)度勢，在某一項(xiàng)具體活動中或者在一個(gè)區(qū)域內(nèi)集中鮮明地體現(xiàn)。

管理者同時(shí)要重點(diǎn)引導(dǎo)員工養(yǎng)成在活動區(qū)良好的行為習(xí)慣，形成寬容友愛、謙讓知禮的行為守則：活動時(shí)不得大聲喧嘩，自覺約束自己的行為；嚴(yán)格遵守使用工具的相關(guān)規(guī)則；活動結(jié)束后及時(shí)進(jìn)行整理收納，將材料放置在恰當(dāng)?shù)奈恢玫鹊取?/p>

3.3嚴(yán)格選擇基本設(shè)施

按照國際安全規(guī)范采選材料，達(dá)到科學(xué)安全、趣味優(yōu)質(zhì)的標(biāo)準(zhǔn)。定期檢查材料，對于一些質(zhì)量較低、安全隱患大或使用時(shí)間過長的材料應(yīng)予以淘汰處理。對于循環(huán)使用的材料應(yīng)該進(jìn)行定期的消毒處理，貼好標(biāo)簽，干凈整齊地?cái)[放。多樣化利用自然資源，因?yàn)椴牧腺|(zhì)感都會帶來不一樣的情感體驗(yàn)：布料和木材使人感覺清新、溫馨、舒適；石材使人感覺透徹、嚴(yán)肅、整潔；金屬使人感覺充滿未來科技感。

辦公桌一般選擇在700mm至750mm之間的高度，因?yàn)槿斯ぷ鲿r(shí)臂膀可以水平放至桌面，支撐上肢重量。桌面前后放空相當(dāng)三分之二的坐高，方便員工出入和活動肢體。桌面下部的空間高度應(yīng)當(dāng)在600mm至620mm之內(nèi)，抽屜或者柜子的設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)在桌子的兩側(cè)，以便腿部的伸展和方便人的拿取存放資料。桌椅之間的高差控制在280m至320mm之內(nèi)?？梢苿拥霓k公椅選擇彈性材料制作，最好不要超過六公斤。椅子高度應(yīng)和小腿長相宜，減少大腿部壓力，緩解久坐的不適感。

以往墻面創(chuàng)設(shè)形式多以手工制作、作品、照片等為主要內(nèi)容，形式較為老舊。其實(shí)除了尊重墻面環(huán)境記錄、展示、操作等傳統(tǒng)基本功能之外，注意主題的多元與定期更新，可以進(jìn)行多樣性立體造型，嘗試針對性時(shí)效性兼具的內(nèi)涵或者功能拓展。重視新穎有趣，一般以靜態(tài)為主，但為能夠更好的引起員工好奇心，最好與動態(tài)可操作物形成有效互動。如果未來能引進(jìn)AR技術(shù)，將更為直觀而生動。領(lǐng)導(dǎo)必須要審慎核查在內(nèi)容中是否存在誤導(dǎo)員工的現(xiàn)象，例如價(jià)值觀扭曲、道德歧義、科學(xué)常識性錯(cuò)誤等。

3.4注意滿足各感官需求

3.4.1視覺

高照度的環(huán)境會使人們感到振奮、緊張，但長時(shí)間會導(dǎo)致注意力分散，引發(fā)疲勞。低照度的環(huán)境則易使人們感到安靜而松弛。辦公室可以統(tǒng)一在公共區(qū)域采用低照度的照明。個(gè)人區(qū)域部分則可允許個(gè)人習(xí)慣和工作需要來調(diào)節(jié)照度的局部照明。這樣不僅節(jié)能節(jié)電，而且符合人體工程學(xué)的要求，使得整個(gè)空間看上去更加寬敞。

辦公室環(huán)境有時(shí)會產(chǎn)生干擾眩光，解決方法如下：第一，選用搭配格柵、裝飾構(gòu)件等有保護(hù)角的燈具，降低對電子屏幕畫面的刺激?？刂茻艟叩陌惭b高度，越高越不易產(chǎn)生眩光。需要按照工作面的基準(zhǔn)選擇照度，明暗和冷暖差別不宜過大。第二，利用先進(jìn)建筑材料和設(shè)備手段：如日光漫反射玻璃，立體遮光罩、濾光片、百葉窗簾、遮陽窗罩、多層窗紗的設(shè)置來阻擋部分時(shí)段的陽光射入；間接照明以向上投光的方式形成辦公空間的背景光環(huán)境；使整個(gè)工作環(huán)境沉浸在柔和的亮度之中，不影響工作人員。

結(jié)合企業(yè)性質(zhì)、領(lǐng)導(dǎo)者喜好、辦公家具樣式和照明高低的設(shè)置等相協(xié)調(diào)色彩使用。例如在南方小空間的辦公室，經(jīng)常會以冷色調(diào)來營造一種涼爽寧靜、穩(wěn)定擴(kuò)大的感覺。會議室以紅、橙為主角的明亮暖色系，氛圍親切熱烈，促進(jìn)員工思維歡快敏捷。走道、餐廳等地會大面積的采用黃色來表達(dá)溫暖、輕松、愉快的氛圍。

3.4.2聽覺

噪聲來源最大來源于辦公設(shè)備和人員交談聲。辦公空間中應(yīng)有專門的吸聲小間來放置噪音過大的辦公設(shè)備，一般采用在縫隙處加作隔聲封閉處理，安裝雙層門和隔音玻璃窗。天花采用石膏穿孔吸引板，地面采用彈性較好的木地板、架空彈性處理或大面積鋪地毯，靈活隔斷外覆有多孔吸聲材料或織物。在絕對無聲的情況下，被試會出現(xiàn)煩亂、空虛、害怕的感覺。因此播放輕緩悅耳的自然氣息背景音樂，保證內(nèi)部人員談話的私密性，減輕工作的緊張感，防止外來噪音的干擾。

3.4.3嗅覺

如果感到頭昏腦漲，就要考慮到室內(nèi)通風(fēng)的問題。相比人工通風(fēng)系統(tǒng)，自然通風(fēng)的新鮮空氣讓人更舒服，工作效率也高。自然通風(fēng)方式可以提升通風(fēng)換氣效果：第一可選擇低揮發(fā)性有機(jī)氣體的材料和空氣過濾器，控制建筑圍護(hù)結(jié)構(gòu)濕度以減少微生物生長。第二以綠色植物、水體等自然要素來補(bǔ)充生態(tài)平衡，具有凈化空氣、調(diào)節(jié)溫濕度和增加負(fù)氧離子等的環(huán)保功能。

綜上所述，企業(yè)辦公室環(huán)境創(chuàng)設(shè)是富含室內(nèi)設(shè)計(jì)和心理學(xué)等多學(xué)科的一項(xiàng)綜合性工作，需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和員工一起努力才能實(shí)現(xiàn)最佳效果。當(dāng)前EAP干預(yù)不能只關(guān)注員工個(gè)人，還要積極地從組織入手，極力改善企業(yè)辦公室環(huán)境，以改變員工的心理外在環(huán)境。

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