水利工程檔案管理存在問題及措施

【摘要】隨著新疆經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，水利工程與建設(shè)行業(yè)也取得了不斷的進(jìn)步。但隨之而來的水利工程檔案管理問題卻存在著一些技術(shù)與管理方式上的問題，制約了對(duì)我縣水利工程建設(shè)現(xiàn)代化發(fā)展的腳步。本文以筆者的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)出發(fā)，針對(duì)我縣水利工程檔案管理方面存在的一些問題，提出了部分解決意見與措施，希望能夠?qū)氖孪嚓P(guān)工作的專業(yè)人員有所裨益。

【關(guān)鍵詞】水利工程；檔案管理；解決措施

引言

霍城縣作為新疆省伊犁州的重點(diǎn)發(fā)展地區(qū)，其水利資源與建設(shè)項(xiàng)目上還較為不完善，并且針對(duì)工程性的缺水情況較為突出。隨著近年來我國(guó)對(duì)新疆省各個(gè)地區(qū)逐年增大對(duì)水利建設(shè)方向的投資，為霍城縣持續(xù)安排了多項(xiàng)水利工程，主要針對(duì)防洪抗?jié)?、控制性水利灌溉樞紐、農(nóng)業(yè)飲水安全、區(qū)劃高效節(jié)水、小型農(nóng)田水利重點(diǎn)縣建設(shè)等類型項(xiàng)目，為我縣的水利設(shè)施基礎(chǔ)建設(shè)給于了大力的支持，令霍城縣的農(nóng)田灌溉用水得到了有效保障，并且針對(duì)防洪減災(zāi)的效果明顯增高，而針對(duì)一些新型水利工程的落實(shí)，特別是安全飲水、高效節(jié)水等項(xiàng)目，極大地改善了霍城縣不安全飲水問題以及農(nóng)業(yè)灌溉覆蓋率低的問題。

而隨著我縣水利事業(yè)的發(fā)展，在水利工程檔案的建設(shè)與管理工作上卻存在著一些亟需引起我們重視的問題，例如在水利工程的項(xiàng)目建設(shè)過程中，缺少對(duì)檔案管理規(guī)范化的相關(guān)制度、缺乏相應(yīng)的專業(yè)管理工作人員、缺乏對(duì)水利工程檔案潛在價(jià)值的認(rèn)識(shí)等，這些問題的研究與解決都是對(duì)水利工程檔案管理工作順利開展具有重要意義的，尤其對(duì)于我縣的水利事業(yè)發(fā)展來講，加強(qiáng)對(duì)于水利工程檔案管理的改善，更是能夠有效的提高水利工程建設(shè)的效率與工程質(zhì)量的保障。

1、水利工程檔案管理存在的問題

1.1 檔案的收集歸檔工作不到位。水利工程檔案管理工作不同于其他事業(yè)單位或企業(yè)的檔案管理。尤其是水利工程的檔案產(chǎn)生形式主要集中在建設(shè)施工過程當(dāng)中，這就造成了對(duì)于這些檔案管理工作難度的加大，并且很容易產(chǎn)生一些不確定性因素。例如對(duì)于我縣一些小型水利工程，大多是要求工程進(jìn)度快、建設(shè)周期短、早期要求高等目標(biāo)，因此能夠形成的有效文件和材料數(shù)量不多，也較難形成統(tǒng)一的檔案管理方式，從而造成參建單位與管理方的疏漏，甚至導(dǎo)致檔案文件的丟失等；而對(duì)于我縣一些大型水利工程來說，由于其建設(shè)施工周期較長(zhǎng)，參建單位多，形成的檔案文件材料內(nèi)容繁雜且范圍較廣，很容易由于施工人員的臨時(shí)機(jī)構(gòu)解散或者項(xiàng)目變動(dòng)遷移等因素致使文件材料的遺失。而對(duì)于許多水利工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案整理來說，大都是在建設(shè)完成或?qū)⒁瓿蓵r(shí)才開始著手進(jìn)行的，忽視對(duì)文件材料的及時(shí)整理與收集是造成后期建設(shè)材料復(fù)印件多、原件少、原始資料嚴(yán)重缺失等檔案管理問題的主要原因，根據(jù)我國(guó)相關(guān)的《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理》規(guī)定表明，工程檔案的歸檔時(shí)間是由項(xiàng)目法人根據(jù)實(shí)際情況而確定的，應(yīng)當(dāng)在工程竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)完成檔案移交工作。但是這種規(guī)定在目前的大多數(shù)水利工程建設(shè)過程中都沒有進(jìn)行有效的落實(shí)，甚至對(duì)于部分的水利工程檔案僅僅是勉強(qiáng)移交。

1.2 水利工程建設(shè)檔案質(zhì)量較差。根據(jù)我國(guó)《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理》中的相關(guān)規(guī)定：水利工程的檔案質(zhì)量，是衡量水利工程質(zhì)量的重要依據(jù)，應(yīng)當(dāng)將其納入工程質(zhì)量管理程序中來。但是在我縣的大多數(shù)水利工程檔案建設(shè)與管理工作中，針對(duì)檔案的質(zhì)量方面上存在著許多問題：第一，對(duì)歸檔文件和材料的整理責(zé)任劃分不明確，同時(shí)有多個(gè)參建單位所共同完成的建設(shè)檔案資料究竟由誰負(fù)責(zé)編制或整理沒有明確的規(guī)定，例如工程驗(yàn)收簽證資料的編制，只需要用一個(gè)單位提交即可。這種情況下容易出現(xiàn)檔案重復(fù)或者檔案缺失的現(xiàn)象。第二，沒有設(shè)立專門的檔案管理職位，缺乏對(duì)檔案整理方面的專業(yè)人員，導(dǎo)致整理出的檔案不完整、書寫不規(guī)范、紙張標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、卷內(nèi)的數(shù)據(jù)與分類不夠精細(xì)等。第三，文件的材料與整理工作和對(duì)文件的接收移交等程序不能夠形成相應(yīng)的有效接軌，導(dǎo)致一些質(zhì)量較差的案卷在發(fā)現(xiàn)無法達(dá)到規(guī)定要求時(shí)，難以進(jìn)行補(bǔ)救和修改，為后期的養(yǎng)護(hù)與管理工作帶來不必要的麻煩。第四，隨著我國(guó)現(xiàn)代信息化建設(shè)與網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，面對(duì)無紙化的辦公需求，在水利工程的檔案管理上還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能夠達(dá)到這樣的數(shù)字化、信息化要求，大多數(shù)水利工程的建設(shè)單位依舊是一傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件作為主要的檔案載體，在一些信息化意識(shí)較高的建設(shè)單位也只是將一部分重要的紙質(zhì)文件材料掃面為電子文件形式，沒有從根本上得到進(jìn)步。

2、針對(duì)改善水利工程檔案管理提出的建議與措施

2.1 強(qiáng)化水利工程檔案收集工作的細(xì)致程度。為了保證對(duì)于工程檔案的收集與管理，應(yīng)當(dāng)在工程的前期準(zhǔn)備階段、施工階段以及最后的竣工驗(yàn)收階段分別進(jìn)行不同程度的檔案建立與采集工作，相關(guān)的檔案行政管理管理應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與參建單位的相關(guān)文件材料管理人員保持溝通，并指導(dǎo)他們建立相應(yīng)的文件材料保管制度與文件材料的有效收集，另外相關(guān)的水利工程檔案管理部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)參與到項(xiàng)目的驗(yàn)收活動(dòng)中來，一旦發(fā)現(xiàn)檔案驗(yàn)收時(shí)存在一定的問題，應(yīng)當(dāng)不予決算，要求參建單位重新整理審核檔案材料，直至滿足規(guī)定要求。

2.2 確保水利工程檔案整理工作有序進(jìn)行。水利工程的建設(shè)檔案整理過程可以通過如下及部分來著手：一是在施工的前期準(zhǔn)備階段，對(duì)于一些前期工程的報(bào)批文件材料，按照相應(yīng)的順序進(jìn)行排列，確保報(bào)批文件的妥善保存并便于后期查驗(yàn)；二是在工程的勘測(cè)設(shè)計(jì)階段，以各種水文、地質(zhì)、氣象以及其他設(shè)計(jì)參數(shù)的基礎(chǔ)性文件材料應(yīng)當(dāng)按照專業(yè)進(jìn)行分類整理；三是在工程的建設(shè)與施工階段，應(yīng)當(dāng)以施工技術(shù)文件材料、相應(yīng)的竣工驗(yàn)收文件材料以及施工技術(shù)文件材料按照單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程結(jié)合實(shí)際施工程序與專業(yè)進(jìn)行統(tǒng)一整理。而對(duì)于工程項(xiàng)目的質(zhì)量評(píng)定與審核文件以及驗(yàn)收記錄等，應(yīng)當(dāng)按照單項(xiàng)工程進(jìn)行整理。在檔案的處理過程中，準(zhǔn)確把握好文件材料之間的聯(lián)系性，前后關(guān)系不要混亂，依據(jù)相應(yīng)的規(guī)范要求裝訂成冊(cè)，構(gòu)成完整的水利工程建設(shè)檔案，并進(jìn)行妥善保存，以滿足后期對(duì)項(xiàng)目檔案材料的管理。

3、結(jié)語(yǔ)

由于篇幅有限，針對(duì)我縣水利工程檔案管理工作還有一些建議和改善措施無法加以敘述，只有做好檔案資料的收集歸檔與保存管理工作，才能更好的開發(fā)出水利工程檔案的價(jià)值，從而更好的對(duì)水利工程后期質(zhì)量進(jìn)行保障，并使水利工程的功能得以有效發(fā)揮。

參考文獻(xiàn)：

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