淺論檔案管理工作如何創(chuàng)新

摘 要：本文從創(chuàng)新意識、創(chuàng)新特色、創(chuàng)新主體的角度闡述了新時期檔案管理工作如何創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：創(chuàng)新 檔案

當(dāng)代社會隨著科技和管理理念的不斷發(fā)展，檔案事業(yè)的發(fā)展也面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，筆者有著多年檔案管理工作經(jīng)驗，切身體會認(rèn)為在新時期創(chuàng)新是檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的動力，并就如何創(chuàng)新提出以下思路。

一、實現(xiàn)檔案工作全方位創(chuàng)新

1.革新管理制度。一直以來，工作人員在進(jìn)行檔案管理工作均是憑借著自身以往的工作經(jīng)驗，因而在招聘工作人員時也是將是否具備檔案管理經(jīng)驗作為決定性條件，而這就在很大程度上制約人了人才的發(fā)展，極易使得工作隊伍出現(xiàn)倦怠情況，整體創(chuàng)新意識極低。因此，應(yīng)建立競爭激勵機(jī)制，打破原先檔案管理部門所存在的根深蒂固的“鐵飯碗”問題，從而在根源上為工作創(chuàng)新奠定堅實基礎(chǔ)。同時，也應(yīng)推動全員聘任合同制的家里，以在部門內(nèi)形成公平競爭的良好工作氛圍，并且擇優(yōu)而取，使檔案管理人員能夠進(jìn)一步了解自身的工作成果與自我的未來發(fā)展之間存在著緊密聯(lián)系，激發(fā)工作人員的危機(jī)意識，以此來調(diào)動員工的工作積極性，最大限度地開發(fā)每位員工的內(nèi)在潛力，在檔案管理部門營造積極向上的工作氣氛，從而開拓嶄新的管理工作局面。除此以外，也應(yīng)建立起配套的創(chuàng)新激勵制度，例如，基于創(chuàng)新理念的聘用制度、配置制度以及獎懲制度等，將個人的創(chuàng)新成果作為績效考核中的重要項目進(jìn)行考察，并與薪資報酬和職位晉職等關(guān)乎員工切身利益的項目相掛鉤，進(jìn)而創(chuàng)造一種創(chuàng)新氣氛濃重的工作環(huán)境，保證檔案管理工作的不斷創(chuàng)新。

2.創(chuàng)新工作思路。不但技術(shù)要革新，而且制度也要革新，當(dāng)然檔案管理工作同樣要各系。單調(diào)乏味的工作形式以及單一陳舊的工作模式，使得眾多檔案管理者都極度缺乏創(chuàng)新精神，具體表現(xiàn)為按部就班和墨守陳規(guī)，在日常的檔案管理工作中往往也是根據(jù)年度的總需求來決定工作量，而對于市場的實際檔案需求，各大學(xué)科的發(fā)展形勢以及檔案管理工作的先進(jìn)性等內(nèi)容卻了解甚少，因而檔案管理工作嚴(yán)重缺乏主動性和超前性，難以真正滿足市場和社會的實際需求。因此，要想切實實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，就必須改變當(dāng)前檔案工作缺乏動力和目標(biāo)的問題，推動檔案部門從原先的被動者轉(zhuǎn)變?yōu)閯?chuàng)造者和引導(dǎo)者，使得檔案工作從原先的事后收集資料轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑敖槿牒褪轮袇⑴c的先進(jìn)的檔案工作觀念。

3.管理模式創(chuàng)新。對于不同時期的檔案管理工作而言，管理模式也有所不同，而以往的管理模式均起到了一定程度上的積極作用，但由于部分傳統(tǒng)管理模式已難以滿足當(dāng)前社會的實際發(fā)展需要，因此，必須對管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，其中囊括了檔案管理工作的六大環(huán)節(jié)以及部分具體的管理手段的創(chuàng)新。第一，立卷制度的更新，改善工作手段，盡可能地減少檔案部門中存在的一些陳舊繁瑣的工作步驟。如，針對檔案的整合和裝訂環(huán)節(jié)，管理人員就應(yīng)對這一環(huán)節(jié)的工作手段進(jìn)行綜合考慮，以保證調(diào)檔利用和歸檔處理工作的高效性，去除其中不必要的流程、環(huán)節(jié)或者程序，盡可能地壓縮立卷歸檔時間，以為部門的立卷工作提供便利。現(xiàn)階段，眾多檔案部門在進(jìn)行檔案管理工作時都應(yīng)用了計算機(jī)技術(shù)，但絕大多數(shù)都僅局限于檔案目錄的導(dǎo)入、查詢以及導(dǎo)出，而在檔案管理工作的其它環(huán)節(jié)的應(yīng)用則十分稀少。事實上，檔案部門可提高現(xiàn)代化技術(shù)的利用率，以此來提高工作效率，如應(yīng)用條形碼取代檔號，不但增大了可靠性，而且也簡化了工作流程，從而大幅提升了檔案的歸還速度。此外，檔案管理工作中的各個環(huán)節(jié)都可充分利用計算機(jī)技術(shù)，這是因為不管是檔案的處理業(yè)務(wù)，還是檔案的管理業(yè)務(wù)，或者是檔案的信息共享都可借助計算機(jī)技術(shù)實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，以幫助管理人員解決具體的管理問題，從而有效提升管理整理和管理水平。

二、加強(qiáng)檔案管理工作的創(chuàng)新特色

1.服務(wù)特色。以往的的檔案服務(wù)工作往往只停留在只局限本單位的檔案查閱和利用方面，而在本單位檔案滿足其他單位以及社會需求或者其它單位檔案的利用等方面的工作就十分不足，往往極大地忽視了這類工作。因此，檔案部門要轉(zhuǎn)變以往的被動服務(wù)態(tài)度，為檔案需求者提供積極主動的服務(wù)，應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)開發(fā)檔案的遠(yuǎn)程服務(wù)項目，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息海量和傳播速度等優(yōu)勢，實現(xiàn)與其它單位的網(wǎng)絡(luò)連接，以達(dá)到檔案信息資源共享的目標(biāo)，從而大大開拓了服務(wù)范圍和服務(wù)層次。此外，檔案部門也應(yīng)進(jìn)一步實現(xiàn)服務(wù)方式的創(chuàng)新，以此來拓展新的服務(wù)領(lǐng)域，充分發(fā)掘檔案的潛在價值，通過加工和整理，使其能更好地滿足社會的實際需求。

2.管理特色。實現(xiàn)檔案工作管理方式的創(chuàng)新是實現(xiàn)檔案管理工作持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵要素之一。檔案管理工作的應(yīng)用技術(shù)和技術(shù)條件是提升檔案管理效率以及保障檔案服務(wù)水平的前提條件，也是檔案管理工作革新的硬性基礎(chǔ)。因此，針對檔案管理工作的技術(shù)手段，要不斷推動管理技術(shù)的現(xiàn)代化發(fā)展，以此來解決人工操作存在的速度慢和效率低的問題，積極應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)以及影像技術(shù)等先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，以提升檔案管理工作的科技含量，實現(xiàn)檔案管理手段的不斷創(chuàng)新。

3.宣傳特色。宣傳工作的質(zhì)量直接影響著人們的參與熱情和重視程度，而且也在很大程度上決定著下一階段的工作成果。一直以來，檔案管理工作的宣傳僅僅局限于宣講相關(guān)的法律法規(guī)，重點(diǎn)突出管理工作的重要作用和主要要求，而該種宣傳方式既缺乏藝術(shù)感，也十分單調(diào)枯燥，難以切實引起人們的掛住，因而難以取得良好的宣傳效果。若能借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)或者影像技術(shù)等，以動態(tài)的圖表方式進(jìn)行檔案工作的信息技術(shù)宣傳，那么宣傳工作就會更加形象生動，管理人員的接受成程度也會明顯提升。因此，在進(jìn)行檔案管理工作的宣傳時，要很善于抓住檔案管理工作中出現(xiàn)的新亮點(diǎn)和新特征，實現(xiàn)檔案宣傳工作的個性化。

三、凸顯檔案管理人員的創(chuàng)新主體地位

1.轉(zhuǎn)變管理觀念。檔案管理人員的創(chuàng)新理念、創(chuàng)新精神以及創(chuàng)新水平是開創(chuàng)全新檔案工作形勢的關(guān)鍵所在。因此，檔案管理人員必須積極轉(zhuǎn)變自身觀念，對自身管理工作重新定位并作出相適應(yīng)的調(diào)整，轉(zhuǎn)變以往單一的檔案管理員形象，在腳踏實地做好本職工作的同時，與時俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，提高檔案工作的經(jīng)濟(jì)效益，增加檔案管理工作的內(nèi)在價值，推動檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

2.專職檔案人員應(yīng)當(dāng)練就過硬的業(yè)務(wù)技能。隨著網(wǎng)絡(luò)信息時代的到來，再加上知識經(jīng)濟(jì)的沖擊，諸多新型的檔案形式和先進(jìn)的管理手段接連出現(xiàn)，而這也對檔案管理人員提出了全新的要求。因此，檔案管理人員首先要結(jié)合新形勢的人才需求，實現(xiàn)業(yè)務(wù)工作的不斷創(chuàng)新和突破。其次，檔案管理人員不但要熟知檔案管理工作的各個程序、步驟，而且也應(yīng)掌握各種類型檔案以及各類載體檔案的操作方式，在打好業(yè)務(wù)基礎(chǔ)的同時推動業(yè)務(wù)的創(chuàng)新，努力使自身成為一名掌握先進(jìn)高效的工作方法的檔案管理者。

3.專職檔案人員應(yīng)當(dāng)拓寬視野、豐富知識。創(chuàng)造積極向上的學(xué)習(xí)氛圍非常重要，加強(qiáng)培訓(xùn)，結(jié)合實踐，鍛造復(fù)合型文檔管理人才資源，一是通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、進(jìn)修等手段提高業(yè)務(wù)和知識水平；二是結(jié)合工作實踐，通過調(diào)查研究，不斷總結(jié)檔案工作經(jīng)驗，推動檔案管理水平的提高。專職檔案人員要把學(xué)習(xí)作為生活中的第一需要，把終身教育作為一種必然選擇，努力學(xué)習(xí)，不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。

綜上所述，只有不斷地創(chuàng)新，檔案工作才能有高度、有特色，檔案事業(yè)才能真正實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。因此，檔案部門無論是在業(yè)務(wù)工作方面，還是在管理服務(wù)工作方面，都要努力做到人無我有，人有我優(yōu)，人優(yōu)我新，使檔案工作常常變，時時新，這樣才能使檔案工作立于不敗之地。