新時(shí)期高校學(xué)籍檔案管理的途徑分析

摘 要：本文在第一部分分析了實(shí)現(xiàn)學(xué)生學(xué)籍檔案管理數(shù)字化的重要意義；文章第二部分，筆者通過(guò)結(jié)合個(gè)人多年以來(lái)的工作經(jīng)驗(yàn)就如何才能做好新時(shí)期高校學(xué)籍檔案管理工作提出了幾點(diǎn)看法。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期 高校 學(xué)籍檔案 信息化 數(shù)字化

一、引言

學(xué)籍檔案包括學(xué)生的成績(jī)、獎(jiǎng)懲等在校具體情況，因此對(duì)于學(xué)生來(lái)說(shuō)，其重要性不言而喻。學(xué)籍檔案管理本就是一項(xiàng)細(xì)致又復(fù)雜的管理工作，加之高校擴(kuò)招，學(xué)校檔案管理工作面臨著前所未有的困難。而新時(shí)期下，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)，能夠促進(jìn)學(xué)籍檔案的信息化進(jìn)程，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)高校學(xué)籍檔案管理工作質(zhì)量和效率的進(jìn)一步提升。

二、新時(shí)期，實(shí)現(xiàn)高校學(xué)籍檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)分析

盡管學(xué)籍檔案管理工作難度不斷提升，但是，隨著我國(guó)教育事業(yè)不斷發(fā)展，高校在學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作中也取得一定的進(jìn)步。學(xué)籍管理是高校中一種獨(dú)立而又相對(duì)成熟的工作，工作內(nèi)容不僅包括一些基礎(chǔ)的項(xiàng)目也包含一些重要的項(xiàng)目，因此實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理信息化不僅是維持學(xué)校日常教育工作秩序的重要保障，也是提高檔案管理工作效率、促進(jìn)學(xué)校良性發(fā)展的重要途徑。

1.數(shù)字化學(xué)籍檢索方式速度快、效率高。高校學(xué)籍檔案的內(nèi)容既包括錄取名冊(cè)、學(xué)生成績(jī)總表也報(bào)包括學(xué)生各個(gè)學(xué)期的具體成績(jī)、實(shí)習(xí)報(bào)告、獎(jiǎng)懲信息等。利用數(shù)字化編排學(xué)籍檔案，在查閱學(xué)生學(xué)籍資料時(shí)能一改傳統(tǒng)方式復(fù)雜反鎖的弊端，不僅使檢索程序更為便捷、高效而且準(zhǔn)確度也大幅提高。

2.數(shù)字化檔案管理方式能夠減少檔案磨損，起到保護(hù)作用。在學(xué)校眾多檔案類型當(dāng)中，學(xué)籍檔案相對(duì)來(lái)說(shuō)使用率還是非常高的。過(guò)多的案卷翻閱不可避免的就會(huì)造成紙質(zhì)檔案損壞。尤其是對(duì)于一些老檔案而言，本身就已經(jīng)老化、脆變，加之不斷地調(diào)閱，很容易就會(huì)磨損而導(dǎo)致無(wú)法修復(fù)。在學(xué)籍檔案管理中引進(jìn)信息技術(shù)，采用先進(jìn)技術(shù)將檔案數(shù)字化后，查閱者就不必親自到館翻閱案卷，直接通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)或者是相關(guān)APP就可以獲取到自己所需要的檔案材料。這種數(shù)字化的檔案管理方式不僅極大的提升了管理效率，而且使得紙質(zhì)檔案的翻閱次數(shù)減少，磨損也就相應(yīng)的降低。此外，我們?cè)谶M(jìn)行檔案管理得數(shù)字化過(guò)程中，還可以利用信息技術(shù)對(duì)學(xué)籍檔案的資料內(nèi)容進(jìn)行字跡顏色加深處理，這樣一來(lái)就能夠使原始檔案的字跡更為清晰，看起來(lái)更為方便。

三、做好高校學(xué)籍檔案管理工作的途徑

1.提升對(duì)高校學(xué)籍檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)。筆者認(rèn)為要想提升高校全體師生對(duì)于學(xué)籍檔案數(shù)字化的認(rèn)識(shí)，首先就應(yīng)當(dāng)提升學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)干部的思想認(rèn)識(shí)。通過(guò)向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)闡述學(xué)籍檔案數(shù)字化的特殊意義來(lái)使他們認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)是大勢(shì)所趨，形勢(shì)所迫，也只有這樣才能使學(xué)籍檔案數(shù)字化管理工作獲得上層支持。其次，為了提升檔案管理工作人員的思想認(rèn)識(shí)，學(xué)校有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)積極主動(dòng)的籌劃一系列與學(xué)籍檔案數(shù)字化管理有關(guān)的知識(shí)競(jìng)答、視頻講座等活動(dòng)。最后，學(xué)籍檔案數(shù)字化畢竟屬于一種新興事物，因此我們對(duì)于這項(xiàng)工作還存在很多的認(rèn)知盲點(diǎn)。因此，檔案管理部門內(nèi)部必須要細(xì)化分工，給不同的工作設(shè)置不同的崗位、人員等，努力的將數(shù)字化檔案管理工作由被動(dòng)局面扭轉(zhuǎn)成主動(dòng)局面。

2.進(jìn)一步完善高校學(xué)籍檔案管理工作所需要的各種基礎(chǔ)設(shè)施?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)是學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的物質(zhì)基礎(chǔ)，如果缺乏完善的基礎(chǔ)設(shè)施，那么檔案數(shù)字化建設(shè)就會(huì)成為一句空話。因此，一方面學(xué)校應(yīng)當(dāng)為學(xué)籍檔案管理部門配置運(yùn)行流暢的計(jì)算機(jī)及其管理系統(tǒng)，以提升其工作效率；另一方面，也應(yīng)當(dāng)通過(guò)建立起安全防護(hù)系統(tǒng)和配置起配套軟件等措施提升檔案資料的安全性。

3.建立起適應(yīng)信息化學(xué)籍檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，實(shí)行規(guī)范化管理。我們前文中也提到，學(xué)籍檔案數(shù)字化管理仍然屬于一種新興事物，我們對(duì)此工作還存在較多的盲點(diǎn)，其中與檔案信息化管理有關(guān)的規(guī)章制度就是一個(gè)極為重要的方面。因此，要想做好學(xué)籍檔案數(shù)字化管理工作，學(xué)校有關(guān)部門就必須要從工作發(fā)展的實(shí)際情況出發(fā)，從信息技術(shù)發(fā)展的實(shí)際情況出發(fā)，以《檔案法》為工作運(yùn)行基礎(chǔ)，對(duì)學(xué)籍檔案材料的收集、歸檔、查閱等各個(gè)過(guò)程做出明確的制度規(guī)定。此外，為了使這一制度能夠有效推行，學(xué)校也有必要建立起信息檔案泄露追究制度，通過(guò)獎(jiǎng)懲方式樹立起規(guī)章制度的威信。

4.培養(yǎng)一支學(xué)籍檔案管理工作人才隊(duì)伍。提升高校檔案利用效率并不是一蹴而就的，它需要進(jìn)行不斷的優(yōu)化與完善。而在這優(yōu)化與完善的過(guò)程中，檔案管理人員的綜合素質(zhì)就起到了至關(guān)重要的作用。高校的各項(xiàng)工作，尤其是檔案管理與利用工作中，“人”的作用是非常重要的，如工作人員的專業(yè)素質(zhì)高低在一定程度上便決定了數(shù)字化檔案管理工作效率的高低；工作人員道德素質(zhì)的高低在一定程度上決定了檔案管理工作質(zhì)量的高低。因此，必須培養(yǎng)一支學(xué)籍檔案管理的人才隊(duì)伍。首先要改革傳統(tǒng)的人事制度，對(duì)學(xué)籍檔案管理人員的思想道德素質(zhì)以及專業(yè)知識(shí)能力進(jìn)行嚴(yán)加審查，防患于未然。其次，學(xué)校有關(guān)部門要針對(duì)一些計(jì)算機(jī)操作技術(shù)薄弱的工作人員開展培訓(xùn)課程，以確保他們能夠緊跟信息技術(shù)發(fā)展的步伐。最后，學(xué)校還要積極開展開展一系列的道德培訓(xùn)課程，以提升學(xué)籍檔案管理工作人員的思想素質(zhì)。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，數(shù)字化的檔案管理方式具有諸多優(yōu)勢(shì)，能夠有效地幫助我們提升工作效率。但是，我們也應(yīng)該意識(shí)到，數(shù)字化管理只是一種手段，并非目的，要想全方位提升工作效率，必須要在檔案管理過(guò)程中堅(jiān)持?jǐn)?shù)字化與人本化相結(jié)合的原則。

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作者簡(jiǎn)介：楊婷婷（1987.03—）女。山西晉中人。學(xué)歷：本科。畢業(yè)于山西財(cái)經(jīng)大學(xué)?，F(xiàn)有職稱：助理館員。