信息環(huán)境下構(gòu)建燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理體系的探討

摘 要：人類經(jīng)歷了第一次工業(yè)革命、第二次工業(yè)革命，直到如今的信息時(shí)代所影響的今天，世界由信息的存在變?yōu)榱私y(tǒng)一的體系。在如今的信息環(huán)境下，企業(yè)與企業(yè)之間的信息傳遞、企業(yè)文化之間的交流，在這種大背景的沖擊之下，不論是重工業(yè)、輕工業(yè)、農(nóng)業(yè)，可以說，要在如今的年代茍活與發(fā)展。那么，信息便成了它們發(fā)展的必要條件。而對于燃?xì)馄髽I(yè)的檔案的管理，建設(shè)一條現(xiàn)代化的管理體系，便成為了現(xiàn)如今燃?xì)馄髽I(yè)管理的重要的內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：信息環(huán)境 燃?xì)馄髽I(yè) 檔案管理體系

記錄燃?xì)馄髽I(yè)日常的生產(chǎn)活動(dòng)，都會以檔案的形式存在。而對檔案的管理，則是一個(gè)企業(yè)的重要工作內(nèi)容，更是企業(yè)的發(fā)展和保障?；谌?xì)馄髽I(yè)檔案的管理現(xiàn)做如下探討：

一、信息技術(shù)對企業(yè)管理的應(yīng)用與影響

在如今的信息時(shí)代，我們每時(shí)每刻都存在信息的洗禮之下。而一個(gè)企業(yè)，要想得到更好的發(fā)展前景，必然會與當(dāng)今的信息環(huán)境不可分割。信息技術(shù)的應(yīng)用，以及對信息的掌控與發(fā)展，是每個(gè)企業(yè)的關(guān)鍵所在。信息技術(shù)相對于企業(yè)而言，有一套完整的技術(shù)體系。其自動(dòng)化的設(shè)計(jì)以及便捷的生產(chǎn)系統(tǒng)都大大的提高勞動(dòng)生產(chǎn)率。而信息技術(shù)對企業(yè)管理的應(yīng)用，也方便了管理者對下層員工的管理，以及對公司資源的管理，這更有利于提升企業(yè)的地位，使一個(gè)企業(yè)的上下更具備一定的凝聚力，提高企業(yè)的運(yùn)營。

二、燃?xì)馄髽I(yè)

1.燃?xì)馄髽I(yè)的地位。燃?xì)馄髽I(yè)不同于其他產(chǎn)業(yè)，它基于能源的開發(fā)與利用，可以說，大多數(shù)的中小型企業(yè)都有要依附于燃?xì)馄髽I(yè)，才得以生存和發(fā)展。燃?xì)馄髽I(yè)在我國中的地位至關(guān)重要，它是人類對能源利用與開發(fā)的階梯，它是兩代工業(yè)革命的產(chǎn)物，而且我國關(guān)于燃?xì)馄髽I(yè)也相繼提出了一系列的法律法規(guī)。其中包括《城鎮(zhèn)燃?xì)夤芾項(xiàng)l例》、《城鎮(zhèn)燃?xì)饨ㄔO(shè)規(guī)范》、《城鎮(zhèn)燃?xì)饧夹g(shù)規(guī)范》、《城鎮(zhèn)燃?xì)庠O(shè)施運(yùn)行、維護(hù)和搶修》、《城鎮(zhèn)燃?xì)廨斉涔こ淌┕ぜ膀?yàn)收》等。窺一斑可看全豹，也由此看出我國對于燃?xì)馄髽I(yè)的重視。

2.燃?xì)馄髽I(yè)的發(fā)展趨勢。當(dāng)前背景下的燃?xì)馄髽I(yè)在發(fā)展的過程中，我國正努力全面建設(shè)，可以說成是更加完善，并且具有全國性質(zhì)的管網(wǎng)系統(tǒng)。而隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，天然氣被大量運(yùn)用到人們的日常生活之中，而且在數(shù)量上也是在逐年增長。由此看出，燃?xì)馄髽I(yè)的發(fā)展與競爭，于市場而言，更加的趨于白熱化。

三、構(gòu)建檔案管理體系

1.檔案管理體系的構(gòu)建原則。在企業(yè)檔案管理體系中，一定要堅(jiān)持科學(xué)有效、需求向?qū)院瓦m應(yīng)協(xié)調(diào)性的原則，從而選擇使用于本公司的檔案管理體系。要求按照本公司的實(shí)際情況，建立切實(shí)可行的檔案管理體系，并在一定程度上利用科學(xué)和技術(shù)等手段，多方面滿足企業(yè)對檔案管理體系的需求。

2.關(guān)于檔案管理體系的制度建設(shè)。對檔案管理制度的建設(shè)，大到國家、小到地區(qū)，甚至涉及到行業(yè)內(nèi)部之中，要做到全面深入梳理和總結(jié)檔案管理體系工作的問題所在，提出有針對性的建議，并實(shí)施有關(guān)計(jì)劃。以行業(yè)視角為出發(fā)點(diǎn)，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際的工作方式和工作特點(diǎn)，制定和完善檔案管理體系制度。在信息環(huán)境下，要做到“注重服務(wù)檔案管理模式”、“簡化整體檔案”、“全面收集檔案”三個(gè)具體策略，把收集工作作為檔案管理工作的首要任務(wù)。

在具體的檔案工作管理細(xì)節(jié)中，要制定適合本企業(yè)的檔案管理與分類措施，設(shè)計(jì)對檔案管理工作有綜合意義的指導(dǎo)方案，和保障性制度。檔案管理體系制度的建立是一個(gè)長期的任務(wù)，需要管理人員不斷探索與優(yōu)化制度，并且不斷的對制度進(jìn)行修訂與完善，做好依法存檔。

3.如何提高管理技術(shù)。對國家，對國家中的每一個(gè)公民，皆實(shí)行為檔案管理。那么一個(gè)企業(yè)，一個(gè)燃?xì)馄髽I(yè)在檔案的管理中所要實(shí)行的也是如此，更要打破傳統(tǒng)的組織溝通與信息壁壘。通過更加完善的管理體系完成所要完成的內(nèi)容，要記錄的數(shù)據(jù)以及檔案，便成為了一個(gè)企業(yè)至關(guān)重要的存在，從而構(gòu)成一個(gè)嚴(yán)格管理，信息完善的、共同共享、責(zé)任明確的檔案管理體系。堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展不動(dòng)搖，需求向?qū)?、企業(yè)延伸性、以及對未來發(fā)展的前瞻性、結(jié)合整個(gè)管理技術(shù)，尋求適合本公司的管理體系，方為上上之選。

4.信息平臺與管理體系。信息平臺相對于傳統(tǒng)的檔案管理，優(yōu)勢明顯。其獨(dú)特的存在方式絕不是以往的檔案管理所能比擬的。它以電子與數(shù)據(jù)的形式存在，并不依賴于空間，而相對于以空間形式存在的檔案管理，則相對顯得落后很多。

企業(yè)的管理體系與信息平臺的融合，是構(gòu)成一個(gè)企業(yè)發(fā)展理念的核心。對于企業(yè)而言，整合資源，實(shí)現(xiàn)信息共享是檔案工作的最終目的。那么，一個(gè)完整完美的信息平臺，便可以輕而易舉的達(dá)到此等效果。其對于信息的查詢與添加，對每個(gè)員工信息的掌控，對企業(yè)資源的掌控，足可以達(dá)到信手拈來、易如反掌。但要達(dá)到企業(yè)的管理，更加需要將現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)信息平臺與企業(yè)的管理體系相結(jié)合。

5.檔案管理體系的組織建設(shè)與流程建設(shè)。檔案管理體系的組織，足以保障檔案工作的順利進(jìn)行，在各部門之間，設(shè)立兼職的檔案管理者，以確保檔案工作的萬無一失。而檔案管理體系中的流程建設(shè)，在流程設(shè)計(jì)中要做到環(huán)環(huán)相扣，讓每一個(gè)部門中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都按照流程來執(zhí)行，規(guī)范操作。

5.1檔案管理組織。組織管理，在部門中實(shí)行分散管理，設(shè)立總部與副部。其中，總部負(fù)責(zé)整個(gè)企業(yè)的檔案管理，解決工作中出現(xiàn)的重大問題，和對檔案工作所進(jìn)行的決策，以及分批發(fā)放到副部，再由副部進(jìn)行系統(tǒng)性的分配管理。對于企業(yè)的項(xiàng)目檔案管理，審計(jì)等等一系列的工作，也是由副部設(shè)立的獨(dú)立部門來完成。

副部制定檔案分類方案，交于總部審核，通過既是通過。同時(shí)也要做好檔案的收編及貫徹執(zhí)行。為了副部更好的執(zhí)行工作，公司也要積極的給予一定的配合，確保副部有效的將檔案工作順利完成。

5.2檔案的流程建設(shè)。在有組織管理的前提之下，一套完整的流程來完成檔案工作順利的進(jìn)行。檔案的流程管理與管理組織兩者相輔相成，而檔案工作的流程化，也更有利于在組織管理時(shí)劃分職責(zé)。同時(shí)，也避免了以往部門與部門之間老死不相往來的局面，更加避免了一些毫無意義的摩擦，從而有效的提高了檔案管理的質(zhì)量和品質(zhì)。

6.開發(fā)整合。整合檔案資源，是燃?xì)馄髽I(yè)檔案工作的最終目的。檔案資源極其重要，所以，這就要求檔案工作者應(yīng)多方面的開發(fā)檔案資源，做好檔案的編輯工作。最終，將檔案整合在總部之中，以確保檔案的萬無一失。

在整合時(shí)，要做到技術(shù)與管理時(shí)的創(chuàng)新，將檔案的電子形式實(shí)現(xiàn)管理者應(yīng)有的共享，企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間，完成鏈接接口，將傳統(tǒng)檔案與電子化檔案完整的統(tǒng)一。這樣，不但方便企業(yè)對檔案的查找，并且也在一定程度上簡化了檔案管理工作的流程。

四、結(jié)語

從實(shí)際出發(fā)，以信息化為載體，構(gòu)造一套完整的檔案管理體系，是燃?xì)馄髽I(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。日后，或許企業(yè)檔案管理還會有其他問題，也是應(yīng)該從實(shí)際出發(fā)，將檔案管理體系不斷修改，日益完善，讓企業(yè)檔案管理水平大大提高。

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