淺談計算機技術(shù)在實現(xiàn)辦公自動化中的有效應(yīng)用

摘 要：隨著我國科學技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機技術(shù)逐漸被廣泛應(yīng)用于各個領(lǐng)域，而辦公手段也隨之發(fā)生變化，計算機技術(shù)的應(yīng)用有效提高了工作效率，因此在信息時代的背景下實現(xiàn)辦公自動化已經(jīng)成為時代發(fā)展的必然趨勢。本文將結(jié)合實際情況對計算機技術(shù)在實現(xiàn)辦公自動化中的有效應(yīng)用進行分析，旨在促進我國辦公手段的不斷發(fā)展。

關(guān)鍵詞：計算機技術(shù) 辦公自動化 有效應(yīng)用

在信息技術(shù)不斷完善成熟的背景下，信息技術(shù)已經(jīng)融入到人們的日常工作、生活、學習和生產(chǎn)中，并不斷改變著人們的生活方式，而辦公手段也在這樣的時代背景下發(fā)生了巨大的變化。在辦公中通過將利用計算機進行相關(guān)數(shù)據(jù)的處理可以有效提高辦公質(zhì)量及效率，從而最大程利用信息資料。本文將結(jié)合實際情況對計算機技術(shù)在實現(xiàn)辦公自動化中的有效應(yīng)用進行分析，從而為今后的相關(guān)工作提供寶貴經(jīng)驗。

一、實現(xiàn)辦公自動化的重要意義

隨著我國科學技術(shù)的不斷發(fā)展使得計算機技術(shù)逐漸成為人們工作的重要工具，從而加快推動辦公自動化歷程。首先，通過實現(xiàn)辦公自動化可以有效提高工作質(zhì)量，使得辦公人員可以處于一個較為良好、輕松、高效的辦公環(huán)境下進行工作。通過在企業(yè)中合理利用計算機技術(shù)可以加快辦公自動化進程，為員工提供了充足的時間對工作內(nèi)容、工作方式進行調(diào)整，同事打破了傳統(tǒng)的辦公方式，有效提升了員工的辦公質(zhì)量及效率，并在長期的時間過程中逐漸提升個人能力。第二，為員工營造了良好舒適的辦公氛圍。傳統(tǒng)的辦公環(huán)境主要是將一個狹小、密閉的空間作為員工辦公的主要場所，這種辦公環(huán)境會在一定程度上限制員工的思維方式，使得員工在工作過程中無法結(jié)合自身的工作性質(zhì)進行有效的創(chuàng)新，進而導致員工的工作效率下降，而工作能力也無法得到有效提升。然而若是在辦公過程中實現(xiàn)辦公自動化將會極大程度上改變傳統(tǒng)的辦公環(huán)境，在有效節(jié)約員工工作時間的基礎(chǔ)上美化了員工的工作環(huán)境，使得員工可以處于一個良好輕松的氛圍中完成相應(yīng)工作，以保證員工的工作效率以及工作質(zhì)量，為企業(yè)今后的發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。第三，節(jié)約人力資源成本。在傳統(tǒng)的辦公過程中人們經(jīng)常是利用人工信息處理方式對相關(guān)資料進行整理，然而人的精力是有效的，而企業(yè)為了達到獲取較大經(jīng)濟利益的目的在短時間內(nèi)為員工疊加了大量的工作任務(wù)，這就使得員工在有效的時間精力內(nèi)因承受較大的工作壓力進而導致員工的工作效率普遍低下，切法無充分保證工作質(zhì)量，而實現(xiàn)辦公自動化將有效改善這一現(xiàn)狀。通過在辦公過程中引進計算機技術(shù)，可以將人們的部分工作利用計算機來完成，極大程度上節(jié)約了員工的工作時間并有效提高員工的工作效率，同時還有效減少了人力資源的投入，為企業(yè)降低了人力資源成本，使得企業(yè)在發(fā)展過程中可以獲取更多大的經(jīng)濟效益。

二、計算機在辦公自動化中的有效應(yīng)用

1.文檔管理自動化。利用計算機可以實現(xiàn)文件的自動管理，極大程度上傳統(tǒng)的工作方式，使得電子文件作為一種新型的文件形式取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，而這些電子文件則可以要通過計算機網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)相關(guān)的審批工作，有效節(jié)約時間及用工成本。與此同時，電子文件在在計算機中的操作時間、批復(fù)情況、瀏覽情況等均會被詳細的記錄下來，而員工在收到公文文件后應(yīng)及時進行相關(guān)的記錄，然后再將公文交由專職工作人員送往承辦人處，在成功批復(fù)審核后存檔以備查詢。

2.簡化工作流程。在實際工作過程中實現(xiàn)計算機自動化可以在一定程度上簡化工作流程，并利用計算機將各個崗位及部門之間進行聯(lián)系，使得這些部門可以增強彼此之間的聯(lián)系，進而有效提高工作質(zhì)量及工作效率，使得工作過程更加靈活高效。通常請活下單位或是企業(yè)的各個部門在日常工作過程中均會有大量需要處理的工作，如公文處理、資料審批等，這些繁重的工作將會嚴重影響到員工的工作質(zhì)量，而通過使用計算機進行處理則可以在短時間內(nèi)對相關(guān)工作進行處理，有效縮減了工作時間并提高了工作效率。

3.構(gòu)建信息發(fā)布平臺。通過利用計算機可以在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建電子化信息交易及交流平臺，使得企業(yè)員工可以利用信息平臺是進行及時的溝通與交流。例如企業(yè)可以增設(shè)電子刊物、論壇等，并讓員工結(jié)合當前企業(yè)的實際情況幾個人觀點發(fā)表一些有關(guān)企業(yè)的看法或是整改意見，同時企業(yè)也應(yīng)將自身的經(jīng)營理念、發(fā)展目標等發(fā)表在平臺，使得而員工可以通過計算機及時了解企業(yè)的實時信息及狀態(tài)，并拉近員工與企業(yè)的距離，使得員工可以在今后的工作過程中以企業(yè)的發(fā)展目標作為主要導向，充分了解企業(yè)的發(fā)展狀況，從而有效提高自身的工作效率。

4.實現(xiàn)數(shù)據(jù)備份及恢復(fù)。在實際工作過程中有效應(yīng)用計算機來實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息備份及恢復(fù)功能。在辦公自動化過程中員工通常會因錯誤操作、計算機故障等原因?qū)⒉糠钟袃r值的數(shù)據(jù)信息誤刪，從而為相關(guān)工作帶來一定阻礙。針對這一情況員工可以利用計算機備份技術(shù)以及恢復(fù)功能有效防范類似事件的發(fā)生并及時對計算機內(nèi)的數(shù)據(jù)信息進行有效的管理，以避免因誤刪錯刪所帶來的損失。若是在利用計算機進行數(shù)據(jù)備份后出現(xiàn)操作失誤、計算機故障等情況可以在計算機恢復(fù)正常使用后對數(shù)據(jù)資料庫中的數(shù)據(jù)系統(tǒng)及相關(guān)信息進行恢復(fù)來尋回丟失數(shù)據(jù)，以減少數(shù)據(jù)丟失為員工及企業(yè)帶來的損失。

三、結(jié)語

綜上所述，辦公自動化可以有效提升辦公室的整體辦公效率，同時還可以有效降低人力資源成本。因此應(yīng)不斷推動辦公自動化進程并進行深入研究，在實際應(yīng)用的過程中相關(guān)工作人員應(yīng)注意合理使用計算機數(shù)據(jù)的備份功能，以保證相關(guān)數(shù)據(jù)信息的完整新、準確性，從而有效減少信息數(shù)據(jù)丟失、損壞為員工及企業(yè)帶來的消極影響。

參考文獻：

[1]夏春梅.辦公自動化中的計算機技術(shù)應(yīng)用探討與研究[J].價值工程，2014（36）：205-206.

[2]左旭楠.計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用與研究[J].黑龍江科技信息，2014（32）：191-191.

[3]甘露，雷梁.計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用研究[J].山東工業(yè)技術(shù)，2016（13）：145，215.

[4]楊培會，官小云.計算機技術(shù)在辦公自動化中實踐探析[J].科技風，2016（18）：251.

[5]趙志鵬.計算機技術(shù)對辦公自動化的具體影響探究[J].科技傳播，2016（10）：76-77.

作者簡介：趙巧（1979.01—）女。民族：漢。重慶電力高等?？茖W校信息工程學院，技術(shù)經(jīng)濟管理碩士，副教授。研究方向：電子商務(wù)、網(wǎng)絡(luò)營銷、計算機技術(shù)。