試論如何做好國有企業(yè)辦公室工作的幾點建議

摘 要：辦公室工作在企業(yè)運營和發(fā)展過程中扮演著重要的角色。概括的講，辦公室工作是企業(yè)的組織中樞、溝通媒介和幕后英雄。沒有高效率、優(yōu)質(zhì)量的辦公室工作就沒有企業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展。國有企業(yè)是國民經(jīng)濟發(fā)展的決定性力量，因此本文探討如何做好國有企業(yè)辦公室工作具有重大的現(xiàn)實意義。

關鍵詞：國有企業(yè) 辦公室工作 建議

隨著我國經(jīng)濟實力的增加，對國有企業(yè)的改革也在逐步深入。作為影響國有企業(yè)運營和發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，辦公室工作的革新有助于進一步提高國有企業(yè)的現(xiàn)代化程度和經(jīng)濟地位。因此，本文分析了目前國有企業(yè)辦公室工作中存在的問題，并提出了改善國有企業(yè)辦公室工作的幾點建議。

一、國有企業(yè)辦公室工作中存在的問題

辦公室工作的基本任務主要包括以下三個方面：（1）參與政務，給領導出主意，提方案；（2）掌管事物，包括后勤、干部和宣傳等方面；（3）搞好服務，即為上級分憂，為同事解難，為全員服務。因此，辦公室工作者既是管理者和協(xié)調(diào)者，同時也是企業(yè)的服務者。由于辦公室工作的多樣性和復雜性，目前國有企業(yè)辦公室工作中存在以下問題：首先，工作混亂，缺乏精細化管理細則是國有企業(yè)辦公室工作中的最大問題。國有企業(yè)辦公室工作本身任務繁多，涉及部門跨度較大，在實際工作中缺乏細則很容易顧此失彼，影響全局性。其次，工作效率低，影響了國有企業(yè)運營和發(fā)展的進程。造成效率問題的主要原因是國企缺乏完善的現(xiàn)代化信息管理體系，在信息化建設方面較為落后。最后，國企辦公室工作中存在的關鍵問題還表現(xiàn)在工作人員的積極性較低，工作身份受不到足夠的重視等方面，這種問題的出現(xiàn)主要是受到國有企業(yè)文化的影響。

二、做好國有企業(yè)辦公室工作的幾點建議

改善國有企業(yè)辦公室工作水平，解決現(xiàn)存問題的核心在于能夠從企業(yè)文化的層面上提高對辦公室工作的重視程度，加強對辦公室工作內(nèi)容的精細化管理，并強化工作人員的業(yè)務能力水平，具體而言可以從以下幾方面著手：

1.完善辦公室工作基礎設施，為工作人員提供便利。辦公室工作內(nèi)容較多，對基礎設施的需求較大，為了給工作人員提供足夠的便利，要盡可能的完善相關基礎設備。當同樣的設備在不同部門均有需求時，應保證設備的數(shù)量可以實現(xiàn)工作效率的最大化。除了設備以外，辦公室工作還涉及大量軟件的使用，為了保證工作人員能夠高效完成工作，企業(yè)應該對軟件的引用進行及時的更新，保證軟件功能的最優(yōu)化。

2.加強對辦公室工作人員的培訓力度，優(yōu)化考核機制。辦公室工作人員的業(yè)務能力水平直接影響到工作任務的完成度和質(zhì)量，因此加強對辦公室工作人員的培訓力度是十分必要的。培訓應該按照一定的規(guī)則定期開展，針對員工能力的不同培訓不同的內(nèi)容，在培訓過程中一方面要注重員工業(yè)務能力的提升，另一方面要注重綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，尤其是管理能力和協(xié)調(diào)能力。

為了提高員工工作的積極性，應優(yōu)化考核機制，細化考核指標。對辦公室工作人員應該從多個角度進行評價，既要培養(yǎng)適合企業(yè)發(fā)展的綜合型人才，同時也要識別出在某一方面能力比較出眾的員工，例如管理方面、運營方面等。為了保證人崗匹配性，實現(xiàn)員工的個性化發(fā)展，應結合員工特有優(yōu)勢對其工作進行適當?shù)恼{(diào)整和轉化，最大程度挖掘員工才華。在考核過程中，對于工作認真負責，工作效率和質(zhì)量較高的員工應該給予一定的獎勵，反之也應該給予一定的懲罰。此外，應制定詳細的員工職業(yè)晉升規(guī)劃，讓員工在工作時能夠充滿熱情與活力。

3.制定精細化辦公室工作管理內(nèi)容條例，科學劃分工作職責。精細化管理是現(xiàn)代管理體系的重要優(yōu)勢，同時也是目前國有企業(yè)管理體系的短板。精細化管理方法主要針對一些內(nèi)容較多，復雜程度較高的工作，目標是合理分工、統(tǒng)籌全局，重點突破。這種管理方式與辦公室工作內(nèi)容高度一致，因此應該深入探究基于辦公室工作的精細化管理條例。

精細化管理辦公室工作應該按照工作內(nèi)容劃分主線，對各種微小事物的處理要進行嚴格的規(guī)范，避免在處理工作的過程中出現(xiàn)矛盾。精細化管理應該細化到每一個員工具體的工作內(nèi)容，以及每一項工作的完成標準、優(yōu)劣等級劃分、有效時間范圍、注意事項、需配合的部門名稱、應用到的基礎設備、內(nèi)容重要性等級等等。這樣的管理方式不僅可以使辦公室工作有序化，為考核機制提供參考，同時也能讓每一個員工明確自己的崗位職責，深化崗位工作流程，避免工作失誤。

科學劃分工作職責一方面要以精細化管理辦法為基礎，另一方面也要以工作人員的考核結果為參考依據(jù)。辦公室工作的低效率一方面是由于工作性質(zhì)和特點，另一方面則取決于職責劃分的不夠科學和合理，不能讓員工發(fā)揮所長，展現(xiàn)優(yōu)勢。對此，科學劃分員工工作職責是十分必要的舉措。

4.建立部門間的信息共享平臺，實現(xiàn)辦公室工作全面信息化。隨著信息化的發(fā)展，工作信息化建設已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)非常熱門的話題，但是在部分國有企業(yè)的辦公室工作中還沒有得到更深一步的體現(xiàn)。辦公室工作信息化建設主要以各部門間的信息溝通作為出發(fā)點，建立信息共享平臺，辦公室人員所需要的各種數(shù)據(jù)都可以在平臺數(shù)據(jù)庫中找到，并可以快速與相關信息的發(fā)布者建立溝通和聯(lián)系。在信息化工作環(huán)境中，辦公室工作人員不會因為工作內(nèi)容多而忙亂，而是可以根據(jù)系統(tǒng)提示有條不紊的進行。每完成一項工作，相關信息就會被錄入到公共系統(tǒng)中，并提示下一步工作內(nèi)容和時間范圍。最后，系統(tǒng)還會根據(jù)大數(shù)據(jù)的分析對工作的每個環(huán)節(jié)進行評價。由此可見，加強國有企業(yè)辦公室工作的信息化建設可以有效解決目前辦公室工作中存在的諸多問題。

三、結語

綜上所述，若想做好國有企業(yè)辦公室工作，保證效率和質(zhì)量，就應該不斷加強對員工的培訓力度，強化員工的業(yè)務能力水平，完善基礎設施，優(yōu)化員工考核機制，進一步推動辦公室工作的信息化建設，實現(xiàn)辦公室工作的精細化管理。

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作者簡介：趙哲（1986.01—）男。四川成都人。碩士研究生。中級經(jīng)濟師。企業(yè)管理方向。