流動(dòng)人員人事檔案管理與改革研究

郄波+王兆欣+賈大鵬

【摘 要】本文以人社部出臺(tái)的各項(xiàng)政策為依托，對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作的內(nèi)容特點(diǎn)進(jìn)行了綜述，指出目前存在的問題，從提高我國社會(huì)公眾的人事檔案意識(shí)；及時(shí)、準(zhǔn)確的豐富人事檔案內(nèi)容；加快檔案服務(wù)的信息化進(jìn)程；健全檔案管理制度，明確工作人員工作職責(zé)四個(gè)方面提出了改進(jìn)建議，探索更高效的改革措施，以期改進(jìn)目前人事檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)就業(yè)服務(wù)部門的可持續(xù)發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】流動(dòng)人員；人事檔案管理；改革

人事檔案記載著一個(gè)人的個(gè)人經(jīng)歷、人事關(guān)系、工作表現(xiàn)，記錄著各階段的獎(jiǎng)勵(lì)處罰等個(gè)人資料，作為用人單位使用人才的主要載體和依據(jù)，直接關(guān)系到個(gè)人的切身利益。流動(dòng)人員的人事檔案管理工作，對(duì)促進(jìn)人才合理流動(dòng)和市場(chǎng)化配置發(fā)揮了重要作用，是我國人事檔案管理工作中非常重要的一部分。

一、流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)的工作內(nèi)容

新世紀(jì)以來，隨著經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，人力資源市場(chǎng)日趨活躍，勞動(dòng)力流動(dòng)規(guī)模及速率有了極大提升，從而致使流動(dòng)就業(yè)人員檔案管理工作的難度和強(qiáng)度都大為增加?？偟膩砜矗?dāng)前流動(dòng)就業(yè)人員檔案管理工作主要包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容：

（1）檔案材料的收集與整理工作。人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)及時(shí)收集人事檔案材料，將存檔人員的德能勤績(jī)、科技創(chuàng)新以及人事調(diào)動(dòng)、任免、獎(jiǎng)罰等情況填入檔案中，不斷充實(shí)檔案內(nèi)容。

（2）檔案的保管工作。人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)須配備防火、防潮、防蟲、防盜的專用檔案庫房，檔案放在鐵制的檔案柜內(nèi)，并定期進(jìn)行檢查，確保檔案存放的安全性。檔案庫房、閱檔室與辦公室分開，加強(qiáng)檔案管理信息化的建設(shè)，盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

（3）檔案的轉(zhuǎn)遞與接管工作。隨著流動(dòng)人員數(shù)量的逐年增加，檔案的流動(dòng)也越來越頻繁，嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定程序進(jìn)行流動(dòng)人員人事檔案轉(zhuǎn)遞與接管工作，簡(jiǎn)化轉(zhuǎn)遞流程，確保檔案安全。

（4）檔案的服務(wù)與利用工作。就業(yè)服務(wù)部門提供檔案的查詢、政策的通知等服務(wù)，還肩負(fù)著流動(dòng)人員的培訓(xùn)及再就業(yè)的職責(zé)，有針對(duì)性的利用檔案，開發(fā)人力資源，解決就業(yè)問題，為社會(huì)建設(shè)做出更大的貢獻(xiàn)。

二、流動(dòng)人員人事檔案管理存在的問題

（一）人事檔案意識(shí)薄弱

隨著我國市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，隨之而來的是人才的大量頻繁流動(dòng)，由于受知識(shí)水平和當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)部分宣傳力度的影響，廣大群眾尤其是流動(dòng)人員，認(rèn)為人事檔案與個(gè)人利益沒有關(guān)系，近些年來，“棄檔”越來越多，對(duì)流動(dòng)人員工齡計(jì)算、戶口掛靠、職稱評(píng)定等造成直接的影響，同時(shí)增大了檔案管理部門工作，不利于社會(huì)對(duì)流動(dòng)人員的開發(fā)與利用；部分私人企業(yè)對(duì)員工檔案管理缺乏重視，并未安排足夠的財(cái)力、人力負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作。

（二）人事檔案內(nèi)容信息量不足

流動(dòng)人員人事檔案包括多項(xiàng)內(nèi)容，如學(xué)歷職稱、履歷、合同、職務(wù)任免等材料。流動(dòng)人員工作、住址變動(dòng)相對(duì)頻繁，給信息的收集帶來了困難，加之工作單位更重視經(jīng)濟(jì)利益，忽視在崗、離崗員工的檔案轉(zhuǎn)遞和移交工作，造成檔案信息的變動(dòng)不能及時(shí)歸檔。

（三）人事檔案管理單位軟硬件配備有待加強(qiáng)

近年來，國家召開了一系列的檔案工作會(huì)議，制定了一定的工作規(guī)程，但是仍有部分地區(qū)的人事檔案管理方式還是停留在保管紙質(zhì)檔案的層面，存在占據(jù)空間大，查閱不方便，工作效率偏低，容易產(chǎn)生差錯(cuò)等問題，即使是已經(jīng)使用了部分信息化技術(shù)參與到人事檔案管理過程中，也往往會(huì)因?yàn)榧夹g(shù)不兼容、安全有風(fēng)險(xiǎn)等原因使檔案管理信息化無法發(fā)揮其更為積極的作用。

流動(dòng)人員數(shù)量逐年增加，檔案管理任務(wù)相當(dāng)繁重，而且在基層的檔案管理部門的工作人員有一部分是兼職，兼職人員其自身根本不具備檔案管理知識(shí)體系，對(duì)檔案管理工作力不從心。另外，當(dāng)前大部分流動(dòng)人員檔案庫硬件設(shè)備也不足，檔案庫房簡(jiǎn)陋，缺乏必備的防水、防火、防盜等裝備。

（四）管理體制混亂，工作流程不規(guī)范

中組部、人事部制定的《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行辦法》明確指出：流動(dòng)人員人事檔案管理實(shí)行“集中統(tǒng)一，歸口管理”。但是目前部分民辦人才交流中心、檔案服務(wù)公司等不具備獨(dú)立人事權(quán)的機(jī)構(gòu)或單位，擅自接收和管理流動(dòng)人員檔案，并收取高額費(fèi)用，不僅導(dǎo)致檔案存儲(chǔ)和轉(zhuǎn)遞流程繁瑣，嚴(yán)重地?cái)_亂了流動(dòng)人員檔案管理的秩序，還損害了存檔人員的利益。

三、流動(dòng)人員人事檔案管理改革的建議

（一）提高我國社會(huì)公眾的人事檔案意識(shí)

我國普通存在人事檔案意識(shí)缺乏的現(xiàn)象，不僅是存檔人員，還包括檔案部門工作人員，存在不求創(chuàng)新，態(tài)度死板的問題。一方面，要加大宣傳，利用目前便捷的通迅手段，提高人民群眾檔案意識(shí)，減少棄檔。另一方面，加強(qiáng)就業(yè)服務(wù)部門工作人員的職業(yè)道德和知識(shí)技能培養(yǎng)，提高檔案管理服務(wù)的水平，使流動(dòng)人員都能找到合適的工作崗位，實(shí)現(xiàn)個(gè)人的最大價(jià)值，為我國社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、文化等各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。近些年，國家相繼出臺(tái)了一系列相關(guān)文件來督促檔案服務(wù)人員，工作人員的工作質(zhì)量和工作效率都得到了普遍提高。

（二）及時(shí)、準(zhǔn)確的豐富人事檔案內(nèi)容

及時(shí)補(bǔ)充流動(dòng)人員工作的變動(dòng)、學(xué)習(xí)培訓(xùn)經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲處分等個(gè)人信息的變化情況，確保人事檔案內(nèi)容豐富、真實(shí)。為了人才的合理利用，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行更新，盡可能多的反映個(gè)人專長、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德等方面的情況；同時(shí)，為了適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展需要，根據(jù)存檔人員的名字、性別、學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)等信息，將檔案進(jìn)行劃分與整理，建立多元化的查找途徑。

（三）加快檔案服務(wù)的信息化進(jìn)程

傳統(tǒng)的人事檔案管理方法已跟不上時(shí)代的進(jìn)步，利用信息化管理，可以有效地彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理模式存在的諸多不足。目前，部分省份人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)已實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)，流動(dòng)人員在省內(nèi)任意一家政府所屬的人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)辦理開具證明、介紹信或調(diào)檔等有關(guān)事項(xiàng)，簡(jiǎn)化了繁瑣的程序，而且不再需要本人來回奔波，也避免檔案轉(zhuǎn)遞過程中出現(xiàn)的問題；各級(jí)機(jī)構(gòu)的微信公眾號(hào)也逐漸開通，流動(dòng)人員可通過省市級(jí)人力資源服務(wù)中心官方網(wǎng)站和官方微信實(shí)現(xiàn)政策查詢、業(yè)務(wù)申請(qǐng)、證明打印等業(yè)務(wù)的辦理。

流動(dòng)人員人事檔案管理信息化建設(shè)，還包括系統(tǒng)軟件的開發(fā)。聘請(qǐng)信息技術(shù)專業(yè)人員從事檔案管理軟件開發(fā)，實(shí)現(xiàn)檔案資料電子化、檔案管理現(xiàn)代化、檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，減輕工作人員勞動(dòng)強(qiáng)度，更為存檔人員的檔案查詢和轉(zhuǎn)遞提供方便。

（四）健全檔案管理制度，明確工作職責(zé)

依據(jù)國家政策，各級(jí)檔案管理部門要健全和完善人事檔案工作的管理制度，嚴(yán)肅處理工作中的弄虛作假、私自涂改、不按流程辦事等行為；對(duì)在檔案管理中不認(rèn)真審查或?qū)彶椴粐?yán)的，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育，依據(jù)有關(guān)規(guī)定給予黨紀(jì)政紀(jì)處分，觸犯法律的，依法追究法律責(zé)任，并追究領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任；對(duì)于工作不負(fù)責(zé)、業(yè)務(wù)能力低的工作人員要加強(qiáng)培訓(xùn)與考核，必要時(shí)進(jìn)行調(diào)崗甚至辭退。

四、結(jié)語

人事檔案服務(wù)管理工作是一件重要且難度很高的工作，隨著近年來一系列相關(guān)法律法規(guī)的不斷出臺(tái)，國家、省、市各級(jí)檔案管理部門積極推進(jìn)人事檔案管理體制改革，我們基層服務(wù)人員在進(jìn)行人事人才工作的同時(shí)也要不斷加以創(chuàng)新、總結(jié)和完善，促進(jìn)流動(dòng)人員人事檔案管理將逐步向規(guī)范化、制度化、信息化的方向發(fā)展，從根本上提高和改善流動(dòng)人員檔案管理服務(wù)的質(zhì)量。

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