做好高速公路檔案管理工作之我見

趙艷莓

隨著我國高速公路建設(shè)的快速發(fā)展，高速公路檔案管理形式也出現(xiàn)多元化趨勢。如何在新形勢下做好高速公路檔案管理工作，為高速公路建設(shè)、養(yǎng)護(hù)等提供更好的檔案服務(wù)，是高速公路檔案管理人員需要思考的一個重要問題。

一、高速公路檔案在高速公路建設(shè)中的作用

高速公路檔案是指在高速公路建設(shè)和養(yǎng)護(hù)過程中形成的對本單位和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式和載體的歷史記錄。高速公路檔案分為科技檔案、文書檔案、會計檔案、實物檔案、聲像檔案等幾大類。檔案內(nèi)容主要是工程檔案資料、監(jiān)理檔案資料、施工檔案資料和日常維護(hù)檔案資料。其中工程檔案資料包括工程準(zhǔn)備文件即工程開工以前在立項、審批、征地、勘察、設(shè)計、招投標(biāo)等工程準(zhǔn)備階段形成的文件和建設(shè)工程項目竣工驗收活動中形成的竣工驗收文件；監(jiān)理資料是指監(jiān)理單位關(guān)于工程施工方面的通知、相關(guān)文件等，包括監(jiān)理通知、質(zhì)量考核結(jié)果、監(jiān)理抽檢及批復(fù)文件等。施工資料是指施工單位在工程施工過程中形成的施工質(zhì)量保證資料、技術(shù)資料、安全資料等，是嚴(yán)格按照規(guī)范編寫真實的反映施工現(xiàn)場的技術(shù)、質(zhì)量情況的實物資料、視聽、圖片、影像資料等。此外，還包括工程竣工驗收后施工單位必須提交的竣工圖和高速公路在日常維護(hù)過程中形成的檔案資料等。這些檔案資料具專業(yè)技術(shù)性強、檔案載體形式多樣等特點，是高速公路建設(shè)與管理的真實記錄，是高速公路日常管理、養(yǎng)護(hù)維修、更新改造、新建工程設(shè)計和施工等各工作中不可或缺的重要組成部分。

2009年4月，我們配合審計部門提供了青銀高速公路管理處鹿泉、寧晉、南宮服務(wù)區(qū)廣場、清河停車區(qū)廣場變更單價審核報告精裝飾工程結(jié)算、大學(xué)城配電線路工程預(yù)算審核報告等檔案資料，使我們管理處順利通過了審計；2010年11月，我們利用高速公路建設(shè)征地檔案資料，徹底解決了趙縣收費站土地權(quán)屬問題，并挽回經(jīng)濟損失兩萬元；2011年上半年，我們通過提供竣工圖、科研成果成果證書、合同、計量支付資料、管理制度、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等檔案資料，順利通過了交通運輸部“迎國檢”專家組對全線公路的評估；此外，我們還為評職稱的專業(yè)技術(shù)人員提供了大量的人事檔案文件，為他們順利通過職稱評定提供了檔案服務(wù)。

二、高速公路檔案管理存在的主要問題

1.檔案人員配備不足，素質(zhì)參差不齊。高速公路在建設(shè)管理過程中產(chǎn)生了大量的檔案資料，檔案管理工作十分繁重，但是受編制的限制，并且檔案管理并不是高速公路管理的核心業(yè)務(wù)，每個單位僅配備1到2名檔案管理員，而且大多數(shù)為兼職檔案員，沒有系統(tǒng)學(xué)習(xí)過檔案知識，由于高速公路系統(tǒng)內(nèi)的檔案內(nèi)容大多屬于專業(yè)技術(shù)方面的，有自己獨立的內(nèi)容及分類整理方法，要求檔案管理人員是既要懂高速公路管理專業(yè)知識又要懂檔案管理知識的復(fù)合型人才。有限的管理人員滿足不了工作需求，影響了高速公路檔案的規(guī)范化管理。

2.檔案信息化水平不高，資金投入偏少。高速公路檔案載體形式多樣，檔案信息的種類和形式也逐漸豐富，傳統(tǒng)單一的檔案管理模式已經(jīng)滿足不了信息時代檔案工作的需求。而我省高速公路系統(tǒng)的傳統(tǒng)檔案資料數(shù)量龐大，檔案數(shù)字化建設(shè)無疑是一項艱巨的工程，檔案數(shù)字化過工程中所需要的管理軟件及其硬件設(shè)備，都需要更多的資金投入。

3.檔案意識淡薄，領(lǐng)導(dǎo)不夠重視。由于檔案業(yè)務(wù)非高速公路系統(tǒng)核心業(yè)務(wù)，長期以來又缺乏宣傳，領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作缺乏足夠的重視，造成高速公路檔案管理工作難以開展。

三、解決問題的對策

1.提高檔案人員專業(yè)素質(zhì)，培養(yǎng)復(fù)合型檔案人才。定期對檔案管理人員進(jìn)行全面、系統(tǒng)地培訓(xùn)，尤其要加強檔案管理相關(guān)法律法規(guī)的培訓(xùn)；其次，要進(jìn)行高速公路檔案管理必要的基礎(chǔ)知識以及計算機基礎(chǔ)知識的培訓(xùn)，完善他們已有的知識結(jié)構(gòu)體系，提高他們的專業(yè)技能，使他們具備扎實的理論知識，具備較強的職業(yè)素養(yǎng)、較強的責(zé)任感、較高思想覺悟水平。

2.完善高速公路檔案管理工作的各項制度。要加快高速公路檔案管理工作的有效開展，就必須盡快制定和完善一系列的工作制度。以青銀管理處為例，我們制定和完善了《高速公路檔案立卷歸檔制度》《檔案庫房管理制度》《高速公路檔案借閱利用制度》《高速公路檔案管理人員崗位責(zé)任制》《高速公路檔案管理人員四參加制度》等一系列檔案管理制度，管理制度中明確了管理人員的職責(zé)，形成問責(zé)制，并加強管理人員間的相互監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)管理中出現(xiàn)的漏洞并及時解決，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。

3.提高高速公路檔案管理工作信息化水平。要不斷強化高速公路檔案管理人員信息化意識，提高檔案信息化管理水平，并注重在檔案管理工作實踐中的應(yīng)用。現(xiàn)代技術(shù)條件下，信息化管理技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用到不同領(lǐng)域、行業(yè)中，高速公路檔案管理信息化是必然趨勢，也是提高檔案管理與檔案服務(wù)利用效率的有效途徑。應(yīng)增加資金投入，配備計算機、掃描儀等必備硬件，應(yīng)用檔案管理軟件進(jìn)行高速公路檔案的收集、整理、保管、編研和提供利用，從而提高高速公路檔案的信息化管理水平。

4.充分利用業(yè)務(wù)外包，加快高速公路檔案數(shù)字化。2005年，國家檔案局制定了《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，要求對紙質(zhì)的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。由于高速公路檔案載體數(shù)量繁多、形式多樣、存在較多大紙質(zhì)檔案，而專業(yè)人員的缺乏和資金的不足，就造成了高速公路檔案數(shù)字化的困難。檔案業(yè)務(wù)外包則可以有效解決這些問題。檔案外包服務(wù)機構(gòu)擁有檔案管理的專業(yè)水平，服務(wù)范圍規(guī)?；?，工作效率高，成本低，因此，將高速公路檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)合理地進(jìn)行外包，不僅可以充分利用外部資源，使有限的經(jīng)費效益最大化，而且也會大大加快高速公路檔案數(shù)字化步伐。

（作者單位：河北省高速公路青銀管理處 ）