淺析事業(yè)單位會計信息化建設(shè)

陳欣

摘要：會計信息化建設(shè)在提高工作效率、完善財務(wù)數(shù)據(jù)、強(qiáng)化統(tǒng)計分析等方面具有重大作用，文章在以往理論研究成果的基礎(chǔ)上分析了會計信息化建設(shè)的目的和意義，探討了會計信息化建設(shè)的重點工作，并結(jié)合自身工作實際對事業(yè)單位會計信息化建設(shè)提出了若干設(shè)想。

關(guān)鍵詞：會計信息化；會計電算化；信息系統(tǒng)

目前，學(xué)界關(guān)于會計信息化建設(shè)的理論研究汗牛充棟，對于會計信息化建設(shè)在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的作用給予了厚望，但這些論述較少涉及行政事業(yè)單位。筆者以一個基層事業(yè)單位財務(wù)工作人員的視角分析了會計信息化建設(shè)的必要性、面臨的困難和采取的對策。

一、研究目的和意義

（一）會計信息化的發(fā)展

會計信息化在我國已經(jīng)有三十多年的發(fā)展歷史，其發(fā)端可以追溯到上個世紀(jì)七十年代末的會計電算化工作。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在1999年“會計信息化理論專家座談會”上，專家們建議將“會計電算化”改為“會計信息化”。

然而，會計信息化與會計電算化有著本質(zhì)區(qū)別，會計電算化強(qiáng)調(diào)會計數(shù)據(jù)處理的規(guī)范化，“規(guī)范性”是會計電算化的第一要務(wù)。而會計信息化增加了使用者需求這個維度，強(qiáng)調(diào)會計結(jié)果在完善財務(wù)會計數(shù)據(jù)信息化的基礎(chǔ)上側(cè)重于滿足單位內(nèi)外信息使用者的需求。

（二）會計信息化面臨的問題

學(xué)者杜安國認(rèn)為雖然計算機(jī)技術(shù)和信息管理技術(shù)變革性地改變了信息管理的模式，但許多行政事業(yè)單位的會計工作還處在手工階段，面臨的主要問題有：

第一，未建立信息化管理的宏觀框架。行政事業(yè)單位的會計目的主要是收付實現(xiàn)，沒有外部會計信息化的系統(tǒng)性要求，所以內(nèi)部尚未形成統(tǒng)一的管理思路。

第二，會計信息化制度不健全。會計信息化不僅需要信息系統(tǒng)，還需要完善系統(tǒng)的管理制度作為基礎(chǔ)，目前行政事業(yè)單位會計工作在這方面尚屬欠缺。

第三，信息質(zhì)量有效性差。數(shù)據(jù)歸集和使用缺乏統(tǒng)一有效的技術(shù)平臺，行政事業(yè)單位會計信息的外部使用者（一般是主管部門）無法有效獲取基層單位的數(shù)據(jù)信息，導(dǎo)致信息不對稱，影響工作統(tǒng)一部署和執(zhí)行監(jiān)督。

（三）會計信息化的重要作用

參考美國《財務(wù)會計概念公告》對會計報告使用者的論述，筆者認(rèn)為事業(yè)單位的財務(wù)會計報告的主要使用者為：內(nèi)部工作人員、主管部門和審計監(jiān)察部門。

第一，對內(nèi)部工作人員的作用。有學(xué)者認(rèn)為如果能減少人對會計工作的干預(yù)，會計信息可以更真實地反映會計主體的原貌。實踐表明，會計信息化契合了這一思想，它能夠很大程度地提高和保證會計信息質(zhì)量，同時可以提高工作效率。

第二，對主管部門的作用。建立統(tǒng)一的會計信息化平臺，可以強(qiáng)化主管部門的監(jiān)督管理，運(yùn)用數(shù)據(jù)挖掘等先進(jìn)的統(tǒng)計分析技術(shù)還可以準(zhǔn)確地查找轄區(qū)內(nèi)存在的問題，為科學(xué)決策提供依據(jù)。

第三，對審計監(jiān)察部門的作用。財務(wù)工作涉及黨風(fēng)廉政建設(shè)，會計信息化能夠更加規(guī)范財會工作，有效防范廉政風(fēng)險，同時，能夠及時為審計監(jiān)察部門提供準(zhǔn)確信息，配合相關(guān)部門開展工作。

二、會計信息化重點工作

會計信息化的重點工作涉及會計信息化體系架構(gòu)、會計信息系統(tǒng)建設(shè)、會計信息支配權(quán)等幾個方面。

（一）會計信息化體系架構(gòu)

學(xué)者在企業(yè)的會計信息化建設(shè)方面提出了MIS環(huán)境、AIS系統(tǒng)、ISCA模型等諸多理論，這些理論體現(xiàn)了集群化研究、系統(tǒng)分工、功能整合的思想。文章認(rèn)為事業(yè)單位的會計信息化體系架構(gòu)也可以借鑒上述先進(jìn)的經(jīng)驗。整個體系架構(gòu)可以分為會計信息管理、人員權(quán)限管理、會計系統(tǒng)操作、財務(wù)數(shù)據(jù)分析和風(fēng)險監(jiān)督管理五個部分。

（二）會計信息系統(tǒng)建設(shè)

會計信息化與會計信息系統(tǒng)兩者相互依存、相互促進(jìn)。針對前文論述的事業(yè)單位會計信息化體系架構(gòu)，文章認(rèn)為應(yīng)建立五個會計信息系統(tǒng)：即數(shù)據(jù)信息管理系統(tǒng)、人員權(quán)限管理系統(tǒng)、會計操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析系統(tǒng)和風(fēng)險監(jiān)控系統(tǒng)。

普里戈金（耗散結(jié)構(gòu)理論的創(chuàng)立者）指出：“復(fù)雜系統(tǒng)的穩(wěn)定性必須取決于復(fù)雜系統(tǒng)的通訊能力?！庇纱丝梢姡煌到y(tǒng)之間應(yīng)建立數(shù)據(jù)接口，進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，或者完成數(shù)據(jù)共享，保證通訊能力的暢通。不同系統(tǒng)內(nèi)部根據(jù)工作內(nèi)容細(xì)化為不同的功能模塊；不同的功能模塊通過權(quán)限控制，即每一名員工或者外部使用者根據(jù)權(quán)限查看、使用相應(yīng)數(shù)據(jù)，沒有權(quán)限無法使用系統(tǒng)數(shù)據(jù)。

（三）會計信息支配權(quán)

美國管理科學(xué)家達(dá)文波特（T.H.Davenport）提出了四種信息支配模式，即君主模式、聯(lián)邦模式、分封模式和無政府模式，四種模式體現(xiàn)了會計信息使用主體對信息支配從集權(quán)到分權(quán)的程度。其中，君主模式最為集中，聯(lián)邦模式次之，分封模式較分權(quán)，而無政府模式則極端分權(quán)。文章認(rèn)為權(quán)限分配不僅涉及數(shù)據(jù)信息安全，更涉及工作管理鏈條的完整和管理環(huán)節(jié)之間的制約。所以，會計信息化建設(shè)應(yīng)該堅持集中領(lǐng)導(dǎo)下的適度分權(quán)原則，兼顧工作效率和工作監(jiān)督。

三、會計信息化構(gòu)想

在討論了會計信息化重點工作的基礎(chǔ)上，筆者將以幼兒園為例介紹事業(yè)單位會計信息化的構(gòu)想。

（一）數(shù)據(jù)信息管理系統(tǒng)

信息生態(tài)環(huán)境由種類紛繁的信息所組成，進(jìn)入會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)與信息必須具備有限性與可篩選性。數(shù)據(jù)信息管理系是基礎(chǔ)，為其他系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)源。

第一，基本功能。該系統(tǒng)負(fù)責(zé)儲存基礎(chǔ)信息并進(jìn)行簡單的信息運(yùn)算，例如根據(jù)考勤結(jié)果計算員工工資福利、計算入園兒童應(yīng)繳納的園費(fèi)、餐費(fèi)等。

1. 人員信息：教職員工信息、入園兒童信息。

對教職員工和入園兒童應(yīng)進(jìn)行唯一代碼管理，方便經(jīng)費(fèi)計算等與財務(wù)相關(guān)的工作，唯一代碼的編碼規(guī)則為“入園年份+入園月份+三位順序號（系統(tǒng)從001開始自動生成）”。教師、入園兒童同部門（班級）之間的對應(yīng)關(guān)系由人工錄入，如需調(diào)整也要經(jīng)過人工通過系統(tǒng)操作變更。

2. 經(jīng)費(fèi)信息：包括經(jīng)費(fèi)劃撥、經(jīng)費(fèi)報銷、資金使用等信息。

3. 預(yù)（決）算信息：包括年度預(yù)算信息、年度決算信息。

4. 考勤記錄信息：包括教職員工的考勤記錄信息、入園兒童的出勤記錄信息。

5. 資料信息：經(jīng)費(fèi)劃撥、資金使用、出勤信息等需要有文件資料且按照規(guī)定應(yīng)該掃描進(jìn)入系統(tǒng)的，存儲在“資料信息”中。

第二，實現(xiàn)途徑。一是手工初始化錄入，例如入園兒童的基本信息、預(yù)（決）算信息等；二是通過其他系統(tǒng)調(diào)取，例如教職員工的信息可以通過教師系統(tǒng)調(diào)取，該系統(tǒng)采用數(shù)據(jù)庫技術(shù)進(jìn)行管理。

（二）人員權(quán)限管理系統(tǒng)

第一，基本功能。通過權(quán)限管理來實現(xiàn)不同崗位的人員使用不同的系統(tǒng)功能模塊，防止崗位之間交叉操作，形成管理環(huán)節(jié)之間的監(jiān)督和制約。

第二，實現(xiàn)途徑。按照不同崗位和管理制度的規(guī)定設(shè)置不同權(quán)限，主要分為經(jīng)辦權(quán)限、復(fù)核權(quán)限、審批權(quán)限三種，同一工作人員不能具有兩種以上的權(quán)限。

（三）會計操作系統(tǒng)

第一，基本功能。該系統(tǒng)負(fù)責(zé)完成工資發(fā)放、園費(fèi)和餐費(fèi)的收繳、財務(wù)報銷、經(jīng)費(fèi)劃撥、憑證打印等工作。

第二，實現(xiàn)途徑。按照工作管理制度設(shè)計系統(tǒng)操作流程，不同經(jīng)手人員在系統(tǒng)中進(jìn)行經(jīng)辦、復(fù)核、審批等操作，實現(xiàn)網(wǎng)上辦公。

（四）數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析系統(tǒng)

第一，基本功能。該系統(tǒng)完成與財務(wù)工作相關(guān)的統(tǒng)計分析工作，并運(yùn)用數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)進(jìn)行一定程度的財務(wù)預(yù)測。

統(tǒng)計內(nèi)容包括資金收入、資金使用（工資福利、物資采購、房屋修繕等）、預(yù)（決）算資金、出勤情況等；統(tǒng)計口徑包括時間、性別、班級類別（大、中、小班）、園級類別（總園、分園）等。財務(wù)預(yù)測是指利用歷史數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析規(guī)律，指導(dǎo)下一步財務(wù)工作，例如統(tǒng)計分析入園兒童出勤分布情況，安排下一步物資采購的財務(wù)支出等。

第二，實現(xiàn)途徑。解決不同系統(tǒng)之間、系統(tǒng)內(nèi)部各個數(shù)據(jù)庫之間數(shù)據(jù)調(diào)用的準(zhǔn)確性問題，按照不同統(tǒng)計維度（口徑）對統(tǒng)計內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)計，生成符合篩選條件的統(tǒng)計表。

（五）風(fēng)險監(jiān)控系統(tǒng)

第一，基本功能。實現(xiàn)事業(yè)單位預(yù)（決）算相符合、日常財務(wù)開支等財務(wù)工作的系統(tǒng)監(jiān)控，出現(xiàn)計劃與實際不相符或者費(fèi)用奇高奇低等情況，系統(tǒng)自動提示、報警。

第二，實現(xiàn)途徑。在系統(tǒng)中設(shè)置相應(yīng)指標(biāo)或建立相應(yīng)的比對勾稽關(guān)系，設(shè)置差額幅度，觸及差額幅度的上限或者下限，系統(tǒng)完成自動提示工作。

四、結(jié)語

會計信息化建設(shè)本身是一項系統(tǒng)、復(fù)雜的工作，對于事業(yè)單位財務(wù)信息使用者具有重大意義，在保證會計信息準(zhǔn)確性、提高效率、財務(wù)預(yù)測、完善審計監(jiān)督等多個方面都會發(fā)揮巨大的作用，值得進(jìn)行深入研究和思考。

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（作者單位：天津市河西區(qū)第十六幼兒園）