文書檔案管理中存在的問題及對(duì)策

范君梅

摘 要：文書檔案管理對(duì)單位的發(fā)展起著重要的作用，能夠體現(xiàn)出一個(gè)單位的檔案管理水平，因此就需要提高文書檔案管理的水平，讓管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。在實(shí)際的文書檔案管理中，還存在一些問題，影響了管理的水平，需要積極地找出應(yīng)對(duì)策略，提高文書檔案管理水平，讓單位更好地發(fā)展。該文分析了文書檔案管理中的問題和對(duì)策。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理 、存在問題 對(duì)策

文書檔案管理工作內(nèi)容涉及多個(gè)方面，包括文件的收集、整理、催辦、歸檔、利用等，這其中包含的內(nèi)容非常多，只有保證文書檔案管理的水平才能讓單位更好地發(fā)展，因此需要對(duì)管理中的問題進(jìn)行分析，并找出有效的解決策略。

1 文書檔案管理中存在的問題

1.1 文書工作與檔案工作銜接方面存在問題

文書和檔案工作二者之間既有聯(lián)系又有區(qū)別，各有分工又相互統(tǒng)一。在實(shí)際工作中，二者應(yīng)該配合好，形成分體式的管理體系。在實(shí)際管理中，文書和檔案采用的是分塊管理的制度，但是其卻在一定程度上使得文書和檔案工作有距離[1]。文書人員在工作中缺乏強(qiáng)烈的檔案意識(shí)，檔案人員通常也不會(huì)考慮文秘的工作，這就導(dǎo)致文書和檔案之間的銜接出現(xiàn)了問題，當(dāng)前在銜接主體上，就是公文的格式和處理辦法上還不夠規(guī)范，存在很多不足。

1.2 檔案員素質(zhì)偏低

一些檔案管理員并沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案培訓(xùn)，在對(duì)檔案的處理上缺乏專業(yè)知識(shí)，如分類、立卷等，管理員存在素質(zhì)較低的問題，無法滿足當(dāng)前檔案培訓(xùn)工作的需求。還有一些檔案管理者雖然有上崗證，但是卻沒有進(jìn)行繼續(xù)教育，覺得自己對(duì)這方面的知識(shí)有一些了解就可以，沒有及時(shí)地更新知識(shí)體系，限制了檔案管理的發(fā)展。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展迅速，在文書檔案中也得到了應(yīng)用，使用微機(jī)進(jìn)行管理也是必然的[2]。檔案員需要加強(qiáng)相關(guān)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

1.3 領(lǐng)導(dǎo)重視不夠

我國(guó)的文書檔案管理工作發(fā)展時(shí)間較晚，在企業(yè)行政管理中也是最近幾年才加入的，很多員工對(duì)于這方面都缺乏全面、正確的認(rèn)識(shí)，在實(shí)際工作中就會(huì)出現(xiàn)管理不規(guī)范的問題[3]。一些企事業(yè)單位在這方面雖然也有投入，但是具體的效果并不好，這是因?yàn)槠髽I(yè)工作中缺乏科學(xué)、合理、有效的計(jì)劃和流程，浪費(fèi)了不必要的人力、物力以及財(cái)力。

2 文書檔案管理中問題的解決策略

2.1 注重文書工作與檔案工作之間銜接的規(guī)范化

在文書檔案管理的過程中，要注重文件和檔案的質(zhì)量，二者之間具有緊密的聯(lián)系，因此要讓文書和檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化銜接，確保文書檔案的質(zhì)量[4]。在實(shí)踐中，需要提高對(duì)文書檔案管理的重視程度，認(rèn)識(shí)到其重要性，保證文書材料能夠進(jìn)行正確歸檔、立卷等，實(shí)現(xiàn)文書工作和檔案工作相統(tǒng)一。比如在審核文件材料時(shí)，要嚴(yán)格地檢查紙張，包括大小、文體以及格式等，確保其規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的，減少和避免文件材料中出現(xiàn)亂涂亂改、字跡不清晰等問題。要想提高管理的水平就需要保證文書檔案工作的完整性和價(jià)值，這就需要相關(guān)人員能夠做好材料收集的工作，準(zhǔn)確發(fā)放文件，按照相關(guān)的要求進(jìn)行檔案的登記和補(bǔ)充。

2.2 加強(qiáng)各部門的互動(dòng)，有序開展文書檔案工作

只有確保實(shí)現(xiàn)文書檔案的有效收集，才能最大化地對(duì)其進(jìn)行利用，保證檔案的質(zhì)量，這就需要各部門能夠加強(qiáng)彼此之間的互動(dòng)，文書檔案管理人員需要主動(dòng)地去了解每個(gè)部門的信息，能夠及時(shí)地掌握材料，讓文書檔案管理工作水平不斷提高[5]。另外，文書檔案工作需要保證有秩序地開展，就需要滿足單位未來發(fā)展的需要，結(jié)合單位的發(fā)展方向和目標(biāo)，保證為單位的決策提供有效的參考，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

2.3 建立完善管理機(jī)制，提高文書檔案管理效用

當(dāng)前我國(guó)的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制正在不斷地優(yōu)化，要想保證文書管理工作能夠順利地進(jìn)行，就需要有完善的管理機(jī)制，因此應(yīng)該建立健全的管理機(jī)制為具體的工作提供標(biāo)準(zhǔn)和指導(dǎo)。這就需要將相關(guān)程序和規(guī)定盡可能地細(xì)化，保證實(shí)現(xiàn)較強(qiáng)的操作性和實(shí)用性，滿足當(dāng)前發(fā)展的需求，真正發(fā)揮出監(jiān)督和約束的作用。比如簽發(fā)公文時(shí)，需要按照相關(guān)的公文簽發(fā)條例，確保文件的有效發(fā)放，在經(jīng)過復(fù)審和核對(duì)的程序后再送到相關(guān)部門。在檢查時(shí)發(fā)現(xiàn)要修改的文件，就需要依照相關(guān)程序進(jìn)行復(fù)審，在字體字號(hào)、裝訂要求等方面要嚴(yán)格檢查，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的管理，進(jìn)而提高管理的整體水平?？梢钥闯?，要想確保管理工作的質(zhì)量，就需要注重發(fā)文稿紙、文件處理單等，確保內(nèi)容要滿足簡(jiǎn)單、準(zhǔn)確和扼要的要求，提高文件發(fā)放范圍的合理性，控制好文件的數(shù)量[6]。

2.4 加強(qiáng)文書檔案管理人員培訓(xùn)，提升綜合水平

要保證管理工作能夠順利地進(jìn)行，就需要加強(qiáng)管理人員的隊(duì)伍建設(shè)，對(duì)他們進(jìn)行培養(yǎng)，強(qiáng)化他們文書檔案管理工作和學(xué)習(xí)新型管理理念，提高他們的綜合水平，保證管理工作的質(zhì)量，對(duì)于新員工，單位應(yīng)該要對(duì)他們進(jìn)行系統(tǒng)性的崗前培訓(xùn)，讓所有員工能夠持證上崗。具體來說，首先需要注重文書檔案的收集工作，在收集中要嚴(yán)格檢查文字的規(guī)范性、字跡等內(nèi)容，檢查合格后，才能進(jìn)行下一步，對(duì)文件進(jìn)行分類，對(duì)文書檔案進(jìn)行組卷、整理和利用等。其次要實(shí)現(xiàn)文書和檔案管理工作的統(tǒng)一，需要認(rèn)真核對(duì)相關(guān)內(nèi)容，包括文號(hào)編發(fā)、發(fā)文范圍、標(biāo)題制作、主題詞標(biāo)示、附件、標(biāo)題文字等，核對(duì)之后需要按照相關(guān)的程序?qū)ξ募M(jìn)行登記、立卷和傳閱等，實(shí)現(xiàn)正確歸檔[7]。最后，就是要重視目錄編號(hào)的科學(xué)性，這是為了能夠更方便的查閱文書檔案。將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到管理中，文書檔案的目錄、檢索條件等需要有明確規(guī)定，這可以有效地提高文書檔案的利用率。在信息時(shí)代的背景下，管理人員也需要不斷提高自身綜合技能，保證對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化和完善，堅(jiān)持優(yōu)化文書檔案結(jié)構(gòu)，讓管理的水平能夠不斷地提高。

2.5 加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理的重視

一些單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案管理工作缺乏足夠的重視，使得管理工作受到限制，因此要想改變這一問題，提高管理水平，就需要提高對(duì)其的重視程度，只有思想得到改變，行動(dòng)才會(huì)改變。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該全面認(rèn)識(shí)到文書檔案管理的價(jià)值，加強(qiáng)重視程度[8]。比如要實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)“用”的要求，就需要使用多種檢索方式，實(shí)現(xiàn)快速檢索檔案目錄，在借閱請(qǐng)求通過的情況下，需要提供全文查閱或下載服務(wù)。

2.6 提高電子檔案保存的安全性

在文書檔案管理工作中應(yīng)用計(jì)算機(jī)，有效地提高了工作的效率，節(jié)省很多時(shí)間，但是在保存檔案時(shí)也需要注重安全問題，要加強(qiáng)安全保障體系的建設(shè)力度，制定信息安全制度，和相應(yīng)的安全保護(hù)措施，比如在電腦中安裝防火墻，以提高信息保存的安全性。

3 結(jié)語

綜上所述，文書檔案管理水平體現(xiàn)出單位的檔管理水平，關(guān)系到單位的發(fā)展，這就需要領(lǐng)導(dǎo)能夠正確、全面地認(rèn)識(shí)到其價(jià)值，加強(qiáng)對(duì)管理工作的重視程度，實(shí)現(xiàn)檔案資料的完整性，體現(xiàn)其實(shí)用價(jià)值，提高文書檔案管理工作的質(zhì)量。這就需要各單位能夠結(jié)合自身的實(shí)際情況，對(duì)文書檔案管理的需求，注重有效的文書檔案收集，不斷完善管理規(guī)章制度，為檔案管理人員提供培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)水平和綜合技能，在文書工作與檔案工作上實(shí)現(xiàn)有效的銜接，保證文書檔案能夠得到最大化的利用，讓單位能夠更好地發(fā)展。

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