科技檔案的管理

劉海燕

摘 要：科技檔案是科學(xué)技術(shù)成果的載體，是在科研、生產(chǎn)、基建等活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像、錄音帶等科技文件材料，是直接記述、反映科技活動發(fā)展的歷史記錄，其作為科學(xué)技術(shù)成果的記錄載體日益受到各個行業(yè)的重視，目前其呈現(xiàn)出專業(yè)性、多元化、成套性及現(xiàn)實性等顯著特點(diǎn)，卻未能在現(xiàn)實應(yīng)用中得到大面積發(fā)展。在此前提下，該文就科技檔案的專業(yè)化管理手段的推廣和提升問題展開討論。

關(guān)鍵詞：科技檔案 問題 管理

在當(dāng)前科技創(chuàng)新事業(yè)飛速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)社會背景下，科技檔案管理工作在科研管理工作中的地位和作用日益突出，讓人不得不重視。

1 科技檔案的概念

為了保存一些對國家和社會有用的科技材料，各企事業(yè)單位、科學(xué)研究機(jī)構(gòu)、從事科學(xué)管理和生產(chǎn)的人員對具有科學(xué)價值的文字材料進(jìn)行整理，作為檔案進(jìn)行保存的就叫做科技檔案。

2 科技檔案的特點(diǎn)

2.1 專業(yè)性

科技檔案需要管理，作為管理一定要專業(yè)。因此，專業(yè)性就顯得尤為重要。這也就成了科技檔案的一個突出特點(diǎn)?？萍紮n案專業(yè)性這個特點(diǎn)有別于其他一般檔案。它的專業(yè)性表現(xiàn)在兩個方面，一方面體現(xiàn)在內(nèi)容構(gòu)成和形成領(lǐng)域；另一方面體現(xiàn)在管理作用上?？萍紮n案專業(yè)性為科技檔案整理和檔案館的組建提供重要依據(jù)。

2.2 種類的多元化和類型的多樣性

科技檔案種類繁多，在眾多檔案中屬于類型最多的一種，因此，科技檔案的另一明顯特點(diǎn)就是種類的的多樣化?？萍荚谏a(chǎn)活動中的多元性導(dǎo)致種類的多元化和類型的多樣性。在各個檔案門類中，科技檔案呈現(xiàn)出龐雜繁復(fù)的鮮明特點(diǎn)，種類最為繁多、類型最為復(fù)雜。

2.3 成套性

成套性是科技檔案相對于其他檔案最鮮明、最基本的特點(diǎn)，具體是指圍繞某一個獨(dú)立的科研項目規(guī)律性地形成一系列相關(guān)的科技文件整體。

2.4 現(xiàn)實性

相對于其他檔案如政務(wù)檔案，科技檔案在歸檔后仍然具有很強(qiáng)的實用性。

3 我國科技檔案管理存在的問題

（1）相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)及工作人員對檔案管理工作重視不夠，思想認(rèn)識不到位，對新技術(shù)運(yùn)用能力不強(qiáng)。信息技術(shù)的高速發(fā)展對于檔案工作既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)。當(dāng)前的檔案管理隊伍存在著專業(yè)知識老化、管理思維滯后、信息開發(fā)形式陳舊、編研選題信息開發(fā)缺乏現(xiàn)實針對性等問題，從而造成了檔案的利用率不足，影響了檔案信息開發(fā)的力度、深度。檔案人員大多無法駕馭現(xiàn)代計算機(jī)管理模式，管理手段無法同信息化社會相結(jié)合。

（2）檔案管理人員的素質(zhì)有待提高。隨著檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程不斷深入，對管理者的知識層次和能力結(jié)構(gòu)要求也在提高，建設(shè)一支政治合格、紀(jì)律嚴(yán)明、業(yè)務(wù)精通、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的檔案管理人才隊伍勢在必行。要引入競爭機(jī)制，實現(xiàn)唯才是舉，要讓每一個科技檔案管理者適應(yīng)電子信息技術(shù)革命給科技檔案管理工作帶來的影響和變革，學(xué)會利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)完成電子文件的歸檔、更新管理知識技能。同時，身為科技檔案管理工作者，必須不斷地拓展自己的知識領(lǐng)域，積極參加各種集中培訓(xùn)，聽取各種關(guān)于信息專業(yè)的新技術(shù)、新進(jìn)展、新動態(tài)報告和專題講座，參加相關(guān)研討會和交流會。

（3）科技檔案管理投入不足，自動化管理水平低。相對滯后的硬件配置難以滿足當(dāng)前科技檔案管理的需要。近年來檔案部門擁有的計算機(jī)數(shù)量劇增，但不能滿足檔案管理工作需要。有一些單位不愿給檔案室配置計算機(jī)，即使配備的計算機(jī)也多是從其他部門淘汰下來的，不適合應(yīng)用于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。不少檔案部門的信息資源無法共享，當(dāng)前日趨成熟網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)勢卻沒有發(fā)揮出來。相關(guān)信息人員對計算機(jī)的使用僅局限于開發(fā)檢索性、匯編性、介紹性的內(nèi)部參考材料，有些人只會編輯、打印或傳輸文件，手段十分原始，缺少系統(tǒng)性、專題性、綜合性的培訓(xùn)，且沒有開發(fā)帶有通用性、可轉(zhuǎn)換的檔案信息。

4 完善科技檔案管理體制

建立檔案管理科學(xué)模式，逐步形成工作有人管、事情有人辦、質(zhì)量有監(jiān)督有保障的格局。實行責(zé)任制，形成由領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督、部門負(fù)責(zé)人具體抓的工作機(jī)制。

（1）強(qiáng)化全體人員科學(xué)管理檔案的意識，提升檔案管理能力。為增強(qiáng)科技檔案人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，采取多種方式加強(qiáng)檔案管理知識培訓(xùn)學(xué)習(xí)，特別是學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的政策、規(guī)定，推動科技檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

（2）建立健全科技檔案管理規(guī)章制度，實現(xiàn)規(guī)范化管理。健全科技檔案管理制度。制定《科技檔案管理制度》和《科技檔案管理辦法》等一系列規(guī)章制度，對科技檔案庫房實行專人管理，落實每年一次的科技檔案清點(diǎn)登記，對特別重要珍貴的科技檔案逐件進(jìn)行清點(diǎn)、核實并做好記錄，保障各項安全管理措施落實到位。規(guī)范科技檔案裝訂工作。做好目錄索引，統(tǒng)一裝訂格式，資料歸類整理。定期就防火、防光、防蛀、防潮、防高溫、防盜等內(nèi)容進(jìn)行安全檢查，保證檔案室萬無一失，實現(xiàn)科技檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化。

（3）加強(qiáng)科技檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)?，F(xiàn)有科技檔案管理設(shè)施硬件配置相對滯后，難以滿足科技檔案信息現(xiàn)代化管理的需要。應(yīng)加大對科技檔案管理的資金投入：改善辦公條件，更新保護(hù)大量文件資料等其他檔案的設(shè)備，推進(jìn)管理環(huán)境的現(xiàn)代化。如：保證室內(nèi)一定的濕度與溫度，采取應(yīng)對防盜與防火以及其他人為損壞及自然災(zāi)害的措施。

（4）解放思想，轉(zhuǎn)變觀念。深入學(xué)習(xí)宣傳貫徹《中華人民共和國檔案法》，切實增強(qiáng)科技檔案法制觀念，不定期地就科技檔案管理開展督導(dǎo)檢查，發(fā)現(xiàn)問題后要求其限期進(jìn)行整改，確保各項工作得以有效落實。

綜上，科技檔案的管理工作關(guān)系到國家科研力量是否完備，所以必須及時予以重視并建立相應(yīng)的科學(xué)制度來確保其合理健康的發(fā)展。

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